Cara Membuat Diagram Pareto dengan AI: Langkah demi Langkah
Diagram Pareto mengurutkan kategori berdasarkan ukuran dan menggambarkan total kumulatif di atasnya. Hal ini menunjukkan betapa sedikitnya penyebab yang menyumbang sebagian besar volume. Panduan ini membahas komponen penyusun diagram tersebut dan cara membuatnya secara manual di Excel. Panduan ini kemudian memberikan tiga langkah untuk membuatnya dari data ekspor mentah.
Apa yang ditunjukkan oleh diagram Pareto
Halaman dukungan Microsoft mendefinisikan bentuk tersebut secara tepat. "Diagram Pareto atau histogram yang diurutkan berisi kolom-kolom yang diurutkan dalam urutan menurun dan garis yang mewakili persentase total kumulatif."
Jadi, ada dua lapisan. Batang menjawab pertanyaan "seberapa besar setiap kategori," diurutkan dari yang terbesar terlebih dahulu. Garis menjawab pertanyaan "seberapa banyak dari total yang telah kita cakup hingga titik ini."
Halaman yang sama menjelaskan mengapa diagram ini mendapatkan namanya: "Diagram Pareto menyoroti faktor-faktor terbesar dalam suatu kumpulan data." Halaman tersebut menambahkan bahwa diagram ini "dianggap sebagai salah satu dari tujuh alat dasar pengendalian kualitas."
Ungkapan terakhir tersebut adalah nilai praktisnya. Diagram batang yang diurutkan memberi tahu Anda kategori mana yang terbesar. Menambahkan garis kumulatif memberi tahu Anda di mana harus berhenti membaca, yang merupakan keputusan yang sebenarnya paling dibutuhkan oleh kebanyakan orang.
Untuk konsepnya saja, tanpa pembuatannya, penjelasan diagram Pareto membahas definisi dan alasan di balik pembingkaian 80/20.
Apa yang Anda butuhkan sebelum memulai
- Satu kolom kategori sebagai teks: alasan keluhan, jenis cacat, pemasok, kode produk.
- Satu kolom angka untuk diurutkan berdasarkan: biaya, unit, menit yang hilang, jumlah tiket.
- Keputusan tentang arti angka-angka tersebut. Jumlah biaya dan jumlah kejadian menghasilkan urutan yang berbeda dari daftar yang sama.
- Rentang waktu yang dapat Anda nyatakan pada diagram. Diagram Pareto selama tiga belas bulan dan dua belas bulan tidak dapat dibandingkan.
- Pandangan tentang ekor panjang (long tail). Lima puluh kategori yang masing-masing hanya memiliki satu kejadian akan memadati sumbu.
Item kedua adalah hal yang sering menyebabkan pengerjaan ulang. Pengurutan berdasarkan total biaya menempatkan kegagalan langka yang mahal di bagian atas. Pengurutan berdasarkan frekuensi menempatkan gangguan konstan yang murah di sana. Keduanya sah-sah saja, dan keduanya menghasilkan diagram yang berbeda.
Cara melakukannya secara manual di Excel
Opsi 1: Gunakan jenis diagram Pareto bawaan
Excel memiliki ini sebagai diagram bawaan. Instruksi Microsoft sangat singkat: "Pilih Sisipkan > Sisipkan Diagram Statistik, lalu di bawah Histogram, pilih Pareto."
Perilakunya bergantung pada apa yang Anda pilih, dan halaman dukungan menjelaskannya secara terperinci. "Biasanya, Anda memilih kolom yang berisi teks (kategori) dan salah satu kolom angka. Diagram Pareto kemudian mengelompokkan kategori yang sama dan menjumlahkan angka-angka yang sesuai."
Ada jebakan dalam kasus alternatif. Menurut halaman yang sama, memilih "dua kolom angka" justru akan mengubah hasilnya. Excel kemudian akan "membuat diagram data Anda dalam bin, sama seperti histogram." Anda akan mendapatkan diagram, tetapi diagram tersebut akan menjawab pertanyaan yang berbeda.
Opsi 2: Tambahkan kolom pembantu untuk menghitung, bukan menjumlahkan
Di sinilah jalur bawaan membutuhkan solusi alternatif. Excel menjumlahkan kolom numerik, sehingga daftar mentah insiden tanpa kolom biaya tidak memiliki apa pun untuk diurutkan.
Microsoft mendokumentasikan perbaikan ini sebagai tip. Tujuannya adalah untuk "menghitung jumlah kemunculan string teks." Anda "menambahkan kolom dan mengisinya dengan nilai 1," lalu "mengatur bin ke Berdasarkan Kategori."
