Comment réaliser une analyse win-loss avec l'IA : étape par étape

Une analyse des gains et pertes compare les opportunités gagnées et perdues, puis explique la différence. Construisez-la à partir d'un export d'opportunités clôturées. Comptez les gains et les pertes par segment, divisez pour obtenir le taux de réussite, puis regroupez les motifs de perte dans une liste restreinte. Le comptage prend quelques minutes. C'est au moment du regroupement que toute analyse des gains et pertes s'effondre.

Ce guide explore d'abord la méthode du tableur, montre exactement où elle bloque, puis reconstruit la même analyse à partir de l'export en trois étapes.

Ce qu'une analyse des gains et pertes vous apprend réellement

Trois questions, classées selon la fréquence à laquelle elles influencent une décision.

À quelle fréquence gagnons-nous ? Le taux de réussite correspond aux opportunités gagnées divisées par les opportunités clôturées sur une période. À lui seul, c'est un tableau d'affichage, pas une analyse exploitable.

Où gagnons-nous ? Ce même taux, segmenté par secteur, produit ou taille d'opportunité, varie généralement beaucoup plus que le chiffre global. Une entreprise à 35 % globalement peut se situer à 41 % sur le segment mid-market et à 22 % sur le segment enterprise, et ces deux chiffres pointent vers deux problèmes différents.

Pourquoi perdons-nous ? C'est la partie que tout le monde veut et que presque personne n'obtient clairement. La réponse se trouve dans un champ de texte libre que cinq commerciaux ont rempli de cinq manières différentes.

Une analyse des gains et pertes qui ne répond qu'à la première question est un simple rapport. Celle qui répond aux trois est un document d'aide à la décision, et elle vaut bien une heure de travail supplémentaire.

Ce dont vous avez besoin avant de commencer

• Un export des opportunités clôturées couvrant au moins deux trimestres, à raison d'une ligne par opportunité.
• Au moins quatre colonnes : date de clôture, résultat, segment ou produit, et montant.
• Une colonne pour le motif de perte, même si elle est mal renseignée. C'est cette colonne qui détermine si l'analyse sera utile ou non.
• Une définition claire de la période. Date de clôture ou date de création, choisie une fois pour toutes et consignée par écrit.

Le guide de Microsoft sur les PivotTable énonce clairement l'exigence de format : « Vos données doivent être organisées en colonnes avec une seule ligne d'en-tête. » Les exports CRM arrivent fréquemment avec deux lignes d'en-tête ou une barre de titre fusionnée ; corrigez donc cela avant toute chose.

Une dernière chose sur laquelle il convient de s'accorder avant la première construction : qui est responsable du champ du motif. Dans la plupart des équipes, le commercial clôture l'opportunité et choisit l'étiquette. Les commerciaux cherchent à signer la prochaine affaire plutôt qu'à maintenir une taxonomie propre. Ce n'est pas un défaut de caractère. Cela signifie simplement que l'ensemble d'étiquettes doit être assez court pour que le bon choix soit évident en trois secondes. Une seule personne devrait être responsable de cette liste chaque trimestre.

Comment réaliser une analyse des gains et pertes dans un tableur

Option 1 : compter les gains et les pertes avec COUNTIFS

COUNTIFS « applique des critères à des cellules de plusieurs plages et compte le nombre de fois où tous les critères sont remplis ». C'est là tout le calcul du taux de réussite. Comptez les lignes où le résultat est Won et le segment est Mid-Market, comptez toutes les lignes clôturées pour ce segment, puis divisez.

Deux détails documentés permettent de gagner du temps par la suite. Microsoft note que « chaque plage supplémentaire doit avoir le même nombre de lignes et de colonnes que l'argument criteria_range1 ». Des sélections irrégulières cassent donc la formule sans message d'erreur. De plus, jusqu'à 127 paires de plages et de critères sont autorisées, ce qui est bien plus que ce dont n'importe quelle analyse a besoin.

Un piège se cache sur cette même page. Si un argument de critère pointe vers une cellule vide, COUNTIFS « traite la cellule vide comme une valeur 0 ». Un segment vide est donc comptabilisé comme quelque chose plutôt que rien, et c'est ainsi qu'un segment auquel personne ne vend se retrouve avec des opportunités associées.

Option 2 : synthétiser avec un PivotTable

Glissez le résultat dans Lignes (Rows) et le montant dans Valeurs (Values), et vous obtenez le pipeline gagné et perdu par segment. Pour afficher le taux de réussite sous forme de pourcentage plutôt que de nombre, ouvrez les Paramètres des champs de valeur (Value Field Settings) et utilisez l'onglet Afficher les valeurs (Show Values As), où se trouve % du total général (% of Grand Total).

