भर्ती फ़नल रिपोर्ट कैसे बनाएं: चरण-दर-चरण

एक हायरिंग मैनेजर पूछता है कि किसी पद को भरने में कितना समय लगता है। आप कहते हैं 34 दिन। कमरे में मौजूद कोई दूसरा व्यक्ति कहता है 51।

आप दोनों एक ही एप्लिकेंट ट्रैकिंग सिस्टम को पढ़ रहे हैं। आप उस दिन से गणना कर रहे हैं जिस दिन मांग (requisition) को मंजूरी मिली थी, और वे उस दिन से गणना कर रहे हैं जिस दिन नौकरी का विज्ञापन दिया गया था।

हायरिंग मैट्रिक्स (hiring metrics) के साथ यही समस्या बार-बार आती है। चरणों (stages) के नाम तो मानक लगते हैं, लेकिन उनके शुरुआती और अंतिम बिंदु नहीं होते।

यह गाइड इस बात पर चर्चा करती है कि रिक्रूटिंग फनल रिपोर्ट (recruiting funnel report) में क्या होना चाहिए, और गति को मापने वाले दो मैट्रिक्स आपस में क्यों उलझ जाते हैं। इसके बाद, इसमें बताया गया है कि अपने चरणों की परिभाषाओं को कैसे ठीक करें, और एक्सपोर्ट की गई फ़ाइल से रिपोर्ट कैसे तैयार करें।

रिक्रूटिंग फनल रिपोर्ट में क्या होना चाहिए

एक रिक्रूटिंग फनल रिपोर्ट कुल संख्याओं और उनके बीच की गिरावट का एक समूह है। बाकी सब कुछ इसी से निकाला जाता है।

चरणों की संख्या (stage counts) से शुरुआत करें। एक निश्चित अवधि के लिए प्राप्त आवेदन (applications received), स्क्रीन किए गए (screened), इंटरव्यू किए गए (interviewed), ऑफर दिए गए (offered), और स्वीकार किए गए (accepted) आवेदन।

रिपोर्ट की लाइन	यह क्या है	यह कहाँ से आता है
चरणों की संख्या (Stage counts)	प्रत्येक चरण तक पहुँचने वाले उम्मीदवार	एप्लिकेंट ट्रैकिंग एक्सपोर्ट
यील्ड रेशियो (Yield ratios)	प्रत्येक चरण को उससे पिछले चरण से विभाजित करना	संख्याओं से निकाला गया
Time to fill	मांग (requisition) की मंजूरी से लेकर स्वीकृति तक	मांग (requisition) की तारीखें
Time to hire	पाइपलाइन में प्रवेश से लेकर स्वीकृति तक	उम्मीदवार की तारीखें
ऑफर स्वीकृति दर (Offer acceptance rate)	दिए गए कुल ऑफर्स में से स्वीकार किए गए ऑफर्स	ऑफर रिकॉर्ड्स
Cost per hire	हायरिंग पर कुल खर्च को कुल हायरिंग से विभाजित करना	फाइनेंस विभाग, न कि ट्रैकिंग सिस्टम

इसके बाद लगातार आने वाले चरणों के बीच कन्वर्शन (conversion) को जोड़ें। Workable इन्हें रिक्रूटिंग यील्ड रेशियो कहता है, और यही वो आंकड़े हैं जो सामान्य संख्याओं को एक सटीक विश्लेषण में बदल देते हैं।

इसके बाद गति को मापने वाले दो पैमाने आते हैं, और उनके लिए अलग-अलग परिभाषाओं की आवश्यकता होती है। इनके बारे में नीचे विस्तार से बताया गया है।

अंत में ऑफर स्वीकृति दर (offer acceptance rate) को जोड़ें, जिसे Workable कुल दिए गए ऑफर्स में से स्वीकार किए गए ऑफर्स के रूप में परिभाषित करता है। यह इस सूची का सबसे आसान और अक्सर सबसे महत्वपूर्ण जानकारी देने वाला मीट्रिक है।

एक चेतावनी कि किसे बाहर रखना है। Workable का कहना है कि एक एप्लिकेंट ट्रैकिंग सिस्टम "आपकी औसत cost per hire की गणना नहीं कर सकता," भले ही यह time to fill और यील्ड रेशियो की रिपोर्ट देता हो।

