AI के साथ एजेंडा स्लाइड कैसे बनाएं: चरण-दर-चरण

एक एजेंडा स्लाइड मीटिंग में मौजूद लोगों को बताती है कि अगले बीस मिनटों में क्या होने वाला है। PowerPoint आपके लिए लेआउट को स्वचालित रूप से तैयार कर देगा, और उस फीचर का दस्तावेज़ीकरण केवल लेआउट तक ही सीमित है। यह गाइड दोनों हिस्सों को कवर करती है। पहले खुद स्लाइड के लिए आधिकारिक तरीका, फिर यह कि आपके डेक के डेटा से सही शब्दों का चयन कैसे किया जाए।

एजेंडा स्लाइड वास्तव में किस काम के लिए होती है

यह कोई विषय-सूची नहीं है। विषय-सूची केवल सेक्शनों को सूचीबद्ध करती है; जबकि एक एजेंडा निर्णयों के बारे में उम्मीदें तय करता है।

यह अंतर शब्दों के चयन में दिखाई देता है। "Q3 के परिणाम" एक सेक्शन का नाम है। "Q3 का राजस्व 4% से चूक गया, और हमें मूल्य निर्धारण पर निर्णय लेने की आवश्यकता है" एक एजेंडा लाइन है। एक लोगों को यह बताता है कि वे कहाँ हैं, जबकि दूसरा उन्हें यह बताता है कि वे अभी भी मीटिंग में क्यों बैठे हैं।

यह अंतर बार-बार होने वाली मीटिंग्स में सबसे अधिक मायने रखता है। एक मासिक समीक्षा जिसकी एजेंडा स्लाइड हर महीने एक जैसी ही दिखती है, वह मीटिंग में मौजूद लोगों को इसे अनदेखा करना सिखा देती है। सेक्शन के नाम वास्तव में नहीं बदले हैं; जो बदला है वह है हर सेक्शन के तहत मिलने वाले निष्कर्ष, और यही वह हिस्सा है जिसे स्क्रीन पर दिखाया जाना चाहिए।

एक दूसरा काम भी है जिसे लोग भूल जाते हैं। एक अच्छी एजेंडा स्लाइड देर से आने वाले व्यक्ति को बिना पूछे यह समझने में मदद करती है कि उसने क्या मिस कर दिया है।

यह मीटिंग से पहले भी चुपचाप अपना काम करती है। एजेंडा स्लाइड को पहले से भेजने से लोग अपनी आपत्तियों को पहले से तैयार करके आ सकते हैं, जो आमतौर पर आखिरी पांच मिनट में उनके बारे में पता चलने से कहीं बेहतर होता है।

शुरू करने से पहले आपको किन चीजों की आवश्यकता है

तीन चीजें, और उनमें से केवल एक ही डेक है.

• खुद डेक, कम से कम रूपरेखा के रूप में, ताकि सेक्शन मौजूद हों।
• इसके पीछे का विश्लेषण, क्योंकि निष्कर्ष वाली एजेंडा लाइनों का कहीं न कहीं से आना ज़रूरी है।
• निर्णयों की एक सूची: मीटिंग खत्म होने से पहले आपको इस दर्शक वर्ग से वास्तव में क्या चाहिए।

यह आखिरी चीज़ ही एक उपयोगी एजेंडा को केवल जगह भरने वाली स्लाइड से अलग करती है। यदि किसी सेक्शन से कोई निर्णय या निष्कर्ष नहीं निकलता है, तो शायद उसे अपनी खुद की एजेंडा लाइन की आवश्यकता नहीं है।

यह आपके लिए उपलब्ध सबसे आसान संरचनात्मक संपादन भी है। एजेंडा से किसी सेक्शन को हटाने का मतलब आमतौर पर उसे डेक से हटाना होता है, और इससे अधिकांश डेक बेहतर ही होते हैं।

इसे मैन्युअल रूप से कैसे तैयार करें

विकल्प 1: बुलेटेड सूची टाइप करें

शुरुआत में एक स्लाइड जोड़ें और सेक्शन के नाम टाइप करें। इसमें दो मिनट लगते हैं और यह छोटी आंतरिक मीटिंग्स के लिए काम करता।

इसकी सीमा इसका रखरखाव है। डेक का क्रम बदलें और एजेंडा अपने आप गलत हो जाता है, क्योंकि दोनों को जोड़ने वाली कोई चीज़ नहीं होती।

