Comment répondre aux questions sur les données lors d'une présentation (sans deviner)
Presque toutes les questions que l'on vous pose sur un graphique se divisent en trois catégories. Que signifie ce chiffre, qu'y a-t-il derrière, et est-ce qu'autre chose pourrait l'expliquer ? Préparez une réponse pour chaque catégorie et vous gérerez la majeure partie de l'auditoire.
L'echec est rarement dû à l'ignorance. Il vient plutôt du fait que la présentation contient des conclusions alors que les questions portent sur la couche inférieure, et que cette couche a été fermée il y a des heures.
Ce guide explique pourquoi les questions en direct sont difficiles, les trois façons dont les gens se préparent, et le moment où la préparation ne suffit plus.
Pourquoi il est difficile de répondre aux questions sur les données en direct
Une diapositive est une compression. Vous avez passé une après-midi à décider quel angle importait, puis vous avez montré le résultat. Le raisonnement est resté dans votre tête, ou dans un fichier sur votre ordinateur portable.
Les questions arrivent au niveau de la couche compressée. Quelqu'un demande si cela inclut les essais, à quoi ressemble le même graphique pour le segment entreprise uniquement, ou si la baisse est simplement saisonnière. Chacune de ces questions vous demande de décompresser quelque chose que vous aviez déjà rangé.
Le timing aggrave les choses. Vous n'avez que quelques secondes, un public qui vous regarde, et aucun moyen de relancer une analyse pendant que les gens attendent.
Il y a aussi un piège social. Dire « Je ne sais pas » une fois est acceptable et passe pour de l'honnêteté. Le dire trois fois donne l'impression d'un manque de préparation. Les gens commencent alors à faire des estimations à voix haute, et une estimation qui s'avère fausse coûte plus cher que ne l'aurait fait un moment de silence.
Il y a une quatrième raison pour laquelle les gens sous-estiment cela. Les questions sur les données ne portent pas vraiment sur le graphique ; elles visent à savoir si le présentateur comprend ses propres chiffres. Le public teste l'analyste autant que l'analyse.
Ce que cela vous coûte
La décision est reportée. L'issue la plus fréquente n'est pas un désaccord. C'est un « revenez quand vous aurez ce chiffre », ce qui transforme une réunion décisionnelle en une énième réunion.
Vos autres chiffres sont dévalorisés. Une seule réponse hésitante change la façon dont l'auditoire perçoit le reste de la présentation, y compris les parties qui étaient solides.
Vous héritez de suivis non planifiés. Chaque promesse improvisée devient une tâche. Trois questions peuvent générer une journée de travail que personne n'avait demandée par écrit.
Ces trois coûts sont liés. Une décision reportée entraîne un suivi, et ce suivi arrive avec une crédibilité moindre que celle de la réunion initiale.
Les solutions de contournement que les gens essaient
Les trois approches ci-dessous tentent de résoudre le même problème : transformer les questions sur les données d'une improvisation en direct en quelque chose que vous avez déjà noté par écrit.
Option 1 : Faire un pre-mortem des trois types de questions
Avant la réunion, écrivez la réponse à chaque type de question pour chaque graphique que vous présentez.
Pour les définitions, notez exactement ce que la métrique inclut et exclut. Pour la profondeur, connaissez le niveau inférieur : quels segments, quels comptes, quelles semaines composent ce chiffre. Pour les explications alternatives, nommez l'hypothèse concurrente qu'un sceptique soulèverait et indiquez si vous l'avez vérifiée.
C'est la préparation à plus forte valeur ajoutée possible, et elle ne coûte rien. Sa limite est sa couverture, car vous devez deviner quels angles seront demandés, et vous en manquerez inévitablement certains.
Option 2 : Garder une fiche d'une page pour les définitions et les hypothèses
Rassemblez chaque définition de métrique, filtre et exclusion sur une seule page à côté de vous. Plage de dates, devise, si les remboursements sont déduits, quels enregistrements ont été écartés et pourquoi.
Lire une définition sur une fiche est plus rapide et plus crédible que de la reconstituer de mémoire. Cela évite également la dérive insidieuse qui consiste à répondre à la même question de deux manières différentes au cours d'une même réunion.
La limite est qu'une fiche de définitions répond bien au premier type de question, mais presque pas aux deux autres.
Option 3 : Apporter la couche inférieure
Gardez les détails derrière chaque graphique ouverts dans une autre fenêtre : le tableau, le tableau croisé dynamique, l'extraction au niveau de la ligne. Quand quelqu'un demande ce que contient le chiffre, vous le montrez au lieu de le décrire.
Bien menée, c'est l'option la plus solide, car elle transforme une contestation en un examen partagé des données. Notre guide pour construire une présentation de revue mensuelle d'activité explique comment rassembler ces éléments aux côtés des diapositives.
Décidez à l'avance jusqu'où vous irez. Un niveau en dessous du graphique suffit généralement, et deux niveaux transforment une réunion en session de débogage.
Son coût réside dans le temps de préparation, et cela ne couvre toujours que les angles que vous aviez anticipés. Une question véritablement nouvelle nécessite une nouvelle analyse, et c'est le mur auquel se heurtent ces trois options.
La limite commune. Toutes les méthodes ci-dessus reposent sur la prédiction de la question. La prédiction fonctionne pour peut-être quatre questions sur cinq, et la cinquième est généralement celle dont dépend la décision.
Comment se préparer aux questions sur les données avec Powerdrill Bloom
Étape 1 : Téléchargez vos données
Téléchargez le fichier à partir duquel la présentation a été construite, et non un résumé. Powerdrill Bloom profile les colonnes dès leur arrivée, de sorte que les définitions sur lesquelles on vous interrogera soient visibles plutôt que mémorisées.
