Cara Membuat Single Source of Truth: Panduan Lengkap
Dua orang membuka dua spreadsheet dan melaporkan dua angka pendapatan yang berbeda untuk bulan yang sama. Keduanya teliti. Keduanya bisa mempertahankan angka mereka. Tidak ada yang salah.
Itu bukan masalah data. Itu adalah masalah definisi yang berkedok masalah data.
Sebagian besar upaya untuk memperbaikinya dimulai dengan langkah yang salah, yaitu memilih alat. Solusinya dimulai dengan menuliskan arti dari setiap metrik dan siapa yang mengambil keputusan.
Panduan ini membahas arti sebenarnya dari istilah tersebut dan empat keputusan yang harus diambil sebelum mulai bekerja dengan spreadsheet. Panduan ini kemudian menjelaskan tiga jalur manual dan batas kemampuan masing-masing jalur tersebut.
Apa sebenarnya single source of truth itu
Panduan Workday tentang SSOT mendefinisikannya sebagai "sistem terpusat tempat semua data bisnis yang penting dan mutakhir dikumpulkan, dibersihkan, dan dibuat dapat diakses secara universal."
Kalimat yang lebih penting muncul kemudian di halaman yang sama. Single source of truth "sering kali merupakan hasil dari penggunaan infrastruktur teknis secara benar, bukan infrastruktur itu sendiri."
Bacalah kalimat itu dua kali sebelum Anda membeli apa pun. Gudang data (warehouse) memberi Anda penyimpanan. Kesepakatan memberi Anda kebenaran.
Halaman yang sama menyebut silo data sebagai akar penyebab angka yang bertentangan. Halaman tersebut menggambarkannya sebagai "kumpulan informasi terisolasi yang terjebak dalam alat, spreadsheet, dan server departemen yang tidak saling terhubung." Urutan rekomendasi yang disarankan dimulai dengan tata kelola, bukan platform: tentukan istilah, tunjuk pemilik, lalu pilih teknologi, bersihkan data, lalu luncurkan secara bertahap.
Mengapa dua tim mendapatkan dua angka berbeda
Hampir selalu penyebabnya adalah salah satu dari empat hal berikut, dan tidak ada satu pun yang disebabkan oleh kesalahan berhitung.
Filter yang berbeda. Satu laporan mengecualikan akun internal dan catatan pengujian. Laporan lainnya menyertakannya. Tidak ada yang mencatat hal itu, jadi tidak ada yang menyadarinya.
Batasan waktu yang berbeda. Satu tim memotong bulan pada tanggal faktur, tim lainnya pada tanggal pembayaran. Keduanya memiliki argumen yang kuat, dan mereka tidak akan pernah sepakat.
Penyebut yang berbeda. Sebuah rasio memiliki dua bagian. Ubah bagian bawah (penyebut), maka persentasenya akan berubah tanpa ada satu pun catatan data yang berubah.
Waktu penarikan data (vintage) yang berbeda. Satu ekspor data dijalankan pada tanggal 1, yang lain pada tanggal 3, dan data yang terlambat masuk selama tiga hari tersebut berada di antaranya.
Empat keputusan yang harus diselesaikan terlebih dahulu
Tuliskan hal-hal ini sebelum menyentuh rumus apa pun. Tab definisi di samping angka-angka Anda adalah tata kelola termurah yang pernah Anda terapkan.
| Keputusan | Pertanyaan yang harus dijawab | Mengapa ini penting |
|---|---|---|
| Definisi | Apa sebenarnya yang dihitung sebagai satu unit dari metrik ini? | Menentukan siapa yang masuk dan keluar dari cakupan |
| Filter | Catatan data mana saja yang dikecualikan, dan mengapa? | Biasanya merupakan satu-satunya sumber perbedaan terbesar |
| Batasan | Kolom tanggal mana yang memotong periode tersebut? | Dua pilihan yang valid, dua jawaban yang berbeda |
| Pemilik | Siapa yang menyetujui perubahan pada definisi ini? | Tanpa nama penanggung jawab, definisi akan bergeser secara diam-diam |
Baris pemilik adalah bagian yang sering dilewati oleh tim. Definisi tanpa pemilik hanyalah sebuah saran, dan saran akan ditafsirkan ulang setiap kuartal.
Pasangkan ini dengan lapisan metrik yang sudah Anda laporkan. Panduan kami tentang leading and lagging indicators membahas metrik mana saja yang layak mendapatkan perlakuan ini, karena tidak semua metrik membutuhkannya.
Cara melakukannya secara manual
Opsi 1: Rekonsiliasi dua versi baris demi baris
Mulailah dengan perbedaan yang ada, bukan dengan teori. Tarik kedua laporan ke dalam satu workbook dan cocokkan catatan data menggunakan XLOOKUP pada kunci (key) yang sama.
