Wie Sie eine Agenda-Folie mit KI erstellen: Schritt für Schritt

Eine Agenda-Folie zeigt den Anwesenden, was sie in den nächsten zwanzig Minuten erwartet. PowerPoint erstellt das Layout automatisch für Sie, doch die Dokumentation für diese Funktion endet beim Layout. Dieser Leitfaden deckt beide Aspekte ab: Zuerst den offiziellen Weg für die Folie selbst, und dann, wie Sie die passenden Formulierungen aus den Daten ableiten, auf denen Ihre Präsentation aufbaut.

Wozu eine Agenda-Folie eigentlich da ist

Sie ist kein Inhaltsverzeichnis. Ein Inhaltsverzeichnis listet Abschnitte auf; eine Agenda weckt Erwartungen bezüglich anstehender Entscheidungen.

Der Unterschied zeigt sich in der Formulierung. „Ergebnisse Q3“ ist ein Abschnittsname. „Umsatz in Q3 um 4% verfehlt, wir müssen über die Preisgestaltung entscheiden“ ist ein Agenda-Punkt. Das eine sagt den Leuten, wo sie sich befinden, das andere sagt ihnen, warum sie überhaupt noch im Raum sitzen.

Diese Unterscheidung ist bei wiederkehrenden Meetings besonders wichtig. Eine monatliche Besprechung, deren Agenda-Folie jeden Monat gleich aussieht, verleitet die Teilnehmer dazu, wegzuschauen. Die Abschnittsnamen haben sich zwar tatsächlich nicht geändert, wohl aber die Erkenntnisse darunter – und genau das ist der Teil, der auf den Bildschirm gehört.

Es gibt noch eine zweite Aufgabe, die oft vergessen wird. Eine gute Agenda-Folie ermöglicht es Nachzüglern, ohne Nachfragen zu erkennen, was sie verpasst haben.

Sie leistet auch schon vor dem Meeting im Stillen wertvolle Arbeit. Wenn Sie die Agenda-Folie vorab versenden, können die Teilnehmer bereits mit vorbereiteten Einwänden erscheinen – was meist besser ist, als diese erst in den letzten fünf Minuten zu entdecken.

Was Sie vor dem Start benötigen

Drei Dinge, und nur eines davon ist die Präsentation.

• Die Präsentation selbst, zumindest in Entwurfsform, damit die Abschnitte bereits existieren.
• Die zugrundeliegende Analyse, denn Agenda-Punkte, die eine Erkenntnis transportieren, müssen irgendwoher kommen.
• Eine Entscheidungsliste: Was Sie konkret von den Teilnehmern benötigen, bevor diese den Raum verlassen.

Dieser letzte Punkt unterscheidet eine nützliche Agenda von einer reinen Füllfolie. Wenn ein Abschnitt weder zu einer Entscheidung noch zu einer Erkenntnis führt, benötigt er möglicherweise keinen eigenen Agenda-Punkt.

Dies ist zudem die einfachste strukturelle Anpassung, die Sie vornehmen können. Einen Abschnitt aus der Agenda zu streichen, bedeutet meist, ihn auch aus der Präsentation zu entfernen – und die meisten Präsentationen gewinnen dadurch an Qualität.

Wie Sie eine Agenda manuell erstellen

Option 1: Eine Aufzählung tippen

Fügen Sie weit vorne eine Folie hinzu und tippen Sie die Abschnittsnamen ein. Das dauert zwei Minuten und reicht für kurze interne Meetings völlig aus.

Die Grenze liegt in der Pflege. Wenn Sie die Reihenfolge der Präsentation ändern, stimmt die Agenda unbemerkt nicht mehr, da beide nicht miteinander verknüpft sind.

Option 2: Zusammenfassungszoom verwenden

PowerPoint bietet hierfür eine speziell entwickelte Funktion, die man kennen sollte, selbst wenn man die Folie letztendlich manuell erstellt.

Microsofts Zoom-Seite für PowerPoint beschreibt das Ergebnis treffend: Ein Zusammenfassungszoom „ist wie eine Landingpage, auf der Sie alle Teile Ihrer Präsentation auf einmal sehen können.“

Um einen solchen Zoom zu erstellen, wählen Sie Einfügen, dann Zoom und anschließend Zusammenfassungszoom. In der Dokumentation heißt es, dass die von Ihnen ausgewählten Folien „zu den ersten Folien Ihrer Zusammenfassungszoom-Abschnitte werden“. Wenn bereits Abschnitte vorhanden sind, „ist die erste Folie jedes Abschnitts standardmäßig vorausgewählt“. Die fertige Folie „erscheint als neue Folie direkt vor der ersten von Ihnen eingefügten Folie“.

Zwei Verhaltensweisen sollten Sie bei der Planung berücksichtigen. Die Zusammenfassung wird über Zusammenfassung bearbeiten auf der Registerkarte „Zoom“ aktualisiert. Microsoft weist darauf hin, dass Sie in dieser Ansicht keine Abschnitte aus der Präsentation selbst hinzufügen oder entfernen können, „sondern nur aus Ihrem Zusammenfassungszoom“.

