Comment créer un rapport de flux de trésorerie : le guide complet

Un rapport de flux de trésorerie répond à une question : combien d'argent est entré, combien est sorti et ce qu'il reste. Pour en élaborer un, exportez vos transactions bancaires et de paiement pour une période définie. Classez ensuite chaque ligne en exploitation, investissement ou financement, calculez le montant net par mois et rapprochez le solde de clôture de votre relevé bancaire.

La partie difficile n'est pas l'arithmétique. C'est de décider quelle date fait foi, et cette décision modifie chaque chiffre du rapport.

Ce guide présente ce qui doit figurer dans un rapport de flux de trésorerie et les deux choix à faire avant de commencer. Il explique ensuite comment élaborer le rapport à partir d'un export.

Ce qu'est un rapport de flux de trésorerie, et ce qu'il n'est pas

Le rapport de gestion dont vous avez probablement besoin n'est pas le tableau des flux de trésorerie publié par une société cotée.

Un tableau des flux de trésorerie réglementaire est préparé à partir de vos comptes selon un référentiel comptable, et il se concilie avec votre compte de résultat. C'est le travail de votre comptable, pas une tâche sur tableur.

Ce dont une équipe a généralement besoin chaque mois est plus ciblé et plus utile. Cela permet de savoir si l'argent est réellement arrivé, où il est allé et quelle visibilité financière il reste.

Élément	Pourquoi il y figure
Solde de trésorerie d'ouverture	Le rapport n'a aucune valeur s'il ne correspond pas à un solde réel
Entrées de trésorerie, par source	Encaissements clients, remboursements déduits, financements séparés
Sorties de trésorerie, par catégorie	Salaires, fournisseurs, impôts, service de la dette
Variation nette pour la période	Le chiffre unique que tout le monde attend
Solde de trésorerie de clôture	Doit correspondre au relevé bancaire au centime près
Une base de date définie	La date à laquelle chaque ligne a été comptabilisée
Un périmètre défini	Quels comptes et entités sont inclus

Ce dernier binôme est ce qui distingue un rapport d'un simple tas de chiffres. Deux personnes peuvent extraire le même export et obtenir des écarts de plusieurs milliers sans que l'une ou l'autre n'ait commis d'erreur.

Cet article traite du suivi de la trésorerie qui a déjà bougé. Si vous avez plutôt besoin de projections, notre sélection d'outils de prévision de trésorerie couvre cette catégorie, et les outils requis sont différents.

Premier choix : comptabilité de trésorerie ou d'engagement

Définissez cela avant de commencer à construire quoi que ce soit, car ces deux méthodes répondent à des questions différentes.

L'IRS définit clairement les deux dans la Publication 538. Selon la méthode de trésorerie, « vous déclarez généralement vos revenus au cours de l'année fiscale où vous les recevez ». Les dépenses sont déduites « au cours de l'année fiscale où vous les payez ».

La méthode d'engagement modifie le calendrier. Avec celle-ci, « vous déclarez généralement vos revenus au cours de l'année fiscale où vous les gagnez, quel que soit le moment où le paiement est reçu », et les dépenses sont déduites lorsqu'elles sont engagées.

Pour un rapport de flux de trésorerie, la comptabilité de trésorerie est le choix naturel. Vous décrivez de l'argent qui a bougé, donc une facture émise mais non payée n'a pas sa place dans le total.

Le piège consiste à les mélanger sans s'en rendre compte. Extraire les encaissements de la banque et les dépenses du grand livre d'engagement de votre système comptable produit un chiffre qui ne correspond à rien.

Notez qu'il s'agit d'un choix de reporting, et non d'un conseil fiscal. La méthode que votre entreprise utilise pour ses déclarations est une question à poser à votre comptable.

Deuxième choix : quelle date prendre en compte

C'est là que la plupart des rapports de flux de trésorerie pèchent discrètement, et les processeurs de paiement en sont le meilleur exemple.

La documentation sur les virements de Stripe sépare ces deux événements. Elle indique que « le délai dans lequel les fonds deviennent disponibles dépend de votre calendrier de règlement ». La banque « peut prendre un délai supplémentaire pour rendre les fonds disponibles après les avoir reçus ».

L'écart peut être important au début. Stripe « planifie généralement votre premier virement sous 7 à 14 jours » après un premier paiement réel. Elle précise que cela « peut prendre plus de temps selon votre secteur d'activité, votre pays d'exploitation et votre niveau de risque ».

Ainsi, une seule vente génère au moins trois dates potentielles. Le client a payé un certain jour, le processeur a réglé un autre jour, et la banque a crédité le compte un troisième jour.

Un rapport de flux de trésorerie basé sur la date de débit affichera de l'argent que vous n'avez pas encore. Un rapport basé sur la date de crédit bancaire correspondra à votre solde mais sera en décalage par rapport à vos ventes.

Choisissez la date de crédit bancaire lorsque le rapport doit correspondre à un solde. Choisissez-la une fois pour toutes, inscrivez-la dans le rapport et utilisez-la pour chaque ligne.