Baris yang tidak cocok adalah temuan Anda. Baris tersebut menunjukkan apa yang disertakan oleh satu pihak dan tidak disertakan oleh pihak lain, yang merupakan filter yang tidak didokumentasikan oleh siapa pun.
Perhatikan label yang hampir duplikat saat Anda melakukannya. Fungsi EXACT membandingkan dua nilai teks dan bersifat sensitif terhadap huruf besar/kecil (case-sensitive). Fungsi ini mendeteksi pasangan seperti "ACME Corp" versus "Acme Corp." yang sering kali terlewatkan oleh mata manusia.
Keterbatasannya adalah cara ini hanya menyelesaikan masalah untuk satu bulan. Bulan depan, kedua laporan yang sama akan berbeda lagi, karena tidak ada perubahan struktural yang dilakukan.
Opsi 2: Buat satu dataset, lalu turunkan setiap laporan darinya
Konsolidasikan terlebih dahulu, baru buat laporan. Fitur merge pada Power Query mendukung beberapa jenis penggabungan (join), termasuk anti joins. Anti join mencantumkan catatan data yang ada di satu sumber tetapi tidak ada di sumber lainnya.
Kemudian hasilkan setiap angka turunan dari satu tabel tersebut. Jika suatu angka tidak dapat dilacak kembali ke tabel itu, angka tersebut tidak boleh disajikan.
Gunakan fungsi UNIQUE untuk memeriksa apakah kunci yang Anda gabungkan benar-benar unik. Kunci yang berulang akan menggelembungkan total secara diam-diam, dan total yang salah secara diam-diam jauh lebih buruk daripada total yang error.
Batasannya adalah pemeliharaan. Seseorang harus memperbaruinya, dan orang tersebut akan menjadi ketergantungan bagi tim.
Opsi 3: Sediakan tab definisi di samping angka-angka
Satu baris per metrik: nama, definisi, filter yang diterapkan, kolom tanggal yang digunakan, pemilik, dan tanggal terakhir ditinjau.
Inilah yang membuat laporan dapat dibandingkan pada kuartal berikutnya. Ini juga yang memungkinkan Anda menjawab "mengapa ini berbeda dari yang terakhir kali" dalam sepuluh detik, bukan seharian.
Keterbatasannya adalah menulis definisi tidak serta-merta menegakkannya. Tab definisi dan rumus di spreadsheet bisa saling menjauh, dan biasanya memang begitu.
Batasan bersama. Ketiga opsi tersebut mengasumsikan bahwa perbedaan dapat ditemukan dari file-file tersebut. Ketika dua departemen menggunakan sistem yang sama sekali berbeda, rekonsiliasi harus dimulai dengan mendapatkan hasil ekspor data yang sebanding terlebih dahulu.
Di Mana Jalur Manual Mulai Melambat
Rekonsiliasi pertama mungkin terasa menarik. Pada rekonsiliasi ketiga, rasanya seperti mengulang sore hari yang sama dengan tanggal-tanggal baru.
Definisi akan usang setiap kali bisnis berubah. Jenis paket baru, wilayah baru, kolom yang diganti namanya, dan aturan yang Anda tulis di bulan Maret tidak lagi berlaku untuk data di bulan September.
Hasil ekspor juga bisa bergeser. Seseorang mengubah filter di sistem sumber, dan file yang masuk terlihat identik padahal memiliki arti yang berbeda.
Lalu ada kerugian yang hanya muncul dalam rapat. Ketika dua angka bertabrakan secara langsung, Anda harus segera menjelaskan perbedaannya, dan penjelasan tersebut ada di dalam workbook yang tidak Anda bawa.
Inilah alasan mengapa kategori ini ada. Rangkuman alat AI untuk business intelligence tanpa tim data membahas sisi alat dari masalah ini.
Cara Membangunnya dengan Powerdrill Bloom
Langkah 1: Unggah kedua hasil ekspor yang bertentangan
Unggah kedua file yang tidak cocok secara bersamaan. Powerdrill Bloom akan memprofilkan kolom-kolom saat file masuk, sehingga format kunci yang tidak cocok, label yang tidak konsisten, dan kolom kosong akan terdeteksi sebelum total apa pun dihitung.
Langkah 2: Nyatakan definisi dalam bahasa alami
Jelaskan aturannya daripada membangunnya secara manual. Sebutkan metriknya, catatan data yang akan dikecualikan, kolom tanggal yang memotong periode, dan pengelompokannya.
Kemudian ajukan pertanyaan yang dapat mengungkap perbedaan tersebut. Tanyakan catatan data mana yang muncul di satu file tetapi tidak di file lainnya. Tanyakan label mana yang hanya berbeda pada huruf besar/kecil atau tanda baca. Lalu tanyakan berapa jumlah totalnya di bawah masing-masing batasan tanggal.
Langkah 3: Ekspor laporan yang telah direkonsiliasi
Ambil tabel yang telah direkonsiliasi, ringkasan varians, atau slide yang memuat definisi yang telah disepakati bersama dengan angkanya.
