Cara Membuat Laporan Pengembalian Barang dan Dana: Panduan Lengkap

Sebuah toko melaporkan tingkat pengembalian sebesar 12%. Sepertiga dari jumlah tersebut tidak ada barang yang benar-benar kembali secara fisik.

Itu bukan kesalahan pada data. Hal itu terjadi ketika pengembalian dana dicatat sebagai pengembalian barang, yang memang merupakan cara sebagian besar platform menghitungnya.

Perbedaan ini terdengar sepele sampai ada orang di bagian operasional yang merencanakan kapasitas gudang berdasarkan angka Anda.

Panduan ini membahas apa saja yang harus ada dalam laporan pengembalian barang dan pengembalian dana, serta mengapa kedua kata tersebut menggambarkan peristiwa yang berbeda. Selanjutnya, panduan ini akan membahas masalah tanggal yang diam-diam merusak perbandingan bulanan, dan cara menyusun laporan tersebut dari data ekspor.

Apa saja yang harus ada dalam laporan pengembalian barang dan pengembalian dana

Ada lima hal yang harus ada dalam satu tampilan yang sama, dan persentase tingkat pengembalian hanyalah salah satunya.

Nilai pengembalian dana, jumlah pesanan yang dikembalikan dananya, periode, penyebut yang Anda gunakan untuk membagi, serta pembagian antara pengembalian dana penuh dan sebagian.

Tambahkan kode alasan jika platform Anda mencatatnya. Tingkat pengembalian memberi tahu Anda seberapa besar masalahnya, sedangkan alasan memberi tahu Anda masalah apa yang sebenarnya terjadi.

Abaikan biaya pengiriman dan pajak untuk sementara waktu. Keduanya biasanya dilacak secara terpisah, dan mencampurnya akan membuat angka tersebut mustahil untuk direkonsiliasi di kemudian hari.

Pengembalian barang dan pengembalian dana tidaklah sama

Dokumentasi platform biasanya sangat jelas mengenai hal ini, dan ada baiknya Anda membaca kata demi kata secara tepat.

Dokumentasi analitik WooCommerce memisahkan keduanya secara langsung. Dokumentasi tersebut menyatakan bahwa "refund menggambarkan transaksi yang mengirimkan kembali uang kepada pelanggan."

Bagian lain dari definisi tersebut adalah yang terpenting. Metrik pengembalian mencatat nilai pengembalian dana "baik pengembalian dana tersebut bersifat penuh atau sebagian, dan apakah barang dikembalikan secara fisik atau tidak."

Jadi, kredit kompensasi untuk barang yang rusak dihitung sebagai pengembalian barang, meskipun tidak ada barang yang dikirim kembali. Penyesuaian harga juga dihitung demikian.

Kalimat singkat itulah yang menjelaskan mengapa angka pengembalian barang yang diambil dari analitik e-commerce tidak bisa begitu saja diserahkan kepada tim gudang sebagai perkiraan pengembalian fisik.

Biaya pengiriman dan pajak juga dipisahkan. Biaya pengiriman dan pajak yang dikembalikan tidak termasuk dalam angka pengembalian dana. Sebaliknya, keduanya muncul sebagai nilai negatif pada angka pengiriman dan pajak.

Masalah tanggal

Masalah yang satu ini mengubah garis tren Anda, bukan hanya satu sel data saja, sehingga dampaknya lebih buruk.

WooCommerce mencatat pengembalian dana "sebagai angka negatif pada tanggal terjadinya pengembalian (bukan tanggal pesanan dibuat)."

Bayangkan apa dampaknya terhadap perbandingan bulanan. Pengembalian dana di bulan Maret untuk pesanan di bulan Februari akan masuk ke bulan Maret, dan pendapatan bulan Februari tidak pernah disesuaikan kembali.

Kedua bulan tersebut kini menjadi sedikit keliru dalam arah yang berlawanan. Bulan Februari terlihat lebih baik dari yang sebenarnya, dan bulan Maret menanggung biaya yang tidak dihasilkannya.

