Cara Melakukan Analisis SWOT: Contoh dan Templat

Analisis SWOT mengelompokkan faktor-faktor yang memengaruhi suatu tujuan ke dalam empat kelompok: kekuatan dan kelemahan di dalam kendali Anda, serta peluang dan ancaman di luarnya. Untuk melakukannya, tetapkan tujuan yang jelas dan kumpulkan bukti. Isi keempat kuadran dengan pernyataan yang spesifik, lalu urutkan poin-poin tersebut dan ubah poin teratas menjadi tindakan.

Panduan ini membahas apa itu analisis SWOT, kapan harus menggunakannya, dan cara melakukannya dalam enam tahapan. Panduan ini juga mencantumkan pertanyaan yang perlu diajukan di setiap kuadran, templat, tiga contoh, metode AI dalam tiga langkah, dan kesalahan umum.

Apa itu analisis SWOT

SWOT merupakan singkatan dari kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats). Community Tool Box adalah sumber daya dari University of Kansas. Sumber tersebut menyatakan bahwa metode ini "memandu Anda untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan organisasi Anda (S-W), serta peluang dan ancaman yang lebih luas (O-T)."

Keempat kelompok tersebut berada pada dua garis. Satu garis memisahkan hal internal dari hal eksternal. Garis lainnya memisahkan hal yang bermanfaat dari hal yang merugikan. Minnesota Department of Health menjelaskan pengaturan ini dalam satu kalimat. "Buat bagan dengan kolom berjudul 'Bermanfaat' dan 'Merugikan', serta baris berjudul 'Internal' dan 'Eksternal'."

	Bermanfaat	Merugikan
Internal	Kekuatan	Kelemahan
External	Peluang	Ancaman

Metode ini tidak hanya untuk perusahaan. Community Tool Box menyatakan bahwa metode ini "awalnya dikembangkan untuk bisnis dan industri." Ditambahkan pula bahwa metode ini "sama bergunanya dalam pekerjaan kesehatan dan pengembangan masyarakat, pendidikan, dan bahkan untuk pertumbuhan pribadi."

Kapan harus menggunakan analisis SWOT

Gunakan analisis ini ketika suatu keputusan bergantung pada posisi Anda sendiri dan dunia di sekitar Anda. Business Queensland, sebuah layanan Pemerintah Queensland, mencantumkan kegunaannya. Dikatakan bahwa analisis SWOT dapat membantu Anda "memutuskan apakah Anda harus memperkenalkan produk atau layanan baru" dan "memahami pasar serta pesaing Anda."

Momen-momen umum penggunaannya meliputi:

• Perencanaan. Business Queensland menyatakan bahwa analisis ini dapat "menjadi bagian dari tinjauan perencanaan strategis rutin Anda (triwulanan, setengah tahunan, atau tahunan)."
• Keputusan spesifik. Meluncurkan produk, memasuki pasar, atau mengganti pemasok.
• Tinjauan program. Minnesota Department of Health menyatakan bahwa analisis SWOT "dapat dilakukan pada berbagai tingkat organisasi." Contohnya adalah program, divisi, atau proses spesifik.
• Pilihan karier. Kantor karier menggunakan versi pribadi untuk mempersiapkan pencarian kerja, wawancara, atau perubahan karier.

Alat ini juga memiliki batasan. Business Queensland menyatakan bahwa analisis SWOT "tidak akan memprioritaskan masalah" dan "tidak akan memberikan solusi atau menawarkan keputusan alternatif." Rencanakan langkah-langkah tersebut sejak awal.

Sebelum Anda mulai: tujuan, cakupan, dan orang-orang

Tiga pilihan menentukan hasilnya.

Tetapkan satu tujuan. Tulis keputusan dalam satu kalimat, seperti "Haruskah kita membuka lokasi kedua tahun depan?" Setiap poin dalam kisi harus berkaitan dengannya. Tanpa tujuan, daftar akan menjadi panjang dan tidak jelas.

Tetapkan cakupan. Tentukan apakah Anda sedang meninjau seluruh bisnis, satu produk, atau satu tim. Business Queensland menyatakan bahwa Anda dapat meninjau seluruh bisnis Anda atau "melakukan analisis yang berfokus pada 1 atau 2 masalah spesifik."

