Come creare un report sul funnel di reclutamento: passo dopo passo

Un hiring manager chiede quanto tempo ci vuole per coprire una posizione. Tu rispondi 34 giorni. Qualcun altro nella stanza dice 51.

Entrambi state leggendo lo stesso applicant tracking system. Tu misuri dal giorno in cui la richiesta è stata approvata, mentre l'altra persona misura dal giorno in cui l'annuncio di lavoro è stato pubblicato.

Questo è il problema ricorrente con le metriche di assunzione. I nomi delle fasi sembrano standard, ma i punti di inizio e fine non lo sono.

Questa guida spiega cosa includere in un report sul funnel di reclutamento e perché due metriche di velocità vengano spesso confuse. Vedremo poi come definire correttamente le varie fasi e come creare il report a partire da un'esportazione di dati.

Cosa includere in un report sul funnel di reclutamento

Un report sul funnel di reclutamento è un insieme di conteggi unito al tasso di abbandono tra una fase e l'altra. Tutto il resto è derivato.

Si parte con i conteggi delle fasi. Candidature ricevute, esaminate, colloqui effettuati, offerte presentate e accettate, per un periodo di tempo definito.

Voce del report	Descrizione	Origine dei dati
Conteggi delle fasi	Candidati che raggiungono ciascuna fase	Esportazione dall'applicant tracking system
Tassi di conversione (Yield ratio)	Ciascuna fase divisa per quella precedente	Derivato dai conteggi
Time to fill	Dall'approvazione della richiesta all'accettazione dell'offerta	Date della richiesta di personale
Time to hire	Dall'ingresso nella pipeline all'accettazione dell'offerta	Date relative al candidato
Tasso di accettazione delle offerte	Offerte accettate rispetto alle offerte presentate	Record delle offerte
Cost per hire	Costi di reclutamento rispetto alle assunzioni effettuate	Dipartimento Finance, non il sistema di tracciamento

Successivamente, si aggiunge la conversione tra fasi consecutive. Workable definisce questi dati recruiting yield ratios, ed è proprio questo che trasforma i semplici numeri in una diagnosi accurata.

Seguono poi due metriche di velocità, che richiedono definizioni distinte. Ne parleremo più in dettaglio in seguito.

Si conclude con il tasso di accettazione delle offerte, che Workable calcola dividendo le offerte accettate per il totale delle offerte presentate. È la metrica più semplice da calcolare in questo elenco, ma spesso la più rivelatrice.

Un avvertimento su cosa escludere. Workable fa notare che un applicant tracking system "non può calcolare il costo medio per assunzione", anche se è in grado di monitorare il time to fill e i tassi di conversione.

Pertanto, il cost per hire richiede dati finanziari, non solo quelli del funnel di reclutamento. La formula prevede la somma dei costi di reclutamento interni ed esterni, divisa per il numero totale di assunzioni.

Time to fill e time to hire non sono la stessa metrica

Questa è la definizione che genera più discussioni, e la fonte è insolitamente diretta al riguardo.

La guida di Workable su time to fill e time to hire definisce il time to fill come "il periodo che intercorre tra l'approvazione della richiesta di personale e l'accettazione da parte del candidato".

Il time to hire è diverso. "Misura il periodo che va dal momento in cui un candidato entra nella pipeline fino all'accettazione dell'offerta di lavoro".

Poi arriva la frase che meriterebbe di essere appesa al muro. Workable afferma che "il time to hire è spesso usato come sinonimo di time to fill". Aggiunge però che "è possibile trattarli come metriche separate per ottenere insight differenti".

Di conseguenza, i due termini vengono spesso usati in modo intercambiabile nella pratica. È esattamente per questo che i tuoi dati potrebbero non coincidere con quelli di un'altra azienda.

Questa distinzione diventa utile una volta che la si adotta. Il time to fill misura l'intero processo, comprese le settimane precedenti all'invio della prima candidatura. Il time to hire misura invece la rapidità con cui hai individuato e fatto avanzare nel processo la persona che alla fine hai scelto.

L'esempio pratico fornito da Workable rende l'idea molto chiara. Se la posizione è stata aperta il primo giorno, il candidato assunto si è candidato il decimo giorno e ha accettato il venticinquesimo giorno, allora il time to hire è di quindici giorni.

Definire le regole prima di iniziare a contare

Ci sono quattro decisioni che devono essere messe per iscritto. Se le salti, la tua linea di tendenza finirà per misurare solo la tua stessa incoerenza.

Quando far partire il cronometro. Workable elenca tre opzioni valide: l'invio della richiesta da parte dell'hiring manager, l'approvazione da parte delle Risorse Umane o del dipartimento Finance, oppure la pubblicazione dell'annuncio da parte del recruiter.