Cara ini berhasil. Ini juga berarti hal pertama yang Anda lakukan pada data ekspor baru adalah menambahkan kolom berisi angka satu. Itu adalah tanda yang jelas bahwa alat dan tugas tersebut sedikit tidak selaras.
Opsi 3: Buat batang dan garis kumulatif sendiri
Urutkan secara menurun, tambahkan kolom total berjalan, lalu ubah kolom tersebut menjadi persentase dari total keseluruhan. Buat diagram kombinasi dengan persentase pada sumbu sekunder.
Ini memberi Anda kendali penuh atas label, ambang batas, dan bagian ekor. Ini juga merupakan empat langkah yang semuanya harus diulang saat data ekspor bulan depan tiba. Rumus total berjalan adalah rumus yang secara diam-diam rusak saat baris ditambahkan.
Di mana rute manual mulai melambat
Aritmetika bukanlah masalahnya. Masalahnya adalah bentuk data ekspor jarang sesuai dengan apa yang diharapkan oleh jenis diagram.
Data ekspor yang sebenarnya sering kali datang dengan kategori yang tersebar di beberapa kolom. Atau dengan kategori yang sama dieja dalam tiga cara berbeda. Atau dengan kolom numerik yang disimpan sebagai teks. Pengelompokan Excel bersifat literal, sehingga Supplier A, supplier a, dan Supplier A menjadi tiga batang yang berbeda.
Perlambatan kedua adalah bagian ekor. Setelah Anda memiliki lima puluh kategori, diagram menjadi tidak terbaca dan seseorang harus memutuskan di mana kategori "Lainnya" dimulai. Ambang batas tersebut adalah keputusan subjektif, dan akan dibuat secara berbeda setiap bulan kecuali jika didokumentasikan.
Yang ketiga adalah sumbu. Garis kumulatif seharusnya berada pada sumbu sekunder yang diskalakan hingga 100 persen. Mengaturnya secara manual cukup rumit, dan jika salah, garis tersebut akan terlihat seperti seri data kedua.
Cara membuat diagram Pareto dengan Powerdrill Bloom
Langkah 1: Unggah data ekspor mentah
Masukkan log insiden, daftar keluhan, atau ekspor transaksi ke dalam Powerdrill Bloom. Paket Free mencakup unggahan Excel, CSV, PDF, dan dokumen, sehingga file dapat dimasukkan tanpa paket berbayar.
Tidak perlu mengurutkannya, membersihkan ejaan kategori, atau menambahkan kolom pembantu terlebih dahulu. Pekerjaan tersebut adalah bagian dari permintaan, bukan prasyarat.
Langkah 2: Nyatakan dasar pengurutan dan cara memperlakukan bagian ekor
Sampaikan dalam bahasa alami. Sebutkan nama kolom kategori dan tentukan apakah ingin mengurutkan berdasarkan nilai yang dijumlahkan atau berdasarkan jumlah kejadian. Kemudian, tentukan di mana bagian ekor harus dikelompokkan ke dalam kategori "Lainnya".
Bersikap eksplisit tentang dasar pengurutan adalah kunci utamanya. Anda juga sebaiknya meminta agar label kategori yang hampir duplikat dikonsolidasikan. Jenis diagram bawaan hanya mengelompokkan kategori yang identik, sehingga pembersihan tersebut terjadi sebelum diagram dibuat, bukan di dalamnya.
Langkah 3: Hasilkan batang yang diurutkan dengan garis kumulatif
Mintalah hasil yang Anda butuhkan. Yaitu kategori yang diurutkan dari yang terbesar ke yang terkecil, dengan persentase kumulatif yang berjalan di atasnya. Tambahkan catatan singkat tentang berapa banyak kategori yang mencapai 80 persen pertama. Paket Free dari Powerdrill Bloom mencantumkan pembuatan wawasan, diagram, dan ringkasan.
Jika diagram tersebut akan dimasukkan ke dalam paket tinjauan, paket Pro memperluas ini ke output slide dan dokumen Office yang lebih lengkap. Halaman AI graph maker membahas kemampuan pembuatan diagram itu sendiri.
