Cómo hacer un informe del embudo de reclutamiento: paso a paso
Un gerente de contratación pregunta cuánto tiempo se tarda en cubrir un puesto. Tú dices 34 días. Alguien más en la sala dice 51.
Ambos están leyendo el mismo sistema de seguimiento de candidatos. Tú estás midiendo desde el día en que se aprobó la solicitud de empleo, y ellos están midiendo desde el día en que se anunció la oferta.
Ese es el problema recurrente con las métricas de contratación. Los nombres de las etapas parecen estándar, pero los puntos de inicio y fin no lo son.
Esta guía explica qué debe incluir un informe del embudo de reclutamiento y por qué se confunden dos métricas de velocidad. Luego, aborda cómo corregir las definiciones de tus etapas y cómo crear el informe a partir de una exportación.
Qué debe incluir un informe del embudo de reclutamiento
Un informe del embudo de reclutamiento es un conjunto de recuentos más la pérdida entre ellos. Todo lo demás es derivado.
Comienza con los recuentos de etapas. Solicitudes recibidas, filtradas, entrevistadas, ofertadas y aceptadas, para un período fijo.
| Línea del informe | Qué es | De dónde proviene |
|---|---|---|
| Recuentos de etapas | Candidatos que llegan a cada etapa | Exportación del sistema de seguimiento de candidatos |
| Ratios de rendimiento | Cada etapa dividida por la anterior | Derivado de los recuentos |
| Tiempo para cubrir | Desde la aprobación de la solicitud hasta la aceptación | Fechas de la solicitud |
| Tiempo de contratación | Desde la entrada en el pipeline hasta la aceptación | Fechas del candidato |
| Tasa de aceptación de ofertas | Ofertas aceptadas sobre ofertas realizadas | Registros de ofertas |
| Costo por contratación | Costos de reclutamiento sobre contrataciones | Finanzas, no el sistema de seguimiento |
Luego, añade la conversión entre etapas consecutivas. Workable llama a esto ratios de rendimiento de reclutamiento, y son lo que convierte los recuentos brutos en un diagnóstico.
A continuación vienen dos medidas de velocidad, y necesitan definiciones separadas. Más sobre esto abajo.
Termina con la tasa de aceptación de ofertas, que Workable define como las ofertas aceptadas divididas por el total de ofertas. Es la métrica más económica de la lista y, a menudo, la más reveladora.
Una advertencia sobre qué dejar fuera. Workable señala que un sistema de seguimiento de candidatos "no puede calcular tu costo promedio por contratación", aunque informe el tiempo para cubrir y los ratios de rendimiento.
Por lo tanto, el costo por contratación necesita datos financieros, no solo del embudo de reclutamiento. Su fórmula es la suma de los costos de reclutamiento internos y externos dividida por el total de contrataciones.
El tiempo para cubrir y el tiempo de contratación no son la misma métrica
Esta es la definición que causa más discusiones, y la fuente es inusualmente directa al respecto.
La guía de tiempo para cubrir y tiempo de contratación de Workable define el tiempo para cubrir como "la duración desde la aprobación de la solicitud de empleo hasta la aceptación del candidato".
El tiempo de contratación es diferente. Este "mide el período desde que un candidato ingresa al pipeline hasta la aceptación de la oferta de trabajo".
Luego viene la frase que vale la pena colgar en la pared. Workable afirma que "el tiempo de contratación a menudo es sinónimo de tiempo para cubrir". Añade que también se pueden "tratar como métricas separadas y obtener diferentes perspectivas".
Así que ambos nombres se usan indistintamente en la práctica. Esa es exactamente la razón por la que tu cifra no coincidirá con la de otra empresa.
La distinción es útil una vez que la mantienes. El tiempo para cubrir mide todo el proceso, incluidas las semanas antes de que alguien se postulara. El tiempo de contratación mide qué tan rápido identificaste y avanzaste a la persona que finalmente elegiste.
El propio ejemplo práctico de Workable lo hace concreto. Si el puesto se abrió el día uno, el contratado se postuló el día diez y aceptó el día veinticinco, entonces el tiempo de contratación es de quince días.
Corregir las definiciones antes de contar
Se deben registrar por escrito cuatro decisiones. Si te las saltas, tu línea de tendencia estará midiendo tu propia inconsistencia.
