Cara Membuat Laporan Kehabisan Stok dengan AI: 6 Pemeriksaan Mudah di Tahun 2026
Laporan kehabisan stok mencantumkan barang mana saja yang habis, berapa lama, dan berapa kerugian yang ditimbulkan. Panduan ini menunjukkan cara menyusun laporan tersebut dari ekspor inventaris atau pesanan. Panduan ini mencakup tiga langkah untuk membuatnya dengan AI, ditambah enam pemeriksaan yang membedakan laporan yang berguna dari sekadar daftar angka nol.
Apa saja yang dijawab oleh laporan kehabisan stok
Sebagian besar ekspor inventaris dapat memberi tahu Anda apa yang tersedia saat ini. Itu hanyalah sebuah cuplikan, dan menyembunyikan hal yang sebenarnya perlu Anda ketahui: apa yang habis, kapan, dan apakah ada yang menyadarinya.
Laporan kehabisan stok adalah tampilan historis. Untuk setiap barang, laporan ini menjawab empat pertanyaan. Kapan jumlah yang tersedia mencapai nol? Berapa lama jumlahnya tetap di angka tersebut? Seberapa besar permintaan yang masuk selama periode tersebut? Dan pemasok atau lead time mana yang ada di baliknya?
Ada aspek kepatuhan dalam hal ini yang terkadang terlambat disadari oleh tim inventaris. Jika Anda menjual langsung ke konsumen di Amerika Serikat, kehabisan stok bukan hanya masalah pengisian ulang. Aturan Barang Dagangan Pesanan Melalui Surat, Internet, atau Telepon dari FTC sangat jelas. Aturan tersebut menyatakan bahwa "ketika Anda mengiklankan barang dagangan, Anda harus memiliki dasar yang masuk akal untuk menyatakan atau menyiratkan bahwa Anda dapat mengirimkannya dalam waktu tertentu." Tanpa adanya pernyataan pengiriman, Anda memerlukan "dasar yang masuk akal untuk meyakini bahwa Anda dapat mengirimkannya dalam waktu 30 hari."
Kewajiban tersebut berlanjut setelah pesanan masuk. FTC menulis bahwa jika "Anda mengetahui bahwa Anda tidak dapat mengirimkan barang dalam waktu yang Anda nyatakan atau dalam waktu 30 hari," Anda harus segera bertindak. Ketentuannya adalah "Anda harus meminta persetujuan pelanggan atas keterlambatan pengiriman tersebut." Jika Anda tidak dapat mengirimkan barang atau mengirimkan pemberitahuan tepat waktu, "Anda harus membatalkan pesanan dan segera memberikan pengembalian dana." Pemberitahuan keterlambatan pertama harus memberikan "tanggal pengiriman revisi yang pasti." Jika tanggal tersebut tidak diketahui, pemberitahuan tersebut harus memuat "pernyataan bahwa Anda tidak dapat memberikan tanggal pengiriman revisi."
Ini adalah aturan federal AS dan artikel ini bukan merupakan nasihat hukum; kewajiban Anda bergantung pada tempat Anda menjual dan apa yang Anda janjikan. Poin penting untuk laporan ini lebih spesifik: saat jumlah barang mencapai nol, waktu mungkin sudah mulai berjalan.
Apa yang Anda butuhkan sebelum memulai
- Ekspor pergerakan inventaris atau stok yang tersedia dengan kolom tanggal, pengidentifikasi barang, dan jumlah.
- Baris pesanan atau penjualan yang mencakup periode yang sama, sehingga permintaan selama masa kekosongan dapat diukur.
- Kolom pemasok dan lead time jika Anda memilikinya. Kolom ini mengubah deskripsi menjadi sebuah penyebab.
- Definisi operasional "kehabisan stok" untuk bisnis Anda. Stok fisik nol, atau di bawah safety stock, akan menghasilkan laporan yang berbeda.
Poin terakhir tersebut menyebabkan lebih banyak pekerjaan ulang dibandingkan hal lainnya. Tentukan sekali, tulis di bagian atas laporan, dan jaga agar tetap konsisten dari bulan ke bulan.
