Cara Menulis Whitepaper Berbasis Data (Tanpa Tim Riset)

Sebuah whitepaper berbasis data membutuhkan empat hal yang tidak dimiliki oleh laporan biasa. Satu klaim yang dapat dipertahankan, metode yang dinyatakan dengan jelas, grafik yang dapat dipahami sendiri, dan angka-angka yang dapat dipertanyakan oleh orang asing. Anda tidak memerlukan departemen riset untuk semua itu. Anda hanya membutuhkan kumpulan data yang sudah Anda miliki dan kedisiplinan untuk menjelaskan bagaimana Anda menggunakannya.

Menulis hanyalah sebagian kecil dari prosesnya. Apa yang membuat sebuah whitepaper kredibel adalah bukti-buktinya yang tetap kuat bahkan ketika dibaca dengan skeptis oleh seseorang.

Panduan ini membahas apa saja yang harus diselesaikan terlebih dahulu, tiga langkah rute manual, dan di mana rute tersebut mulai melambat ketika dokumen diperbarui setiap tahun.

Apa yang Anda butuhkan sebelum memulai

Anda memerlukan kumpulan data yang hak publikasinya Anda miliki. Penggunaan produk, respons survei, catatan transaksi, dan data publik semuanya memenuhi syarat, asalkan Anda dapat menjelaskannya secara jujur.

Anda juga memerlukan satu klaim utama. Whitepaper yang memperdebatkan tiga hal sekaligus tidak akan meyakinkan siapa pun, karena pembaca tidak akan tahu klaim mana yang sebenarnya Anda pertahankan.

Dua keputusan harus diambil sebelum Anda mulai menulis.

Siapa pembacanya. Whitepaper untuk praktisi dapat menggunakan istilah-istilah teknis secara langsung. Namun, whitepaper untuk pembeli tidak bisa demikian, dan sering kali gagal karena terlalu teknis alih-alih terlalu dangkal.

Apa yang harus dilakukan pembaca selanjutnya. Whitepaper tanpa tindakan lanjutan yang tersirat hanyalah sebuah laporan biasa dengan halaman sampul.

Satu kebiasaan ini akan sangat menghemat pekerjaan Anda nantinya. Tulis paragraf metodologi terlebih dahulu, sebelum melakukan analisis. Hal ini memaksa Anda untuk menentukan populasi dan rentang tanggal selagi Anda masih bisa mengubahnya.

Cara melakukannya secara manual

Opsi 1: Tentukan klaim, lalu uji dengan data

Tulis kesimpulan yang Anda inginkan dalam satu kalimat. Kemudian, periksa apakah kumpulan data tersebut benar-benar dapat mendukungnya.

Urutan ini mungkin terasa terbalik, namun dapat mencegah kegagalan yang paling merugikan. Jika Anda menganalisis terlebih dahulu baru menulis kemudian, Anda akan menemukan sesuatu yang menarik lalu merombak seluruh isi whitepaper berdasarkan temuan tersebut. Itulah mengapa sebuah dokumen akhirnya memperdebatkan empat hal sekaligus.

Kemudian, carilah kasus tandingan secara sengaja. Segmentasikan data berdasarkan hal apa pun yang paling mungkin mematahkan klaim Anda, lalu lihat apakah klaim tersebut masih bertahan.

Batasan di sini adalah kejujuran, bukan keahlian. Tidak ada yang memeriksa pekerjaan Anda pada tahap ini, sehingga langkah ini adalah yang paling sering dilewati.

Opsi 2: Susun bukti agar setiap grafik hanya menyampaikan satu poin

Berikan satu tugas saja untuk setiap visualisasi. Grafik yang membawa dua argumen sekaligus tidak akan dipahami untuk keduanya.

Berikan label yang lengkap, karena whitepaper akan beredar tanpa kehadiran Anda untuk menjelaskannya. Unit sumbu, ukuran sampel, rentang tanggal, dan sumber harus tertera pada gambar itu sendiri, bukan di paragraf sekitarnya. Halaman AI graph maker kami membahas sisi produksinya.

Kemudian, tulis catatan metodologi. Nyatakan populasi, periode, apa yang Anda kecualikan, dan alasannya. Dua paragraf biasanya sudah cukup, dan ketiadaan catatan ini adalah hal yang membuat sebuah whitepaper terlihat seperti materi promosi biasa.

Langkah ini menghasilkan bukti yang kredibel ke mana pun dokumen itu dibagikan. Proses ini juga memakan waktu lebih lama daripada menulis teksnya, yang sering kali mengejutkan orang-orang saat pertama kali mencobanya.