Apa yang dihemat oleh cara ini
| Tugas | Secara manual | Dari data ekspor yang diunggah |
|---|---|---|
| Mengonsolidasikan label kategori yang hampir duplikat | Temukan-dan-ganti secara manual, diulang setiap bulan | Bagian dari pertanyaan yang Anda ajukan |
| Menambahkan kolom pembantu untuk menghitung kemunculan | Diperlukan oleh jenis diagram bawaan | Tidak diperlukan |
| Membuat garis persentase kumulatif | Rumus ditambah sumbu sekunder | Sudah termasuk dalam permintaan |
| Memutuskan dan menerapkan kembali ambang batas "Lainnya" | Keputusan subjektif, bervariasi antar bulan | Dinyatakan sekali, diterapkan pada setiap proses |
Praktik terbaik
Nyatakan pada diagram apakah Anda mengurutkan berdasarkan nilai atau berdasarkan jumlah. Pembaca tidak dapat mengetahuinya hanya dari batang saja, dan kedua pengurutan tersebut sering kali berbeda pendapat tentang kategori mana yang pertama.
Biarkan bagian ekor tetap terlihat sebagai satu batang. Menyembunyikannya membuat garis kumulatif mencapai 100 persen terlalu cepat dan melebih-lebihkan konsentrasi data.
Jangan perlakukan 80/20 sebagai sebuah temuan. Ini adalah alat pembingkaian. Temuannya adalah jumlah kategori spesifik yang dibutuhkan data Anda untuk mencapai bagian tersebut. Jumlah tersebut sering kali lima, atau lima belas, bukan seperlima bagian yang rapi.
Sertakan penyebabnya, bukan hanya peringkatnya. Diagram Pareto dari jenis cacat memberi tahu Anda di mana letak volumenya. Memasangkannya dengan kartu skor pemasok adalah hal yang mengubah peringkat tersebut menjadi sebuah tindakan.
Periksa pengurutan terhadap sudut pandang kedua. Peta panas dari data yang sama akan menunjukkan apakah satu kategori mendominasi di mana-mana atau hanya di satu segmen.
Kesimpulan
Diagram Pareto adalah dua lapisan sederhana di atas daftar yang diurutkan, dan Excel menyediakan jenis diagram ini. Kendalanya hampir tidak pernah pada pembuatan plotnya. Melainkan pada pembersihan kategori, dasar pengurutan, dan ambang batas bagian ekor.
Tiga keputusan tersebut adalah hal yang membuat diagram satu bulan dapat dibandingkan dengan diagram bulan lalu. Tuliskan sekali, terapkan setiap kali, dan diagram tersebut akan menjadi pelacak, bukan sekadar diagram sekali pakai.
Jika Anda memiliki data ekspor tetapi tidak punya waktu untuk membentuknya kembali, coba Powerdrill Bloom dengan file mentah tersebut. Jalur Excel AI assistant cocok untuk data yang sudah ada di dalam buku kerja.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu diagram Pareto?
Ini adalah diagram dengan batang yang diurutkan dalam urutan menurun ditambah garis yang menunjukkan persentase total kumulatif. Dokumentasi Microsoft menjelaskannya sebagai histogram yang diurutkan dan mencantumkannya di antara tujuh alat dasar pengendalian kualitas. Batang mengurutkan kategori; garis menunjukkan seberapa banyak dari total yang dicakupnya.
Bagaimana cara membuat diagram Pareto di Excel?
Pilih kolom teks kategori dan kolom numerik, lalu pilih Sisipkan, Sisipkan Diagram Statistik, dan pilih Pareto di bawah Histogram. Excel mengelompokkan kategori yang cocok dan menjumlahkan angka-angkanya. Memilih dua kolom numerik justru akan menghasilkan output dalam bentuk bin seperti histogram.
Bagaimana cara menghitung kemunculan, bukan menjumlahkan nilai?
Tip yang didokumentasikan Microsoft adalah menambahkan kolom yang diisi dengan nilai 1, lalu membuat plot diagram dan mengatur bin ke Berdasarkan Kategori. Diagram tersebut kemudian menjumlahkan angka satu, yang sama saja dengan menghitung baris per kategori.
Haruskah saya mengurutkan berdasarkan biaya atau berdasarkan frekuensi?
Keduanya valid dan menjawab pertanyaan yang berbeda. Biaya merujuk pada kegagalan langka yang mahal; frekuensi merujuk pada kegagalan konstan yang murah. Pilih salah satu, nyatakan pada diagram, dan jaga konsistensinya antar periode.
Berapa banyak kategori yang harus ditunjukkan oleh diagram Pareto?
Cukup untuk melewati titik di mana garis kumulatif mendatar, biasanya antara lima hingga lima belas batang, ditambah satu batang yang dikelompokkan untuk sisanya. Menjaga sisa data tetap terlihat mencegah garis tersebut melebih-lebihkan seberapa terkonsentrasinya data tersebut.