Come creare un report su organico e turnover: passo dopo passo
Un report sull'headcount sembra la cosa più semplice che l'HR possa produrre. Conta le persone, conta chi se ne va, dividi. Invia.
Poi qualcuno chiede se i contrattisti esterni sono inclusi nel numero. Poi qualcun altro chiede se la persona che se n'è andata il 31 del mese conta per quel mese. E a quel punto il report va rifatto da capo.
Contare è banale. Le decisioni relative al conteggio non lo sono, ed è proprio questo che rende un report sull'headcount affidabile e un altro oggetto di continue discussioni.
Questa guida spiega cosa deve contenere il report, perché il denominatore del tasso di abbandono (attrition) cambia il risultato, i tre metodi manuali e i punti deboli di ciascuno.
Cosa deve contenere un report sull'headcount
La guida al reporting sull'headcount di Workday lo definisce come un report che "mostra chi è impiegato in un'organizzazione per ruolo, team, sede, stato e tipo di impiego".
La stessa pagina elenca i campi che un report di questo tipo solitamente contiene: dipartimento, ruolo, tipo di impiego, sede, manager, date di inizio e fine rapporto, centro di costo, FTE e note sulle posizioni aperte.
Questo elenco è la tua checklist per l'esportazione. Tre di questi campi svolgono tutto il lavoro nel calcolo dell'attrition: ID dipendente, data di inizio e data di cessazione del rapporto.
Se nell'esportazione dal tuo HRIS manca la data di cessazione, non potrai calcolare affatto l'attrition. Potrai solo contare chi è attualmente attivo, che è un report diverso.
L'headcount non è l'FTE
Questa è la distinzione che causa i disaccordi più silenziosi, e la pagina di Workday lo afferma chiaramente.
"I report sull'headcount si concentrano esclusivamente sul numero di persone, mentre i report sull'equivalente a tempo pieno (FTE) traducono le ore lavorate in unità standardizzate per pianificare la capacità e i budget."
Quindi, due dipendenti part-time valgono come due in un report sull'headcount e circa uno in un report FTE. Nessuno dei due dati è errato, ma presentare quello sbagliato al dipartimento Finance ti costerà una riunione di chiarimento.
Decidi quale dei due vuole il tuo pubblico prima di creare qualsiasi cosa. Poi inserisci la risposta nell'etichetta del grafico, perché nessuno di coloro che lo leggeranno in seguito se ne ricorderà.
Il denominatore determina il tasso di attrition
L'attrition è una frazione, e la parte superiore non è controversa: basta contare le cessazioni nel periodo.
La parte inferiore è una scelta, e ci sono tre opzioni comuni:
| Denominatore | Cos'è | Effetto |
|---|---|---|
| Headcount a inizio periodo | Dipendenti attivi il primo giorno | Gonfia il tasso durante le fasi di crescita |
| Headcount a fine periodo | Dipendenti attivi l'ultimo giorno | Sottostima il tasso durante le fasi di crescita |
| Headcount medio nel periodo | Di solito inizio più fine, diviso due | Il più stabile durante la crescita o la contrazione |
L'headcount medio è la scelta più comune per un motivo preciso. Durante una campagna di assunzioni, il dato di inizio periodo è troppo basso per essere rappresentativo. Lo stesso numero di uscite verrebbe quindi interpretato come un tasso peggiore di quello reale.
Nota che la pagina di Workday menziona il tasso di turnover come metrica senza pubblicarne la formula. Pertanto, considera il denominatore come una scelta documentata della tua organizzazione piuttosto che come uno standard universale, e indica chiaramente tale scelta nel report stesso.
Un'ulteriore decisione si nasconde nel numeratore. Le cessazioni volontarie e involontarie si comportano in modo diverso, e un unico dato aggregato rischia di nascondere una ristrutturazione aziendale dietro a quello che sembra un problema di retention. Dividile.
Come farlo manualmente
Opzione 1: Conta i dipendenti attivi, poi conta le uscite
Parti dall'esportazione e crea due celle visibili anziché un'unica formula nidificata.
L'headcount attivo si ottiene con la funzione CONTA.PIÙ.SE applicata alla colonna dello stato e ai limiti del periodo. Le cessazioni si ottengono con la stessa funzione, contando le date di fine rapporto non vuote all'interno del periodo.
Inserisci entrambi i conteggi in celle ben visibili. La prima domanda che ti verrà posta sarà quale fosse il denominatore, e vorrai rispondere semplicemente indicandolo anziché doverlo spiegare a parole.
Quindi calcola l'headcount medio con la funzione MEDIA.PIÙ.SE tra gli snapshot mensili (se li conservi), oppure con la scorciatoia inizio-più-fine in caso contrario.