विकल्प 2: Summary Zoom का उपयोग करें

PowerPoint में इसके लिए एक विशेष रूप से बनाया गया फीचर है, और इसे जानना उपयोगी है भले ही आप अंत में स्लाइड को हाथ से ही टाइप क्यों न करें।

Microsoft का PowerPoint के लिए ज़ूम पेज इसके परिणाम को एक उपयोगी वाक्यांश में वर्णित करता है। एक summary zoom "एक लैंडिंग पेज की तरह है जहाँ आप अपनी प्रस्तुति के सभी हिस्सों को एक साथ देख सकते हैं।"

इसे बनाने के लिए, Insert चुनें, फिर Zoom, फिर Summary Zoom चुनें। दस्तावेज़ीकरण में उल्लेख किया गया है कि आपके द्वारा चुनी गई स्लाइडें "आपके summary zoom सेक्शन की पहली स्लाइड बन जाती हैं।" यदि सेक्शन पहले से मौजूद हैं, तो "प्रत्येक सेक्शन की पहली स्लाइड डिफ़ॉल्ट रूप से पहले से चुनी होती है।" तैयार स्लाइड "आपके द्वारा शामिल की गई पहली स्लाइड से ठीक पहले एक नई स्लाइड के रूप में दिखाई देती है।"

दो व्यवहारों के अनुसार योजना बनाना उपयोगी है। सारांश Zoom टैब पर Edit Summary के माध्यम से अपडेट होता है। Microsoft चेतावनी देता है कि उस व्यू में आप खुद प्रस्तुति से सेक्शन जोड़ या हटा नहीं सकते, "केवल अपने summary zoom से।"

विकल्प 3: निष्कर्षों के आधार पर एजेंडा लिखें

यह वह तरीका है जो पढ़ने योग्य एजेंडा तैयार करता है, और यह वही है जिसे Summary Zoom दस्तावेज़ीकरण कवर नहीं करता है।

आप विश्लेषण को फिर से देखते हैं, प्रत्येक सेक्शन से एक महत्वपूर्ण वाक्य निकालते हैं, और उसे लाइन के रूप में लिखते हैं। यह प्रक्रिया धीमी है, क्योंकि इसका मतलब है कि आपको अपने काम को किसी अजनबी की नज़रों से दोबारा पढ़ना होगा।

यह टूल वहीं क्यों रुक जाता है जहाँ यह रुकता है

यहाँ इसकी कार्यप्रणाली दी गई है, और यह पूरी समस्या को स्पष्ट करती है।

एक summary zoom आपकी स्लाइडों से अपनी प्रविष्टियाँ बनाता है। Microsoft का स्लाइड शीर्षक दस्तावेज़ीकरण पुष्टि करता है कि वे प्रविष्टियाँ क्या दिखाती हैं: "Insert Hyperlink, Insert Zoom, और कस्टम शो सभी स्लाइडों को उनके शीर्षकों द्वारा संदर्भित करते हैं।"

इसलिए एजेंडा पेज आपके सेक्शन शीर्षकों का ही एक रूप है। यदि वे शीर्षक "अवलोकन," "डेटा," और "अगले कदम" हैं, तो एजेंडा भी वही दिखाएगा।

और एक शीर्षक में क्या होना चाहिए, इस पर वही पेज अपने दायरे के बारे में स्पष्ट है। यह ठीक दो कारण बताता है कि शीर्षक क्यों मायने रखते हैं, और केवल दो।

पहला है सुगमता। "एक दृष्टिबाधित व्यक्ति जो स्क्रीन रीडर का उपयोग करता है, वह यह जानने के लिए स्लाइड शीर्षकों पर निर्भर करता है कि कौन सी स्लाइड कौन सी है।"

दूसरा है फीचर का व्यवहार। "Design Ideas, Apply Layout, और Reset Slide उन स्लाइडों पर बेहतर काम करते हैं जिनमें शीर्षक होते हैं।"

दोनों वास्तविक हैं। दोनों में से कोई भी सामग्री के बारे में नहीं है। प्रलेखित व्यवहार लेआउट और नेविगेशन को कवर करता है, और शब्दों के चयन से पहले ही रुक जाता है।

AI के साथ एजेंडा स्लाइड कैसे बनाएं

चरण 1: डेक के पीछे के विश्लेषण को अपलोड करें

Powerdrill Bloom खोलें और उन फ़ाइलों को अपलोड करें जिनसे डेक बनाया गया था। एक्सपोर्ट, मॉडल, सर्वेक्षण के परिणाम: जो कुछ भी आपकी स्लाइडों पर संख्याएँ लेकर आया है।

