Comment fixer des objectifs de KPI à partir de vos propres données (sans deviner)
Un objectif de KPI défendable comporte trois parties. La première est une référence tirée de votre propre historique. La deuxième est un mécanisme explicite expliquant comment le chiffre s'améliore. La troisième est une fourchette plutôt qu'un chiffre unique. La plupart des équipes font l'impasse sur ces trois étapes et se contentent d'ajouter vingt pour cent à l'année précédente.
Ce raccourci n'est pas tant de la paresse qu'un manque de fondement. Il produit un chiffre que personne ne peut défendre lors d'une revue et sur lequel personne ne peut s'appuyer pour planifier, car il ne repose sur aucun argument.
Ce guide présente les éléments à rassembler en premier, la méthode pour construire l'objectif manuellement, et le moment où la méthode manuelle cesse d'en valoir la peine.
Ce dont vous avez besoin avant de commencer
Vous avez besoin de suffisamment d'historique pour observer les variations normales. Huit à douze périodes complètes constituent le minimum pratique, et moins de six transforme l'exercice en une simple conjecture avec des étapes superflues.
Vous devez également figer la définition de votre métrique. Si la définition d'un utilisateur actif a changé en mars, les séries avant et après mars sont deux métriques différentes sous un même nom.
Trois éléments méritent d'être définis avant tout calcul.
La période. Les objectifs hebdomadaires et trimestriels se comportent différemment. Les chiffres hebdomadaires sont plus instables, un objectif hebdomadaire nécessite donc une marge de fluctuation plus large.
Le levier. Un objectif sur lequel vous n'avez aucune influence est une prévision. Notez ce que l'équipe ferait concrètement pour faire évoluer ce chiffre, car c'est cette action qui donne tout son sens à l'objectif.
Le plafond. Certaines métriques ont une limite stricte. Le taux de conversion ne peut pas dépasser 100 pour cent, et une équipe d'assistance ne peut pas résoudre plus de tickets qu'elle n'en reçoit.
Une dernière chose mérite d'être précisée avant les calculs : à qui s'adresse l'objectif de KPI. Un objectif utilisé pour allouer un budget nécessite un niveau de confiance différent de celui utilisé pour motiver une équipe. Le premier doit être conservateur, tandis que le second peut comporter un objectif de dépassement.
Comment procéder manuellement
Option 1 : Établir la référence et sa plage normale
Prenez les huit à douze dernières périodes et enregistrez la médiane plutôt que la moyenne. La médiane résiste à une semaine aberrante ; la moyenne, non.
Ensuite, notez les valeurs les plus hautes et les plus basses de cette période. Cet écart constitue votre plage normale, et c'est le chiffre le plus utile de tout l'exercice. Un objectif situé à l'intérieur de cette plage n'est pas un objectif, et un objectif représentant trois fois cette plage est un vœu pieux.
Si la série présente une saisonnalité, comparez ce qui est comparable. Comparez ce mois de décembre aux mois de décembre précédents, et non au mois de novembre.
Option 2 : Choisir le mécanisme, puis le chiffre
Choisissez l'un des trois mécanismes suivants et indiquez celui que vous avez utilisé.
La poursuite de tendance. Ajustez la courbe récente et prolongez-la. Cela fonctionne lorsque le levier est stable et qu'aucun changement structurel n'intervient.
La capacité. Partez de ce que l'équipe peut physiquement accomplir. Les effectifs multipliés par la productivité fixent un plafond qu'aucune ambition ne peut dépasser.
La réduction de l'écart. Prenez la meilleure période que vous ayez déjà réalisée et cherchez à l'atteindre de manière plus régulière. C'est le mécanisme le plus défendable, car vous avez la preuve que ce chiffre est réalisable.
Ce n'est qu'après avoir choisi le mécanisme que vous devez fixer le chiffre. Un chiffre sans mécanisme n'est qu'une préférence.
Option 3 : Tester la résistance avant de s'engager
Demandez-vous ce qui devrait être vrai pour que l'objectif soit atteint. Si la réponse honnête implique un canal qui stagne depuis un an, l'objectif est déjà voué à l'échec.
Faites ensuite la vérification inverse. Examinez chaque période historique qui a dépassé l'objectif et comptez-les. Si aucune ne l'a fait, vous demandez une première historique, et le plan doit le mentionner explicitement.
Terminez en définissant une fourchette plutôt qu'un point fixe. Un objectif d'engagement et un objectif de dépassement en disent bien plus au lecteur qu'un chiffre unique, et ils résistent mieux à l'impact d'un mauvais mois.
Là où la méthode manuelle montre ses limites
Le premier objectif prend une après-midi. Le problème est que les objectifs ne sont jamais fixés une fois pour toutes.
Chaque segment multiplie le travail. Des objectifs pour quatre régions et trois gammes de produits représentent douze références, douze plages et douze vérifications saisonnières. Personne ne refait cela chaque trimestre, de sorte que les objectifs par segment sont définis en divisant le total. C'est ainsi qu'une région se retrouve avec un chiffre dont elle ne s'est jamais approchée.
Les révisions aggravent la situation. Lorsque le plan change au deuxième mois, chaque référence doit être recalculée en fonction de la nouvelle définition. C'est un travail mécanique, et c'est précisément celui qui est laissé de côté.
Il y a aussi un coût plus insidieux. Comme la reconstruction est fastidieuse, l'objectif de KPI du trimestre précédent est souvent reconduit tel quel. Le chiffre décrit alors une activité qui n'existe plus, et la revue se transforme en un débat sur l'objectif plutôt que sur le travail accompli.
Le résultat est prévisible. Les objectifs s'écartent des données qui les justifiaient, et la revue tourne à la dispute pour savoir si ce chiffre a jamais été réaliste.