Il limite invalicabile è che questo metodo ti fornisce un unico tasso privo di dettagli. Saprai che l'attrition è stata del 14%, ma non avrai idea di dove si sia concentrata.
Opzione 2: Crea una tabella di flag a livello di singolo dipendente
Una riga per dipendente, una colonna per ogni parametro: attivo a inizio periodo, attivo a fine periodo, cessato nel periodo, volontario o involontario, anzianità aziendale all'uscita.
Ora il report può essere segmentato: attrition per dipartimento, per manager, per sede, per fascia di anzianità, per tipo di impiego.
È proprio in questa segmentazione che si nascondono le informazioni utili. Un 14% aggregato spesso nasconde un team al 40% e tutti gli altri al 4%. Solo una di queste situazioni richiede un intervento.
⚠️ Fai attenzione quando calcoli l'anzianità di servizio. La pagina stessa di Microsoft contiene un avviso sulla funzione DATA.DIFF. Esiste "per supportare le cartelle di lavoro più vecchie di Lotus 1-2-3" e "potrebbe calcolare risultati errati in determinati scenari". La stessa pagina indica che è possibile sottrarre la data precedente da quella successiva per ottenere i giorni.
Il limite qui è rappresentato dai volumi e dalle unioni di dati. Quando inizi a incrociare un'esportazione HRIS con i dati sui salari e una tabella dei centri di costo, gestire le formule smette di essere piacevole.
Opzione 3: Mantieni una scheda di definizioni accanto ai numeri
Annota i valori di stato che hai considerato come attivi, se i contrattisti esterni sono inclusi, quale campo data delimita il periodo e quale denominatore hai utilizzato.
Questo è ciò che rende il report sull'headcount di questo mese confrontabile con quello del mese scorso. Ma è anche la scheda che viene regolarmente saltata quando serve un numero urgente prima di una riunione del consiglio d'amministrazione.
Il limite è che documentare una regola non equivale ad applicarla. Qualcuno dovrà comunque reimpostare gli stessi filtri a ogni ciclo.
Il limite comune. Tutti e tre i metodi presuppongono che i valori di stato siano puliti. Se dopo una migrazione di sistema in un'unica colonna compaiono contemporaneamente "Terminated", "Term" ed "Exited", la riconciliazione di questi dati deve precedere qualsiasi conteggio.
Dove il processo manuale rallenta
Il primo report sull'headcount richiede una mattinata di lavoro. Il quarto richiederà più tempo, perché nel frattempo saranno cambiate tre cose alla base.
I valori di stato cambiano quando i sistemi HR vengono configurati o sostituiti. Uno stato rinominato esclude silenziosamente alcune persone dal conteggio degli attivi, e il grafico mostrerà un crollo improvviso dell'headcount che in realtà non è mai avvenuto.
Anche la struttura organizzativa cambia. Un team viene rinominato o fuso con un altro, e la tua scomposizione per dipartimento non corrisponde più a quella del trimestre precedente.
La pagina di Workday evidenzia direttamente questo costo. Fonti disgiunte producono "dati incoerenti e riconciliazioni più lente che creano colli di bottiglia nella pianificazione", e team diversi che applicano le proprie regole generano totali discordanti.
C'è poi l'errore di conteggio che resiste più a lungo: contare le righe anziché gli ID dipendente univoci gonfia l'headcount. Succede ogni volta che qualcuno compare due volte a seguito di una riassunzione o di un trasferimento.
Come crearlo con Powerdrill Bloom
Passo 1: Carica l'esportazione dal tuo HRIS
Carica l'esportazione dei dipendenti, o i file dei dipendenti e dei centri di costo insieme. Powerdrill Bloom analizza le colonne al momento del caricamento, così i valori di stato incoerenti, gli ID dipendente duplicati e le date di cessazione mancanti emergono prima ancora che venga calcolato qualsiasi tasso.
Passo 2: Descrivi la definizione in linguaggio naturale
Definisci le regole a parole anziché costruirle manualmente. Indica quali valori di stato considerare attivi, se i contrattisti esterni sono inclusi, i limiti del periodo e quale denominatore desideri utilizzare.
Poi poni le domande che svelano le insidie. Chiedi quanti ID dipendente univoci sono attivi rispetto al numero di righe esistenti. Chiedi quali valori di stato sembrano quasi duplicati. Chiedi come varia il tasso di attrition con ciascuno dei tre denominatori. Infine, chiedi come si suddivide per dipartimento e fascia di anzianità.
Passo 3: Esporta il grafico, il report o la presentazione
Estrai il trend dell'headcount, una scomposizione per team o le slide che presentano insieme il tasso e la sua definizione.