इसलिए cost per hire के लिए केवल रिक्रूटिंग फनल ही नहीं, बल्कि फाइनेंस डेटा की भी आवश्यकता होती है। इसका फॉर्मूला है: आंतरिक और बाहरी रिक्रूटिंग लागतों का योग, जिसे कुल हायरिंग की संख्या से विभाजित किया जाता है।

Time to fill और time to hire एक ही मीट्रिक नहीं हैं

यह एक ऐसी परिभाषा है जिस पर सबसे अधिक बहस होती है, और इसका स्रोत इस बारे में बेहद स्पष्ट है.

Workable की time to fill and time to hire गाइड time to fill को "नौकरी की मांग (requisition) की मंजूरी से लेकर उम्मीदवार द्वारा ऑफर स्वीकार करने तक की अवधि" के रूप में परिभाषित करती है।

Time to hire इससे अलग है। यह "उस अवधि को मापता है जब कोई उम्मीदवार पाइपलाइन में प्रवेश करता है और नौकरी का ऑफर स्वीकार करता है।"

इसके बाद एक ऐसा वाक्य आता है जिसे याद रखना बेहद जरूरी है। Workable का कहना है कि "time to hire को अक्सर time to fill का ही पर्यायवाची माना जाता है।" यह आगे जोड़ता है कि आप "इन्हें अलग-अलग मैट्रिक्स के रूप में भी देख सकते हैं और विभिन्न जानकारियां प्राप्त कर सकते हैं।"

सो व्यावहारिक रूप से इन दोनों नामों का इस्तेमाल एक-दूसरे की जगह किया जाता है। यही कारण है कि आपका आंकड़ा किसी दूसरी कंपनी के आंकड़े से मेल नहीं खाएगा।

यदि आप इनके अंतर को समझ लें, तो यह बहुत उपयोगी है। Time to fill पूरी प्रक्रिया को मापता है, जिसमें किसी के आवेदन करने से पहले के सप्ताह भी शामिल होते हैं। Time to hire यह मापता है कि आपने जिस व्यक्ति को अंततः चुना, उसे कितनी जल्दी पहचाना और प्रक्रिया में आगे बढ़ाया।

Workable का अपना उदाहरण इसे और स्पष्ट करता है। यदि कोई पद पहले दिन खुला, उम्मीदवार ने दसवें दिन आवेदन किया और पच्चीसवें दिन ऑफर स्वीकार किया, तो time to hire पंद्रह दिन है।

गणना करने से पहले परिभाषाओं को ठीक करना

चार निर्णयों को लिखित रूप में दर्ज करना होगा। यदि आप इन्हें छोड़ देते हैं, तो आपकी ट्रेंड लाइन केवल आपकी अपनी विसंगति को मापेगी।

समय की गणना कहाँ से शुरू होती है। Workable तीन तार्किक विकल्प बताता है: हायरिंग मैनेजर द्वारा पद की मांग सबमिट करना, HR या फाइनेंस द्वारा इसे मंजूरी देना, या रिक्रूटर्स द्वारा इसका विज्ञापन देना।

इसका निर्देश किसी एक को चुनने और उस पर टिके रहने का है। गाइड कहती है कि "वही चुनें जो आपकी कंपनी के लिए सबसे सही हो," फिर "सभी पदों और टीमों के लिए" उसी तरह से इसकी गणना करें।

किन मांगों (requisitions) को बाहर रखा गया है। Workable यहाँ स्पष्ट सलाह देता है कि एवरग्रीन (evergreen) भूमिकाओं को बाहर रखा जाए। हमेशा खुले रहने वाले पद "आपकी हायरिंग प्रक्रिया की दक्षता को दर्शाए बिना आपके औसत time to fill के आंकड़े को बहुत बढ़ा देंगे।"

कैलेंडर दिन या कार्य दिवस (business days)। Workable की परिभाषा कैलेंडर दिनों का उपयोग करती है। यदि आप NETWORKDAYS का उपयोग करते हैं, तो आपको एक छोटी संख्या मिलेगी जो प्रकाशित संस्करण के साथ तुलनीय नहीं होगी।

