Cara Membuat Laporan Corong Rekrutmen: Langkah demi Langkah

Seorang manajer perekrutan bertanya berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengisi suatu posisi. Anda menjawab 34 hari. Orang lain di ruangan itu menjawab 51.

Anda berdua membaca sistem pelacakan pelamar yang sama. Anda mengukurnya sejak hari permintaan disetujui, sedangkan mereka mengukurnya sejak hari lowongan pekerjaan diiklankan.

Itulah masalah yang terus berulang dengan metrik perekrutan. Nama-nama tahapannya terlihat standar, tetapi titik awal dan akhirnya tidak.

Panduan ini membahas apa saja yang termasuk dalam laporan corong perekrutan, dan mengapa dua metrik kecepatan sering tertukar. Panduan ini kemudian membahas cara memperbaiki definisi tahapan Anda, dan cara membuat laporan dari hasil ekspor data.

Apa saja yang termasuk dalam laporan corong perekrutan

Laporan corong perekrutan adalah sekumpulan jumlah data ditambah dengan penurunan di antara tahapan tersebut. Hal-hal lainnya merupakan turunan.

Mulailah dengan jumlah tahapan. Lamaran yang diterima, disaring, diwawancarai, ditawarkan, dan diterima, untuk periode tertentu.

Baris pada laporan	Penjelasan	Asal data
Jumlah tahapan	Kandidat yang mencapai setiap tahap	Ekspor pelacakan pelamar
Rasio hasil (yield ratio)	Setiap tahap dibagi dengan tahap sebelumnya	Diturunkan dari jumlah data
Time to fill	Persetujuan permintaan hingga penerimaan	Tanggal permintaan
Time to hire	Masuk ke pipeline hingga penerimaan	Tanggal kandidat
Tingkat penerimaan penawaran	Penawaran yang diterima dibagi penawaran yang diberikan	Catatan penawaran
Cost per hire	Biaya perekrutan dibagi jumlah orang yang direkrut	Keuangan, bukan dari sistem pelacakan

Kemudian tambahkan konversi antara tahapan yang berurutan. Workable menyebutnya sebagai rasio hasil perekrutan, dan metrik inilah yang mengubah jumlah mentah menjadi sebuah diagnosis.

Dua ukuran kecepatan berikutnya memerlukan definisi yang terpisah. Penjelasan lebih lanjut ada di bawah ini.

Akhiri dengan tingkat penerimaan penawaran, yang didefinisikan oleh Workable sebagai penawaran yang diterima dibagi dengan total penawaran. Ini adalah metrik paling murah dalam daftar dan sering kali menjadi yang paling mengungkapkan banyak hal.

Satu peringatan tentang apa yang harus diabaikan. Workable mencatat bahwa sistem pelacakan pelamar "tidak dapat menghitung rata-rata cost per hire Anda," meskipun sistem tersebut melaporkan time to fill dan rasio hasil.

Jadi, cost per hire membutuhkan data keuangan, bukan hanya corong perekrutan. Rumusnya adalah biaya perekrutan internal ditambah eksternal dibagi dengan total perekrutan.

Time to fill dan time to hire bukanlah metrik yang sama

Ini adalah definisi yang paling sering menimbulkan perdebatan, dan sumbernya menjelaskannya dengan sangat blak-blakan.

Workable's panduan time to fill dan time to hire mendefinisikan time to fill sebagai "durasi dari persetujuan permintaan pekerjaan hingga penerimaan kandidat."

Time to hire berbeda. Metrik ini "mengukur periode sejak kandidat masuk ke dalam pipeline hingga penerimaan penawaran kerja."

Lalu ada kalimat yang layak untuk dipajang di dinding. Workable menyatakan bahwa "time to hire sering kali dianggap sinonim dengan time to fill." Ditambahkan pula bahwa Anda "juga dapat memperlakukannya sebagai metrik yang terpisah dan mendapatkan wawasan yang berbeda."