Option 3: Die Agenda basierend auf den Erkenntnissen schreiben

Dies ist die Variante, die eine wirklich lesenswerte Agenda hervorbringt – und genau die Version, die in der Dokumentation zum Zusammenfassungszoom nicht beschrieben wird.

Sie gehen die Analyse noch einmal durch, filtern aus jedem Abschnitt den einen entscheidenden Satz heraus und formulieren diesen als Agenda-Punkt. Das ist mühsam, weil es bedeutet, dass Sie Ihre eigene Arbeit mit den Augen eines Außenstehenden betrachten müssen.

Warum das Tool an dieser Stelle an seine Grenzen stößt

Hier ist der Funktionsmechanismus, und er erklärt das gesamte Problem.

Ein Zusammenfassungszoom erstellt seine Einträge auf Basis Ihrer Folien. Microsofts Dokumentation zu Folientiteln bestätigt, was diese Einträge anzeigen: „Hyperlink einfügen, Zoom einfügen und benutzerdefinierte Präsentationen beziehen sich alle auf Folien über deren Titel.“

Die Agenda-Seite ist also ein Abbild Ihrer Abschnittstitel. Wenn diese Titel „Übersicht“, „Daten“ und „Nächste Schritte“ lauten, steht genau das auch auf der Agenda.

Und was den Inhalt eines Titels betrifft, so äußert sich dieselbe Seite sehr präzise zu ihrem eigenen Zweck. Sie nennt genau zwei Gründe, warum Titel wichtig sind – und nicht mehr.

Der erste Grund ist die Barrierefreiheit. „Eine sehbehinderte Person, die einen Screenreader verwendet, verlässt sich auf die Folientitel, um zu wissen, um welche Folie es sich handelt.“

Der zweite Grund betrifft die Funktionsweise von Features. „Designideen, Layout anwenden und Folie zurücksetzen funktionieren besser auf Folien, die Titel haben.“

Beide Gründe sind berechtigt. Bei keinem geht es jedoch um den Inhalt. Das dokumentierte Verhalten deckt das Layout und die Navigation ab, spart die Formulierung jedoch aus.

Wie Sie eine Agenda-Folie mit KI erstellen

Schritt 1: Laden Sie die der Präsentation zugrundeliegende Analyse hoch

Öffnen Sie Powerdrill Bloom und laden Sie die Dateien hoch, auf denen die Präsentation basiert. Den Export, das Modell, die Umfrageergebnisse – was auch immer die Zahlen auf Ihren Folien geliefert hat.

Beschreiben Sie das Meeting anschließend in natürlicher Sprache. Erklären Sie, wer anwesend ist, wie viel Zeit Sie haben und was entschieden werden muss. Zwei Sätze Kontext verändern das Ergebnis stärker als jeder Prompt-Trick.

Schritt 2: Fragen Sie nach einer Erkenntnis pro Abschnitt

Listen Sie Ihre Abschnittsnamen auf und fragen Sie nach der jeweils wichtigsten, entscheidungsrelevanten Erkenntnis in einem einzigen Satz, inklusive der dazugehörigen Zahl.

Verlangen Sie zu jeder Zeile die entsprechende Zahl. Eine Formulierung, die einer kritischen Prüfung standhält, lautet beispielsweise „Die Abwanderungsquote bei Enterprise-Kunden stieg auf 4,1%“ und nicht „Die Abwanderung bereitet uns Sorgen“.

Behalten Sie die Quelle für jede Zahl während der Arbeit im Blick. Wenn es ein Punkt auf die Agenda schafft, ist es genau der Punkt, der im Raum am ehesten hinterfragt wird.

Kürzen Sie anschließend. Wenn zwei Abschnitte dieselbe Erkenntnis liefern, gehören sie auf einen einzigen Agenda-Punkt und sollten eventuell zu einem Abschnitt zusammengefasst werden.

In diesem Schritt liegt der größte Mehrwert. Eine Präsentation, die über drei Wochen hinweg erstellt wurde, sammelt Abschnitte an, die damals sinnvoll erschienen. Die Frage nach jeweils einer Erkenntnis entlarvt diejenigen Abschnitte, die eigentlich gar kein Ergebnis geliefert haben.

Schritt 3: Erkenntnisse in Agenda-Punkte umwandeln und exportieren

Lassen Sie jede Erkenntnis in einen Agenda-Punkt mit maximal acht Wörtern umschreiben, der sich eher an der Entscheidung als am Thema orientiert. Fordern Sie das Ergebnis als Folie an und exportieren Sie diese.

Fügen Sie diese Zeilen in Ihre Abschnittstitel ein, bevor Sie den Zusammenfassungszoom erstellen. Da der Zoom die Titel ausliest, korrigiert das Anpassen der Titel automatisch auch die Agenda-Seite.