Perché questo metodo è migliore rispetto a rifare tutto ogni mese
| Metodo manuale | Powerdrill Bloom | |
|---|---|---|
| Eliminazione dei duplicati per riassunzioni e trasferimenti | Colonna di supporto per ogni file | Richiesta di ID dipendente univoci |
| Test di tutti e tre i denominatori | Ricostruzione della formula tre volte | Richiesta di tutti e tre contemporaneamente |
| Valori di stato rinominati | Individuazione tardiva del crollo nel grafico | Rilevamento immediato al caricamento |
| Separazione tra uscite volontarie e involontarie | Rielaborazione della tabella dei flag | Definizione della regola a parole |
La seconda riga cambia completamente la natura del confronto. Mostrare tutti e tre i denominatori fianco a fianco sposta la domanda da "il tuo numero è sbagliato" a "su quale base vogliamo fare il report?", trasformando una disputa in una decisione strategica.
Errori comuni
Contare le righe anziché i dipendenti univoci. Le riassunzioni e i trasferimenti creano duplicati. Elimina i duplicati in base all'ID dipendente prima di presentare qualsiasi report sull'headcount.
Unire le cessazioni volontarie e involontarie. Una ristrutturazione aziendale e un problema di retention appaiono identici in un unico tasso aggregato. Dividili e applica un'etichetta a entrambi.
Usare l'headcount di fine periodo come denominatore durante una fase di crescita. Questo dato falsa il tasso al ribasso. Usa l'headcount medio e annota quale criterio hai scelto.
Presentare l'headcount quando il dipartimento Finance richiedeva l'FTE. Due lavoratori part-time sono due persone ma equivalgono a circa un FTE. Verifica prima di cosa ha bisogno il tuo pubblico.
Fidarsi di un'unica colonna di stato dopo una migrazione. I vecchi e i nuovi valori di stato coesistono spesso per mesi. Elenca i valori univoci prima di applicare i filtri.
Calcolare l'anzianità di servizio con DATA.DIFF senza leggere l'avviso. Microsoft dichiara che in determinati scenari la funzione può restituire risultati errati. Sottrarre le date è più sicuro per il conteggio dei giorni.
Presentare un tasso senza indicare il periodo o il denominatore. Una percentuale da sola è inutilizzabile. Inserisci sempre nel grafico il periodo, le informazioni sul denominatore e il perimetro di riferimento.
Conclusione
Configura correttamente i campi di esportazione, decidi se usare l'headcount o l'FTE, scegli e documenta il tuo denominatore, separa le uscite volontarie da quelle involontarie ed elimina i duplicati in base all'ID dipendente. Questi cinque passaggi trasformeranno un semplice report sull'headcount in un documento che sia il dipartimento Finance sia la leadership accetteranno senza riserve.
Ciò che rende questo processo oneroso è che i valori di stato e le strutture organizzative cambiano continuamente. Il report deve poter essere eseguito nuovamente in modo automatico, anziché dover essere riscritto da zero.
Se è questo a portarti via gran parte del mese, prova Powerdrill Bloom sulla tua esportazione esistente. Vedi anche la nostra rassegna di strumenti di IA per le risorse umane e la people analytics e la nostra spiegazione sull'analisi di coorte per il reporting sulle fasce di anzianità. La guida per creare un grafico di retention di coorte e la pagina dell'assistente IA per Excel ne illustrano il funzionamento pratico.
Domande frequenti
Cosa dovrebbe includere un report sull'headcount?
La guida di Workday elenca dipartimento, ruolo, tipo di impiego, sede, manager, date di inizio e fine rapporto, centro di costo, FTE e note sulle posizioni aperte. Tre di questi elementi rendono calcolabile l'attrition: ID dipendente, data di inizio e data di cessazione.
Come si calcola il tasso di attrition?
Dividi le cessazioni del periodo per un denominatore dell'headcount che avrai documentato. L'headcount medio nel periodo è la scelta più stabile durante le fasi di crescita o contrazione.
Qual è la differenza tra headcount e FTE?
L'headcount conta le persone fisiche, mentre l'FTE traduce le ore lavorate in unità standardizzate per la pianificazione della capacità e del budget. Due dipendenti part-time corrispondono a due nel conteggio dell'headcount e a circa uno in quello dell'FTE.
I contrattisti esterni dovrebbero essere inclusi nell'headcount?
Questa è una decisione di perimetro, non una regola fissa: stabiliscila una volta per tutte e indicala nel report. Mescolare diversi tipi di impiego senza specificarlo è ciò che rende discordanti due report diversi.
Perché il mio dato differisce da quello del dipartimento Finance?
Di solito è una questione di perimetro o di criteri di base. Il dipartimento Finance lavora spesso in FTE e per centro di costo, mentre l'HR lavora spesso sulle persone fisiche e per dipartimento. Entrambi i dati sono corretti in base alla propria definizione.