Come creare un report su resi e rimborsi: una guida completa

Un negozio registra un tasso di reso del 12%. Per un terzo di questa percentuale, non è rientrato fisicamente nulla.

Non si tratta di un errore nei dati. È ciò che accade quando un rimborso viene registrato come un reso, che è esattamente il modo in cui calcola la maggior parte delle piattaforme.

La distinzione sembra pignola finché qualcuno nel reparto logistico non pianifica la capacità del magazzino basandosi sul tuo numero.

Questa guida spiega cosa deve includere un report su resi e rimborsi e perché questi due termini descrivono eventi diversi. Analizza poi il problema delle date che altera silenziosamente i confronti mensili e illustra come creare il report a partire da un'esportazione.

Cosa deve contenere un report su resi e rimborsi

Cinque elementi devono comparire nella stessa schermata, e il tasso è solo uno di questi.

Il valore rimborsato, il numero di ordini rimborsati, il periodo, il denominatore utilizzato per la divisione e la ripartizione tra rimborsi totali e parziali.

Aggiungi i codici dei motivi se la tua piattaforma li rileva. Un tasso ti indica l'entità del problema, mentre i motivi ti dicono di quale problema si tratta.

All'inizio escludi spedizione e tasse. Entrambe sono solitamente tracciate separatamente e includerle rende impossibile la riconciliazione successiva dei dati.

Resi e rimborsi non sono la stessa cosa

La documentazione delle piattaforme è insolitamente chiara su questo punto, e vale la pena leggerne la formulazione esatta.

La documentazione analitica di WooCommerce separa direttamente le due cose. Specifica che "il rimborso descrive la transazione che restituisce denaro a un cliente".

L'altra metà di questa definizione è quella importante. La metrica dei resi registra il valore rimborsato "indipendentemente dal fatto che il rimborso sia totale o parziale e che la merce sia stata fisicamente restituita o meno".

Quindi, un rimborso di cortesia per un articolo danneggiato rientra nei resi anche se non è stato rispedito nulla. Lo stesso vale per un adeguamento del prezzo.

Questa singola frase spiega perché un dato sui resi estratto dalle analisi dell'e-commerce non può essere consegnato al team del magazzino come previsione dei resi fisici.

Anche le spese di spedizione e le tasse vengono scorporate. Le spese di spedizione e le tasse rimborsate non sono incluse nella cifra dei rimborsi. Compaiono invece come valori negativi nelle cifre relative a spedizioni e tasse.

Il problema delle date

Questo problema altera la linea di tendenza anziché una singola cella, il che lo rende ancora peggiore.

WooCommerce registra i rimborsi "come un numero negativo alla data in cui è avvenuto il reso (non alla data in cui è stato effettuato l'ordine)".

Pensa all'impatto che questo ha su un confronto mensile. Un rimborso di marzo relativo a un ordine di febbraio viene registrato a marzo, e le entrate di febbraio non vengono mai ricalcolate.

Entrambi i mesi risultano ora leggermente errati in direzioni opposte. Febbraio sembra migliore di quanto non fosse, e marzo si fa carico di un costo che non ha generato.

Esistono due soluzioni valide e devi sceglierne una mettendola per iscritto.

Redigi il report in base alla data del rimborso e contrassegnalo come vista di cassa. Corrisponderà alla tua banca e alla tua piattaforma, ma non corrisponderà mai a un'analisi di coorte.

Oppure riassegna ciascun rimborso alla data dell'ordine originale. Questo fornisce un quadro reale per periodo di vendita, ma significa che il dato del mese scorso cambierà dopo la pubblicazione.

Nessuno dei due metodi è sbagliato. Lo è invece pubblicare il report senza specificare quale hai utilizzato.

Scegliere il denominatore

Un tasso di reso ha bisogno di un divisore, e ce ne sono tre comuni che producono tre numeri diversi.

Denominatore	Cosa significa il tasso	Ideale per
Ordini nel periodo	Quota di ordini che hanno ricevuto un rimborso	Carico del servizio clienti
Unità spedite	Quota di articoli restituiti	Magazzino e rifornimento scorte
Valore delle vendite nette	Quota di entrate stornate	Finanza e margini

Scegli in base al pubblico. Un'analisi finanziaria richiederà la versione basata sul valore, mentre un'analisi operativa richiederà le unità.

