Cara Membuat Slide Agenda dengan AI: Langkah demi Langkah

Slide agenda memberi tahu audiens di ruangan tentang apa yang akan dibahas dalam dua puluh menit ke depan. PowerPoint akan membuat tata letak untuk Anda secara otomatis, dan dokumentasi untuk fitur tersebut hanya menjelaskan sampai bagian tata letak saja. Panduan ini membahas kedua bagian tersebut. Pertama, jalur resmi untuk slide itu sendiri, lalu cara menyusun kata-kata dari data yang menjadi dasar pembuatan dek Anda.

Untuk apa sebenarnya slide agenda itu

Ini bukan daftar isi. Daftar isi mencantumkan bagian-bagian; sedangkan agenda menetapkan ekspektasi tentang keputusan.

Perbedaannya terlihat pada pemilihan kata. "Hasil Kuartal 3" adalah nama bagian. "Pendapatan Kuartal 3 meleset sebesar 4%, dan kita perlu mengambil keputusan tentang harga" adalah baris agenda. Yang satu memberi tahu orang-orang di mana mereka berada, yang lain memberi tahu mereka mengapa mereka masih berada di dalam ruangan.

Perbedaan ini paling penting dalam rapat rutin. Tinjauan bulanan yang slide agendanya terbaca sama setiap bulan membuat audiens di ruangan terbiasa untuk mengabaikannya. Nama-nama bagian memang tidak berubah; yang berubah adalah temuan di bawah masing-masing bagian tersebut, dan itulah bagian yang layak ditampilkan di layar.

Ada tugas kedua yang sering dilupakan orang. Slide agenda yang baik memungkinkan seseorang yang terlambat bergabung untuk mengetahui apa yang mereka lewatkan tanpa harus bertanya.

Slide ini juga bekerja secara diam-diam sebelum rapat dimulai. Mengirimkan slide agenda terlebih dahulu memungkinkan orang-orang datang dengan keberatan yang sudah terbentuk, yang biasanya lebih baik daripada baru mengetahuinya di lima menit terakhir.

Apa yang Anda butuhkan sebelum memulai

Tiga hal, dan hanya satu di antaranya yang berupa dek.

• Dek itu sendiri, setidaknya dalam bentuk kerangka, sehingga bagian-bagiannya sudah ada.
• Analisis di baliknya, karena baris agenda yang memuat temuan harus berasal dari suatu sumber.
• Daftar keputusan: apa yang sebenarnya Anda butuhkan dari audiens ini sebelum mereka pergi.

Poin terakhir itulah yang membedakan agenda yang berguna dengan slide pengisi. Jika suatu bagian tidak menghasilkan keputusan dan tidak ada temuan, bagian tersebut mungkin tidak memerlukan baris agendanya sendiri.

Ini juga merupakan pengeditan struktural paling hemat yang bisa Anda lakukan. Memotong suatu bagian dari agenda biasanya berarti memotongnya dari dek, dan sebagian besar dek menjadi lebih baik karena hal itu.

Cara membuatnya secara manual

Opsi 1: Ketik daftar berpoin

Tambahkan slide di bagian depan dan ketik nama-nama bagian. Ini hanya membutuhkan waktu dua menit dan berfungsi dengan baik untuk rapat internal yang singkat.

Keterbatasannya adalah pemeliharaan. Jika Anda mengatur ulang urutan dek, agenda secara otomatis menjadi salah karena tidak ada yang menghubungkan keduanya.

Opsi 2: Gunakan Summary Zoom

PowerPoint memiliki fitur khusus untuk hal ini, dan fitur ini patut diketahui meskipun pada akhirnya Anda mengetik slide tersebut secara manual.

Halaman zoom untuk PowerPoint dari Microsoft menjelaskan hasilnya dalam frasa yang berguna. Summary zoom "seperti halaman arahan tempat Anda dapat melihat bagian-bagian presentasi Anda sekaligus."

Untuk membuatnya, pilih Insert, lalu Zoom, kemudian Summary Zoom. Dokumentasi mencatat bahwa slide yang Anda pilih "menjadi slide pertama dari bagian summary zoom Anda." Jika bagian sudah ada, "slide pertama dari setiap bagian akan dipilih secara default." Slide yang sudah selesai "muncul sebagai slide baru tepat sebelum slide pertama yang Anda sertakan."

Ada dua perilaku yang perlu direncanakan. Ringkasan diperbarui melalui Edit Summary pada tab Zoom. Microsoft memperingatkan bahwa dalam tampilan tersebut Anda tidak dapat menambah atau menghapus bagian dari presentasi itu sendiri, "hanya dari summary zoom Anda."

