Cara Membuat Bagan Gantt dengan AI: Langkah demi Langkah
Bagan Gantt menampilkan setiap tugas sebagai batang horizontal yang membentang dari tanggal mulai hingga tanggal selesai. Excel tidak memiliki jenis bagan bawaan untuk hal ini, sehingga cara yang biasa digunakan adalah bagan batang bertumpuk dengan seri pertama yang disembunyikan. Panduan ini membahas pembuatan manual dan versi tiga langkah dari daftar tugas.
Mengapa bagan Gantt merepotkan untuk dibuat
Microsoft menyatakan batasan ini dengan jelas. Dokumentasinya menyebutkan bahwa "meskipun Excel tidak memiliki jenis bagan Gantt yang telah ditentukan sebelumnya, Anda dapat mensimulasikannya dengan menyesuaikan bagan batang bertumpuk." Bagan tersebut diatur "untuk menampilkan tanggal mulai dan tanggal selesai tugas."
Kata tersebut — mensimulasikan — menjelaskan setiap rasa frustrasi yang dialami orang-orang dengan bagan ini. Anda tidak sedang memilih bagan Gantt. Anda sedang membuat bagan batang bertumpuk lalu membuat setengah bagian darinya tidak terlihat sehingga setengah bagian sisanya tampak seperti lini masa.
Trik ini berhasil. Namun, trik ini juga cukup rumit dengan cara tertentu. Langkah-langkahnya mudah diikuti dan mudah dilupakan. Enam bulan kemudian Anda membuat bagan yang kedua, dan Anda harus mencari panduannya lagi.
Apa yang Anda butuhkan sebelum memulai
- Daftar tugas dengan tiga kolom: nama tugas, tanggal mulai, dan durasi dalam hari. Panduan Microsoft menggunakan rentang A1:C6 sebagai contohnya.
- Tanggal yang disimpan sebagai tanggal asli, bukan teks. Ini adalah satu-satunya alasan paling umum mengapa pembuatan Gantt gagal.
- Keputusan tentang apakah durasi atau tanggal selesai yang menjadi acuan utama Anda. Menyimpan keduanya berisiko menimbulkan ketidakcocokan data.
- Kolom pemilik opsional, jika nanti Anda ingin mengelompokkan atau mewarnai berdasarkan orang.
Cara melakukannya secara manual di Excel
Opsi 1: Ikuti panduan bagan batang bertumpuk
Ini adalah pendekatan yang didokumentasikan oleh Microsoft, dan patut diketahui meskipun nantinya Anda mengotomatiskannya.
Pilih data — dalam contoh Microsoft, A1:C6. Masukkan bagan batang bertumpuk. Kemudian sembunyikan seri pertama. Kalimat dari Microsoft adalah untuk "klik seri data pertama (bagian Mulai dari batang yang berwarna biru)." Dari sana, "pada tab Format, pilih Shape Fill > No Fill." Hapus legenda dan judul bagan jika Anda tidak membutuhkannya.
Satu langkah lagi yang penting. Secara default, tugas berjalan dari bawah ke atas, yang terbaca terbalik. Instruksi Microsoft adalah untuk "tahan tombol CONTROL dan pilih sumbu vertikal (Tugas)." Kemudian pilih Format Axis, dan "di bawah Axis position, pilih Categories in reverse order."
Dari sana Anda dapat melakukan penyesuaian. Microsoft mencatat bahwa Anda dapat menambahkan "garis kisi, label, mengubah warna batang, dan lainnya" melalui Add Chart Element pada tab Chart Design.
Opsi 2: Mulai dari templat
Microsoft juga menyarankan templat bagan Gantt gratis sebagai alternatif untuk membuat bagan sendiri.
Templat memberikan hasil yang menarik dengan cepat. Konsekuensinya adalah data Anda harus sesuai dengan kolom yang diharapkan oleh templat tersebut, yang biasanya berarti Anda harus mengetik ulang daftar tugas yang sudah Anda miliki di tempat lain.