फिर सामान्य भाषा में मीटिंग का वर्णन करें। बताएं कि मीटिंग में कौन है, आपके पास कितना समय है, और आपको किस चीज़ पर निर्णय लेना है। संदर्भ के दो वाक्य किसी भी प्रॉम्प्ट ट्रिक की तुलना में आउटपुट को अधिक बदल देते हैं।

चरण 2: प्रत्येक सेक्शन के लिए एक निष्कर्ष मांगें

अपने सेक्शन के नामों को सूचीबद्ध करें और प्रत्येक में निर्णय के लिए सबसे प्रासंगिक निष्कर्ष को एक वाक्य में, आंकड़ों के साथ मांगें।

हर लाइन के साथ संख्या की मांग करें। जांच में खरी उतरने वाली लाइन "एंटरप्राइज खातों में churn बढ़कर 4.1% हो गया" जैसी दिखती है, न कि "churn एक चिंता का विषय है" जैसी।

काम करते समय प्रत्येक आंकड़े के साथ उसका स्रोत भी रखें। यदि कोई लाइन एजेंडा में जगह बनाती है, तो मीटिंग में उस पर सवाल उठाए जाने की सबसे अधिक संभावना होती है।

फिर काट-छाँट करें। यदि दो सेक्शन एक ही निष्कर्ष देते हैं, तो वे एक ही एजेंडा लाइन हैं, और संभवतः एक ही सेक्शन हैं।

इस चरण में ही सबसे अधिक मूल्य छिपा है। तीन हफ़्तों में तैयार किए गए डेक में ऐसे सेक्शन जमा हो जाते हैं जो उस समय सही लगते थे। प्रत्येक से एक निष्कर्ष मांगने से वे सेक्शन सामने आ जाते हैं जिनसे कभी कोई निष्कर्ष निकला ही नहीं था।

चरण 3: निष्कर्षों को एजेंडा लाइनों में बदलें और एक्सपोर्ट करें

प्रत्येक निष्कर्ष को आठ या उससे कम शब्दों की एजेंडा लाइन के रूप में फिर से लिखने के लिए कहें, जिसे विषय के बजाय निर्णय के इर्द-गिर्द तैयार किया गया हो। इस सेट को एक स्लाइड के रूप में मांगें, और इसे एक्सपोर्ट करें।

summary zoom बनाने से पहले उन लाइनों को अपने सेक्शन शीर्षकों में पेस्ट करें। चूंकि ज़ूम शीर्षकों को पढ़ता है, इसलिए शीर्षकों को ठीक करने से एजेंडा पेज अपने आप ठीक हो जाता है।

स्लाइड पर क्या होना चाहिए

तत्व	यह अपनी जगह क्यों बनाता है
सेक्शन लाइन	वह इकाई जिसके माध्यम से दर्शक नेविगेट करते हैं
निष्कर्ष	किसी विषय को सुनने के एक ठोस कारण में बदल देता है
निर्णय मार्कर	यह दर्शाता है कि किन लाइनों को मीटिंग से किसी निर्णय की आवश्यकता है
समय का अनुमान	उम्मीदें तय करता है और आखिरी सेक्शन को सुरक्षित रखता है
प्रस्तुतकर्ता	केवल तब जब एक से अधिक व्यक्ति प्रस्तुति दे रहे हों
कुल संख्या	तीन से पांच लाइनें; इससे अधिक होने पर यह विषय-सूची बन जाता है

निर्णय मार्कर वह चीज़ है जिसे अधिकांश एजेंडा छोड़ देते हैं। पांच में से दो लाइनों को निर्णय की आवश्यकता के रूप में चिह्नित करना पूरी मीटिंग के सुनने के तरीके को बदल देता है।

सर्वोत्तम प्रथाएं और आम गलतियां

एजेंडा सबसे अंत में लिखें। यह निष्कर्षों का सारांश प्रस्तुत करता है, और शुरुआत में आपके पास वे नहीं होते हैं। इसे पहले तैयार करने से केवल सेक्शन के नाम बनते हैं, जो कि विफलता का वही तरीका है जिसके बारे में यह पूरी गाइड है।