Ada dua solusi yang masuk akal, dan Anda harus memilih salah satunya secara tertulis.

Buat laporan berdasarkan tanggal pengembalian dana dan beri label laporan tersebut sebagai tampilan kas. Ini akan cocok dengan bank dan platform Anda, tetapi tidak akan pernah cocok dengan analisis kohort.

Or alokasikan kembali setiap pengembalian dana ke tanggal pesanan aslinya. Langkah ini memberikan gambaran yang sebenarnya per periode penjualan, yang berarti angka bulan lalu akan berubah setelah Anda mempublikasikannya.

Tidak ada yang salah dari kedua cara tersebut. Yang salah adalah mempublikasikannya tanpa menyebutkan metode mana yang Anda gunakan.

Memilih penyebut

Tingkat pengembalian membutuhkan pembagi, dan ada tiga pembagi umum yang menghasilkan tiga angka berbeda.

Penyebut	Arti dari tingkat pengembalian	Paling cocok untuk
Pesanan dalam periode tersebut	Proporsi pesanan yang mendapatkan pengembalian uang	Beban layanan pelanggan
Unit yang dikirim	Proporsi barang yang kembali	Gudang dan penyetokan ulang
Nilai penjualan bersih	Proporsi pendapatan yang dibatalkan	Keuangan dan margin

Pilih berdasarkan audiens Anda. Tinjauan keuangan membutuhkan versi nilai, sedangkan tinjauan operasional membutuhkan versi unit.

Kemudian, berhati-hatilah dengan angka penjualan di sekitarnya, karena angka-angka tersebut juga memiliki definisi tersendiri. WooCommerce menetapkan penjualan kotor sebagai harga dikali kuantitas tidak termasuk pengembalian dana, kupon, pajak, dan pengiriman, sedangkan penjualan bersih adalah penjualan kotor dikurangi pengembalian barang dan kupon.

Nilai pesanan rata-rata di sana adalah penjualan bersih dibagi dengan jumlah pesanan. Jadi, pengembalian dana sebenarnya sudah termasuk di dalam AOV yang mungkin Anda kutip di tempat lain.

Panduan kami tentang mengubah data pesanan e-commerce mentah menjadi laporan tren penjualan membahas sisi pendapatan dari data ekspor yang sama.

Cara melakukannya secara manual

Opsi 1: Dua total dan satu pembagian

Filter data ekspor untuk catatan pengembalian dana pada periode tersebut, lalu jumlahkan total nilai pengembalian dana menggunakan SUMIFS.

Hitung pesanan yang terdampak menggunakan COUNTIFS, dan hapus duplikasi pengidentifikasi pesanan terlebih dahulu jika satu pesanan dapat memiliki beberapa pengembalian dana.

Lakukan pembagian sekali saja di akhir. Menampilkan kedua total tersebut akan memudahkan orang lain untuk memeriksa pekerjaan Anda.

Batasan metode ini akan cepat terasa. Anda hanya mendapatkan satu tingkat pengembalian untuk satu periode, tanpa bisa melihat produk atau alasan apa yang mendorongnya.

Opsi 2: Satu baris per pengembalian dana

Buat tabel dengan satu baris untuk setiap pengembalian dana. Kolom-kolomnya berisi tanggal pesanan, tanggal pengembalian dana, selisih hari, nilai pengembalian dana, penuh atau sebagian, dan alasan.

Hitung selisih hari dengan mengurangi tanggal yang lebih awal dari tanggal yang lebih baru. Panduan Microsoft mengenai fungsi DATEDIF memperingatkan bahwa fungsi tersebut "mungkin menghitung hasil yang salah dalam skenario tertentu."

Sekarang laporan tersebut dapat difilter atau dipecah. Berdasarkan produk, kategori, saluran, alasan, atau jeda waktu pengembalian dana.