Le même choix se présente pour les dettes fournisseurs. Un chèque émis le 30 et encaissé le 3 appartient à des mois différents selon les règles appliquées.

Ce qui va dans chacune des trois catégories

La classification est plus simple qu'il n'y paraît dès lors que l'on accepte l'existence de lignes ambiguës.

Exploitation. Flux de trésorerie provenant des clients, paiements aux fournisseurs et au personnel, impôts payés, et intérêts si votre politique les y place. C'est la catégorie qui vous indique si l'entreprise s'autofinance.

Investissement. Achats et ventes d'actifs à long terme, et mouvements d'argent vers ou depuis des investissements. Les équipements, les véhicules et les logiciels immobilisés entrent dans cette catégorie.

Financement. Tirages et remboursements d'emprunts, levées de fonds propres, dividendes et distributions versés. L'argent qui provient des financeurs ou leur est retourné, plutôt que de l'exploitation.

Deux catégories suscitent la plupart des débats. Les intérêts d'emprunt et les prélèvements de l'exploitant peuvent légitimement figurer dans plusieurs catégories. Inscrivez votre choix dans l'onglet des définitions plutôt que de devoir trancher à nouveau chaque mois.

Les transferts internes n'appartiennent à aucune d'elles. Déplacer de l'argent entre vos propres comptes donne un résultat net nul, et comptabiliser les deux côtés gonfle artificiellement à la fois les entrées et les sorties brutes.

Comment procéder manuellement

Option 1 : Un onglet par source, puis un résumé

Exportez séparément chaque compte bancaire, carte et processeur, et conservez-les dans leurs propres onglets avant de les combiner.

Ajoutez une colonne de classification et une colonne de date normalisée à chaque onglet. Utilisez ensuite SUMIFS par rapport à une série de fins de mois construite avec EOMONTH pour tout regrouper dans une seule grille.

Microsoft décrit EOMONTH comme renvoyant « le numéro de série du dernier jour du mois ». Cela rend les limites de vos mois explicites plutôt qu'implicites via le formatage des cellules.

La limite réside dans le rapprochement. Rien ici ne vérifie que votre solde de clôture combiné correspond à celui de la banque, vous devez donc le faire vous-même, chaque mois.

Option 2 : Classer avec une table de correspondance, pas à la main

Créez un tableau de correspondance à deux colonnes pour associer la description de la transaction à une catégorie, puis recherchez chaque ligne plutôt que de marquer les lignes individuellement.

Cela rend la classification auditable. Quand quelqu'un demande pourquoi les renouvellements de logiciels se trouvaient dans l'exploitation, vous montrez le tableau du doigt au lieu de devoir vous en souvenir.

Attendez-vous à ce que le tableau comporte des lacunes. Laissez les lignes non correspondantes visibles dans une catégorie « non classée » plutôt que de les attribuer par défaut à l'exploitation, car un choix par défaut silencieux est le meilleur moyen de laisser subsister des erreurs.

La limite est la dérive. Les descriptions des fournisseurs changent, de nouveaux prestataires apparaissent, et le tableau nécessite une maintenance dès qu'il commence à rater des éléments.

Option 3 : Une ligne de rapprochement en haut

Placez le solde d'ouverture, la variation nette, le solde de clôture calculé et le solde de clôture bancaire réel dans quatre cellules adjacentes, avec une cellule d'écart à côté.

Si cet écart n'est pas nul, rien de ce qui se trouve en dessous ne vaut la peine d'être lu. Mettre en place cette vérification en premier vous évite de présenter un rapport que vous n'avez pas vérifié.

Notre guide sur le rapprochement des transactions dans un tableur aborde cet aspect de correspondance plus en détail.

La limite est qu'un écart nul prouve les totaux, pas la classification. Vous pouvez parfaitement correspondre à la banque tout en ayant les salaires classés dans le financement.

La limite commune. Ces trois options supposent que chaque source couvre exactement la même plage de dates sur la même base de date. Des plages de dates incohérentes d'un onglet à l'autre constituent l'erreur silencieuse la plus fréquente dans ce rapport.

Là où la méthode manuelle montre ses limites

Le premier rapport de flux de trésorerie prend une après-midi. Le quatrième prend plus de temps, car les données d'entrée ont changé.

Un nouveau processeur de paiement apparaît, ce qui implique un quatrième export avec une disposition de colonnes différente. Une carte est remplacée, les libellés de description changent et la table de correspondance commence à rater des lignes.

Puis la question de la base de date revient. Quelqu'un demande pourquoi le chiffre des ventes ne correspond pas au chiffre de trésorerie, et la réponse honnête nécessite d'expliquer à nouveau le délai de règlement.

Il y a un quatrième coût qui n'apparaît que sous la pression. Un membre du conseil d'administration demande ce qui a motivé cette variation, et la réponse exige de reconstituer trois mois de classifications dont vous ne vous souvenez plus.