इसे तीन से पांच लाइनों तक ही सीमित रखें। इससे आगे यह एजेंडा नहीं रह जाता और एक विषय-सूची पेज बन जाता है, जो एक अलग उद्देश्य वाली एक अलग स्लाइड है।

लाइन में केवल विषय नहीं, बल्कि निष्कर्ष भी डालें। यह अकेला ऐसा बदलाव है जो लोगों द्वारा पढ़े जाने वाले एजेंडा को उस एजेंडा से अलग करता है जिसे वे अनदेखा कर देते हैं।

सेक्शन शीर्षकों को ठीक करें, न कि एजेंडा स्लाइड को। चूंकि Summary Zoom शीर्षकों को रेंडर करता है, इसलिए जनरेट की गई स्लाइड को सीधे संपादित करने से मूल शीर्षक गलत ही रह जाते हैं, और अगली बार रीबिल्ड करने पर आपका काम पहले जैसा हो जाता है।

इसे डिवाइडर समझने की भूल न करें। एक एजेंडा एक ही बार में पूरा नक्शा दिखा देता है; जबकि एक डिवाइडर आपके आगे बढ़ने पर एक सीमा को चिह्नित करता है। सेक्शन डिवाइडर स्लाइड पर हमारी गाइड उस काम को कवर करती है, और ये दोनों एक साथ मिलकर सबसे अच्छा काम करते हैं।

इसे समय के साथ मिलाएं। पंद्रह मिनट में पांच सेक्शन का वादा करने वाला एजेंडा खुद अपनी विफलता की तैयारी करता है। स्लाइड टाइमिंग प्लान बनाने पर हमारा वॉकथ्रू इसके गणित को कवर करता है, और भेजने से पहले डेटा डेक की समीक्षा करना अंतिम चरण को कवर करता है।

निष्कर्ष

PowerPoint आपके लिए एजेंडा पेज तैयार कर देगा और इसे आपके सेक्शन से लिंक रखेगा। लेकिन यह यह तय नहीं करेगा कि कौन सी पांच चीजें महत्वपूर्ण हैं, क्योंकि वह उत्तर आपकी स्लाइड लेआउट के बजाय आपके विश्लेषण में छिपा होता है।

So work backwards. Pull the finding from each section and write it as a line someone can act on. Put that line in the section title, and let the feature render it.

विश्लेषण तो है लेकिन सही शब्द नहीं मिल रहे हैं? Powerdrill Bloom आज़माएं और प्रत्येक सेक्शन से एक निष्कर्ष निकालें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

एजेंडा स्लाइड क्या है?

यह डेक की शुरुआत में एक स्लाइड होती है जो यह सूचीबद्ध करती है कि सत्र में क्या कवर किया जाएगा। एक उपयोगी स्लाइड केवल सेक्शन का नाम ही नहीं, बल्कि प्रत्येक सेक्शन के पीछे के निष्कर्ष या निर्णय को भी दर्शाती है।

मैं PowerPoint में स्वचालित रूप से एजेंडा स्लाइड कैसे बनाऊं?

Summary Zoom का उपयोग करें। Insert चुनें, फिर Zoom, फिर Summary Zoom चुनें, और उन स्लाइडों को चुनें जो प्रत्येक सेक्शन की शुरुआत करती हैं। Microsoft इसके परिणाम को एक लैंडिंग पेज के रूप में वर्णित करता है जो आपकी प्रस्तुति के हिस्सों को एक साथ दिखाता है।

मेरा summary zoom गलत टेक्स्ट क्यों दिखा रहा है?

क्योंकि यह स्लाइड शीर्षकों को रेंडर करता है। Microsoft के दस्तावेज़ों के अनुसार Insert Zoom स्लाइडों को उनके शीर्षकों द्वारा संदर्भित करता है, इसलिए इसका समाधान जनरेट की गई स्लाइड के बजाय सेक्शन शीर्षकों को संपादित करना है।

एक एजेंडा स्लाइड में कितने आइटम होने चाहिए?

तीन से पांच। इससे अधिक होने पर दर्शक इसे विषय-सूची पेज के रूप में पढ़ते हैं और व्यक्तिगत लाइनों पर ध्यान देना बंद कर देते हैं।

क्या एजेंडा सारांश से पहले आना चाहिए या बाद में?

एजेंडा को पहले और सारांश को अंत में रखें। एजेंडा निर्णयों के बारे में उम्मीदें तय करता है; सारांश यह रिकॉर्ड करता है कि क्या निर्णय लिया गया था।