औसत (Average) या मीडियन (Median)। अधिकांश रिपोर्टों में औसत दिखाया जाता है, और 200 दिनों की एक भी मांग (requisition) इसे बुरी तरह प्रभावित कर सकती है। जब हायरिंग की संख्या कम हो, तो इसके साथ median भी रिपोर्ट करें।

Workable का औसत निकालने का उदाहरण अपनी सरलता के कारण अपनाने योग्य है। 20, 30 और 40 दिनों की तीन भूमिकाएं 30 दिनों का औसत देती हैं।

इसे मैन्युअल रूप से कैसे करें

विकल्प 1: चरणों की संख्या और अनुपात (ratios)

अवधि और चरण फ़ील्ड के आधार पर फ़िल्टर करके, COUNTIFS के साथ प्रत्येक चरण की गणना करें।

जांचें कि संख्याएं घटते क्रम में हों। यदि बाद का कोई चरण पहले के चरण से अधिक है, तो आपके एक्सपोर्ट में ऐसे उम्मीदवार शामिल हैं जिन्होंने कोई चरण छोड़ दिया या प्रक्रिया में फिर से प्रवेश किया।

फिर प्रत्येक चरण को उससे पिछले चरण से विभाजित करें। वे अनुपात (ratios) अपने सबसे सरल रूप में रिक्रूटिंग फनल हैं।

इन्हीं संख्याओं का एक फनल चार्ट तालिका (table) की तुलना में अधिक तेज़ी से समझ में आता है। फनल चार्ट क्या है पर हमारा लेख बताता है कि यह आकार कब मददगार होता है।

इसकी सीमा यह है कि आपको एक अवधि के लिए अनुपातों का केवल एक सेट मिलता है, जिससे यह पता नहीं चलता कि वे किस भूमिका या टीम के कारण थे।

विकल्प 2: प्रति मांग (requisition) एक रो (row)

प्रति मांग (requisition) एक रो (row) वाली एक तालिका बनाएं। इसमें खुलने की तारीख, विज्ञापन की तारीख, स्वीकृति की तारीख, आवेदकों की संख्या और दिनों के अंतर के लिए कॉलम होने चाहिए।

बाद की तारीख से पहले की तारीख को घटाकर दिनों के अंतर की गणना करें। DATEDIF फ़ंक्शन पर Microsoft का मार्गदर्शन चेतावनी देता है कि यह "कुछ विशेष परिस्थितियों में गलत परिणाम दे सकता है।"

अब रिपोर्ट को विभाजित (slice) किया जा सकता है। विभाग के अनुसार, वरिष्ठता के अनुसार, रिक्रूटर के अनुसार, या स्रोत के अनुसार।

विभाजन (slicing) में ही असली जवाब छिपा होता है। 40 दिनों का एक मिश्रित आंकड़ा अक्सर इंजीनियरिंग के 70 दिनों और सपोर्ट के 18 दिनों को छिपा देता है।

इसकी सीमा डेटा को जोड़ना (join) है। उम्मीदवार के एक्सपोर्ट को मांग (requisition) तालिका से मिलाना उस सीमा से बाहर चला जाता है जहाँ फॉर्मूले आसानी से काम कर सकें।

विकल्प 3: एक परिभाषा (definitions) टैब

ऊपर दिए गए चार निर्णयों के साथ-साथ उपयोग में आने वाले चरणों के नाम और सूची को फ्रीज करने की तारीख दर्ज करें।

बाहर रखी जाने वाली सूची को स्पष्ट रूप से जोड़ें। एवरग्रीन भूमिकाओं, रद्द की गई मांगों और आंतरिक तबादलों (internal transfers) में से प्रत्येक के लिए एक स्पष्ट प्रक्रिया की आवश्यकता होती है।

इसकी सीमा जानी-पहचानी है। किसी नियम का दस्तावेजीकरण करने का मतलब यह नहीं है कि वह लागू हो गया है, और वैसे भी अगली तिमाही में कोई न कोई फ़िल्टर को फिर से बना ही देता है।