Cara melakukannya secara manual
Opsi 1: Filter angka nol dan periksa secara manual
Urutkan hasil ekspor berdasarkan jumlah, filter ke angka nol, lalu baca daftarnya. Ini hanya membutuhkan waktu dua menit dan hampir tidak menjawab apa pun, karena cuplikan data tidak dapat memberi tahu Anda durasinya.
Berguna sebagai pemeriksaan kelayakan sebelum penghitungan stok. Tidak berguna sebagai sebuah laporan.
Opsi 2: Pivot berdasarkan barang dan tanggal
Buat tabel pivot dengan barang sebagai baris dan tanggal sebagai kolom, lalu cari deretan angka nol yang berurutan. Cara ini memang menampilkan durasi, dan untuk beberapa puluh SKU, cara ini sangat bisa diterapkan.
Kendalanya adalah skala dan bentuk data. Data harian selama setahun untuk seribu barang akan menghasilkan lembar kerja yang sangat lebar dan lambat, dan mencari angka nol berturut-turut secara manual di 365 kolom sangat tidak andal.
Opsi 3: Deteksi kekosongan berbasis rumus
Buat kolom pembantu yang menandai hari pertama jumlah mencapai nol. Tambahkan kolom lain yang menghitung panjang durasi berturut-turut, dan kolom ketiga yang menggabungkan permintaan dari baris pesanan. Ini akan menghasilkan laporan kehabisan stok yang sebenarnya.
Namun, cara ini juga menghasilkan buku kerja yang hanya dipahami oleh satu orang. Ketika skema ekspor berubah, rumus akan rusak tanpa disadari, dan laporan akan terus menghasilkan angka yang kini salah.
Di mana letak hambatan metode manual
Hambatannya bukan pada perhitungan aritmetikanya. Hambatannya adalah bahwa laporan kehabisan stok merupakan proses penggabungan di tiga file yang jarang memiliki kunci pencocokan yang sama.
Pergerakan inventaris menggunakan SKU gudang. Baris pesanan menggunakan ID produk khusus saluran. Daftar pemasok menggunakan nomor suku cadang vendor. Seseorang harus mencocokkan data tersebut sebelum penghitungan dimulai, dan pencocokan itu harus dilakukan ulang setiap bulan karena tidak ada yang mencatat metodenya.
Hambatan kedua adalah pergeseran definisi. Laporan bulan lalu menganggap barang habis saat stoknya nol. Bulan ini seseorang menggunakan kriteria "di bawah titik pemesanan ulang" karena dirasa lebih berguna. Kedua laporan tersebut tidak lagi dapat dibandingkan, dan tren grafik yang akan dibahas semua orang menjadi tidak berarti.
Cara membuat laporan kehabisan stok dengan Powerdrill Bloom
Langkah 1: Unggah ekspor inventaris dan pesanan secara bersamaan
Masukkan ekspor pergerakan stok dan baris pesanan ke dalam Powerdrill Bloom secara bersamaan. Paket Free mencakup unggahan Excel, CSV, PDF, dan dokumen, sehingga kedua file dapat dimasukkan tanpa perlu paket berbayar.
Mengunggahnya secara bersamaan adalah hal yang memungkinkan penggabungan data terjadi. Tambahkan juga daftar pemasok jika Anda memilikinya.
Langkah 2: Nyatakan definisi kehabisan stok Anda, lalu minta analisis kekosongan stok
Sampaikan dalam bahasa sehari-hari. Anggap jumlah yang tersedia pada atau di bawah nol sebagai kehabisan stok. Temukan setiap rangkaian hari berturut-turut untuk setiap barang, dan tunjukkan permintaan yang masuk selama rangkaian tersebut.
Menjelaskan ambang batas secara eksplisit adalah kunci utamanya. Agen AI akan menerapkannya secara konsisten di setiap barang, yang merupakan hal yang sering gagal dilakukan oleh laporan yang dibuat secara manual.