Vous pouvez également afficher une valeur à la fois sous forme de calcul et de pourcentage. L'instruction de Microsoft est de « faire glisser l'élément deux fois dans la section Valeurs », puis de définir Synthétiser les valeurs par (Summarize Values By) et Afficher les valeurs (Show Values As) pour chacun d'eux. Cela vous donne le nombre d'opportunités et la part du total côte à côte sans avoir besoin d'un second tableau croisé.

Option 3 : ajouter les motifs de perte

Faites maintenant glisser la colonne du motif de perte dans le PivotTable et observez ce qui se passe. Microsoft documente ce comportement avec précision : « Par défaut, les champs PivotTable placés dans la zone Valeurs sont affichés sous forme de SOMME (SUM). Si Excel interprète vos données comme du texte, les données sont affichées sous forme de NOMBRE (COUNT). »

C'est correct et attendu. Une colonne de motifs étant du texte, elle est comptée. Le problème réside dans ce qu'elle compte.

Là où la méthode du tableur ralentit

Votre colonne de motifs contient probablement Price, price, Too expensive, Budget, No budget this year et Lost on cost. Il s'agit d'un seul et même motif écrit de six manières différentes. Un décompte de chaînes de caractères distinctes vous indique que six événements différents se sont produits, alors qu'en réalité, la même chose s'est produite six fois.

Quelqu'un doit donc se pencher sur la liste et décider quelles étiquettes ont la même signification. Ce travail d'évaluation constitue l'analyse proprement dite ; il est manuel et doit être refait chaque trimestre à mesure que les commerciaux inventent de nouvelles formulations.

Trois frictions mineures viennent s'y ajouter.

Le véritable motif se trouve souvent dans les notes. La liste de sélection contient une réponse évasive et le champ de texte libre raconte la véritable histoire, et personne ne regroupe du texte libre à la main.

Les petits segments sont interprétés comme des tendances. Quatre opportunités dans un segment relèvent de l'anecdote, mais un pourcentage affiché à côté donne l'illusion d'une conclusion solide.

Le tableau croisé devient obsolète. La documentation de PivotTable est également importante ici. Lorsque de nouvelles lignes arrivent, « tous les PivotTables construits sur cette source de données doivent être actualisés ». Un seul oubli d'actualisation, et l'analyse du trimestre précédent est présentée comme celle du trimestre en cours.

Comment créer une analyse des gains et pertes avec l'IA

Étape 1 : Importer l'export des opportunités clôturées

Ouvrez Powerdrill Bloom et importez l'export. Excel, CSV, PDF et les documents textuels sont tous répertoriés comme formats pris en charge dans l'offre gratuite, de sorte qu'un téléchargement brut depuis votre CRM fonctionne sans nettoyage préalable.

Ne supprimez pas la colonne des motifs désordonnée, et ne supprimez pas non plus le champ des notes. Ce sont les deux colonnes les plus précieuses du fichier, et ce sont généralement celles que l'on élimine avant de commencer.

Étape 2 : Demander les décomptes et les groupes de motifs en un seul prompt

Décrivez l'analyse en langage naturel. Demandez le taux de réussite par segment sur les deux derniers trimestres, ainsi que la taille moyenne des opportunités pour les affaires gagnées et perdues. Demandez ensuite à ce que les motifs de perte soient regroupés dans une liste restreinte, en affichant les étiquettes brutes qui ont été intégrées dans chaque groupe.

Demandez la correspondance (mapping), pas seulement les totaux. Le fait de voir que Lost on cost et No budget this year ont été regroupés vous permet d'accepter ou de rejeter cette décision. Il s'agit d'une appréciation subjective plutôt que d'un calcul, et c'est précisément la partie que vous souhaitez valider plutôt que de déléguer.

Profitez-en pour ajouter un seuil minimal. Demandez à ce que les segments inférieurs à un nombre minimal d'opportunités soient affichés avec leur effectif, ou totalement masqués. Cela évite qu'un segment de quatre opportunités ne soit interprété comme une tendance.

Chaque chiffre est fourni avec les lignes de données correspondantes. Vous pouvez ouvrir un décompte suspect et lire les opportunités qui l'ont généré avant qu'il ne se retrouve sur une diapositive.

Étape 3 : Transformer l'analyse en un document que les gens liront vraiment

Demandez directement la mise en page souhaitée : le taux de réussite global, la tendance par rapport à la période précédente, le taux de réussite par segment, les motifs de perte regroupés, et une ligne sur la variation la plus importante.