Jadi, kedua nama ini sering digunakan secara bergantian di lapangan. Itulah mengapa angka Anda tidak akan sama dengan angka perusahaan lain.

Perbedaan ini sangat berguna jika Anda memahaminya. Time to fill mengukur keseluruhan proses, termasuk minggu-minggu sebelum ada orang yang melamar. Time to hire mengukur seberapa cepat Anda mengenali dan memproses orang yang akhirnya Anda pilih.

Contoh kasus dari Workable sendiri membuatnya lebih konkret. Jika posisi dibuka pada hari pertama, pelamar yang terpilih melamar pada hari kesepuluh dan menerima penawaran pada hari kedua puluh lima, maka time to hire adalah lima belas hari.

Memperbaiki definisi sebelum Anda mulai menghitung

Ada empat keputusan yang harus dituliskan. Jika Anda melewatkannya, garis tren Anda hanya akan mengukur ketidakkonsistenan Anda sendiri.

Kapan waktu mulai dihitung. Workable mencantumkan tiga opsi yang masuk akal: saat manajer perekrutan mengajukan lowongan, saat HR atau keuangan menyetujuinya, atau saat perekrut mengiklankannya.

Instruksinya adalah memilih salah satu dan konsisten. Panduan tersebut menyarankan untuk "memilih apa yang paling masuk akal bagi perusahaan Anda," lalu menghitungnya dengan cara yang sama "untuk semua posisi dan tim."

Permintaan mana yang dikecualikan. Workable sangat spesifik di sini, menyarankan agar posisi evergreen dikesampingkan. Posisi yang selalu terbuka "akan sangat menggelembungkan rata-rata time to fill Anda tanpa mencerminkan efisiensi proses perekrutan Anda."

Hari kalender atau hari kerja. Definisi Workable menggunakan hari kalender. Jika Anda menggunakan NETWORKDAYS, Anda akan mendapatkan angka yang lebih kecil yang tidak dapat dibandingkan dengan versi yang dipublikasikan.

Rata-rata atau median. Rata-rata adalah apa yang ditampilkan oleh sebagian besar laporan, dan satu permintaan yang memakan waktu 200 hari akan sangat merusak rata-rata tersebut. Laporkan median di sampingnya jika volumenya rendah.

Contoh penghitungan rata-rata dari Workable patut ditiru karena kesederhanaannya. Tiga posisi dengan waktu 20, 30, dan 40 hari menghasilkan rata-rata 30 hari.

Cara melakukannya secara manual

Opsi 1: Jumlah dan rasio tahapan

Hitung setiap tahap dengan COUNTIFS, yang difilter berdasarkan periode dan bidang tahapan.

Pastikan jumlahnya menurun. Jika tahap berikutnya melebihi tahap sebelumnya, hasil ekspor Anda berisi kandidat yang melewati suatu tahap atau masuk kembali ke dalam proses.

Kemudian bagi setiap tahap dengan tahap sebelumnya. Rasio-rasio tersebut adalah corong perekrutan dalam bentuknya yang paling sederhana.

Bagan corong dengan angka yang sama lebih cepat dibaca daripada tabel. Penjelasan kami tentang apa itu bagan corong membahas kapan bentuk bagan tersebut dapat membantu.

Batasannya adalah Anda hanya mendapatkan satu set rasio untuk satu periode, tanpa informasi tentang posisi atau tim mana yang menyebabkannya.

Opsi 2: Satu baris per permintaan

Buat tabel dengan satu baris per permintaan. Kolom untuk tanggal pembukaan, tanggal diiklankan, tanggal diterima, jumlah pelamar, dan selisih hari.

Hitung selisih hari dengan mengurangi tanggal yang lebih awal dari tanggal yang lebih lambat. Panduan Microsoft tentang fungsi DATEDIF memperingatkan bahwa fungsi tersebut "mungkin menghitung hasil yang salah dalam skenario tertentu."