Langkah 3: Buat laporan dengan tabel peringkat dan grafik
Mintalah hasil yang Anda butuhkan: tabel peringkat barang berdasarkan hilangnya permintaan, lini masa kapan kekosongan stok menumpuk, dan ringkasan singkat. Paket Free dari Powerdrill Bloom mencakup pembuatan wawasan, grafik, dan ringkasan, serta pembuatan slide, dokumen, spreadsheet, dan gambar dasar.
Jika laporan tersebut akan digunakan untuk tinjauan pemasok, paket Pro memperluas kemampuan ini ke output slide dan dokumen Office lengkap. Tabel dan ulasan kemudian akan berada dalam satu file.
6 pemeriksaan yang harus dipenuhi oleh setiap laporan kehabisan stok
Pemeriksaan 1: Apakah ambang batas kehabisan stok dicantumkan dalam laporan?
Stok fisik nol dan di bawah safety stock menghasilkan daftar yang berbeda. Apa pun yang Anda pilih, cantumkan pada laporan. Tanpa hal itu, perbandingan bulan depan hanyalah tebak-tebakan.
Pemeriksaan 2: Apakah setiap kekosongan memiliki durasi, bukan sekadar tanda?
Barang yang habis selama empat jam di malam hari dan barang yang habis selama sebelas hari bukanlah kejadian yang sama. Laporan yang hanya menandai "ya, barang ini habis" tidak dapat diprioritaskan.
Pemeriksaan 3: Apakah permintaan selama masa kekosongan disertakan?
Ini adalah kolom yang mengubah daftar menjadi sebuah kasus bisnis. Barang yang tidak dicoba dibeli oleh siapa pun saat stoknya kosong tidak menimbulkan kerugian bagi Anda. Lampirkan pesanan, aktivitas masukkan-ke-keranjang, atau inden — sinyal permintaan apa pun yang benar-benar Anda rekam.
Pemeriksaan 4: Apakah kehabisan stok semu dikecualikan?
Barang yang dihentikan produksinya di tengah periode, lini musiman yang sengaja dihabiskan, dan SKU yang dimigrasikan ke kode baru semuanya akan terbaca sebagai kehabisan stok permanen. Hal-hal ini akan mendominasi peringkat apa pun yang diurutkan berdasarkan durasi. Saring hal-hal tersebut dan nyatakan dalam laporan.
Pemeriksaan 5: Apakah pemasok atau lead time dilampirkan?
Tanpa hal itu, laporan hanya berakhir pada kesimpulan "stok kita habis." Dengan hal itu, laporan akan menunjukkan pemasok mana yang menyebabkan kekosongan stok, yang merupakan versi laporan yang dapat membawa perubahan. Kartu penilaian pemasok adalah tindak lanjut yang tepat setelahnya.
Pemeriksaan 6: Apakah laporan ini mencakup periode waktu yang sama dengan bulan lalu?
Membandingkan laporan 30 hari dengan laporan 31 hari akan menghasilkan perbedaan matematis, bukan perbedaan kinerja. Hal yang sama berlaku ketika satu periode menyertakan kampanye promosi dan periode lainnya tidak. Tetapkan periode waktu yang sama dan catat kampanye apa pun yang berjalan di dalamnya.
Apa yang dihemat oleh metode ini
| Tugas | Secara manual | Dari ekspor yang diunggah |
|---|---|---|
| Mencocokkan SKU, ID produk, dan nomor suku cadang vendor | 20–40 menit, dilakukan ulang setiap bulan | Ditangani dalam proses yang sama |
| Menemukan deretan angka nol berturut-turut di 1.000 barang | Kolom rumus ditambah verifikasi, 30+ menit | Bagian dari pertanyaan yang Anda ajukan |
| Menggabungkan permintaan ke setiap kekosongan stok | Proses pencarian data kedua | Sudah disertakan saat kedua file diunggah |
| Menerapkan satu definisi secara konsisten | Disiplin manual, cenderung bergeser seiring waktu | Dinyatakan sekali, diterapkan ke setiap baris |
Praktik terbaik
Laporkan hilangnya permintaan, bukan hilangnya pendapatan, kecuali Anda dapat mempertahankan harga tersebut. Permintaan selama masa kekosongan dapat diamati secara nyata. Pendapatan mengasumsikan adanya konversi penjualan yang sebenarnya tidak terjadi.