Tentukan aturan pembulatan Anda sekali saja dan terapkan di mana-mana. Persentase yang ditampilkan dengan satu angka desimal di grafik dan tanpa desimal di teks akan terbaca sebagai dua angka yang berbeda.

Simpan tabel dasar untuk setiap visualisasi. Jika pembaca menanyakan bagaimana suatu angka diperoleh, jawabannya harus bisa diberikan dalam satu menit, bukan dengan membangun ulang analisis dari awal.

Opsi 3: Susun draf dokumen berdasarkan bukti, bukan berdasarkan kerangka

Tulis bagian yang memuat grafik utama terlebih dahulu, lalu kembangkan ke bagian lainnya. Bagian yang tidak pernah mendapatkan grafik biasanya adalah bagian yang harus dipangkas.

Simpan ringkasan eksekutif untuk bagian paling akhir. Ringkasan tersebut harus menyatakan klaim, bukti, dan implikasinya dalam format yang dapat dipahami pembaca secara mandiri. Panduan kami tentang writing an executive summary from a spreadsheet membahas bagian tersebut secara khusus.

Akhiri dengan lampiran yang memuat tabel lengkap. Apa pun yang mungkin ingin diperiksa oleh pembaca sebaiknya diletakkan di sana, bukan di dalam argumen utama.

Batasan umum. Ketiga opsi di atas mengasumsikan bahwa analisisnya sudah stabil. Pada praktiknya, seorang peninjau sering kali mengajukan satu pertanyaan baru di saat-saat terakhir, dan pertanyaan itu memaksa Anda untuk memeriksa kembali seluruh rantai bukti secara manual.

Di mana rute manual mulai melambat

Edisi pertama memang sangat memuaskan. Namun, pada edisi kedua yang dibuat setahun kemudian, biasanya proses ini mulai ditinggalkan.

Alasannya bersifat struktural. Memperbarui whitepaper berarti menjalankan kembali setiap visualisasi dengan rentang tanggal yang baru, lalu memeriksa setiap kalimat yang mengutip angka. Kalimat-kalimat inilah yang menjadi masalah, karena sekilas terlihat tidak berubah.

Kegagalan ini sangat mudah ditebak. Grafik diperbarui karena memang terlihat jelas harus diperbarui. Namun, teks narasi tetap menggunakan angka tahun lalu, dan pembaca akhirnya menyadari bahwa halaman empat bertentangan dengan halaman sembilan.

Ada hambatan kedua. Pertanyaan yang terlambat dari peninjau atau tim hukum datang sebagai analisis baru, dan masing-masing pertanyaan tersebut menyita waktu pengerjaan di lembar kerja asli.

Pertanyaan-pertanyaan yang terlambat itu juga merupakan bagian paling mudah ditebak dari proses ini. Ukuran sampel, pengecualian, dan rentang tanggal hampir selalu ditanyakan, jadi siapkan ketiga jawaban tersebut sebelum ada yang bertanya.

Cara menulis whitepaper berbasis data dengan Powerdrill Bloom

Langkah 1: Unggah kumpulan data di balik argumen Anda

Unggah hasil ekspor penggunaan, file survei, atau catatan transaksi yang ingin Anda publikasikan. Powerdrill Bloom akan menganalisis kolom-kolom data saat diunggah, sehingga data yang kosong, duplikat, atau ketidakcocokan tipe data akan terdeteksi sebelum angka apa pun dimasukkan ke dalam dokumen.

Langkah 2: Tanyakan tentang klaim dan kasus tandingan menggunakan bahasa sehari-hari

Nyatakan klaim yang ingin Anda uji, lalu tanyakan bukti dan pengecualiannya dalam satu waktu. Tanyakan segmen mana yang bertentangan dengan pola tersebut, dan perbandingan mana yang didasarkan pada sampel yang terlalu kecil untuk dipublikasikan.

Kemudian, tanyakan fakta metodologi yang harus Anda ungkapkan. Tanyakan berapa banyak data yang dikecualikan, berdasarkan aturan apa, dan apa saja yang sebenarnya dicakup oleh rentang tanggal tersebut.

Langkah 3: Ekspor grafik, laporan, atau draf presentasi

Ambil gambar yang sudah berlabel, tabel untuk lampiran, atau draf tertulis yang dapat Anda edit ke dalam whitepaper itu sendiri.