Kolom jeda waktu sering kali diremehkan. Penumpukan pengembalian dana pada 40 hari setelah pembelian menunjukkan masalah daya tahan produk, sedangkan penumpukan pada hari keempat menunjukkan masalah ukuran atau deskripsi produk.

Batasannya adalah volume data dan penggabungan. Mencocokkan pengembalian dana dengan baris pesanan dan data produk sudah melampaui batas kenyamanan penggunaan rumus biasa.

Opsi 3: Tab definisi

Catat tanggal mana yang Anda laporkan, penyebut yang digunakan, dan apakah biaya pengiriman serta pajak disertakan.

Kemudian catat pengecualiannya. Pesanan yang dibatalkan yang tidak pernah dikirim, transaksi uji coba, dan tolak bayar masing-masing memerlukan penanganan yang jelas.

Tolak bayar adalah hal yang sering dilupakan orang. Uang keluar, tidak ada pengembalian yang dicatat, dan kedua sistem akan selalu tidak sinkron.

Batasannya adalah menuliskan aturan tidak serta-merta menerapkannya secara otomatis. Seseorang mungkin akan membuat ulang filter yang sama bulan depan.

Batasan umum. Ketiga opsi di atas mengasumsikan data ekspor memuat kedua tanggal tersebut. Jika data hanya memiliki tanggal pengembalian dana, tampilan kohort tidak akan bisa dipulihkan dari file tersebut.

Di mana hambatan rute manual mulai terasa

Laporan pertama membutuhkan waktu satu pagi. Laporan keempat membutuhkan waktu lebih lama karena ada tiga hal yang bergeser.

Pengembalian dana sebagian terus bertambah. Satu pesanan dengan tiga pengembalian dana sebagian menjadi tiga baris, dan perhitungan jumlah pesanan yang didasarkan pada penghitungan baris kini menjadi salah.

Katalog produk berubah. SKU yang diganti namanya membagi riwayat satu produk menjadi dua, dan produk dengan tingkat pengembalian terburuk hilang dari daftar teratas Anda.

Kemudian definisinya bergeser secara diam-diam. Seseorang memasukkan biaya pengiriman yang dikembalikan pada bulan ini karena dirasa lebih lengkap, dan trennya pun menjadi rusak.

Ada konsekuensi keempat yang baru muncul dalam rapat. Ketika seseorang bertanya mengapa bagian keuangan memiliki angka yang berbeda, jawabannya adalah konvensi tanggal yang berada di tab yang lupa Anda bawa.

Sisi alat bantu memiliki rangkumannya sendiri di AI tools for e-commerce analytics.

Cara menyusunnya dengan Powerdrill Bloom

Langkah 1: Unggah data ekspor pesanan dan pengembalian dana Anda

Unggah file pesanan dan file pengembalian dana secara bersamaan. Powerdrill Bloom akan memprofilkan kolom-kolom tersebut saat masuk, sehingga tanggal pengembalian dana yang hilang, pengidentifikasi pesanan ganda, dan nilai SKU yang tidak konsisten akan terdeteksi sebelum tingkat pengembalian dihitung.

Langkah 2: Deskripsikan laporan dalam bahasa sehari-hari

Cukup sebutkan aturannya alih-alih menyusunnya secara manual. Sebutkan tanggal yang Anda laporkan, penyebutnya, apakah biaya pengiriman dan pajak disertakan, serta apa saja yang harus dikecualikan.

Kemudian ajukan pertanyaan untuk mendeteksi kesalahan. Tanyakan berapa banyak pesanan yang memiliki lebih dari satu pengembalian dana. Tanyakan pengembalian dana mana yang berada di luar periode pelaporan pesanan aslinya. Lalu, mintalah tingkat pengembalian berdasarkan produk dan kode alasan.