Opsi 3: Simpan versi Anda sendiri sebagai templat
Setelah Anda membuat bagan yang Anda sukai, halaman Microsoft menjelaskan cara menyimpannya sebagai templat sehingga pemformatannya dapat digunakan kembali.
Ini adalah langkah yang tepat jika Anda membuat bagan yang sama setiap bulan. Langkah ini tidak membantu untuk pertama kalinya, dan tidak akan bertahan jika ada perubahan pada struktur data tugas Anda.
Di mana letak hambatan metode manual
Pembuatannya mungkin memakan waktu sepuluh menit. Namun, pemeliharaannya lah yang menghabiskan waktu.
Tanggal proyek dapat bergeser. Ketika hal itu terjadi, bagan hanya akan diperbarui jika sel yang mendasarinya adalah sumbernya. Setelah beberapa kali perapian manual, sering kali sel tersebut tidak lagi menjadi sumbernya. Seseorang mungkin telah menggeser batang, atau mengetik durasi secara manual, sehingga bagan dan rencana perlahan-lahan menjadi tidak sinkron.
Kemudian ada lapisan pelaporan. Bagan Gantt saja jarang memuaskan orang yang memintanya. Mereka ingin tahu tugas mana yang tertunda, mana yang berada di jalur kritis, dan seperti apa tampilan bagan tersebut bulan lalu. Itu adalah pertanyaan tentang data, bukan tentang bagan, dan objek bagan Excel tidak memiliki memori tentang versi sebelumnya.
Hambatan ketiga adalah presentasi. Bagan Gantt yang dibuat untuk spreadsheet memang dirancang padat. Memasukkannya ke dalam slide presentasi biasanya berarti harus mengambil tangkapan layar, yang tidak dapat diperbarui tanpa mengulangi seluruh proses dari awal.
Cara membuat bagan Gantt dengan Powerdrill Bloom
Langkah 1: Unggah daftar tugas
Masukkan hasil ekspor proyek atau spreadsheet tugas ke dalam Powerdrill Bloom. Paket Free mencakup unggahan Excel, CSV, PDF, dan dokumen, sehingga daftar tugas biasa dapat digunakan tanpa paket berbayar.
Daftar tersebut tidak perlu rapi. Daftar yang berisi nama tugas, tanggal mulai, dan durasi atau tanggal selesai sudah cukup. Kolom yang tidak Anda butuhkan dapat tetap dibiarkan di dalam file.
Langkah 2: Deskripsikan lini masa yang Anda inginkan
Ajukan permintaan dalam bahasa sehari-hari daripada menentukan mekanisme bagan secara teknis. Contohnya seperti: buat bagan Gantt dari tugas-tugas ini, diurutkan berdasarkan tanggal mulai, dengan setiap batang diberi label nama pemiliknya.
Ini adalah bagian yang sulit dilakukan dengan metode manual. Mengurutkan ulang, mengelompokkan, atau mewarnai berdasarkan bidang tertentu berarti Anda harus membangun kembali seri data di Excel; sedangkan di sini, Anda hanya perlu mengubah permintaan Anda.
Langkah 3: Buat bagan dan ringkasan status secara bersamaan
Mintalah kedua hasil sekaligus — bagan ditambah ringkasan tertulis singkat tentang apa yang tertunda dan apa yang berisiko. Paket Free dari Powerdrill Bloom mencakup pembuatan wawasan, bagan, dan ringkasan, sedangkan paket Pro menambahkan analisis yang lebih mendalam, visualisasi, dan pelaporan dengan output dokumen Office.
Karena keduanya berasal dari file yang sama, penjelasan tertulis dan lini masa tidak akan bertentangan satu sama lain. Ketika tanggal berubah, Anda cukup membuatnya kembali alih-alih memformat ulang secara manual.