Undang lebih dari satu sudut pandang. Community Tool Box menyatakan bahwa kelompok kecil dapat menyusun analisis ini. Ditambahkan pula bahwa "analisis ini akan lebih efektif jika Anda memanfaatkan banyak pemangku kepentingan." Business Queensland menyarankan Anda untuk "meminta masukan dari karyawan, pemasok, pelanggan, dan mitra Anda."

Cara melakukan analisis SWOT dalam enam tahapan

Berikut adalah metode manual, langkah demi langkah. Metode ini dapat digunakan di kertas, lembar kerja, atau dalam rapat.

1. Tulis tujuan di bagian atas. Satu keputusan, satu kalimat, dan tanggal.
2. Kumpulkan bukti sebelum Anda mengisi kisi. Tarik angka penjualan, umpan balik pelanggan, data biaya, harga pesaing, dan laporan pasar apa pun. Business Queensland menyarankan untuk "meneliti tren, laporan, dan data industri" untuk sisi eksternal.
3. Daftar faktor internal. Isi kekuatan dan kelemahan terlebih dahulu. Community Tool Box mencantumkan area yang perlu diperiksa: sumber daya manusia, sumber daya fisik, keuangan, aktivitas dan proses, serta pengalaman masa lalu.
4. Daftar faktor eksternal. Isi peluang dan ancaman berikutnya. Community Tool Box menyatakan, "Pasang jaring yang luas untuk bagian penilaian eksternal." Daftarnya mencakup tren, ekonomi, sumber pendanaan, demografi, legislasi, dan peristiwa.
5. Buat setiap poin spesifik. Ganti "staf yang baik" dengan siapa, keahlian apa, dan mengapa itu penting. Minnesota Department of Health menyarankan untuk "memverifikasi/mengukur pernyataan jika memungkinkan, daripada membuat pernyataan umum."
6. Urutkan dan bertindak. Business Queensland menyarankan untuk memilih "maksimal 3–5 masalah dari setiap kuadran," memprioritaskannya, dan membuat rencana tindakan untuk masing-masing masalah tersebut.

Dalam kelompok, berikan waktu kepada orang-orang untuk bertukar pikiran sebelum Anda menilai ide apa pun. Community Tool Box menyarankan untuk memberikan waktu "20-30 menit kepada kelompok kecil untuk bertukar pikiran." Kemudian meminta mereka untuk melaporkan kembali dalam urutan S-W-O-T.

Pertanyaan yang perlu diajukan untuk setiap kuadran

Pertanyaan yang baik menjaga daftar tetap jujur. Pertanyaan-pertanyaan ini berasal dari panduan SWOT Business Queensland dan Minnesota Department of Health.

Kekuatan (internal, bermanfaat)

• Apa yang dilakukan bisnis dengan baik?
• Apa keunggulan kompetitif Anda, dan mungkinkah itu menjangkau lebih banyak pelanggan?
• Keterampilan, pengetahuan, jaringan, dan reputasi apa yang Anda miliki?

Kelemahan (internal, merugikan)

• Apa kelemahan dari sistem dan proses Anda?
• Apakah ada kelemahan dalam model bisnis Anda?
• Apa yang mungkin dilakukan organisasi lain dengan lebih baik daripada organisasi Anda? Panduan Minnesota mencantumkan hal ini di antara kemungkinan kelemahan.

Peluang (eksternal, bermanfaat)

• Apa tren industri saat ini, dan dapatkah tren tersebut menguntungkan Anda?
• Apakah ada perubahan mendatang dalam hal pelanggan, regulasi, atau teknologi?
• Apakah ada kebutuhan pelanggan yang belum terpenuhi yang tidak dilayani oleh orang lain?

Ancaman (eksternal, merugikan)

• Faktor eksternal apa yang dapat membahayakan bisnis?
• Pesaing baru apa yang mungkin memasuki pasar Anda?
• Faktor politik, lingkungan, sosial, dan teknologi apa yang mungkin memengaruhi Anda?

