Cara Membuat Laporan Headcount dan Attrisi: Langkah demi Langkah
Laporan headcount tampak seperti hal paling sederhana yang dihasilkan HR. Hitung jumlah orang, hitung karyawan yang keluar, bagi. Kirimkan.
Lalu seseorang bertanya apakah kontraktor termasuk dalam jumlah tersebut. Kemudian seseorang bertanya apakah orang yang keluar pada tanggal 31 dihitung untuk bulan tersebut. Sekarang laporan tersebut perlu dibuat ulang.
Proses menghitungnya sangat sepele. Keputusan di balik penghitungan itulah yang sulit, dan hal itulah yang membuat satu laporan headcount dipercaya sementara laporan lainnya diperdebatkan.
Panduan ini membahas apa saja yang perlu dicantumkan dalam laporan, mengapa penyebut atrisi mengubah hasil Anda, tiga metode manual, dan di mana masing-masing metode tersebut gagal.
Apa saja yang perlu dicantumkan dalam laporan headcount
Panduan Workday tentang pelaporan headcount mendefinisikannya sebagai laporan yang "menunjukkan siapa saja yang dipekerjakan oleh organisasi berdasarkan peran, tim, lokasi, status, dan jenis pekerjaan."
Halaman yang sama mencantumkan kolom-kolom yang biasanya ada dalam laporan tersebut. Kolom tersebut adalah departemen, peran pekerjaan, jenis pekerjaan, lokasi, manajer, tanggal mulai dan selesai, cost center, FTE, dan catatan tentang lowongan.
Daftar tersebut adalah daftar periksa ekspor Anda. Tiga dari kolom tersebut melakukan semua pekerjaan dalam perhitungan atrisi, yaitu ID karyawan, tanggal mulai, dan tanggal pemberhentian.
Jika ekspor HRIS Anda tidak memiliki tanggal pemberhentian, Anda tidak dapat menghitung atrisi sama sekali. Anda hanya dapat menghitung siapa yang saat ini aktif, yang merupakan laporan yang berbeda.
Headcount bukanlah FTE
Ini adalah perbedaan yang paling sering menimbulkan ketidaksepakatan diam-diam, dan halaman Workday menyatakannya secara langsung.
"Laporan headcount hanya berfokus pada jumlah orang, sedangkan laporan full-time equivalent (FTE) menerjemahkan jam kerja ke dalam unit standar untuk merencanakan kapasitas dan anggaran."
Jadi, dua karyawan paruh waktu dihitung sebagai dua dalam laporan headcount dan kira-kira satu dalam laporan FTE. Tidak ada angka yang salah, dan menyajikan angka yang salah kepada bagian Finance akan membuang waktu rapat Anda.
Tentukan mana yang diinginkan audiens sebelum Anda membuat apa pun. Kemudian beri label pada grafik dengan jawabannya, karena tidak ada orang yang membacanya nanti yang akan ingat.
Penyebut menentukan tingkat atrisi Anda
Atrisi adalah sebuah pecahan, dan bagian atasnya tidak kontroversial. Hitung jumlah karyawan yang keluar dalam periode tersebut.
Bagian bawahnya adalah sebuah pilihan, dan ada tiga opsi umum:
| Penyebut | Penjelasan | Dampak |
|---|---|---|
| Headcount di awal periode | Karyawan aktif pada hari pertama | Menggelembungkan tingkat atrisi saat Anda sedang berkembang |
| Headcount di akhir periode | Karyawan aktif pada hari terakhir | Mengecilkan tingkat atrisi saat Anda sedang berkembang |
| Rata-rata headcount selama periode tersebut | Biasanya awal ditambah akhir, dibagi dua | Paling stabil selama masa pertumbuhan atau penyusutan |
Rata-rata headcount adalah pilihan yang biasa digunakan karena suatu alasan. Selama masa perekrutan besar-besaran, angka di awal periode terlalu kecil untuk menjadi representatif. Jumlah karyawan keluar yang sama kemudian akan terbaca sebagai tingkat atrisi yang lebih buruk daripada yang sebenarnya.