Presta poi attenzione alle cifre di vendita correlate, perché anch'esse sono definite. WooCommerce calcola le vendite lorde come prezzo moltiplicato per la quantità, escludendo rimborsi, coupon, tasse e spedizione, e le vendite nette come vendite lorde meno resi e coupon.

In questo caso, il valore medio dell'ordine (AOV) è dato dalle vendite nette divise per gli ordini. Di conseguenza, i rimborsi sono già inclusi nell'AOV che potresti citare altrove.

La nostra guida su come trasformare gli ordini e-commerce grezzi in un report sui trend di vendita copre l'aspetto relativo alle entrate della stessa esportazione.

Come farlo manualmente

Opzione 1: Due totali e una divisione

Filtra l'esportazione in base ai record di rimborso per il periodo, quindi calcola il totale del valore rimborsato con SUMIFS.

Conta gli ordini interessati con COUNTIFS, eliminando prima i duplicati degli identificativi d'ordine se un singolo ordine può contenere più rimborsi.

Dividi una sola volta alla fine. Mantenere visibili entrambi i totali è ciò che consente a qualcun altro di verificare il tuo lavoro.

Il limite si raggiunge rapidamente. Ottieni un unico tasso per un unico periodo, senza alcuna visibilità su quali prodotti o motivi lo abbiano generato.

Opzione 2: Una riga per rimborso

Crea una tabella con una riga per ogni rimborso. Colonne per data dell'ordine, data del rimborso, giorni di intervallo, valore rimborsato, totale o parziale e motivo.

Calcola l'intervallo di giorni sottraendo la data precedente da quella successiva. Le linee guida di Microsoft sulla funzione DATEDIF avvertono che "potrebbe calcolare risultati errati in determinati scenari".

Ora il report può essere segmentato. Per prodotto, per categoria, per canale, per motivo o per ritardo del rimborso.

La colonna del ritardo è quella più sottovalutata. Una concentrazione di rimborsi a 40 giorni dall'acquisto indica problemi di durata, mentre una concentrazione a quattro giorni indica problemi di taglia o di descrizione.

Il limite è rappresentato dal volume e dalle unioni. Associare i rimborsi alle righe d'ordine e ai dati di prodotto supera il punto in cui le formule rimangono gestibili.

Opzione 3: Una scheda delle definizioni

Registra quale data utilizzi per il report, il denominatore e se le spese di spedizione e le tasse sono incluse.

Registra poi le esclusioni. Gli ordini annullati mai spediti, le transazioni di prova e i chargeback richiedono ciascuno un trattamento specifico dichiarato.

I chargeback sono l'elemento che spesso si dimentica. Il denaro esce, non viene registrato alcun reso e i due sistemi rimarranno per sempre in disaccordo.

Il limite è che scrivere una regola non significa applicarla. Qualcuno ricreerà gli stessi filtri il mese successivo.

Il limite comune. Tutte e tre le opzioni presuppongono che l'esportazione contenga entrambe le date. Se contiene solo la data del rimborso, non è possibile recuperare la vista di coorte da quel file.

Dove il processo manuale rallenta

Il primo report richiede una mattinata. Il quarto richiede più tempo, perché tre elementi hanno subito variazioni.

I rimborsi parziali si moltiplicano. Un ordine con tre rimborsi parziali diventa di tre righe, e un conteggio degli ordini basato sul numero di righe risulterà errato.

I cataloghi dei prodotti cambiano. Un SKU rinominato divide la cronologia di un prodotto in due, e il peggior colpevole scompare dalla cima della tua lista.

Inoltre, le definizioni cambiano silenziosamente. Qualcuno include le spese di spedizione rimborsate questo mese perché sembrava più completo, e la tendenza si interrompe.

C'è un quarto costo che emerge solo durante le riunioni. Quando qualcuno chiede perché il reparto finanziario ha un numero diverso, la risposta risiede in una convenzione sulle date che si trova in una scheda che non hai portato con te.

La parte relativa agli strumenti ha una sua rassegna dedicata in strumenti IA per l'analisi dell'e-commerce.