Satu tips lagi dari panduan Minnesota berlaku untuk keempat kuadran. "Cobalah untuk melihat organisasi Anda dari perspektif eksternal, bahkan saat menilai faktor internal." Tanyakan apa yang akan dikatakan oleh pelanggan dan mitra.

Templat analisis SWOT

Salin templat ini ke dalam dokumen atau lembar kerja. Batasi setiap kuadran pada daftar pendek. Community Tool Box menyarankan untuk meminta kelompok memilih "10 poin atau kurang agar analisis dapat benar-benar bermanfaat."

Tujuan: (satu keputusan, satu kalimat)	Tanggal:	Pemilik:
Kekuatan (internal, bermanfaat) — Poin, bukti, sumber	Kelemahan (internal, merugikan) — Poin, bukti, sumber
Peluang (eksternal, bermanfaat) — Poin, bukti, sumber	Ancaman (eksternal, merugikan) — Poin, bukti, sumber
3 hingga 5 masalah teratas — Diurutkan, beserta kuadran asalnya	Tindakan — Pemilik, anggaran, tenggat waktu, tanggal tinjauan

Kolom bukti adalah hal yang membuat kisi ini dapat diperiksa. Tanpanya, analisis SWOT hanya mencatat opini. Dengannya, siapa pun dapat memeriksa mengapa suatu poin ada dalam daftar.

Contoh analisis SWOT

Tiga contoh di bawah ini menunjukkan cakupan yang berbeda. Yang pertama adalah contoh dari Business Queensland sendiri. Dua lainnya bersifat ilustratif, bukan hasil dari bisnis atau orang yang nyata.

Bisnis kecil yang memutuskan produk baru. Contoh dari Business Queensland berasal dari "sebuah bisnis yang mencoba memutuskan apakah mereka harus memperkenalkan produk baru ke dalam jajaran produk mereka." Daftarnya meliputi:

• Kekuatan: staf penjualan yang sangat baik dengan pengetahuan produk yang kuat, lokasi yang ramai, dan reputasi untuk inovasi.
• Kelemahan: kesulitan memenuhi tenggat waktu, biaya sewa yang tinggi, masalah arus kas, dan pencatatan yang buruk.
• Peluang: produk serupa di pasar kurang andal atau lebih mahal, dan pelanggan telah meminta produk serupa.
• Ancaman: pesaing dengan produk serupa, toko pesaing baru di dekatnya, dan kelesuan ekonomi yang dapat mengurangi pengeluaran.

Perhatikan betapa spesifiknya ancaman tersebut. Halaman tersebut menyatakan "daripada sekadar mencantumkan 'pesaing' sebagai ancaman, detail spesifik tentang bagaimana pesaing menjadi ancaman telah disertakan."

Tim perangkat lunak yang merencanakan tahun depan (ilustratif). Kekuatan: 92% pelanggan memperbarui langganan, dan balasan dukungan dalam waktu empat jam. Kelemahan: satu insinyur menguasai kode penagihan, dan orientasi membutuhkan waktu tiga minggu. Peluang: dua pelanggan besar meminta integrasi, dan saingan menaikkan harga. Ancaman: aturan privasi baru di satu pasar, dan pendatang baru dengan pendanaan kuat.

SWOT pribadi untuk pencarian kerja (ilustratif). Lembar kerja karier dari Virginia Commonwealth University (VCU) meminta Anda untuk mencatat "kekuatan dan kelemahan Anda dalam suatu situasi," lalu peluang dan ancamannya. Selebaran dari Cal Poly Humboldt menyatakan bahwa latihan ini memakan waktu sekitar "10-20 menit tergantung pada sifat topiknya." Seorang lulusan yang melamar peran analis mungkin mencantumkan keterampilan SQL dan magang sebagai kekuatan. Kelemahan mungkin berupa tidak adanya portofolio publik dan jaringan yang terbatas. Peluangnya bisa berupa acara perekrutan kampus dan program mentor alumni. Kumpulan pelamar yang kompetitif akan menjadi ancaman.

Cara melakukan analisis SWOT dengan AI

AI berguna untuk bagian-bagian yang lambat: membaca banyak sumber, memilah bukti ke dalam kuadran, dan menyusun draf laporan. Penilaian Anda tetap diperlukan untuk memutuskan apa yang penting dan untuk memeriksa bukti. Berikut adalah metode dalam tiga langkah, menggunakan Powerdrill Bloom.