Perhatikan bahwa halaman Workday menyebutkan tingkat turnover sebagai metrik tanpa mempublikasikan rumusnya. Jadi, perlakukan penyebut tersebut sebagai pilihan yang didokumentasikan oleh organisasi Anda, bukan sebagai standar universal, dan tuliskan pilihan tersebut pada laporan itu sendiri.
Satu keputusan lagi tersembunyi di bagian pembilang. Pemutusan hubungan kerja sukarela (voluntary) dan tidak sukarela (involuntary) memiliki perilaku yang berbeda, dan satu angka gabungan dapat menyembunyikan restrukturisasi di dalam apa yang tampak seperti masalah retensi. Pisahkan keduanya.
Cara melakukannya secara manual
Opsi 1: Hitung karyawan aktif, lalu hitung karyawan yang keluar
Mulailah dari hasil ekspor dan buat dua sel yang terlihat, alih-alih satu rumus bersarang.
Headcount aktif berasal dari COUNTIFS dengan kolom status Anda dan batas periode. Karyawan yang keluar berasal dari fungsi yang sama yang menghitung tanggal pemberhentian yang tidak kosong di dalam periode tersebut.
Letakkan kedua hitungan tersebut di sel yang dapat ditunjuk oleh seseorang. Pertanyaan pertama yang akan diajukan kepada Anda adalah berapa penyebutnya, dan Anda tentu ingin menjawabnya dengan menunjuk langsung daripada menjelaskan panjang lebar.
Kemudian hitung rata-rata headcount dengan AVERAGEIFS di seluruh snapshot bulanan jika Anda menyimpannya, atau dengan pintasan awal-ditambah-akhir jika tidak.
Batasannya adalah metode ini hanya memberi Anda satu tingkat persentase tanpa rincian lebih lanjut. Anda tahu atrisinya adalah 14% tetapi tidak tahu di bagian mana.
Opsi 2: Buat tabel penanda (flag table) tingkat karyawan
Satu baris per karyawan, satu kolom per pertanyaan. Aktif di awal periode, aktif di akhir periode, keluar dalam periode, sukarela atau tidak sukarela, masa kerja saat keluar.
Sekarang laporan tersebut dapat diiris (sliced). Atrisi berdasarkan departemen, manajer, lokasi, kelompok masa kerja, jenis pekerjaan.
Pengirisan itulah tempat di mana temuan penting berada. Angka gabungan 14% sering kali menyembunyikan satu tim yang memiliki tingkat atrisi 40% sementara tim lainnya hanya 4%. Hanya satu dari tim tersebut yang memerlukan tindakan.
⚠️ Berhati-hatilah saat menghitung masa kerja. Halaman Microsoft sendiri memuat peringatan tentang DATEDIF. Fungsi ini ada "untuk mendukung buku kerja lama dari Lotus 1-2-3" dan "mungkin menghasilkan perhitungan yang salah dalam skenario tertentu." Halaman yang sama mencatat bahwa Anda dapat mengurangi tanggal yang lebih awal dari tanggal yang lebih baru untuk mendapatkan jumlah hari.
Batasannya adalah volume data dan penggabungan (joins). Begitu Anda mencocokkan hasil ekspor HRIS dengan penggajian (payroll) dan tabel cost-center, penggunaan rumus tidak lagi menyenangkan.
Opsi 3: Sediakan tab definisi di samping angka-angka tersebut
Tuliskan nilai status apa saja yang Anda hitung sebagai aktif, apakah kontraktor disertakan, kolom tanggal mana yang membatasi periode, dan penyebut mana yang Anda gunakan.
Hal inilah yang membuat laporan headcount bulan ini dapat dibandingkan dengan laporan bulan lalu. Ini juga merupakan tab yang sering terlewatkan ketika angka tersebut sangat dibutuhkan sebelum rapat direksi (board call).
Batasannya adalah mendokumentasikan aturan tidak berarti menerapkannya secara otomatis. Seseorang masih harus membuat ulang filter yang sama di setiap siklus.
Batasan bersama. Ketiganya mengasumsikan bahwa nilai status sudah bersih. Ketika "Terminated," "Term," and "Exited" semuanya muncul dalam satu kolom setelah migrasi sistem, menyelaraskan nilai-nilai tersebut harus dilakukan sebelum penghitungan apa pun.
