Come fare un'analisi SWOT: esempi e modello

Un'analisi SWOT suddivide i fattori che influenzano un obiettivo in quattro gruppi: punti di forza e debolezza sotto il proprio controllo, e opportunità e minacce al di fuori di esso. Per realizzarne una, stabilisci un obiettivo chiaro e raccogli prove concrete. Compila i quattro quadranti con affermazioni specifiche, poi classifica gli elementi e trasforma i principali in azioni.

Questa guida spiega cos'è un'analisi SWOT, quando utilizzarla e come realizzarla in sei fasi. Include inoltre le domande da porsi per ciascun quadrante, un modello, tre esempi, un metodo basato sull'AI in tre passaggi ed errori comuni da evitare.

Cos'è un'analisi SWOT

SWOT è l'acronimo di punti di forza (strengths), debolezza (weaknesses), opportunità (opportunities) e minacce (threats). Il Community Tool Box è una risorsa dell'Università del Kansas. Afferma che il metodo "ti guida a identificare i punti di forza e di debolezza della tua organizzazione (S-W), nonché le opportunità e le minacce più ampie (O-T)".

I quattro gruppi sono disposti su due assi. Un asse separa ciò che è interno da ciò che è esterno. L'altro separa ciò che è utile da ciò che è dannoso. Il Dipartimento della Salute del Minnesota descrive questa struttura in una sola frase: "Crea una tabella con colonne intitolate 'Utile' e 'Dannoso' e righe intitolate 'Interno' ed 'Esterno'".

	Utile	Dannoso
Interno	Punti di forza	Punti di debolezza
Esterno	Opportunità	Minacce

Il metodo non è rivolto solo alle aziende. Il Community Tool Box afferma che è stato "originariamente sviluppato per il mondo degli affari e dell'industria". Aggiunge che è "altrettanto utile nel lavoro per la salute e lo sviluppo della comunità, nell'istruzione e persino per la crescita personale".

Quando utilizzare un'analisi SWOT

Utilizzala quando una decisione dipende sia dalla tua posizione sia dal mondo circostante. Business Queensland, un servizio del governo del Queensland, ne elenca gli utilizzi. Afferma che un'analisi SWOT può aiutarti a "decidere se introdurre un nuovo prodotto o servizio" e a "comprendere il tuo mercato e i tuoi concorrenti".

I momenti più comuni includono:

• Pianificazione. Business Queensland afferma che può "far parte della tua regolare revisione della pianificazione strategica (trimestrale, semestrale o annuale)".
• Una decisione specifica. Il lancio di un prodotto, l'ingresso in un mercato o il cambio di un fornitore.
• La revisione di un programma. Il Dipartimento della Salute del Minnesota afferma che le analisi SWOT "possono essere eseguite a più livelli di un'organizzazione". Tra i suoi esempi figurano un programma, una divisione o un processo specifico.
• Una scelta di carriera. Gli uffici di orientamento professionale utilizzano una versione personale per prepararsi alla ricerca di un lavoro, a un colloquio o a un cambio di carriera.

Questo strumento presenta anche dei limiti. Business Queensland afferma che un'analisi SWOT "non stabilisce le priorità dei problemi" e "non fornisce soluzioni né offre decisioni alternative". Pianifica questi passaggi fin dall'inizio.

Prima di iniziare: obiettivo, ambito e persone

Tre scelte determinano il risultato.

Stabilisci un obiettivo. Descrivi la decisione in una sola frase, ad esempio: "Dovremmo aprire una seconda sede l'anno prossimo?". Ogni elemento della griglia deve essere correlato a essa. Senza un obiettivo, gli elenchi diventano lunghi e vaghi.

Definisci l'ambito. Decidi se stai esaminando l'intera attività, un singolo prodotto o un team. Business Queensland afferma che puoi analizzare l'intera azienda o "condurre un'analisi incentrata su 1 o 2 problemi specifici".

Coinvolgi più punti di vista. Il Community Tool Box afferma che un piccolo gruppo può sviluppare l'analisi, ma aggiunge che "sarà più efficace se si sfrutta il contributo di molti stakeholder". Business Queensland consiglia di "chiedere il parere di dipendenti, fornitori, clienti e partner".

Come fare un'analisi SWOT in sei fasi

Ecco il metodo manuale, passo dopo passo. Funziona su carta, su un foglio di calcolo o durante una riunione.