Apa yang dapat dihemat
| Tugas | Di Excel | Dari daftar tugas yang diunggah |
|---|---|---|
| Pembuatan pertama | 10–15 menit mengikuti panduan bagan batang bertumpuk | Satu permintaan |
| Mengurutkan ulang atau mengelompokkan berdasarkan pemilik | Membangun kembali seri data | Ubah permintaan |
| Memperbarui setelah tanggal bergeser | Manual, dan hanya jika sel masih menjadi sumbernya | Buat kembali |
| Memasukkannya ke dalam slide presentasi | Tangkapan layar, ulangi saat terjadi perubahan | Output slide dari proses yang sama |
| Status tertulis di samping bagan | Dokumen terpisah | Dihasilkan bersamaan |
Praktik terbaik
Pastikan tanggal tetap berupa tanggal. Jika sebuah kolom berupa teks, setiap langkah selanjutnya akan bermasalah. Perbaiki di file sumber, bukan di bagan.
Pilih durasi atau tanggal selesai, jangan keduanya. Dua acuan utama untuk batang yang sama berarti salah satunya akan menjadi tidak akurat.
Jangan memasukkan enam puluh tugas dalam satu bagan. Kelompokkan berdasarkan fase atau alur kerja dan buat satu bagan untuk setiap kelompok. Bagan Gantt adalah alat komunikasi, dan jika sudah melebihi sekitar dua puluh batang, bagan tersebut tidak lagi efektif menyampaikan informasi.
Tandai hari ini. Garis vertikal pada tanggal saat ini mengubah rencana menjadi laporan status. Tanpa garis tersebut, pembaca harus mencari tahu sendiri posisi mereka saat ini.
Sandingkan bagan dengan status tertulis. Batang-batang menampilkan bentuknya; teks menjelaskan dua hal yang bergeser. Laporan status mingguan mencakup sisi naratif, dan laporan serah terima proyek adalah tempat di mana lini masa tersebut akhirnya dibutuhkan.
Kesimpulan
Excel dapat menghasilkan bagan Gantt yang sangat bagus, dan Microsoft mendokumentasikan caranya dengan tepat. Hambatannya bukanlah pada pembuatan pertama — melainkan pada revisi keempat, ketika rencana telah bergeser tetapi bagan belum diperbarui.
Jika daftar tugas Anda sudah ada dalam bentuk file, coba Powerdrill Bloom dan hasilkan lini masa serta penjelasan status dari proses yang sama. Untuk jenis bagan lainnya dari data yang sama, metode AI graph maker dan make graphs from Excel dapat menangani sisanya.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah Excel memiliki jenis bagan Gantt?
Tidak. Dokumentasi Microsoft menyatakan bahwa Excel "tidak memiliki jenis bagan Gantt yang telah ditentukan sebelumnya." Dokumentasi tersebut menjelaskan cara mensimulasikannya dengan menyesuaikan bagan batang bertumpuk untuk menampilkan tanggal mulai dan selesai tugas.
Bagaimana cara membuat bagan Gantt di Excel langkah demi langkah?
Pilih kolom tugas, mulai, dan durasi Anda, masukkan bagan batang bertumpuk, lalu atur seri data pertama ke Shape Fill > No Fill. Hapus legenda dan judul, lalu atur sumbu vertikal ke Categories in reverse order agar tugas terbaca dari atas ke bawah.
Mengapa batang Gantt saya muncul dalam urutan yang salah?
Secara default, Excel memplot kategori dari bawah ke atas. Solusi dari Microsoft adalah dengan memilih sumbu vertikal, buka Format Axis, dan di bawah Axis position pilih Categories in reverse order.
Data apa saja yang saya butuhkan untuk membuat bagan Gantt?
Minimal nama tugas, tanggal mulai, dan durasi atau tanggal selesai. Tanggal harus disimpan sebagai tanggal asli, bukan teks, dan Anda harus memilih antara durasi atau tanggal selesai sebagai satu-satunya acuan utama.
Apakah saya bisa membuat bagan Gantt tanpa membuatnya secara manual?
Ya. Unggah daftar tugas, deskripsikan lini masa dalam bahasa sehari-hari, lalu hasilkan bagan dan ringkasan status tertulis dari file yang sama. Membuat ulang setelah tanggal berubah akan menghindarkan Anda dari memformat ulang bagan secara manual.