Pisahkan antara "tidak pernah distok" dengan "kehabisan stok". SKU yang tidak pernah diterima adalah masalah pembelian, bukan masalah kehabisan stok.
Lihat sisi sebaliknya dalam tinjauan yang sama. Barang yang tidak pernah bergerak menahan modal yang seharusnya bisa mencegah kekosongan stok. Tampilan inventaris yang lambat bergerak adalah pelengkap dari laporan ini.
Simpan tabel kekosongan data mentah. Ringkasan sering kali diperdebatkan. Daftar tingkat baris yang berisi barang, tanggal mulai, tanggal berakhir, dan permintaan adalah hal yang dapat menyelesaikan perdebatan.
Kesimpulan
Laporan kehabisan stok hanya sebagus definisi dan penggabungan datanya. Keduanya adalah bagian di mana pekerjaan manual sering kali bergeser secara perlahan, itulah sebabnya versi bulanan sering kali tidak lagi dapat dibandingkan dengan laporan sebelumnya.
Jika Anda memiliki data ekspor tetapi tidak punya waktu untuk mencocokkannya, coba Powerdrill Bloom dengan memasukkan file inventaris dan pesanan secara bersamaan. Untuk melihat alat bantu yang lebih luas di bidang ini, lihat ulasan alat peramalan inventaris dan permintaan berbasis AI. Pilihan asisten AI Excel sangat cocok untuk data yang berada di dalam buku kerja.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu laporan kehabisan stok?
Ini adalah laporan historis yang menunjukkan barang mana saja yang habis dan kapan setiap kekosongan stok dimulai serta berakhir. Laporan ini juga mencatat berapa lama setiap kekosongan berlangsung dan seberapa besar permintaan yang masuk selama periode tersebut. Berbeda dengan cuplikan stok yang tersedia, laporan ini mengukur durasi dan kerugian.
Bagaimana cara menghitung kehabisan stok di Excel?
Tandai setiap tanggal di mana jumlah yang tersedia memenuhi ambang batas Anda, lalu hitung hari berturut-turut yang ditandai per barang untuk mendapatkan panjang durasi. Menggabungkan baris pesanan ke periode tersebut akan memberikan data permintaan selama masa kekosongan. Cara ini berhasil, tetapi rumus akan rusak ketika skema ekspor berubah.
Apakah kehabisan stok harus dihitung pada angka nol atau pada safety stock?
Keduanya dapat dibenarkan, dan pilihannya bergantung pada apakah Anda mengukur dampak terhadap pelanggan atau kegagalan pengisian ulang stok. Yang terpenting adalah mencantumkan ambang batas tersebut pada laporan dan menjaganya tetap konsisten di setiap periode.
Apakah kehabisan stok menimbulkan kewajiban hukum?
Di Amerika Serikat, Aturan Barang Dagangan Pesanan Melalui Surat, Internet, atau Telepon dari FTC menetapkan kewajiban waktu pengiriman. Kewajiban tersebut mencakup meminta persetujuan atas keterlambatan pengiriman, dan membatalkan pesanan dengan pengembalian dana segera jika Anda tidak dapat mengirimkan barang atau memberikan pemberitahuan tepat waktu. Aturan berbeda-beda di setiap wilayah hukum, jadi periksalah aturan yang berlaku untuk Anda.
Seberapa sering laporan kehabisan stok harus dibuat?
Bulanan cocok untuk sebagian besar siklus tinjauan, dengan versi mingguan selama musim puncak penjualan. Jaga agar panjang periode waktu tetap identik di setiap pembuatan laporan agar perbandingannya tetap akurat.