Mengapa cara ini lebih baik daripada memulai dari dokumen kosong

	Rute manual	Powerdrill Bloom
Menguji klaim sebelum menulis	Membangun ulang analisis untuk setiap sudut pandang	Tanyakan setiap sudut pandang secara bergantian
Menemukan kasus tandingan	Segmentasikan secara manual dan berharap yang terbaik	Tanyakan segmen mana yang mematahkan pola
Fakta metodologi yang harus diungkapkan	Hitung pengecualian secara manual	Tanyakan apa yang dikecualikan dan mengapa
Edisi tahun depan	Jalankan kembali setiap visualisasi dan baca ulang setiap baris	Unggah hasil ekspor yang baru

Baris terakhir menentukan apakah sebuah whitepaper akan menjadi seri berkelanjutan atau tidak. Dokumen tahunan yang menghabiskan waktu seminggu untuk pengerjaannya biasanya hanya akan diterbitkan sekali saja.

Baris kasus tandingan adalah bagian yang paling sering dilewati orang. Menemukan segmen yang mematahkan klaim Anda sebelum pembaca menemukannya adalah hal yang membedakan whitepaper yang kredibel dengan yang defensif.

Kesalahan umum

Memperdebatkan lebih dari satu hal. Dua klaim akan mengurangi setengah kekuatan persuasif dari masing-masing klaim tersebut. Pilih satu klaim yang paling didukung oleh data Anda dan letakkan sisanya di lampiran.

Menyembunyikan metodologi. Whitepaper tanpa populasi dan periode yang dinyatakan dengan jelas akan terbaca seperti materi pemasaran, sebagus apa pun analisisnya.

Mempublikasikan persentase tanpa penyebutnya. Enam puluh persen dari dua belas respons bukanlah sebuah temuan. Cantumkan ukuran sampel pada gambar.

Grafik yang membutuhkan paragraf penjelas agar dapat dipahami. Whitepaper sering kali dikutip, diambil tangkapan layarnya, dan disebarkan. Setiap visualisasi harus dapat dipahami secara mandiri.

Membiarkan teks narasi tetap menggunakan angka dari edisi sebelumnya. Perbarui teks bersamaan dengan pembaruan grafik, lalu periksa setiap angka dengan sumbernya.

Menganggap whitepaper sebagai postingan blog yang lebih panjang. Ekspektasi pembaca adalah bukti, bukan opini. Catatan kami tentang data storytelling membahas perbedaan strukturnya.

Melewatkan lampiran. Tanpa lampiran, pembaca yang skeptis tidak memiliki pilihan lain selain pergi meninggalkan dokumen Anda. Menyertakan tabel lengkap sama sekali tidak memerlukan biaya tambahan.

Kesimpulan

Tentukan satu klaim, uji dengan data termasuk kasus yang dapat mematahkannya, buat visualisasi yang dapat dipahami sendiri, dan ungkapkan metodologi Anda. Itulah perbedaan mendasar antara whitepaper dan brosur.

Bagian yang menentukan apakah proses ini akan menjadi kebiasaan adalah pembaruan. Menjalankan kembali setiap visualisasi dan membaca ulang setiap kalimat secara manual adalah hal yang membuat sebagian besar whitepaper hanya berhenti di edisi pertama.

Jika dokumen Anda berhenti di sana, coba Powerdrill Bloom pada kumpulan data di balik argumen Anda. Lihat juga panduan kami tentang menulis laporan analisis dengan AI dan halaman AI report generator.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa yang membedakan whitepaper dengan laporan?

Whitepaper ditulis untuk pembaca di luar organisasi Anda, sehingga harus bersifat mandiri dan dapat diverifikasi. Artinya, harus ada satu klaim yang dinyatakan, metodologi yang dijelaskan, dan visualisasi yang dapat dipahami tanpa teks di sekitarnya.

Berapa panjang seharusnya sebuah whitepaper berbasis data?

Cukup panjang untuk memuat bukti-bukti dan tidak lebih dari itu. Sebagian besar berkisar antara enam hingga dua belas halaman, dengan tabel lengkap dipindahkan ke lampiran alih-alih diletakkan di dalam argumen utama.

Data apa yang bisa saya gunakan jika saya tidak memiliki tim riset?

Data yang sudah Anda miliki biasanya bisa digunakan: penggunaan produk, respons survei, catatan transaksi, atau tiket dukungan. Syaratnya adalah Anda dapat menjelaskan populasi dan periodenya secara jujur.

Di mana bagian metodologi seharusnya diletakkan?

Di bagian depan jika audiensnya adalah teknis, atau di lampiran jika bukan, tetapi harus selalu ada. Bagaimanapun juga, tulis bagian ini terlebih dahulu karena akan memaksa Anda untuk menentukan populasi sebelum menganalisisnya.

Seberapa sering sebuah whitepaper harus diperbarui?

Setiap tahun adalah waktu yang umum untuk dokumen apa pun yang mengutip angka-angka saat ini. Alokasikan waktu untuk menjalankan kembali setiap grafik dan memeriksa ulang setiap angka yang tertulis dalam teks narasi, yang merupakan langkah yang biasanya terlewatkan.