Enregistrez le prompt. Au trimestre suivant, vous importerez le nouvel export et exécuterez les mêmes instructions, ce qui transforme une analyse ponctuelle en un processus reproductible. Si le livrable doit devenir un document publié de manière récurrente, la page du générateur de rapports IA détaille cette méthode. La page créer des graphiques à partir d'Excel couvre la partie graphique.

Ce que doit contenir une analyse des gains et pertes

Section	Ce à quoi elle répond	Erreur fréquente
Taux de réussite global	Convertissons-nous mieux que lors de la période précédente ?	Mélanger les opportunités en cours dans le dénominateur
Taux de réussite par segment	Où se concentre notre force ?	Présenter des segments de trois opportunités comme s'ils étaient stables
Taille moyenne des opportunités, gagnées vs perdues	Perdons-nous les grosses affaires ou les petites ?	Utiliser la médiane sur une ligne et la moyenne sur une autre
Motifs de perte regroupés	Qu'est-ce qui continue de nous faire perdre ?	Compter les étiquettes brutes au lieu des étiquettes regroupées
Durée du cycle de vente	Les pertes sont-elles lentes ou rapides ?	Mesurer à partir de la date de création sur une ligne, et de la date de clôture sur une autre
Pertes face à la concurrence	Contre qui perdons-nous réellement ?	Laisser le champ du concurrent vide sur la moitié des lignes
Mise en avant d'une variation majeure	Qu'est-ce qui a changé depuis le trimestre dernier ?	Lister chaque changement au lieu de se concentrer sur celui qui compte vraiment

Limitez le document final à une seule page. Une analyse des gains et pertes qui s'étend sur neuf diapositives n'est lue qu'une seule fois.

Une colonne manque dans la plupart des versions de ce tableau, et c'est pourtant la plus simple à ajouter : la date de l'export. Deux personnes comparant le fichier du trimestre dernier avec celui de ce trimestre finiront par ne pas s'accorder sur les opportunités qui étaient alors en cours. Une seule ligne indiquant la date d'extraction des données met fin à ce débat avant même qu'il ne commence.

Un exemple concret

Supposons qu'un trimestre se clôture avec 180 opportunités : 63 gagnées, 117 perdues. Le taux de réussite global est de 35 %. Si l'on segmente, le secteur enterprise se situe à 22 % sur 27 opportunités, tandis que le mid-market est à 41 % sur 96 opportunités.

Les motifs regroupés importent plus que ces deux chiffres. Disons que 44 des 117 pertes sont liées au prix et 31 à une intégration manquante. Ce sont deux discussions différentes avec deux équipes différentes. La liste brute, non regroupée, aurait affiché onze motifs différents et n'aurait déclenché aucune de ces discussions.

Ajoutez maintenant la ligne de la taille des opportunités. Disons que les 44 pertes liées au prix représentent une moyenne de $12k et les 31 pertes liées à l'intégration une moyenne de $58k. Le problème d'intégration représente alors environ le double du chiffre d'affaires potentiel, malgré un nombre inférieur d'opportunités perdues. Ce renversement de situation est l'élément le plus fréquent qu'une analyse basée uniquement sur les volumes tend à masquer.

Qui le lit, et à quelle fréquence

Trois publics cibles utilisent ce document différemment, et la mise en page doit en tenir compte.

La direction commerciale lit le taux global et la mise en avant des variations, et s'arrête là à moins qu'un changement notable ne soit survenu. Le produit et le marketing lisent les motifs regroupés, car c'est là que se décident la feuille de route (roadmap) et les arguments de positionnement. La finance examine la taille des opportunités, car un taux de réussite en hausse sur des opportunités de plus en plus petites n'est pas la victoire qu'elle paraît être.

Concevez le document pour le premier public et ajoutez des annotations pour les deux autres. Une page, trois niveaux de lecture.

Obtenir une liste de motifs exploitable

Tout ce qui précède dépend d'un champ de motif de perte que l'on peut regrouper. Trois habitudes permettent de résoudre la majeure partie du désordre à la source.

Limitez la liste de sélection à sept options. Une liste plus longue garantit des choix incohérents, car personne ne fait défiler un menu déroulant au moment de clôturer une opportunité perdue.

Séparez le motif de l'explication détaillée. Une liste de sélection obligatoire pour la catégorie, une zone de texte libre facultative pour les détails. Fusionnez-les et vous n'obtiendrez ni l'un ni l'autre.