Étape 2 : Posez les questions probables en langage naturel
Interrogez votre propre conclusion avant que l'auditoire ne le fasse. Demandez à quoi ressemble le même graphique en excluant les essais, et quels segments tirent le total. Demandez ensuite si la tendance s'est maintenue à la même période l'année dernière.
Notez les réponses par écrit, car des réponses répétées à des questions sur les données sonnent différemment de réponses improvisées.
Ensuite, posez directement la question du sceptique. Demandez avec quelle explication alternative les données sont compatibles, et ce qui devrait être vrai pour que la conclusion opposée se vérifie.
Étape 3 : Exportez le graphique, le rapport ou la présentation
Extrayez les graphiques de secours, une courte note écrite des définitions et des avertissements, ou des diapositives supplémentaires pour une annexe.
Pourquoi cela vaut mieux que de deviner en pleine réunion
| Préparation manuelle | Powerdrill Bloom | |
|---|---|---|
| Angles anticipés | Construire chacun à la main | En demander plusieurs en une seule fois |
| Un angle non anticipé | Promettre un suivi | Poser la question en direct sur le même fichier |
| Définitions des métriques | Tenir une fiche séparée | Visibles à partir des données profilées |
| Présentation du mois prochain | Répéter la préparation | Télécharger le nouvel export |
La troisième ligne est plus importante qu'elle n'y paraît, car un différend sur une définition peut mettre fin à une réunion plus rapidement qu'un chiffre erroné.
La deuxième ligne est celle qui change la donne en réunion. Lorsqu'une nouvelle question ne coûte qu'une phrase au lieu d'un e-mail de suivi, la décision se prend alors que tout le monde est encore dans la pièce.
Erreurs courantes
Estimer à voix haute. Un chiffre dont vous vous souvenez à moitié vous sera rappelé plus tard. Dites que vous allez le confirmer, notez-le et passez à autre chose.
Répondre à une question que vous n'avez pas comprise. Demandez ce qu'ils entendent par ce terme avant de répondre. Si deux personnes utilisent le terme « utilisateur actif » différemment, elles repartiront toutes deux de la réunion avec une mauvaise interprétation.
Se défendre au lieu de prendre note. Si la remarque est pertinente, le reconnaître vous apportera plus de crédibilité qu'une tentative de sauvetage. Prenez-en note et continuez.
Cacher les réserves jusqu'à ce qu'on vous pose la question. Mentionnez l'exclusion dès que vous présentez le graphique. Une réserve formulée spontanément est perçue comme de la rigueur, tandis que la même réserve obtenue sous la pression est perçue comme une dissimulation.
Apporter le fichier brut sans repères. Ouvrir devant un public une feuille de calcul dans laquelle vous ne savez pas naviguer est pire que de ne pas l'avoir du tout. Sachez où se trouve la réponse.
Traiter les questions sur les données comme une attaque. La plupart sont de réelles tentatives de compréhension. Répondre de manière défensive transforme un auditoire curieux en un auditoire sceptique.
Promettre des suivis que vous ne ferez pas. Trois promesses faites à la légère se transforment en une journée de travail. Engagez-vous sur une seule et dites que les autres nécessitent d'être cadrées.
Conclusion
Les questions sur un graphique sont de trois ordres, et chacune nécessite une préparation différente. Écrivez la définition, connaissez la couche inférieure et nommez l'explication concurrente avant que quelqu'un d'autre ne le fasse.
Entraînez-vous à voix haute une fois à l'avance sur ces trois types de questions. Répéter les questions sur les données coûte moins cher que d'y répondre à froid.
Ce que la préparation ne peut pas couvrir, c'est la question que personne n'a prédite, et c'est généralement celle qui importe le plus. Si vous préférez y répondre en direct plutôt que de promettre un suivi, essayez Powerdrill Bloom sur le fichier qui se cache derrière votre prochaine présentation. Consultez également nos guides pour raconter des histoires avec des données et transformer un fichier CSV en graphique, ainsi que la page sur les auto insights.
Questions fréquemment posées
Comment se préparer aux questions sur les données lors d'une présentation ?
Écrivez trois réponses pour chaque graphique : ce que la métrique inclut, ce que montre le niveau de détail suivant, et quelle explication alternative vous avez écartée. Ces trois éléments couvrent la majeure partie de ce qui est demandé.
Que dois-je dire quand je ne connais pas un chiffre ?
Dites que vous allez le confirmer et notez la question. Estimer à voix haute crée un chiffre qui vous sera rappelé plus tard, et un chiffre erroné coûte plus cher qu'un moment de silence.
Dois-je mettre les réserves sur la diapositive ou attendre qu'on me pose la question ?
Mettez-les sur la diapositive, à côté du chiffre qu'elles concernent. Une exclusion clairement énoncée est perçue comme de la rigueur, tandis qu'une exclusion qui fait surface lors des questions donne l'impression que vous espériez l'éviter.
Quelle quantité de détails de secours dois-je apporter ?
Suffisamment pour montrer un niveau en dessous de chaque graphique que vous présentez, et pas plus. Le volume n'est pas l'objectif ; l'important est de pouvoir trouver la réponse rapidement.
Que faire si quelqu'un conteste ma méthode ?
Reconnaissez-le simplement si la remarque est juste, notez-la et continuez. Essayer de défendre une méthode en direct coûte généralement plus en crédibilité que d'accepter une critique valide.