Opsi 3: Tulis agenda dari temuan

Ini adalah versi yang menghasilkan agenda yang layak dibaca, dan ini adalah versi yang tidak dibahas dalam dokumentasi Summary Zoom.

Anda memeriksa kembali analisis tersebut, menarik satu kalimat penting dari setiap bagian, dan menulisnya sebagai baris agenda. Proses ini lambat, karena berarti Anda harus membaca ulang pekerjaan Anda sendiri dari sudut pandang orang asing.

Mengapa alat ini berhenti sampai di situ

Berikut adalah mekanismenya, dan ini menjelaskan seluruh masalahnya.

Summary zoom membuat entri-entrinya dari slide Anda. Dokumentasi judul slide dari Microsoft mengonfirmasi apa yang ditampilkan oleh entri-entri tersebut: "Insert Hyperlink, Insert Zoom, dan peragaan kustom semuanya merujuk ke slide berdasarkan judulnya."

Jadi, halaman agenda adalah hasil render dari judul bagian Anda. Jika judul-judul tersebut tertulis "Ikhtisar," "Data," dan "Langkah Selanjutnya," maka agenda juga akan tertulis demikian.

Dan mengenai apa yang harus tertulis pada judul, halaman yang sama menjelaskan secara eksplisit tentang cakupannya sendiri. Halaman tersebut memberikan tepat dua alasan mengapa judul itu penting, dan hanya dua.

Pertama adalah aksesibilitas. "Orang dengan gangguan penglihatan yang menggunakan pembaca layar mengandalkan judul slide untuk mengetahui slide mana yang sedang dibuka."

Kedua adalah perilaku fitur. "Design Ideas, Apply Layout, dan Reset Slide berfungsi lebih baik pada slide yang memiliki judul."

Keduanya nyata. Tidak ada yang membahas tentang konten. Perilaku yang didokumentasikan hanya mencakup tata letak dan navigasi, dan berhenti sebelum bagian penyusunan kata.

Cara membuat slide agenda dengan AI

Langkah 1: Unggah analisis di balik dek

Buka Powerdrill Bloom dan unggah file yang menjadi dasar pembuatan dek tersebut. Hasil ekspor, model, hasil survei: apa pun yang menghasilkan angka-angka pada slide Anda.

Kemudian jelaskan rapat tersebut dalam bahasa sehari-hari. Sebutkan siapa saja yang ada di dalam ruangan, berapa banyak waktu yang Anda miliki, dan apa yang perlu diputuskan. Dua kalimat konteks akan mengubah hasil lebih banyak daripada trik perintah (prompt) apa pun.

Langkah 2: Minta satu temuan per bagian

Cantumkan nama-nama bagian Anda dan mintalah satu temuan yang paling relevan dengan keputusan di masing-masing bagian, dalam satu kalimat, lengkap dengan angka yang menyertainya.

Mintalah angka di setiap barisnya. Baris yang lolos pemeriksaan akan berbunyi "Churn meningkat menjadi 4,1% pada akun perusahaan," bukan "churn menjadi perhatian."

Simpan sumber bersama setiap angka saat Anda bekerja. Jika suatu baris berhasil masuk ke dalam agenda, baris itulah yang paling mungkin dipertanyakan di dalam ruangan.

Kemudian pangkas. Jika dua bagian menghasilkan temuan yang sama, keduanya adalah satu baris agenda, dan mungkin satu bagian saja.

Langkah ini adalah bagian yang paling bernilai. Dek yang dibuat selama tiga minggu mengumpulkan bagian-bagian yang terasa masuk akal pada saat itu. Meminta satu temuan untuk masing-masing bagian akan mengungkap bagian mana saja yang sebenarnya tidak pernah menghasilkan temuan sama sekali.

Langkah 3: Ubah temuan menjadi baris agenda dan ekspor

Mintalah agar setiap temuan ditulis ulang sebagai baris agenda yang terdiri dari delapan kata atau kurang, yang dirumuskan berdasarkan keputusan, bukan topiknya. Minta rangkaian tersebut sebagai slide, lalu ekspor.

Tempelkan baris-baris tersebut ke dalam judul bagian Anda sebelum Anda membuat summary zoom. Karena zoom membaca judul, memperbaiki judul akan memperbaiki halaman agenda secara otomatis.