Proposez une option honnête. Incluez un choix explicite Unknown ou No decision. Sans cela, chaque perte ambiguë sera classée sous la catégorie prix, et le prix deviendra la réponse à tout.

Contrôlez la correspondance (mapping), pas le champ lui-même. Vous n'obtiendrez jamais de données parfaitement propres à la saisie. Ce que vous pouvez obtenir, c'est une correspondance stable entre des étiquettes désordonnées et sept groupes définis, revue une fois par trimestre par une seule personne.

Erreurs fréquentes

Compter les opportunités en cours dans le dénominateur. Le taux de réussite correspond aux opportunités gagnées divisées par les opportunités clôturées. Inclure des opportunités encore ouvertes embellit artificiellement le chiffre à chaque fois.

Laisser la liste des motifs s'allonger indéfiniment. Si ce trimestre compte onze motifs et le trimestre précédent en comptait six, vous observez une dérive de vocabulaire plutôt qu'une évolution du marché. Corrigez le regroupement, puis comparez.

Interpréter les petits segments comme des tendances. Affichez le décompte à côté de chaque taux afin que les lecteurs puissent évaluer la pertinence par eux-mêmes.

Présenter un tableau croisé obsolète. Les nouvelles lignes dans la source ne mettent pas à jour un PivotTable d'elles-mêmes, et une mise en page d'apparence actualisée contenant d'anciens chiffres est pire que l'absence totale d'analyse.

Masquer la correspondance (mapping). Quiconque lira ce document finira par demander ce qui a été comptabilisé dans la catégorie « prix ». Publiez le regroupement à côté du graphique et cette conversation ne prendra que dix secondes.

Ne réaliser l'analyse qu'après un mauvais trimestre. Une analyse des gains et pertes construite uniquement lorsque les chiffres chutent ne dispose d'aucun point de comparaison. La réaliser chaque trimestre, y compris lors des bons trimestres, est ce qui permet de comprendre les mauvais.

Présenter un taux sans son volume. Un segment qui est passé de 20 % à 40 % sur la base de cinq opportunités n'a rien doublé du tout. Indiquez le décompte à côté de chaque pourcentage pour que le lecteur puisse situer le contexte.

Conclusion

L'arithmétique d'une analyse des gains et pertes est d'une grande simplicité : COUNTIFS pour les décomptes, un PivotTable pour la synthèse, % du total général pour la répartition. Le travail qui prend tout l'après-midi consiste à décider ce que signifient réellement vos motifs de perte.

Confiez cette partie à un outil capable de regrouper les étiquettes, de vous montrer la correspondance et de remonter jusqu'aux opportunités derrière chaque chiffre. Essayez Powerdrill Bloom sur l'export des opportunités clôturées du trimestre dernier et constatez à quel point votre liste de motifs se simplifie.

Pour la vue du pipeline en amont, consultez notre guide pour transformer un export CRM en rapport de pipeline. Notre sélection d'outils d'IA pour l'analyse du pipeline de vente couvre la partie outillage.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'une analyse des gains et pertes ?

Il s'agit d'une comparaison structurée des opportunités gagnées et perdues au cours d'une même période. Elle englobe le taux de réussite, les variations de ce taux par segment, et le regroupement des motifs de perte.

Comment calcule-t-on le taux de réussite ?

Divisez le nombre d'opportunités gagnées par le nombre total d'opportunités clôturées sur la même période. COUNTIFS gère ces deux décomptes, puisqu'il compte les lignes où chaque critère est rempli sur des plages correspondantes.

Pourquoi mon champ de motif de perte affiche-t-il un décompte plutôt qu'un total ?

Parce qu'il s'agit de texte. Microsoft indique que les champs PivotTable de la zone Valeurs s'affichent par défaut sous forme de SOMME (SUM). Ils s'affichent sous forme de NOMBRE (COUNT) lorsque Excel interprète les données comme du texte.

Combien de motifs de perte une analyse des gains et pertes doit-elle comporter ?

Suffisamment peu pour permettre une comparaison d'un trimestre à l'autre, ce qui en pratique représente environ cinq à sept groupes. Conservez les étiquettes brutes sous-jacentes afin que chacun puisse vérifier ce qui a été intégré dans chaque groupe.

À quelle fréquence doit-on réaliser une analyse des gains et pertes ?

Un rythme trimestriel convient à la plupart des équipes, car un mois compte rarement assez d'opportunités clôturées par segment pour être statistiquement stable. Quelle que soit la fréquence, régénérez l'analyse à partir d'un nouvel export plutôt que de modifier le fichier de la période précédente.