Dónde empieza a correr el reloj. Workable enumera tres opciones defendibles: cuando el gerente de contratación envía la vacante, cuando recursos humanos o finanzas la aprueban, o cuando un reclutador la anuncia.
Su instrucción es elegir una y ser consistente. La guía dice "elige lo que tenga más sentido para tu empresa", luego cuéntalo de la misma manera "para todos los puestos y equipos".
Qué solicitudes se excluyen. Workable es específico aquí, aconsejando dejar fuera los puestos continuos (evergreen). Las vacantes siempre abiertas "inflarían enormemente tu tiempo promedio para cubrir sin reflejar la eficiencia de tu proceso de contratación".
Días naturales o días hábiles. La definición de Workable utiliza días naturales. Si usas DIAS.LAB obtienes un número menor que no es comparable con la versión publicada.
Promedio o mediana. Un promedio es lo que muestran la mayoría de los informes, y una sola solicitud de 200 días lo distorsiona gravemente. Informa la mediana al lado cuando el volumen sea bajo.
Vale la pena copiar el ejemplo de promedio de Workable por su simplicidad. Tres puestos de 20, 30 y 40 días dan un promedio de 30 días.
Cómo hacerlo manualmente
Opción 1: Recuentos de etapas y ratios
Cuenta cada etapa con CONTAR.SI.CONJUNTO, filtrado por el período y el campo de la etapa.
Verifica que los recuentos desciendan. Si una etapa posterior supera a una anterior, tu exportación contiene candidatos que se saltaron una etapa o volvieron a ingresar al proceso.
Luego divide cada etapa por la anterior. Esos ratios son el embudo de reclutamiento en su forma más simple.
Un gráfico de embudo de los mismos números se lee más rápido que la tabla. Nuestra explicación sobre qué es un gráfico de embudo detalla cuándo resulta útil esta forma.
El límite es que obtienes un único conjunto de ratios para un período, sin información sobre qué puestos o equipos los causaron.
Opción 2: Una fila por solicitud
Crea una tabla con una fila por solicitud. Columnas para la fecha de apertura, la fecha de publicación, la fecha de aceptación, el recuento de candidatos y la diferencia de días.
Calcula la diferencia de días restando la fecha anterior de la posterior. La guía de Microsoft sobre la función SIFECHA advierte que "puede calcular resultados incorrectos en ciertos escenarios".
Ahora el informe se puede segmentar. Por departamento, por antigüedad, por reclutador o por fuente.
En la segmentación es donde está la respuesta. Una cifra combinada de 40 días a menudo oculta que ingeniería tarda 70 días y soporte técnico 18.
El límite es la unión de datos. Vincular una exportación de candidatos con una tabla de solicitudes supera el punto en el que las fórmulas resultan cómodas de manejar.
Opción 3: Una pestaña de definiciones
Registra las cuatro decisiones anteriores, además de los nombres de las etapas en uso y la fecha en que se congeló la lista.
Añade explícitamente la lista de exclusión. Los puestos continuos, las solicitudes canceladas y los traslados internos necesitan un tratamiento definido para cada caso.
La limitación es conocida. Documentar una regla no significa que se aplique, y de todos modos alguien volverá a configurar los filtros el próximo trimestre.
El límite común. Las tres opciones asumen que tu exportación muestra el historial de etapas en lugar de solo la etapa actual. Si solo muestra dónde se encuentran los candidatos hoy, no podrás reconstruir en absoluto el embudo del trimestre anterior.
Dónde se ralentiza la vía manual
El primer informe del embudo de reclutamiento toma una mañana. El cuarto toma más tiempo, porque el proceso cambió de base.
El cambio de nombre de las etapas suele ser el culpable. Un equipo fusiona la entrevista telefónica con el filtrado inicial, y el ratio entre dos etapas se rompe sin que haya cambios reales en la contratación.
Las solicitudes canceladas son el segundo problema. Un puesto cerrado sin contratación no tiene fecha de finalización, por lo que desaparece del promedio o se queda allí como un espacio en blanco.
Luego está la pregunta del punto de referencia (benchmark). Alguien pregunta si 42 días es un buen número, y aquí se aplica la advertencia de Workable: otras empresas "pueden no calcular el tiempo para cubrir de la misma manera que la tuya".