1. Scrivi l'obiettivo in alto. Una decisione, una frase e una data.
2. Raccogli le prove prima di compilare la griglia. Estrai dati di vendita, feedback dei clienti, dati sui costi, prezzi dei concorrenti e report di mercato. Business Queensland suggerisce di "ricercare tendenze, report e dati di settore" per la parte esterna.
3. Elenca i fattori interni. Compila prima i punti di forza e di debolezza. Il Community Tool Box elenca le aree da verificare: risorse umane, risorse fisiche, finanze, attività e processi, ed esperienze passate.
4. Elenca i fattori esterni. Successivamente, compila le opportunità e le minacce. Il Community Tool Box consiglia di "gettare una rete ampia per la parte esterna della valutazione". Il suo elenco copre tendenze, economia, fonti di finanziamento, dati demografici, legislazione ed eventi.
5. Rendi specifico ogni elemento. Sostituisci "buon personale" con chi, quale competenza e perché è importante. Il Dipartimento della Salute del Minnesota suggerisce di "verificare/quantificare le affermazioni quando possibile, anziché fare dichiarazioni generali".
6. Classifica e agisci. Business Queensland consiglia di selezionare "un massimo di 3-5 problemi da ciascun quadrante", stabilire le priorità e creare un piano d'azione per ognuno di essi.

In un gruppo, concedi alle persone il tempo di fare brainstorming prima di giudicare qualsiasi idea. Il Community Tool Box suggerisce di dare ai piccoli gruppi "20-30 minuti per il brainstorming". Chiede poi loro di riferire nell'ordine S-W-O-T.

Domande da porsi per ciascun quadrante

Le domande giuste mantengono gli elenchi realistici. Queste provengono dalla guida SWOT di Business Queensland e dal Dipartimento della Salute del Minnesota.

Punti di forza (interni, utili)

• Cosa fa bene l'azienda?
• Qual è il tuo vantaggio competitivo e potrebbe raggiungere più clienti?
• Quali competenze, conoscenze, reti e reputazione possiedi?

Punti di debolezza (interni, dannosi)

• Quali sono i punti deboli dei tuoi sistemi e processi?
• Ci sono punti deboli nel tuo modello di business?
• Cosa potrebbero fare meglio le altre organizzazioni rispetto alla tua? Le linee guida del Minnesota includono questo aspetto tra i possibili punti di debolezza.

Opportunità (esterne, utili)

• Quali sono le attuali tendenze del settore e come possono giocare a tuo favore?
• Ci sono cambiamenti imminenti nei clienti, nelle normative o nella tecnologia?
• Ci sono esigenze dei clienti non soddisfatte che nessun altro serve?

Minacce (esterne, dannose)

• Quali fattori esterni potrebbero mettere a rischio l'attività?
• Quali nuovi concorrenti potrebbero entrare nel tuo mercato?
• Quali fattori politici, ambientali, sociali e tecnologici potrebbero influenzarti?

Un ulteriore consiglio delle linee guida del Minnesota si applica a tutti e quattro i quadranti: "Cerca di guardare alla tua organizzazione da una prospettiva esterna, anche quando valuti i fattori interni". Chiediti cosa direbbero clienti e partner.

Modello di analisi SWOT

Copia questo modello in un documento o in un foglio di calcolo. Mantieni ogni quadrante in un elenco breve. Il Community Tool Box suggerisce di chiedere ai gruppi di scegliere "10 o meno punti affinché l'analisi possa essere davvero utile".

Obiettivo: (una decisione, una frase)	Data:	Responsabile:
Punti di forza (interni, utili) — Elemento, prova, fonte	Punti di debolezza (interni, dannosi) — Elemento, prova, fonte
Opportunità (esterne, utili) — Elemento, prova, fonte	Minacce (esterne, dannose) — Elemento, prova, fonte
I primi 3-5 problemi — Classificati, con il quadrante di provenienza	Azioni — Responsabile, budget, scadenza, data di revisione

La colonna delle prove è ciò che rende la griglia verificabile. Senza di essa, un'analisi SWOT registra solo opinioni. Con essa, chiunque può verificare il motivo per cui un elemento si trova nell'elenco.

Esempi di analisi SWOT

I tre esempi seguenti mostrano ambiti diversi. Il primo è l'esempio reale di Business Queensland. Gli altri due sono illustrativi, non derivanti da un'azienda o da una persona reale.

Una piccola impresa che decide su un nuovo prodotto. L'esempio di Business Queensland proviene da "un'azienda che cerca di decidere se introdurre un nuovo prodotto nella propria gamma". I suoi elenchi includono:

• Punti di forza: personale di vendita eccellente con una forte conoscenza del prodotto, una posizione ad alto traffico e una reputazione di innovazione.
• Punti di debolezza: difficoltà a rispettare le scadenze, costi di affitto elevati, problemi di flusso di cassa e scarsa tenuta dei registri.
• Opportunità: i prodotti simili sul mercato sono meno affidabili o più costosi, e i clienti hanno richiesto un prodotto simile.
• Minacce: un concorrente con un prodotto simile, un nuovo negozio concorrente nelle vicinanze e una flessione economica che potrebbe ridurre la spesa.