Langkah 3: Ekspor grafik, laporan, atau slide presentasi

Dapatkan tingkat pengembalian beserta penyebutnya, distribusi jeda waktu pengembalian dana dalam hitungan hari, atau slide presentasi yang menampilkan konvensi tanggal di samping angka tersebut.

Kesalahan umum yang sering terjadi

Menganggap pengembalian sebagai pengembalian fisik. Metrik platform menghitung nilai pengembalian dana terlepas dari apakah barangnya kembali atau tidak. Perjelas mana yang Anda maksud.

Melaporkan tingkat pengembalian tanpa penyebut. Pesanan, unit, dan nilai memberikan tiga jawaban yang berbeda. Sebutkan penyebut Anda pada laporan.

Mencampuradukkan tanggal pengembalian dana dan tanggal pesanan. Pilih satu konvensi, beri label, dan jangan pernah membandingkan keduanya secara silang.

Memasukkan biaya pengiriman dan pajak yang dikembalikan secara diam-diam. Keduanya biasanya dilacak secara terpisah. Memasukkannya akan membuat rekonsiliasi dengan bagian keuangan menjadi mustahil.

Menghitung baris, bukan pesanan. Pengembalian dana sebagian menghasilkan beberapa baris per pesanan. Hapus duplikasi sebelum menghitung.

Mengabaikan tolak bayar. Uang keluar tanpa adanya catatan pengembalian dana. Tentukan di mana transaksi ini akan muncul dan tuliskan aturannya.

Membandingkannya dengan tingkat pengembalian industri yang dipublikasikan. Pengecer lain menggunakan penyebut dan aturan tanggal yang berbeda. Bandingkan dengan tren Anda sendiri terlebih dahulu.

Kesimpulan

Pisahkan transaksi pengembalian dana dari nilai pengembalian barang, tentukan konvensi tanggal, pilih satu penyebut, dan laporkan tingkat pengembalian di samping basis data asalnya.

Tingkat pengembalian bukanlah hasil akhir yang utama. Pembagian berdasarkan produk, alasan, dan jeda waktu pengembalian danalah yang memberi tahu Anda apakah harus memperbaiki deskripsi produk, tabel ukuran, atau pemasok.

Jika menyusun ulang pembagian tersebut setiap bulan menyita waktu seharian, cobalah Powerdrill Bloom pada data ekspor pesanan Anda. Lihat juga halaman CSV AI assistant dan AI report generator.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa perbedaan antara pengembalian barang dan pengembalian dana?

Pengembalian dana adalah transaksi pengiriman kembali uang. Sedangkan pengembalian, sebagai sebuah metrik, mencatat nilai pengembalian dana dari barang dan jasa, terlepas dari apakah ada barang yang dikembalikan secara fisik atau tidak.

Bagaimana cara menghitung tingkat pengembalian?

Bagi aktivitas pengembalian dana dengan basis data yang ditentukan, lalu kalikan dengan 100. Basis data tersebut dapat berupa pesanan, unit yang dikirim, atau nilai penjualan bersih, dan masing-masing memberikan angka yang berbeda.

Haruskah saya membuat laporan berdasarkan tanggal pengembalian dana atau tanggal pesanan?

Yang mana saja boleh, asalkan Anda memberinya label yang jelas. Tanggal pengembalian dana akan cocok dengan platform dan bank Anda, sedangkan tanggal pesanan memberikan gambaran yang lebih akurat untuk setiap periode penjualan.

Apakah biaya pengiriman dan pajak yang dikembalikan ikut dihitung?

Biasanya tidak dimasukkan ke dalam angka pengembalian dana. WooCommerce melaporkan biaya pengiriman dan pajak yang dikembalikan pada angka pengiriman dan pajak secara terpisah.

Mengapa angka saya berbeda dengan bagian keuangan?

Paling sering disebabkan oleh konvensi tanggal, diikuti oleh apakah biaya pengiriman, pajak, dan tolak bayar disertakan. Bandingkan definisinya terlebih dahulu sebelum membandingkan angkanya.