Langkah 1: Kumpulkan bukti Anda di satu tempat

Unggah file yang berisi fakta: ekspor penjualan, hasil survei pelanggan, laporan biaya, daftar harga pesaing, dan riset pasar apa pun. Paket Free Powerdrill Bloom mencantumkan "Unggah Excel, CSV, PDF, dan dokumen" serta "Cari sumber data terbuka bawaan."

Untuk sisi eksternal, alat AI competitor analysis mencantumkan "SWOT per pesaing dengan bukti yang dikutip dan ringkasan komparatif." Alat AI market analysis mencakup pasar itu sendiri.

Nyatakan tujuan dalam perintah pertama Anda. Sebagai contoh: "Kami sedang memutuskan apakah akan membuka lokasi kedua tahun depan. Gunakan file-file ini sebagai satu-satunya sumber untuk faktor internal."

Langkah 2: Buat draf keempat kuadran dengan sumber

Mintalah draf pertama dalam bentuk templat. Perintah yang berguna adalah: "Buat draf analisis SWOT untuk keputusan ini. Cantumkan hingga delapan poin per kuadran. Untuk setiap poin, berikan bukti serta file, halaman, atau baris asalnya. Tandai poin apa pun yang tidak memiliki bukti."

Baca setiap poin berdasarkan sumbernya. Beranda Powerdrill Bloom menyatakan "Setiap angka kembali dengan halaman, baris, dan angka di baliknya." Hapus poin dengan bukti yang lemah, dan tulis ulang poin yang tidak jelas hingga menjadi spesifik.

Kemudian tambahkan apa yang tidak dapat diketahui oleh file. Penilaian tim Anda tentang budaya, waktu, dan risiko juga termasuk dalam kisi tersebut. Tandai poin-poin tersebut sebagai penilaian, sehingga pembaca dapat membedakannya dari data.

Langkah 3: Urutkan masalah dan buat laporan

Minta alat tersebut untuk mengurutkan poin-poin berdasarkan dampaknya terhadap tujuan, dan pertahankan tiga hingga lima poin per kuadran. Kemudian minta rencana tindakan dengan pemilik, anggaran, dan tanggal untuk setiap masalah utama.

Terakhir, mintalah hasil keluaran yang dibutuhkan audiens Anda. Paket berbayar mencantumkan "Analisis mendalam, visualisasi, dan pelaporan." Halaman AI report generator membahas tentang mengubah hasil menjadi laporan tertulis. Jika Anda perlu mempresentasikan hasilnya, panduan kami tentang SWOT analysis presentation membahas tentang slide presentasinya.

Cara mengubah analisis SWOT menjadi tindakan

Kisi yang sudah selesai adalah titik awal, bukan keputusan. Minnesota Department of Health mencantumkan empat pertanyaan untuk diajukan berikutnya:

• "Bagaimana Anda dapat mengubah kelemahan menjadi kekuatan?"
• "Menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman?"
• "Menggunakan kekuatan untuk memaksimalkan peluang?"
• "Menggunakan kekuatan untuk mengompensasi atau meminimalkan kelemahan?"

Pertanyaan-pertanyaan tersebut memasangkan kuadran. Kekuatan yang dicocokkan dengan peluang menjadi langkah pertumbuhan. Kelemahan yang dicocokkan dengan ancaman menjadi risiko yang harus diperbaiki terlebih dahulu. Community Tool Box menyertakan matriks untuk pemasangan ini, yang diadaptasi dari teks strategi Fred David, yang disebut matriks TOWS.

Setiap tindakan membutuhkan pemilik dan tanggal. Business Queensland mencantumkan "orang-orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah," "sumber daya dan anggaran yang diperlukan," serta "jangka waktu penyelesaian dan tinjauan."

Kemudian hubungkan hasilnya dengan rencana Anda. Business Queensland menyarankan untuk "menghubungkan kembali analisis SWOT ke rencana bisnis Anda." Jika analisis tersebut mendukung pengajuan pendanaan, panduan kami tentang business plan presentation menunjukkan di mana letak kesesuaiannya. Tinjau kisi tersebut secara terjadwal. Ancaman dari kuartal lalu mungkin sekarang sudah hilang, dan ancaman baru mungkin telah menggantikannya.