Di mana metode manual mulai melambat
Laporan headcount pertama membutuhkan waktu satu pagi. Laporan keempat membutuhkan waktu lebih lama, karena pada saat itu tiga hal telah berubah di bawahnya.
Nilai status berubah ketika sistem HR dikonfigurasi atau diganti. Status yang diubah namanya secara diam-diam akan mengeluarkan orang dari hitungan aktif Anda, dan grafik akan menunjukkan penurunan tajam headcount yang sebenarnya tidak pernah terjadi.
Struktur organisasi juga berubah. Sebuah tim diubah namanya atau digabungkan, dan rincian per departemen Anda tidak lagi sejalan dengan kuartal lalu.
Halaman Workday menyebutkan biaya ini secara langsung. Sumber data yang terpisah menghasilkan "data yang tidak konsisten dan rekonsiliasi yang lebih lambat yang menciptakan hambatan perencanaan," dan tim yang berbeda yang menerapkan aturan mereka sendiri menghasilkan total yang tidak cocok.
Lalu ada kesalahan penghitungan yang paling lama bertahan. Menghitung baris alih-alih ID karyawan yang unik (distinct) akan menggelembungkan headcount. Hal ini terjadi setiap kali seseorang muncul dua kali setelah dipekerjakan kembali atau ditransfer.
Cara membuatnya dengan Powerdrill Bloom
Langkah 1: Unggah hasil ekspor HRIS Anda
Unggah hasil ekspor karyawan, atau file karyawan dan cost-center bersama-sama. Powerdrill Bloom memprofilkan kolom-kolom tersebut saat masuk, sehingga nilai status yang tidak konsisten, ID karyawan ganda, dan tanggal pemberhentian yang hilang akan terdeteksi sebelum tingkat atrisi dihitung.
Langkah 2: Deskripsikan definisi dalam bahasa alami
Nyatakan aturannya alih-alih membuatnya secara manual. Sebutkan nilai status mana yang dihitung sebagai aktif, apakah kontraktor masuk dalam cakupan, batas periode, dan penyebut mana yang Anda inginkan.
Kemudian ajukan pertanyaan yang dapat mendeteksi kesalahan. Tanyakan berapa banyak ID karyawan unik yang aktif dibandingkan dengan berapa banyak baris yang ada. Tanyakan nilai status mana yang terlihat hampir duplikat. Tanyakan bagaimana perbedaan tingkat atrisi di bawah masing-masing dari ketiga penyebut tersebut. Kemudian tanyakan bagaimana rinciannya berdasarkan departemen dan kelompok masa kerja.
Langkah 3: Ekspor grafik, laporan, atau slide presentasi
Dapatkan tren headcount, rincian berdasarkan tim, atau slide yang memuat tingkat atrisi beserta definisinya sekaligus.
Mengapa cara ini lebih baik daripada membuatnya ulang setiap bulan
| Metode manual | Powerdrill Bloom | |
|---|---|---|
| Menghapus duplikasi karyawan yang dipekerjakan kembali dan ditransfer | Kolom pembantu per file | Minta ID karyawan unik |
| Menguji ketiga penyebut | Buat ulang rumus sebanyak tiga kali | Minta ketiganya sekaligus |
| Nilai status yang diubah namanya | Baru menyadari penurunan tajam pada grafik nanti | Terdeteksi saat diunggah |
| Memisahkan sukarela dan tidak sukarela | Kerjakan ulang tabel penanda | Nyatakan aturannya |
Baris kedua mengubah arah percakapan. Menampilkan ketiga penyebut secara berdampingan mengubah pertanyaan yang diajukan. Pertanyaan bergeser dari "angka Anda salah" menjadi "dasar mana yang kita gunakan untuk melapor," yang merupakan sebuah keputusan, bukan perselisihan.
Kesalahan umum
Menghitung baris alih-alih karyawan unik. Karyawan yang dipekerjakan kembali dan ditransfer membuat data orang menjadi ganda. Hapus duplikasi pada ID karyawan sebelum headcount dilaporkan.