Nota come sono specifiche le minacce. La pagina afferma che "anziché limitarsi a elencare i 'concorrenti' come minaccia, sono stati inclusi dettagli specifici su come i concorrenti rappresentino una minaccia".

Un team software che pianifica il prossimo anno (illustrativo). Punti di forza: il 92% dei clienti rinnova e il supporto risponde entro quattro ore. Punti di debolezza: un solo ingegnere gestisce il codice di fatturazione e l'onboarding richiede tre settimane. Opportunità: due grandi clienti hanno richiesto un'integrazione e un concorrente ha aumentato i prezzi. Minacce: una nuova norma sulla privacy in un mercato e un nuovo concorrente ben finanziato.

Una SWOT personale per la ricerca di lavoro (illustrativa). Una scheda di lavoro sulla carriera della Virginia Commonwealth University (VCU) chiede di annotare "i propri punti di forza e di debolezza in una situazione", quindi le opportunità e le minacce. Un opuscolo di Cal Poly Humboldt afferma che l'esercizio richiede circa "10-20 minuti a seconda della natura dell'argomento". Un laureato che si candida per ruoli di analista potrebbe elencare le competenze SQL e un tirocinio come punti di forza. I punti di debolezza potrebbero essere l'assenza di un portfolio pubblico e un networking limitato. Le opportunità potrebbero essere gli eventi di recruiting del campus e un programma di tutoraggio per ex studenti. Un bacino di candidati competitivo rappresenterebbe una minaccia.

Come fare un'analisi SWOT con l'AI

L'AI è utile per le parti più lente: leggere numerose fonti, suddividere le prove nei quadranti e redigere il report. Il tuo giudizio è comunque necessario per decidere cosa è importante e verificare le prove. Ecco il metodo in tre passaggi, utilizzando Powerdrill Bloom.

Passaggio 1: Raccogli le prove in un unico posto

Carica i file che contengono i fatti: esportazioni delle vendite, risultati dei sondaggi tra i clienti, report sui costi, listini prezzi dei concorrenti e qualsiasi ricerca di mercato. Il piano gratuito di Powerdrill Bloom include "Carica Excel, CSV, PDF e documenti" e "Cerca fonti di dati aperti integrate".

Per la parte esterna, lo strumento di analisi dei concorrenti AI elenca "SWOT per concorrente con prove citate e un riepilogo comparativo". Lo strumento di analisi di mercato AI copre il mercato stesso.

Indica l'obiettivo nel tuo primo prompt. Ad esempio: "Stiamo decidendo se aprire una seconda sede l'anno prossimo. Utilizza questi file come uniche fonti per i fattori interni".

Passaggio 2: Redigi i quattro quadranti con le fonti

Richiedi una prima bozza con la struttura del modello. Un prompt utile è: "Redigi un'analisi SWOT per questa decisione. Elenca fino a otto elementi per quadrante. Per ciascun elemento, indica la prova e il file, la pagina o la riga da cui proviene. Contrassegna qualsiasi elemento privo di prove".

Verifica ogni elemento confrontandolo con la sua fonte. La homepage di Powerdrill Bloom afferma che "Ogni numero viene restituito con la pagina, la riga e la cifra corrispondente". Elimina gli elementi con prove deboli e riscrivi quelli vaghi finché non diventano specifici.

Quindi aggiungi ciò che i file non possono sapere. Anche il giudizio del tuo team su cultura, tempistiche e rischi deve far parte della griglia. Contrassegna questi elementi come valutazioni soggettive, in modo che i lettori possano distinguerli dai dati oggettivi.

Passaggio 3: Classifica i problemi e crea il report

Chiedi allo strumento di classificare gli elementi in base all'impatto sull'obiettivo e di mantenerne da tre a cinque per quadrante. Successivamente, richiedi un piano d'azione con un responsabile, un budget e una data per ciascuno dei problemi principali.

Infine, richiedi l'output di cui il tuo pubblico ha bisogno. I piani a pagamento includono "Analisi approfondita, visualizzazione e reportistica". La pagina del generatore di report AI spiega come trasformare il risultato in un report scritto. Se hai bisogno di presentare il risultato, la nostra guida su una presentazione di un'analisi SWOT illustra la gestione delle diapositive.

Come trasformare un'analisi SWOT in azioni

Una griglia completata è un punto di partenza, non una decisione. Il Dipartimento della Salute del Minnesota elenca quattro domande da porsi successivamente:

• "Come puoi convertire i punti di debolezza in punti di forza?"
• "Usare i punti di forza per superare le minacce?"
• "Usare i punti di forza per massimizzare le opportunità?"
• "Usare i punti di forza per compensare o ridurre al minimo i punti di debolezza?"