Mengapa Cara Ini Lebih Baik daripada Rekonsiliasi Manual
| Jalur manual | Powerdrill Bloom | |
|---|---|---|
| Menemukan catatan data yang tidak cocok | Anti join per pasang file | Tanyakan catatan data mana yang hilang |
| Mendeteksi label yang hampir duplikat | Kolom pembantu yang sensitif huruf besar/kecil | Muncul saat diunggah |
| Menguji batasan alternatif | Bangun ulang filter dan hitung ulang totalnya | Nyatakan aturan lainnya dan tanyakan |
| Menjalankan ulang bulan depan | Perbarui dan berharap tidak ada yang bergeser | Ganti file, pertahankan aturan |
Baris ketiga adalah bagian yang mengakhiri perdebatan. Kemampuan untuk menunjukkan kedua batasan tanggal secara berdampingan mengubah kalimat "angka Anda salah" menjadi "aturan kita berbeda," yang merupakan percakapan yang dapat dicarikan solusinya.
Kesalahan Umum
Membeli platform sebelum menyepakati definisi. Penyimpanan bukanlah kesepakatan. Tentukan istilah dan tunjuk pemiliknya terlebih dahulu, sesuai urutan tersebut.
Membiarkan penyebut tidak dinyatakan. Setiap rasio membutuhkan kedua bagian tertulis pada grafik. Tanpa keduanya, persentase hanyalah hiasan.
Menganggap satu konsolidasi besar sebagai garis akhir. Definisi akan usang seiring dengan perubahan produk dan organisasi, jadi jadwalkan peninjauan berkala daripada membangun ulang dari awal.
Mengasumsikan label yang identik berarti catatan data yang identik. Huruf besar/kecil, tanda baca, dan spasi di akhir semuanya dapat membuat duplikat yang tidak terlihat. Periksa sebelum menggabungkan, bukan setelahnya.
Merekonsiliasi hasil ekspor yang diambil pada hari yang berbeda. Data yang terlambat masuk akan terlihat seperti perbedaan. Cocokkan stempel waktu (timestamp) ekstraksi sebelum Anda mencocokkan baris data.
Mendokumentasikan definisi di tempat yang tidak pernah dibuka oleh siapa pun. Simpan definisi tersebut di file yang sama dengan angka-angka, dan beri label pada grafik dengan aturan yang digunakan.
Melewati penunjukan pemilik. Definisi tanpa penyetuju yang ditunjuk adalah definisi yang akan ditafsirkan ulang. Tempatkan satu orang penanggung jawab pada setiap baris.
Kesimpulan
Single source of truth adalah tentang kesepakatan terlebih dahulu dan infrastruktur kemudian. Tentukan setiap metrik, tuliskan filternya, tetapkan batasan tanggal, tunjuk pemiliknya, lalu turunkan setiap laporan dari satu dataset.
Bagian yang mahal bukanlah rekonsiliasi pertama. Melainkan menjaga agar definisi tersebut tetap relevan saat bisnis terus berubah di bawahnya.
Jika siklus tersebut menyita waktu akhir bulan Anda, coba Powerdrill Bloom pada dua file yang tidak cocok tersebut. Lihat juga panduan kami tentang membangun dasbor KPI dari spreadsheet dan menetapkan target KPI dari data Anda sendiri. Halaman pembersihan data AI membahas langkah persiapannya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
What is a single source of truth?
Ini adalah satu set definisi, sumber, dan perhitungan yang disepakati yang menjadi dasar dari setiap laporan. Panduan Workday menggambarkannya sebagai hasil dari penggunaan infrastruktur secara benar, bukan infrastruktur itu sendiri.
Apakah saya memerlukan data warehouse untuk memilikinya?
Tidak. Data warehouse menyediakan penyimpanan dan skala, sedangkan kesepakatan tentang definisi dan kepemilikan adalah hal yang membuat angka-angka menjadi cocok. Tim kecil dapat mencapainya dalam satu workbook tunggal yang dikelola dengan baik.
Mengapa dua laporan menunjukkan total yang berbeda?
Biasanya karena filter, batasan tanggal, penyebut, atau waktu ekspor data. Periksa keempat hal tersebut sebelum mengasumsikan adanya kesalahan perhitungan, karena kesalahan berhitung jarang sekali menjadi penyebabnya.
Siapa yang harus memiliki definisi metrik?
Satu orang yang ditunjuk per metrik, dengan wewenang untuk menyetujui perubahan. Kepemilikan bersama cenderung membuat definisi tersebut bergeser secara diam-diam di antara berbagai tim.
Seberapa sering definisi harus ditinjau?
Setiap kali bisnis yang mendasarinya berubah, atau pada jadwal rutin yang tetap jika tidak ada perubahan. Paket baru, wilayah baru, dan kolom yang diganti namanya semuanya dapat membatalkan aturan yang sebelumnya benar saat ditulis.