साझा सीमा। ये तीनों यह मानकर चलते हैं कि आपका एक्सपोर्ट केवल वर्तमान चरण के बजाय चरणों का इतिहास (stage history) दिखाता है। यदि यह केवल यह दिखाता है कि उम्मीदवार आज कहाँ हैं, तो आप पिछली तिमाही के फनल को बिल्कुल भी तैयार नहीं कर सकते।

मैन्युअल तरीका कहाँ धीमा पड़ जाता है

पहली रिक्रूटिंग फनल रिपोर्ट बनाने में एक सुबह का समय लगता है। चौथी रिपोर्ट में अधिक समय लगता है, क्योंकि इस बीच प्रक्रिया बदल चुकी होती है।

चरणों के नाम बदलना इसका मुख्य कारण होता है। कोई टीम फोन स्क्रीन को स्क्रीनिंग में मिला देती है, और हायरिंग में बिना किसी बदलाव के दो चरणों के बीच का अनुपात बिगड़ जाता है।

रद्द की गई मांगें (cancelled requisitions) दूसरा कारण हैं। बिना हायरिंग के बंद की गई भूमिका की कोई अंतिम तारीख नहीं होती, और यह या तो औसत से गायब हो जाती है या खाली पड़ी रहती है।

फिर बेंचमार्क का सवाल आता है। कोई पूछता है कि क्या 42 दिन अच्छे हैं, और यहाँ Workable की अपनी चेतावनी लागू होती है: अन्य कंपनियां "शायद time to fill की गणना उस तरह से न करें जैसे आपकी कंपनी करती है।"

इस टूलिंग पक्ष का अपना एक विवरण AI tools for HR and people analytics में दिया गया है।

Powerdrill Bloom के साथ इसे कैसे बनाएं

चरण 1: अपना ATS एक्सपोर्ट अपलोड करें

उम्मीदवार का एक्सपोर्ट, या उम्मीदवार और मांग (requisition) की फाइलें एक साथ अपलोड करें। Powerdrill Bloom अपलोड होते ही कॉलम का विश्लेषण करता है, जिससे किसी भी अनुपात की गणना करने से पहले खाली तारीखें, असंगत चरणों के नाम और डुप्लिकेट उम्मीदवार रिकॉर्ड सामने आ जाते हैं।

चरण 2: सामान्य भाषा में रिपोर्ट का विवरण दें

परिभाषाओं को बनाने के बजाय उन्हें सीधे बताएं। समय की शुरुआत, चरणों का क्रम, अपवर्जन (exclusions), और यह बताएं कि आप कैलेंडर दिन चाहते हैं या कार्य दिवस।

फिर वे प्रश्न पूछें जो गलतियों को पकड़ते हैं। पूछें कि किन मांगों (requisitions) की कोई अंतिम तारीख नहीं है। पूछें कि कौन से चरणों के नाम केवल अवधि के कुछ हिस्से में दिखाई देते हैं। फिर विभाग और वरिष्ठता के अनुसार विभाजित रिक्रूटिंग फनल की मांग करें।

चरण 3: चार्ट, रिपोर्ट या डेक एक्सपोर्ट करें

चरणों की संख्या और उनके अनुपात, उन्हीं आंकड़ों का एक फनल चार्ट, या ऐसी स्लाइड्स निकालें जिनमें संख्याओं के बगल में परिभाषाएं दी गई हों।

आम गलतियाँ

Time to fill और time to hire को एक ही संख्या मानना। ये अलग-अलग समय पर शुरू होते हैं। आप जिसकी भी रिपोर्ट कर रहे हैं उसे लेबल करें और उस लेबल पर टिके रहें।

औसत में एवरग्रीन (evergreen) भूमिकाओं को छोड़ देना। हमेशा खुले रहने वाले पद प्रक्रिया की गति के बारे में कुछ भी बताए बिना आंकड़े को बढ़ा देते हैं।

अपने आंकड़े की तुलना किसी दूसरी कंपनी के आंकड़े से करना। अलग-अलग शुरुआती बिंदु तुलना को अर्थहीन बना देते हैं। इसके बजाय अपने खुद के ट्रेंड को ट्रैक करें।