Come crearlo con Powerdrill Bloom

Passaggio 1: Carica le tue esportazioni di ordini e rimborsi

Carica contemporaneamente il file degli ordini e quello dei rimborsi. Powerdrill Bloom analizza le colonne al momento del caricamento, in modo che le date di rimborso mancanti, gli identificativi d'ordine duplicati e i valori SKU incoerenti emergano prima del calcolo di qualsiasi tasso.

Passaggio 2: Descrivi il report in linguaggio naturale

Definisci le regole anziché costruirle. Specifica la data di riferimento del report, il denominatore, se le spese di spedizione e le tasse sono incluse e cosa escludere.

Poni quindi le domande che consentono di individuare gli errori. Chiedi quanti ordini contengono più di un rimborso. Chiedi quali rimborsi non rientrano nel periodo di riferimento del loro ordine originale. Infine, richiedi il tasso per prodotto e per codice motivo.

Passaggio 3: Esporta il grafico, il report o la presentazione

Estrai il tasso con il relativo denominatore, una distribuzione del ritardo del rimborso in giorni o le slide che riportano la convenzione sulle date accanto al numero.

Errori comuni

Trattare i resi come resi fisici. Le metriche delle piattaforme calcolano il valore rimborsato indipendentemente dal fatto che la merce sia rientrata o meno. Specifica a quale ti riferisci.

Riportare il tasso senza il denominatore. Ordini, unità e valore forniscono tre risposte diverse. Specifica il tuo nel report.

Mescolare la data del rimborso e la data dell'ordine. Scegli una convenzione, indicala chiaramente e non confrontare mai i due dati tra loro.

Includere tacitamente le spese di spedizione e le tasse rimborsate. Entrambe sono solitamente tracciate separatamente. Includerle rende impossibile la riconciliazione con il reparto finanziario.

Contare le righe anziché gli ordini. I rimborsi parziali creano più righe per ordine. Elimina i duplicati prima di contare.

Ignorare i chargeback. Il denaro esce senza che venga registrato un rimborso. Decidi dove farli comparire e mettilo per iscritto.

Fare confronti con un tasso medio di settore pubblicato. Altri rivenditori utilizzano altri denominatori e altre regole per le date. Confrontalo prima di tutto con la tua tendenza.

Conclusione

Separa la transazione di rimborso dal valore dei resi, scegli una convenzione per le date, seleziona un denominatore e riporta il tasso accanto alla base da cui deriva.

Il tasso non è il risultato finale. La scomposizione per prodotto, per motivo e per ritardo del rimborso è ciò che ti dice se devi correggere una scheda prodotto, una tabella delle taglie o cambiare fornitore.

Se ricostruire questa scomposizione ogni mese ti porta via un'intera giornata, prova Powerdrill Bloom sulla tua esportazione degli ordini. Vedi anche le pagine relative all'assistente CSV AI assistant e al generatore di report AI report generator.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra un reso e un rimborso?

Un rimborso è la transazione che restituisce il denaro. I resi, come metrica, registrano il valore rimborsato di beni e servizi, indipendentemente dal fatto che qualcosa sia stato fisicamente restituito o meno.

Come si calcola il tasso di reso?

Dividi l'attività rimborsata per una base stabilita, quindi moltiplica per 100. La base può essere costituita dagli ordini, dalle unità spedite o dal valore delle vendite nette, e ciascuna fornisce un dato diverso.

Devo redigere il report in base alla data del rimborso o alla data dell'ordine?

Entrambe le opzioni sono valide, purché venga specificato. La data del rimborso corrisponde alla tua piattaforma e alla tua banca, mentre la data dell'ordine fornisce un quadro più fedele di ciascun periodo di vendita.

Le spese di spedizione e le tasse rimborsate contano?

Di solito no all'interno della cifra dei rimborsi. WooCommerce riporta invece le spese di spedizione e le tasse rimborsate nelle cifre relative a spedizioni e tasse.

Perché il mio numero differisce da quello del reparto finanziario?

Molto spesso dipende dalla convenzione sulle date, seguita dall'inclusione o meno di spedizioni, tasse e chargeback. Confronta le definizioni prima di confrontare le cifre.