Kesalahan umum

Waspadai kesalahan-kesalahan ini:

• Tidak ada tujuan. Tanpa satu keputusan, setiap poin tampak relevan, dan tidak ada yang mengarah ke mana pun.
• Mencampuradukkan internal dan eksternal. "Pesaing buka di dekat kita" adalah ancaman, bukan kelemahan. Jaga batas antara apa yang Anda kendalikan dan apa yang tidak.
• Poin yang tidak jelas. "Merek yang kuat" tidak banyak berarti. Katakan apa buktinya dan dari mana asalnya.
• Terlalu banyak poin. Business Queensland mencatat bahwa analisis SWOT "dan menghasilkan terlalu banyak ide tetapi tidak akan membantu Anda memilih mana yang terbaik."
• Satu perspektif. Kisi yang ditulis oleh satu orang dapat melewatkan apa yang dilihat oleh pelanggan dan staf.
• Tidak ada tindak lanjut. Panduan Business Queensland memperingatkan bahwa analisis SWOT "tidak akan memberikan solusi," sehingga rencana tindakan bukanlah pilihan opsional.
• Tidak pernah diperbarui. Pasar berubah, jadi tinjau kembali analisis tersebut pada siklus perencanaan Anda berikutnya.

Kisi yang baik itu singkat, spesifik, dan didukung oleh bukti. Ingin membuat draf dari file yang sudah Anda miliki? Coba Powerdrill Bloom dengan ekspor penjualan dan umpan balik pelanggan terbaru Anda.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu analisis SWOT?

Analisis SWOT adalah metode perencanaan yang mencantumkan kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats). Kekuatan dan kelemahan adalah faktor internal yang Anda kendalikan. Peluang dan ancaman adalah faktor eksternal yang tidak Anda kendalikan. Hasilnya adalah kisi empat bagian yang mendukung satu keputusan atau rencana.

Apa saja langkah-langkah untuk melakukan analisis SWOT?

Tetapkan satu tujuan, kumpulkan bukti, dan daftarkan kekuatan serta kelemahan internal. Kemudian daftarkan peluang dan ancaman eksternal, serta buat setiap poin spesifik. Terakhir, urutkan tiga hingga lima masalah teratas di setiap kuadran dan tulis rencana tindakan dengan pemilik dan tanggal.

Apa contoh dari analisis SWOT?

Business Queensland memberikan contoh bisnis yang memutuskan produk baru. Kekuatannya meliputi staf penjualan yang terampil dan lokasi yang ramai. Kelemahannya meliputi masalah arus kas. Permintaan pelanggan dihitung sebagai peluang, sedangkan pesaing yang buka di dekatnya dihitung sebagai ancaman.

Bagaimana cara melakukan analisis SWOT pada diri sendiri?

Tetapkan tujuan, seperti pencarian kerja atau perubahan karier. Daftarkan keterampilan dan pengalaman Anda sebagai kekuatan, dan kesenjangan sebagai kelemahan. Kemudian daftarkan lowongan di luar, seperti pemberi kerja yang sedang merekrut atau program mentor, sebagai peluang, dan risiko luar sebagai ancaman. Rencanakan cara menggunakan kekuatan Anda.

Apakah AI bisa melakukan analisis SWOT?

AI dapat menyusun draf analisis SWOT dari file dan data publik Anda, memilah bukti ke dalam kuadran, dan menulis laporan. AI tidak dapat mengetahui penilaian atau tujuan tim Anda kecuali Anda memberikannya. Periksa setiap poin berdasarkan sumbernya dan tambahkan faktor-faktor yang hanya dapat dilihat oleh orang-orang di dalam pekerjaan tersebut.

Sumber: University of Kansas Community Tool Box, Analisis SWOT · Minnesota Department of Health, Analisis SWOT · Business Queensland, analisis SWOT · VCU Career Services, lembar kerja Analisis SWOT · Cal Poly Humboldt, Analisis SWOT Resume.