Sekarang laporan tersebut dapat difilter. Berdasarkan departemen, tingkat senioritas, perekrut, atau sumber pelamar.

Pemfilteran ini adalah tempat di mana jawaban sebenarnya berada. Angka gabungan 40 hari sering kali menyembunyikan posisi teknik yang membutuhkan waktu 70 hari dan posisi dukungan yang hanya butuh 18 hari.

Batasannya adalah penggabungan data (join). Mencocokkan ekspor kandidat dengan tabel permintaan sudah melampaui batas kenyamanan penggunaan rumus biasa.

Opsi 3: Tab definisi

Catat empat keputusan di atas, ditambah nama-nama tahapan yang digunakan dan tanggal daftar tersebut dibekukan.

Tambahkan daftar pengecualian secara eksplisit. Posisi evergreen, permintaan yang dibatalkan, dan transfer internal masing-masing memerlukan penanganan yang jelas.

Batasannya sudah tidak asing lagi. Mendokumentasikan suatu aturan tidak berarti menerapkannya, dan seseorang akan tetap membuat ulang filter tersebut pada kuartal berikutnya.

Batasan umum yang sama. Ketiganya mengasumsikan bahwa hasil ekspor Anda menunjukkan riwayat tahapan, bukan hanya tahapan saat ini. Jika data hanya menunjukkan posisi kandidat saat ini, Anda tidak akan bisa merekonstruksi corong kuartal lalu sama sekali.

Di mana jalur manual mulai melambat

Laporan corong perekrutan pertama mungkin hanya memakan waktu satu pagi. Laporan keempat membutuhkan waktu lebih lama, karena proses di baliknya telah berubah.

Perubahan nama tahapan biasanya menjadi penyebabnya. Sebuah tim menggabungkan wawancara telepon ke dalam penyaringan, dan rasio antara dua tahapan tersebut menjadi rusak tanpa adanya perubahan nyata dalam perekrutan.

Permintaan yang dibatalkan adalah penyebab kedua. Posisi yang ditutup tanpa adanya perekrutan tidak memiliki tanggal selesai, sehingga posisi tersebut akan hilang dari rata-rata atau tetap berada di sana sebagai data kosong.

Lalu ada pertanyaan tentang tolok ukur. Seseorang bertanya apakah 42 hari itu bagus, dan peringatan dari Workable sendiri berlaku di sini: perusahaan lain "mungkin tidak menghitung time to fill dengan cara yang sama seperti Anda."

Sisi alat bantu untuk hal ini memiliki rangkumannya sendiri dalam AI tools for HR and people analytics.

Cara membuatnya dengan Powerdrill Bloom

Langkah 1: Unggah hasil ekspor ATS Anda

Unggah hasil ekspor kandidat, atau file kandidat dan permintaan secara bersamaan. Powerdrill Bloom akan memprofilkan kolom-kolom tersebut saat masuk, sehingga tanggal yang kosong, nama tahapan yang tidak konsisten, dan catatan kandidat yang duplikat akan terdeteksi sebelum rasio apa pun dihitung.

Langkah 2: Deskripsikan laporan dalam bahasa sehari-hari

Sebutkan definisinya alih-alih menyusunnya secara manual. Tentukan kapan waktu mulai dihitung, urutan tahapan, pengecualian, dan apakah Anda menginginkan hari kalender atau hari kerja.

Kemudian ajukan pertanyaan yang dapat mendeteksi kesalahan. Tanyakan permintaan mana yang tidak memiliki tanggal selesai. Tanyakan nama tahapan mana yang hanya muncul di sebagian periode. Lalu mintalah corong perekrutan yang dibagi berdasarkan departemen dan tingkat senioritas.

Langkah 3: Ekspor bagan, laporan, atau slide presentasi

Dapatkan jumlah tahapan beserta rasionya, bagan corong dari angka-angka tersebut, atau slide presentasi yang memuat definisi di samping angka-angka tersebut.