Apa saja yang harus ada di dalam slide

Elemen	Mengapa elemen ini layak mendapatkan tempat
Baris bagian	Unit yang digunakan audiens untuk bernavigasi
Temuan	Mengubah topik menjadi alasan untuk mendengarkan
Penanda keputusan	Menandai baris mana yang membutuhkan sesuatu dari audiens di ruangan
Estimasi waktu	Menetapkan ekspektasi dan melindungi bagian terakhir
Pemilik	Hanya jika ada lebih dari satu orang yang melakukan presentasi
Jumlah total	Tiga hingga lima baris; lebih dari itu akan menjadi halaman daftar isi

Penanda keputusan adalah hal yang paling sering diabaikan oleh sebagian besar agenda. Menandai dua dari lima baris sebagai bagian yang memerlukan keputusan akan mengubah cara seluruh ruangan mendengarkan.

Praktik terbaik dan kesalahan umum

Tulis agenda di bagian paling akhir. Agenda merangkum kesimpulan, dan Anda belum memilikinya di awal. Menyusun drafnya terlebih dahulu hanya akan menghasilkan nama-nama bagian, yang merupakan bentuk kegagalan yang dibahas dalam seluruh panduan ini.

Batasi hingga tiga sampai lima baris. Lebih dari itu, ia tidak lagi menjadi agenda melainkan halaman daftar isi, yang merupakan slide berbeda dengan tujuan yang berbeda pula.

Masukkan temuan ke dalam baris agenda, bukan hanya topiknya. Ini adalah satu-satunya perubahan yang membedakan antara agenda yang dibaca orang dengan agenda yang mereka abaikan.

Perbaiki judul bagian, bukan slide agendanya. Karena Summary Zoom merender judul, mengedit slide yang dihasilkan secara langsung akan membuat judul dasarnya tetap salah, dan pembuatan ulang berikutnya akan membatalkan pekerjaan Anda.

Jangan bingung membedakannya dengan pembatas. Agenda memberikan seluruh peta sekaligus; pembatas menandai satu batas saat Anda melewatinya. Panduan kami tentang slide pembatas bagian membahas tugas tersebut, dan keduanya berfungsi paling baik jika digunakan bersama.

Sesuaikan dengan waktu. Agenda yang menjanjikan lima bagian dalam lima belas menit sedang mempersiapkan kegagalannya sendiri. Panduan kami tentang pembuatan rencana pengaturan waktu slide membahas perhitungannya, dan meninjau dek data sebelum Anda mengirimkannya membahas langkah terakhir.

Kesimpulan

PowerPoint akan menyusun halaman agenda untuk Anda dan menjaganya tetap terhubung dengan bagian-bagian Anda. Yang tidak akan dilakukannya adalah memutuskan lima hal mana yang penting, karena jawaban tersebut ada dalam analisis Anda, bukan pada tata letak slide Anda.

Jadi, bekerjalah secara terbalik. Tarik temuan dari setiap bagian dan tulis sebagai baris yang dapat ditindaklanjuti oleh seseorang. Letakkan baris tersebut pada judul bagian, dan biarkan fitur tersebut merendernya.

Memiliki analisis tetapi tidak tahu cara menyusun kata-katanya? Coba Powerdrill Bloom dan tarik satu temuan per bagian.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu slide agenda?

Ini adalah slide di bagian depan dek yang mencantumkan apa saja yang dibahas dalam sesi tersebut. Slide yang berguna menyatakan temuan atau keputusan di balik setiap bagian, tidak hanya nama bagiannya saja.

Bagaimana cara membuat slide agenda di PowerPoint secara otomatis?

Gunakan Summary Zoom. Pilih Insert, lalu Zoom, kemudian Summary Zoom, dan pilih slide yang mengawali setiap bagian. Microsoft menggambarkan hasilnya sebagai halaman arahan yang menampilkan bagian-bagian presentasi Anda sekaligus.

Mengapa summary zoom saya menampilkan teks yang salah?

Karena fitur ini merender judul slide. Microsoft mendokumentasikan bahwa Insert Zoom merujuk ke slide berdasarkan judulnya, jadi solusinya adalah mengedit judul bagian, bukan slide yang dihasilkan.

Berapa banyak item yang harus ada pada slide agenda?

Tiga hingga lima. Lebih dari itu, audiens akan membacanya sebagai halaman daftar isi dan berhenti memperhatikan baris-baris individual.

Apakah agenda harus diletakkan sebelum atau setelah ringkasan?

Letakkan agenda terlebih dahulu dan ringkasan di bagian akhir. Agenda menetapkan ekspektasi tentang keputusan; ringkasan mencatat apa yang telah diputuskan.