Pour l'analyse des écarts liée à cette même tâche, consultez notre guide sur la création d'un rapport budget vs réel.

Comment le construire avec Powerdrill Bloom

Étape 1 : Importez vos exports bancaires et de paiement

Importez ensemble l'export du relevé bancaire, l'export de la carte et l'export des virements du processeur. Powerdrill Bloom analyse le profil des colonnes dès leur arrivée, de sorte que les plages de dates incohérentes, les identifiants de transaction en double et les montants vides apparaissent avant même qu'un total ne soit produit.

Étape 2 : Décrivez le rapport en langage naturel

Énoncez les règles plutôt que de les construire. Indiquez la base de date, la période, les trois catégories, les comptes concernés et les paires de transferts internes à éliminer.

Posez ensuite les questions qui permettent de détecter les erreurs. Demandez quelles lignes n'ont pas pu être classées. Demandez quelles transactions apparaissent dans deux sources différentes. Demandez si le solde de clôture calculé est égal au solde de clôture bancaire que vous avez fourni.

Étape 3 : Exportez le graphique, le rapport ou la présentation

Récupérez la grille mensuelle des flux de trésorerie, un graphique de la variation nette par rapport au solde de clôture, ou des diapositives présentant la base de date à côté des totaux.

La page de l'outil d'analyse de trésorerie par IA traite de cette même tâche du côté de l'outil.

Erreurs courantes

Mélanger les bases de dates entre les sources. Les dates de débit du processeur et les dates de crédit de la banque ne peuvent pas être additionnées.

Comptabiliser les transferts internes. Les deux étapes sont comptabilisées, ce qui gonfle à la fois les entrées et les sorties brutes alors que le net reste correct.

Attribuer par défaut les lignes non classées à l'exploitation. La catégorie la plus importante absorbe discrètement tout ce que vous n'avez pas réussi à associer.

Sauter la ligne de rapprochement. Un rapport qui ne correspond pas au solde bancaire n'est qu'une simple supposition mise en forme.

Présenter un seul mois isolé. La trésorerie est irrégulière, et un seul mois peut inciter à une conclusion que trois mois viendraient contredire.

Consolider les remboursements dans une seule ligne de revenus. Vous perdez la possibilité de voir si les entrées ont diminué ou si les retours ont augmenté.

L'appeler tableau des flux de trésorerie. La version réglementaire est préparée à partir de vos comptes selon un référentiel comptable, et cette distinction est importante pour quiconque la lit.

Conclusion

Fixez la base de date, fixez le périmètre, classez à partir d'un tableau, éliminez les transferts internes et placez la vérification du rapprochement au-dessus de tout le reste. Vous obtiendrez ainsi un rapport de flux de trésorerie exploitable.

Ce sont les deux décisions préalables qui le rendent incontestable. Trésorerie ou engagement, et quelle date fait foi, expliquent presque tous les désaccords sur un chiffre de trésorerie.

Indiquez les deux dans le rapport lui-même. Un lecteur qui connaît votre base peut contester votre choix, ce qui est bien préférable à l'hypothèse silencieuse d'une autre base.

Si le reconstruire chaque mois vous prend une journée, essayez Powerdrill Bloom sur votre propre export. Consultez également la page du générateur de rapports par IA.

Foire aux questions

Quelle est la différence entre un rapport de flux de trésorerie et un tableau des flux de trésorerie ?

Un tableau des flux de trésorerie est préparé à partir de vos comptes selon un référentiel comptable et se concilie avec le compte de résultat. Un rapport de gestion des flux de trésorerie décrit la trésorerie qui a réellement bougé sur une période, construit à partir d'exports bancaires et de paiement.

Un rapport de flux de trésorerie doit-il utiliser la comptabilité de trésorerie ou d'engagement ?

La comptabilité de trésorerie est la plus adaptée, car le rapport décrit l'argent qui a bougé. L'IRS décrit la méthode de trésorerie comme consistant à déclarer les revenus lorsqu'ils sont reçus et à déduire les dépenses lorsqu'elles sont payées, ce qui correspond exactement au calendrier requis pour un rapport de trésorerie.

Quelle date dois-je utiliser pour un paiement par carte ?

Utilisez la date à laquelle l'argent est arrivé sur votre banque lorsque le rapport doit correspondre à un solde. Stripe souligne que la disponibilité des fonds dépend du calendrier de règlement et que votre banque peut ajouter un d'un délai supplémentaire après les avoir reçus.

Comment gérer les transferts entre mes propres comptes ?

Excluez les deux étapes. Les comptabiliser gonfle le total des entrées et le total des sorties du même montant, de sorte que le net reste correct alors que chaque chiffre brut est faux.

Quelles sont les trois sections d'un rapport de flux de trésorerie ?

L'exploitation couvre la trésorerie provenant des clients et les paiements aux fournisseurs, au personnel et aux impôts. L'investissement couvre les actifs à long terme et les placements. Le financement couvre les emprunts, les capitaux propres et les distributions.