Menggabungkan pemutusan hubungan kerja sukarela dan tidak sukarela. Restrukturisasi dan masalah retensi terlihat identik dalam satu tingkat gabungan. Pisahkan keduanya dan beri label pada masing-masing.
Menggunakan headcount akhir periode sebagai penyebut saat sedang berkembang. Hal ini membuat tingkat atrisi tampak lebih baik dari aslinya. Gunakan rata-rata headcount, dan tuliskan dasar mana yang Anda pilih.
Menyajikan headcount ketika Finance menginginkan FTE. Dua karyawan paruh waktu adalah dua orang dan sekitar satu FTE. Konfirmasikan terlebih dahulu mana yang dibutuhkan audiens.
Memercayai satu kolom status setelah migrasi. Nilai status lama dan saat ini dapat berdampingan selama berbulan-bulan. Buat daftar nilai unik sebelum memfilternya.
Menghitung masa kerja dengan DATEDIF dan tidak membaca peringatannya. Microsoft menyatakan bahwa fungsi ini mungkin mengembalikan hasil yang salah dalam skenario tertentu. Mengurangi tanggal lebih aman untuk menghitung jumlah hari.
Melaporkan tingkat atrisi tanpa menyertakan periode atau penyebut. Angka persentase saja tidak dapat digunakan. Cantumkan periode, penyebut, dan cakupan pada grafik.
Kesimpulan
Pastikan kolom ekspor sudah benar, tentukan headcount versus FTE, pilih dan dokumentasikan penyebut Anda, pisahkan sukarela dari tidak sukarela, dan hapus duplikasi pada ID karyawan. Kelima langkah tersebut mengubah laporan headcount menjadi sesuatu yang akan diterima baik oleh Finance maupun pimpinan.
Yang membuatnya memakan banyak waktu dan biaya adalah nilai status dan struktur organisasi yang terus berubah. Laporan tersebut harus dapat dijalankan kembali dengan mudah, bukan ditulis ulang dari awal.
Jika di situlah waktu bulanan Anda habis, coba Powerdrill Bloom pada hasil ekspor Anda yang ada. Lihat juga rangkuman alat AI untuk HR dan analisis karyawan serta penjelasan kami tentang analisis kohort untuk pelaporan kelompok masa kerja. Panduan untuk membuat grafik retensi kohort dan halaman asisten AI Excel membahas mekanisme teknisnya.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa saja yang harus disertakan dalam laporan headcount?
Panduan Workday mencantumkan departemen, peran pekerjaan, jenis pekerjaan, lokasi, manajer, tanggal mulai dan selesai, cost center, FTE, dan catatan lowongan. Tiga di antaranya membuat atrisi dapat dihitung: ID karyawan, tanggal mulai, dan tanggal pemberhentian.
Bagaimana cara menghitung tingkat atrisi?
Bagi jumlah karyawan yang keluar dalam periode tersebut dengan penyebut headcount yang telah Anda dokumentasikan. Rata-rata headcount selama periode tersebut adalah pilihan paling stabil selama masa pertumbuhan atau penyusutan.
Apa perbedaan antara headcount dan FTE?
Headcount menghitung jumlah orang, sedangkan FTE menerjemahkan jam kerja ke dalam unit standar untuk perencanaan kapasitas dan anggaran. Dua karyawan paruh waktu dihitung sebagai dua dalam headcount dan kira-kira satu dalam FTE.
Apakah kontraktor harus dimasukkan dalam headcount?
Itu adalah keputusan cakupan (scope), bukan aturan baku, jadi tetapkan sekali dan tuliskan pada laporan. Mencampur jenis pekerjaan tanpa memberi label adalah hal yang membuat dua laporan berbeda hasil.
Mengapa angka saya berbeda dengan angka dari Finance?
Biasanya karena perbedaan cakupan atau dasar perhitungan. Finance sering kali bekerja menggunakan FTE dan berdasarkan cost center, sedangkan HR sering kali bekerja menggunakan jumlah orang dan berdasarkan departemen. Keduanya benar berdasarkan definisi masing-masing.