Comment définir des objectifs de KPI avec Powerdrill Bloom
Étape 1 : Importez vos données historiques
Importez le fichier contenant votre historique période par période. Powerdrill Bloom analyse les colonnes dès leur réception, de sorte que les lacunes dans les séries et les étiquettes de période incohérentes apparaissent avant de fausser une référence.
Étape 2 : Décrivez la logique de l'objectif en langage naturel
Demandez les composants plutôt que la réponse finale. Demandez la médiane et la plage des douze dernières périodes, ventilées par segment, en signalant toute tendance saisonnière.
Posez ensuite directement la question du mécanisme. Demandez quels segments ont déjà dépassé le chiffre proposé, et à quelle fréquence, afin qu'un objectif de réduction de l'écart repose sur des preuves concrètes.
Étape 3 : Exportez le graphique, le rapport ou la présentation
Exportez le tableau de référence, un graphique de tendance montrant la fourchette, ou un court argumentaire écrit que vous pourrez joindre au plan.
Pourquoi cette méthode l'emporte sur la reconstruction des références chaque trimestre
| Méthode manuelle | Powerdrill Bloom | |
|---|---|---|
| Référence par segment | Une passe pour chacun, à la main | Demander tous les segments à la fois |
| Comparaison saisonnière | Reconstruire la période comparable | Demander une comparaison sur la même période |
| Vérifier qu'un objectif est atteignable | Parcourir l'historique manuellement | Demander à quelle fréquence il a déjà été dépassé |
| Trimestre suivant | Répéter tout l'exercice | Importer les nouvelles périodes |
La ligne qui change la donne est la troisième. Lorsqu'il suffit d'une question pour vérifier la faisabilité, vous contrôlez chaque segment. Quand cela prend une heure, vous ne vérifiez que celui sur lequel vous avez déjà des doutes, et les autres sont validés sans examen.
Erreurs courantes
Ajouter un pourcentage rond à l'année précédente. Cela ne repose sur aucun mécanisme, personne ne peut donc dire ce qui permettrait d'y parvenir. De plus, cela hérite de toutes les anomalies de l'année passée.
Publier un chiffre unique. Un objectif ponctuel masque l'incertitude réelle. Un objectif d'engagement et un objectif de dépassement communiquent la même ambition tout en résistant à un mauvais mois.
Ignorer la plage normale. Un objectif situé dans la zone de variation historique sera atteint sans rien faire, ce qui donne à l'équipe l'impression que les objectifs ne sont que de la décoration.
Fixer des objectifs uniquement sur des métriques de retard (lagging). Les objectifs de chiffre d'affaires sont indiscutables mais impossibles à influencer directement. Associez chacun d'eux à un levier sur lequel l'équipe peut agir dès cette semaine. Notre article sur ce qu'est la significativité statistique traite du piège de la surinterprétation des petits mouvements.
Modifier la définition d'une métrique en milieu de période. La comparaison est faussée de manière invisible, et l'objectif perd discrètement tout son sens. Figez la définition ou recalculez l'ensemble de l'historique.
Fixer un objectif de KPI impossible à mesurer chaque semaine. Si le chiffre n'est disponible qu'à la fin du trimestre, personne ne peut corriger le tir. Choisissez un indicateur observable au cours de la période, même s'il s'agit d'un indicateur indirect (proxy).
Diviser un objectif d'entreprise par les effectifs. Cela semble équitable, mais cela ignore le fait que les segments ont des références différentes. Une région dont le taux de conversion est deux fois plus faible a besoin d'un chiffre différent, pas du même.
Conclusion
Un objectif est un argument, pas un chiffre. Prenez la médiane et la plage de votre propre historique. Nommez le mécanisme qui permet de l'améliorer. Vérifiez à quelle fréquence ce chiffre a déjà été dépassé, puis publiez une fourchette plutôt qu'un point fixe.
Ce qui nuit à cette pratique, c'est la reconstruction trimestrielle, en particulier lorsque les segments se multiplient. Si c'est là que passe votre temps de planification, essayez Powerdrill Bloom sur votre fichier d'historique. Consultez également nos guides pour créer un tableau de bord de KPI à partir d'un tableur, sur ce qu'est un tableau de bord de données, sur l'exécution de statistiques descriptives, ainsi que la page sur les auto insights.
Foire aux questions
Comment définir un objectif de KPI sans données historiques ?
Utilisez un mécanisme de capacité plutôt qu'une tendance. Déterminez ce que l'équipe peut physiquement produire, fixez une fourchette délibérément large, et considérez les deux premières périodes comme une phase de mesure plutôt que de performance.
De combien d'historique ai-je besoin pour établir une référence ?
Huit à douze périodes complètes constituent le minimum pratique. Moins de six rend l'estimation de la variation normale impossible, ce qui signifie que tout objectif fixé s'apparente à une simple supposition.
Un objectif de KPI doit-il être un chiffre unique ou une fourchette ?
Une fourchette. Un objectif d'engagement et un objectif de dépassement expriment la même ambition tout en reflétant l'incertitude. Ils résistent également mieux lorsqu'une période s'avère décevante.
Pourquoi « l'année dernière plus 20 % » est-il un mauvais objectif ?
Il ne repose sur aucun mécanisme, personne ne peut donc dire quelle action permettrait de l'atteindre. De plus, il reconduit toutes les anomalies de l'année précédente, y compris les pics exceptionnels.
À quelle fréquence les objectifs doivent-ils être révisés ?
Révisez la référence chaque trimestre et l'objectif lui-même chaque fois que la définition de la métrique ou le plan change. Une révision plus fréquente transforme les objectifs en prévisions et leur enlève toute valeur de planification.