Was auf die Folie gehört

Element	Warum es seinen Platz verdient
Abschnittszeile	Die Einheit, an der sich das Publikum orientiert
Die Erkenntnis	Macht aus einem Thema einen Grund zum Zuhören
Entscheidungsmarkierung	Kennzeichnet, welche Punkte eine Reaktion der Anwesenden erfordern
Zeitabschätzung	Weckt Erwartungen und schützt den letzten Abschnitt
Verantwortlicher	Nur, wenn mehr als eine Person präsentiert
Gesamtzahl	Drei bis fünf Zeilen; mehr wird zu einem Inhaltsverzeichnis

Die Entscheidungsmarkierung wird auf den meisten Agenden weggelassen. Wenn Sie zwei von fünf Punkten als entscheidungsbedürftig kennzeichnen, verändert das die Aufmerksamkeit des gesamten Raums.

Best Practices und häufige Fehler

Schreiben Sie die Agenda ganz zum Schluss. Sie fasst Schlussfolgerungen zusammen, und diese liegen Ihnen zu Beginn noch nicht vor. Wenn Sie sie zuerst entwerfen, entstehen lediglich Abschnittsnamen – genau der Fehler, um den es in diesem gesamten Leitfaden geht.

Beschränken Sie sich auf drei bis fünf Zeilen. Darüber hinaus ist es keine Agenda mehr, sondern ein Inhaltsverzeichnis – eine völlig andere Folie mit einem anderen Zweck.

Bringen Sie die Erkenntnis in die Zeile, nicht nur das Thema. Dies ist die eine Änderung, die eine Agenda, die tatsächlich gelesen wird, von einer unterscheidet, die man einfach übergeht.

Korrigieren Sie die Abschnittstitel, nicht die Agenda-Folie. Da der Zusammenfassungszoom Titel wiedergibt, bleibt der zugrundeliegende Titel falsch, wenn Sie die generierte Folie direkt bearbeiten. Beim nächsten Neuaufbau wird Ihre Arbeit dann wieder überschrieben.

Verwechseln Sie sie nicht mit einer Trennfolie. Eine Agenda zeigt einmalig die gesamte Karte; eine Trennfolie markiert eine Grenze, während Sie diese überschreiten. Unser Leitfaden zu Abschnitts-Trennfolien deckt diese Aufgabe ab, und beide funktionieren am besten zusammen.

Stimmen Sie sie auf die Zeit ab. Eine Agenda, die fünf Abschnitte in fünfzehn Minuten verspricht, ist von vornherein zum Scheitern verurteilt. Unsere Anleitung zur Erstellung eines Folien-Zeitplans deckt die Berechnungen ab, und das Überprüfen einer Datenpräsentation vor dem Versenden behandelt den letzten Feinschliff.

Fazit

PowerPoint stellt die Agenda-Seite für Sie zusammen und hält sie mit Ihren Abschnitten verknüpft. Was das Programm Ihnen jedoch nicht abnehmen kann, ist die Entscheidung, welche fünf Punkte wirklich wichtig sind – denn diese Antwort liegt in Ihrer Analyse und nicht im Folienlayout.

Gehen Sie also rückwärts vor. Filtern Sie die Erkenntnis aus jedem Abschnitt heraus und formulieren Sie sie als handlungsorientierten Punkt. Fügen Sie diesen Punkt in den Abschnittstitel ein und lassen Sie die Funktion den Rest erledigen.

Sie haben die Analyse, aber noch nicht die passenden Formulierungen? Testen Sie Powerdrill Bloom und filtern Sie eine Erkenntnis pro Abschnitt heraus.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Agenda-Folie?

Es handelt sich um eine Folie weit vorne in einer Präsentation, die den Inhalt der Sitzung auflistet. Eine nützliche Agenda nennt die Erkenntnis oder Entscheidung hinter jedem Abschnitt und nicht nur den Namen des Abschnitts.

Wie erstelle ich eine Agenda-Folie in PowerPoint automatisch?

Nutzen Sie den Zusammenfassungszoom. Wählen Sie Einfügen, dann Zoom, dann Zusammenfassungszoom und wählen Sie die Folien aus, die jeweils einen neuen Abschnitt einleiten. Microsoft beschreibt das Ergebnis als eine Landingpage, die alle Teile Ihrer Präsentation auf einmal zeigt.

Warum zeigt mein Zusammenfassungszoom den falschen Text an?

Weil er die Folientitel wiedergibt. Microsoft dokumentiert, dass sich „Zoom einfügen“ auf Folien über deren Titel bezieht. Die Lösung besteht also darin, die Abschnittstitel zu bearbeiten und nicht die generierte Folie.

Wie viele Punkte sollte eine Agenda-Folie enthalten?

Drei bis fünf. Darüber hinaus nimmt das Publikum sie als Inhaltsverzeichnis wahr und nimmt die einzelnen Zeilen nicht mehr richtig wahr.

Sollte die Agenda vor oder nach der Zusammenfassung stehen?

Platzieren Sie die Agenda an den Anfang und die Zusammenfassung an das Ende. Die Agenda weckt Erwartungen bezüglich anstehender Entscheidungen; die Zusammenfassung hält fest, was beschlossen wurde.