La parte de las herramientas tiene su propio resumen en herramientas de IA para RR. HH. y analítica de personas.
Cómo crearlo con Powerdrill Bloom
Paso 1: Sube tu exportación de ATS
Sube la exportación de candidatos, o los archivos de candidatos y solicitudes juntos. Powerdrill Bloom analiza las columnas al recibirlas, por lo que las fechas en blanco, los nombres de etapas inconsistentes y los registros de candidatos duplicados salen a la luz antes de calcular cualquier ratio.
Paso 2: Describe the report in natural language
Define los parámetros en lugar de construirlos. Indica el inicio del reloj, el orden de las etapas, las exclusiones y si deseas días naturales o hábiles.
Luego haz las preguntas que detectan los errores. Pregunta qué solicitudes no tienen fecha de finalización. Pregunta qué nombres de etapas aparecen solo en una parte del período. Después, solicita el embudo de reclutamiento desglosado por departamento y por antigüedad.
Paso 3: Exporta el gráfico, informe o presentación
Extrae los recuentos de etapas con sus ratios, un gráfico de embudo de las mismas cifras o diapositivas que muestren las definiciones junto a los números.
Errores comunes
Tratar el tiempo para cubrir y el tiempo de contratación como un solo número. Comienzan en momentos diferentes. Etiqueta el que decidas reportar y mantén esa etiqueta.
Dejar los puestos continuos (evergreen) en el promedio. Las vacantes siempre abiertas inflan la cifra sin aportar información sobre la velocidad del proceso.
Comparar tu cifra con la de otra empresa. Los diferentes puntos de inicio hacen que la comparación carezca de sentido. En su lugar, realiza un seguimiento de tu propia tendencia.
Reportar un promedio con un volumen bajo. Seis contrataciones y una búsqueda difícil producen una media engañosa. Muestra la mediana al lado.
Omitir silenciosamente las solicitudes canceladas. Un puesto cerrado sin contratación es un resultado real. Cuéntalo en alguna parte en lugar de filtrarlo.
Mezclar días naturales y hábiles. Ambos enfoques son válidos, pero no son comparables. Elige uno y especifícalo en el informe.
Ignorar las etapas renombradas. Una etapa fusionada rompe un ratio y deja el resto intacto, lo que parece un hallazgo real pero no lo es.
Conclusión
Define el inicio del reloj, excluye los puestos continuos, cuenta cada etapa y divide las etapas consecutivas para obtener los ratios. Luego, reporta las dos métricas de velocidad con nombres separados.
Los recuentos no son el producto final. La etapa en la que los candidatos se detienen es lo que te indica qué debes cambiar el próximo mes.
Ese es todo el argumento para crear un informe del embudo de reclutamiento en lugar de citar un solo promedio. Un número te dice cómo te fue, y el embudo te dice dónde.
Si reconstruir esa vista en cada ciclo consume tu trimestre, prueba Powerdrill Bloom con tu exportación de ATS. Consulta también nuestra guía para crear un informe de plantilla y rotación de personal y la página del generador de informes de IA.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre el tiempo para cubrir y el tiempo de contratación?
El tiempo para cubrir abarca desde la aprobación de la solicitud hasta la aceptación. El tiempo de contratación abarca desde que el candidato finalmente contratado ingresa al pipeline hasta esa misma aceptación.
¿Cómo calculo el tiempo promedio para cubrir?
Suma el tiempo para cubrir de cada puesto cubierto en el período, luego divídelo por el número de puestos. Workable aconseja excluir las vacantes siempre abiertas de ese promedio.
¿Qué es un buen tiempo para cubrir?
Workable cita un promedio de 42 días de la Society for Human Resource Management. También advierte que otras empresas pueden no calcular la métrica de la misma manera que tú.
¿Qué etapas debería incluir un informe del embudo de reclutamiento?
Las etapas que realmente tenga tu proceso, en orden, con los recuentos y la conversión entre cada par. La consistencia a lo largo de los períodos importa más que adaptarse a una plantilla.
¿Puede mi sistema de seguimiento de candidatos generar este informe?
Por lo general, puede reportar recuentos de etapas, ratios de rendimiento y el tiempo para cubrir. Workable señala que no puede calcular el costo promedio por contratación, el cual requiere datos financieros.