Kesalahan umum

Menganggap time to fill dan time to hire sebagai satu angka yang sama. Keduanya dimulai pada momen yang berbeda. Beri label pada metrik mana pun yang Anda laporkan dan pertahankan label tersebut.

Memasukkan posisi evergreen dalam perhitungan rata-rata. Posisi yang selalu terbuka akan menggelembungkan angka tersebut tanpa memberikan informasi apa pun tentang kecepatan proses.

Membandingkan angka Anda dengan angka perusahaan lain. Titik awal yang berbeda membuat perbandingan menjadi tidak berarti. Sebaiknya, lacak tren Anda sendiri.

Melaporkan rata-rata pada volume data yang rendah. Enam perekrutan dan satu pencarian yang sulit akan menghasilkan rata-rata yang menyesatkan. Tampilkan median di sampingnya.

Mengabaikan permintaan yang dibatalkan secara diam-diam. Posisi yang ditutup tanpa adanya perekrutan adalah hasil yang nyata. Hitunglah di suatu tempat alih-alih memfilternya keluar.

Mencampuradukkan hari kalender dan hari kerja. Keduanya memiliki alasan yang kuat tetapi tidak dapat dibandingkan. Pilih salah satu dan tuliskan pada laporan.

Mengabaikan tahapan yang diganti namanya. Tahap yang digabungkan akan merusak satu rasio dan membiarkan sisanya tetap utuh, yang terlihat seperti temuan nyata padahal sebenarnya tidak.

Kesimpulan

Tetapkan kapan waktu mulai dihitung, kecualikan posisi evergreen, hitung setiap tahap, dan bagi tahapan yang berurutan untuk mendapatkan rasionya. Kemudian laporkan kedua metrik kecepatan tersebut dengan nama yang terpisah.

Jumlah data bukanlah hasil akhir yang utama. Tahap di mana kandidat terhenti adalah hal yang memberi tahu Anda apa yang harus diubah bulan depan.

Itulah seluruh alasan untuk membuat laporan corong perekrutan alih-alih hanya mengutip satu angka rata-rata. Satu angka memberi tahu Anda bagaimana hasil kerja Anda, dan corong tersebut memberi tahu Anda di bagian mana.

Jika menyusun ulang tampilan tersebut di setiap siklus menyita waktu kuartal Anda, coba Powerdrill Bloom pada hasil ekspor ATS Anda. Lihat juga panduan kami untuk membuat laporan jumlah karyawan dan atrisi serta halaman AI report generator.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa perbedaan antara time to fill dan time to hire?

Time to fill dihitung dari persetujuan permintaan hingga penerimaan. Time to hire dihitung dari masuknya kandidat yang akhirnya terpilih ke dalam pipeline hingga penerimaan yang sama.

Bagaimana cara menghitung rata-rata time to fill?

Jumlahkan time to fill untuk setiap posisi yang terisi dalam periode tersebut, lalu bagi dengan jumlah posisi. Workable menyarankan untuk mengecualikan posisi yang selalu terbuka dari rata-rata tersebut.

Berapa nilai time to fill yang bagus?

Workable mengutip rata-rata 42 hari dari Society for Human Resource Management. Ditambahkan pula peringatan bahwa perusahaan lain mungkin tidak menghitung metrik tersebut dengan cara yang sama seperti Anda.

Tahapan apa saja yang harus dimasukkan dalam laporan corong perekrutan?

Tahapan apa pun yang sebenarnya ada dalam proses Anda, secara berurutan, lengkap dengan jumlah data dan konversi di antara setiap pasang tahapan. Konsistensi di berbagai periode lebih penting daripada sekadar mencocokkan templat.

Apakah sistem pelacakan pelamar saya dapat menghasilkan laporan ini?

Sistem tersebut biasanya dapat melaporkan jumlah tahapan, rasio hasil, dan time to fill. Workable mencatat bahwa sistem tersebut tidak dapat menghitung rata-rata cost per hire, yang memerlukan data keuangan.