L'indicazione è di sceglierne una e mantenerla coerente. La guida suggerisce di "scegliere l'opzione più sensata per la propria azienda", per poi applicare lo stesso criterio di calcolo "per tutte le posizioni e tutti i team".

Quali richieste escludere. Su questo punto Workable è molto precisa, consigliando di escludere le posizioni evergreen. Le posizioni sempre aperte "gonfierebbero notevolmente il time to fill medio senza rispecchiare la reale efficienza del processo di selezione".

Giorni di calendario o giorni lavorativi. La definizione di Workable si basa sui giorni di calendario. Se utilizzi la funzione NETWORKDAYS otterrai un numero inferiore che non è confrontabile con i dati standard pubblicati.

Media o mediana. La media è il dato mostrato nella maggior parte dei report, ma basta una singola ricerca di 200 giorni per falsarla pesantemente. Quando i volumi sono bassi, riporta anche la mediana accanto ad essa.

L'esempio di calcolo della media di Workable merita di essere citato per la sua semplicità. Tre posizioni aperte rispettivamente per 20, 30 e 40 giorni danno una media di 30 giorni.

Come procedere manualmente

Opzione 1: Conteggi e tassi di conversione delle fasi

Conta i candidati in ciascuna fase con la funzione COUNTIFS, filtrando per il periodo e il campo relativo alla fase.

Verifica che i conteggi siano decrescenti. Se una fase successiva presenta un numero maggiore rispetto a una precedente, significa che la tua esportazione contiene candidati che hanno saltato una fase o che sono rientrati nel processo.

Dividi poi il dato di ciascuna fase per quello della fase precedente. Questi rapporti rappresentano il funnel di reclutamento nella sua forma più semplice.

Un grafico a imbuto basato sugli stessi numeri è più rapido da leggere rispetto a una tabella. La nostra guida su cos'è un grafico a imbuto spiega in quali casi questa visualizzazione si rivela utile.

Il limite principale è che otterrai un unico set di tassi di conversione per un determinato periodo, senza alcuna informazione su quali ruoli o team li abbiano determinati.

Opzione 2: Una riga per ciascuna richiesta di personale

Crea una tabella con una riga per ogni richiesta. Inserisci colonne per la data di apertura, la data di pubblicazione dell'annuncio, la data di accettazione, il numero di candidati e i giorni di intervallo.

Calcola i giorni di intervallo sottraendo la data antecedente da quella successiva. Le linee guida di Microsoft sulla funzione DATEDIF avvertono che "potrebbe calcolare risultati errati in determinati scenari".

Ora il report può essere segmentato: per dipartimento, livello di seniority, recruiter o canale di provenienza.

È proprio nella segmentazione dei dati che si trovano le risposte. Un dato aggregato di 40 giorni spesso nasconde un'attesa di 70 giorni per l'ingegneria e di soli 18 per l'assistenza clienti.

Il limite qui è l'unione dei dati. Associare un'esportazione dei candidati a una tabella delle richieste di personale va ben oltre la complessità gestibile con delle semplici formule.

Opzione 3: Una scheda dedicata alle definizioni

Registra le quattro decisioni sopra menzionate, insieme ai nomi delle fasi in uso e alla data in cui l'elenco è stato bloccato.

Aggiungi esplicitamente l'elenco delle esclusioni. Le posizioni evergreen, le richieste annullate e i trasferimenti interni richiedono ciascuno una regola di gestione ben definita.

Il limite è ben noto: documentare una regola non significa applicarla automaticamente, e il trimestre successivo qualcuno finirà comunque per reimpostare i filtri da zero.

Il limite comune. Tutte e tre le opzioni presuppongono che la tua esportazione mostri la cronologia delle fasi e non solo lo stato attuale. Se mostra solo la fase in cui si trovano oggi i candidati, non sarai affatto in grado di ricostruire il funnel del trimestre precedente.

Dove il processo manuale rallenta

La stesura del primo report sul funnel di reclutamento richiede una mattinata. La quarta richiederà più tempo, perché nel frattempo il processo sottostante sarà cambiato.

Il colpevole abituale è la ridenominazione delle fasi. Ad esempio, un team unisce il colloquio telefonico preliminare alla fase di screening, e il tasso di conversione tra le due fasi si altera senza che vi sia stato alcun cambiamento reale nelle assunzioni.

Il secondo problema è rappresentato dalle richieste annullate. Una posizione chiusa senza alcuna assunzione non ha una data di fine: di conseguenza, scompare dalla media o rimane indicata come valore vuoto.

C'è poi la questione del benchmark. Qualcuno potrebbe chiedere se 42 giorni sia un buon risultato, ma qui si applica l'avvertimento di Workable: le altre aziende "potrebbero non calcolare il time to fill nello stesso modo in cui lo fai tu".