Queste domande associano i quadranti. Un punto di forza abbinato a un'opportunità si trasforma in una mossa di crescita. Un punto di debolezza abbinato a una minaccia diventa un rischio da risolvere con priorità. Il Community Tool Box include una matrice per questo abbinamento, adattata dal testo sulla strategia di Fred David, chiamata matrice TOWS.

Ogni azione richiede un responsabile e una data. Business Queensland elenca "le persone responsabili della risoluzione del problema", "le risorse e il budget necessari" e "le tempistiche per il completamento e la revisione".

Quindi collega il risultato al tuo piano. Business Queensland consiglia di "ricollegare l'analisi SWOT al proprio business plan". Se l'analisi supporta una richiesta di finanziamento, la nostra guida su una presentazione di un business plan mostra dove si inserisce. Rivedi la griglia periodicamente. Una minaccia del trimestre scorso potrebbe essere svanita e una nuova potrebbe aver preso il suo posto.

Errori comuni

Fai attenzione a questi errori:

• Nessun obiettivo. Senza una decisione specifica, ogni elemento sembra rilevante e nessuno porta da nessuna parte.
• Confondere interno ed esterno. "Un concorrente ha aperto nelle vicinanze" è una minaccia, non un punto di debolezza. Mantieni netta la linea di demarcazione tra ciò che controlli e ciò che non controlli.
• Elementi vaghi. "Marchio forte" significa poco. Specifica qual è la prova e da dove proviene.
• Troppi elementi. Business Queensland osserva che un'analisi SWOT "può generare troppe idee ma non ti aiuterà a scegliere quale sia la migliore".
• Un'unica prospettiva. Una griglia redatta da una sola persona può trascurare ciò che vedono i clienti e il personale.
• Nessun seguito. Le linee guida di Business Queensland avvertono che un'analisi SWOT "non fornirà soluzioni", pertanto il piano d'azione non è facoltativo.
• Mai aggiornata. I mercati cambiano, quindi rivedi l'analisi al tuo prossimo ciclo di pianificazione.

Una buona griglia è breve, specifica e supportata da prove. Vuoi redigerne una a partire dai file che già possiedi? Prova Powerdrill Bloom con la tua ultima esportazione delle vendite e il feedback dei clienti.

Domande frequenti

Cos'è un'analisi SWOT?

Un'analisi SWOT è un metodo di pianificazione che elenca punti di forza, debolezza, opportunità e minacce. I punti di forza e di debolezza sono fattori interni che controlli. Le opportunità e le minacce sono fattori esterni che non controlli. Il risultato è una griglia in quattro parti che supporta una decisione o un piano.

Quali sono i passaggi per fare un'analisi SWOT?

Stabilisci un obiettivo, raccogli le prove ed elenca i punti di forza e di debolezza interni. Successivamente, elenca le opportunità e le minacce esterne e rendi specifico ogni elemento. Infine, classifica i primi tre-cinque problemi in ciascun quadrante e redigi un piano d'azione con responsabili e date.

Qual è un esempio di analisi SWOT?

Business Queensland fornisce l'esempio di un'azienda che decide su un nuovo prodotto. I suoi punti di forza includono personale di vendita qualificato e una posizione ad alto traffico. I suoi punti di debolezza includono problemi di flusso di cassa. La domanda dei clienti conta come un'opportunità, mentre l'apertura di un concorrente nelle vicinanze conta come una minaccia.

Come posso fare un'analisi SWOT su me stesso?

Stabilisci un obiettivo, come la ricerca di un lavoro o un cambio di carriera. Elenca le tue competenze ed esperienze come punti di forza, e le tue lacune come punti di debolezza. Successivamente, elenca le opportunità esterne, come le assunzioni da parte dei datori di lavoro o un programma di tutoraggio, e i rischi esterni come minacce. Pianifica come utilizzare i tuoi punti di forza.

L'AI può fare un'analisi SWOT?

L'AI può redigere un'analisi SWOT a partire dai tuoi file e dai dati pubblici, suddividere le prove nei quadranti e scrivere il report. Non può conoscere il giudizio o gli obiettivi del tuo team a meno che tu non glieli fornisca. Verifica ogni elemento confrontandolo con la sua fonte e aggiungi i fattori che solo le persone interne al lavoro possono vedere.

Fonti: University of Kansas Community Tool Box, SWOT Analysis · Minnesota Department of Health, SWOT Analysis · Business Queensland, SWOT analysis · VCU Career Services, SWOT Analysis worksheet · Cal Poly Humboldt, Resume SWOT Analysis.