कम संख्या होने पर औसत रिपोर्ट करना। छह हायरिंग और एक कठिन खोज एक भ्रामक औसत (mean) पैदा करती है। इसके बगल में मीडियन (median) दिखाएं।

रद्द की गई मांगों को चुपचाप हटा देना। बिना हायरिंग के बंद की गई भूमिका भी एक वास्तविक परिणाम है। इसे फ़िल्टर करके बाहर करने के बजाय कहीं न कहीं इसकी गणना करें।

कैलेंडर और कार्य दिवसों (business days) को मिलाना। दोनों ही तार्किक हैं और वे आपस में तुलनीय नहीं हैं। किसी एक को चुनें और उसे रिपोर्ट पर लिखें।

नाम बदले गए चरणों की अनदेखी करना। एक मर्ज किया गया चरण एक अनुपात को बिगाड़ देता है और बाकी को वैसे ही छोड़ देता है, जो एक वास्तविक निष्कर्ष जैसा दिखता है लेकिन ऐसा होता नहीं है।

निष्कर्ष

समय की शुरुआत को ठीक करें, एवरग्रीन भूमिकाओं को बाहर रखें, प्रत्येक चरण की गणना करें, और अनुपात प्राप्त करने के लिए लगातार आने वाले चरणों को विभाजित करें। फिर अलग-अलग नामों के तहत गति के दो मैट्रिक्स की रिपोर्ट करें।

केवल संख्याएं ही अंतिम परिणाम नहीं हैं। वह चरण जहाँ उम्मीदवार रुक जाते हैं, आपको यह बताता है कि अगले महीने क्या बदलाव करना है।

एकल औसत बताने के बजाय रिक्रूटिंग फनल रिपोर्ट बनाने का यही मुख्य तर्क है। एक संख्या आपको बताती है कि आपने कैसा प्रदर्शन किया, और फनल आपको बताता है कि कहाँ सुधार की आवश्यकता है।

यदि हर चक्र में उस दृश्य को फिर से बनाना आपकी पूरी तिमाही का समय ले लेता है, तो अपने ATS एक्सपोर्ट पर Powerdrill Bloom का प्रयास करें। हेडकाउंट और एट्रिशन रिपोर्ट बनाने के लिए हमारी गाइड और AI रिपोर्ट जनरेटर पेज भी देखें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

Time to fill और time to hire में क्या अंतर है?

Time to fill मांग (requisition) की मंजूरी से लेकर स्वीकृति तक चलता है। Time to hire अंततः चुने गए उम्मीदवार के पाइपलाइन में प्रवेश करने से लेकर उसी स्वीकृति तक चलता है।

मैं औसत time to fill की गणना कैसे करूँ?

उस अवधि में भरी गई प्रत्येक भूमिका के लिए time to fill को जोड़ें, फिर उसे भूमिकाओं की संख्या से विभाजित करें। Workable उस औसत से हमेशा खुले रहने वाले पदों को बाहर रखने की सलाह देता है।

एक अच्छा time to fill क्या है?

Workable सोसाइटी फॉर ह्यूमन रिसोर्स मैनेजमेंट (Society for Human Resource Management) के अनुसार 42 दिनों का औसत बताता है। यह यह भी चेतावनी देता है कि अन्य कंपनियां इस मीट्रिक की गणना उस तरह से नहीं कर सकती हैं जैसे आप करते हैं।

एक रिक्रूटिंग फनल रिपोर्ट में कौन से चरण शामिल होने चाहिए?

आपकी प्रक्रिया में वास्तव में जो भी चरण हैं, वे क्रम में होने चाहिए, साथ ही उनकी संख्या और प्रत्येक जोड़ी के बीच कन्वर्शन होना चाहिए। किसी टेम्पलेट से मिलान करने की तुलना में विभिन्न अवधियों में निरंतरता अधिक मायने रखती है।

क्या मेरा एप्लिकेंट ट्रैकिंग सिस्टम यह रिपोर्ट तैयार कर सकता है?

यह आमतौर पर चरणों की संख्या, यील्ड रेशियो और time to fill की रिपोर्ट दे सकता है। Workable का कहना है कि यह औसत cost per hire की गणना नहीं कर सकता, जिसके लिए फाइनेंस डेटा की आवश्यकता होती है।