Per quanto riguarda gli strumenti disponibili, puoi trovare una panoramica in AI tools for HR and people analytics.

Come crearlo con Powerdrill Bloom

Passaggio 1: Carica l'esportazione del tuo ATS

Carica l'esportazione dei candidati, oppure i file dei candidati e delle richieste di personale insieme. Powerdrill Bloom analizza le colonne al momento del caricamento, identificando date mancanti, nomi di fasi incoerenti e record duplicati prima ancora di calcolare qualsiasi tasso di conversione.

Passaggio 2: Descrivi il report in linguaggio naturale

Definisci le regole a parole anziché configurarle manualmente. Indica l'avvio del cronometro, l'ordine delle fasi, le esclusioni e se desideri calcolare i giorni di calendario o quelli lavorativi.

Poni quindi le domande utili a individuare eventuali errori. Chiedi quali richieste non hanno una data di fine. Chiedi quali nomi di fasi compaiono solo in una parte del periodo selezionato. Infine, richiedi il funnel di reclutamento suddiviso per dipartimento e livello di seniority.

Passaggio 3: Esporta il grafico, il report o la presentazione

Esporta i conteggi delle fasi con i relativi tassi di conversione, un grafico a imbuto basato sugli stessi dati o delle slide che mostrino le definizioni accanto ai numeri.

Errori comuni

Trattare il time to fill e il time to hire come un unico dato. Queste metriche partono in momenti diversi. Specifica chiaramente quale stai riportando e mantieni la stessa dicitura.

Includere le posizioni evergreen nella media. Le posizioni sempre aperte gonfiano il dato senza fornire alcuna indicazione reale sulla velocità del processo.

Confrontare i tuoi dati con quelli di un'altra azienda. Punti di partenza differenti rendono il confronto privo di significato. Monitora invece il tuo trend interno.

Riportare una media in presenza di bassi volumi. Sei assunzioni e una ricerca particolarmente difficile produrranno una media fuorviante. Mostra invece la mediana accanto ad essa.

Escludere silenziosamente le richieste annullate. Una posizione chiusa senza alcuna assunzione è un risultato reale. Conteggiala in qualche modo anziché filtrarla via.

Mescolare giorni di calendario e giorni lavorativi. Entrambi i criteri sono validi, ma non sono confrontabili tra loro. Scegline uno e indicalo chiaramente nel report.

Ignorare le fasi rinominate. L'unione di due fasi altera un tasso di conversione lasciando intatti gli altri: questo potrebbe sembrare un dato reale, ma in realtà non lo è.

Conclusione

Definisci l'avvio del cronometro, escludi le posizioni evergreen, conta i candidati in ciascuna fase e dividi le fasi consecutive per ottenere i tassi di conversione. Riporta poi le due metriche di velocità sotto nomi distinti.

I semplici conteggi non sono il risultato finale. È la fase in cui i candidati si fermano a indicarti cosa dovrai cambiare il mese successivo.

Questo è il motivo fondamentale per cui conviene creare un report sul funnel di reclutamento anziché limitarsi a citare una singola media. Un solo numero ti dice come è andata, ma è il funnel a mostrarti dove intervenire.

Se ricostruire questa visualizzazione a ogni ciclo ti assorbe intere settimane di lavoro, prova Powerdrill Bloom applicato all'esportazione del tuo ATS. Consulta anche la nostra guida su come creare un report sull'organico e sul turnover e la pagina dedicata al generatore di report AI.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra time to fill e time to hire?

Il time to fill va dall'approvazione della richiesta di personale all'accettazione dell'offerta. Il time to hire va dall'ingresso nella pipeline del candidato poi assunto fino alla medesima accettazione.

Come si calcola il time to fill medio?

Somma il time to fill di ogni posizione coperta nel periodo di riferimento, quindi dividi il risultato per il numero di posizioni. Workable consiglia di escludere le posizioni sempre aperte da questa media.

Qual è un buon valore di time to fill?

Workable cita una media di 42 giorni indicata dalla Society for Human Resource Management. Avverte inoltre che le altre aziende potrebbero non calcolare questa metrica nello stesso modo in cui lo fai tu.

Quali fasi dovrebbe includere un report sul funnel di reclutamento?

Qualsiasi fase di cui sia effettivamente composto il tuo processo, in ordine cronologico, con i relativi conteggi e i tassi di conversione tra ciascuna coppia di fasi. La coerenza tra i diversi periodi di riferimento è più importante del rispetto di un modello predefinito.

Il mio applicant tracking system può generare questo report?

Di solito è in grado di riportare i conteggi delle fasi, i tassi di conversione (yield ratio) e il time to fill. Workable fa notare che non può calcolare il costo medio per assunzione (cost per hire), per il quale sono necessari i dati del dipartimento Finance.