Wie Sie einen Recruiting-Funnel-Bericht erstellen: Schritt für Schritt

Ein Personalverantwortlicher fragt, wie lange es dauert, eine Stelle zu besetzen. Sie sagen 34 Tage. Jemand anderes im Raum sagt 51.

Sie beide lesen aus demselben Bewerber-Tracking-System ab. Sie messen ab dem Tag, an dem die Stellenanforderung genehmigt wurde, und die andere Person misst ab dem Tag, an dem die Stelle ausgeschrieben wurde.

Das ist das wiederkehrende Problem bei Rekrutierungskennzahlen. Die Bezeichnungen der Phasen sehen standardisiert aus, die Start- und Endpunkte sind es jedoch nicht.

Dieser Leitfaden befasst sich damit, was in einen Recruiting-Funnel-Bericht gehört und warum zwei Geschwindigkeitskennzahlen oft verwechselt werden. Anschließend wird erklärt, wie Sie Ihre Phasen-Definitionen korrigieren und wie Sie den Bericht aus einem Export erstellen.

Was in einen Recruiting-Funnel-Bericht gehört

Ein Recruiting-Funnel-Bericht besteht aus einer Reihe von Zählungen plus dem Rückgang dazwischen. Alles andere wird davon abgeleitet.

Beginnen Sie mit den Phasen-Zählungen. Eingegangene Bewerbungen, gesichtet, interviewt, Angebot unterbreitet und angenommen, für einen festgelegten Zeitraum.

Zeile im Bericht	Bedeutung	Herkunft
Phasen-Zählungen	Kandidaten, die die jeweilige Phase erreichen	Export aus dem Bewerber-Tracking-System
Yield Ratios	Jede Phase geteilt durch die vorherige	Abgeleitet aus den Zählungen
Time to fill	Genehmigung der Stellenanforderung bis zur Annahme	Anforderungsdaten
Time to hire	Eintritt in die Pipeline bis zur Annahme	Kandidatendaten
Angebotsannahmequote	Angenommene Angebote geteilt durch abgegebene Angebote	Angebotsdaten
Cost per hire	Rekrutierungskosten geteilt durch Einstellungen	Finanzabteilung, nicht das Tracking-System

Fügen Sie dann die Konversion zwischen aufeinanderfolgenden Phasen hinzu. Workable nennt diese Recruiting Yield Ratios, und sie machen aus bloßen Zahlen eine echte Diagnose.

Als Nächstes folgen zwei Geschwindigkeitsmessungen, die separate Definitionen erfordern. Mehr dazu weiter unten.

Schließen Sie mit der Angebotsannahmequote ab, die Workable als angenommene Angebote geteilt durch die Gesamtzahl der Angebote definiert. Sie ist die am einfachsten zu ermittelnde Kennzahl auf der Liste und oft die aufschlussreichste.

Eine Warnung dazu, was Sie weglassen sollten. Workable weist darauf hin, dass ein Bewerber-Tracking-System „Ihre durchschnittlichen Cost per hire nicht berechnen kann“, obwohl es die Time to fill und Yield Ratios ausweist.

Die Cost per hire erfordern also Finanzdaten und nicht nur den Recruiting-Funnel. Die Formel lautet: interne plus externe Rekrutierungskosten geteilt durch die Gesamtzahl der Einstellungen.

Time to fill und Time to hire sind nicht dieselbe Kennzahl

Dies ist die Definition, die am häufigsten zu Diskussionen führt, und die Quelle äußert sich dazu ungewöhnlich unverblümt.

Der Leitfaden von Workable zu Time to fill und Time to hire definiert Time to fill als „die Dauer von der Genehmigung der Stellenanforderung bis zur Annahme durch den Kandidaten“.

Time to hire ist anders. Sie „misst den Zeitraum vom Eintritt eines Kandidaten in die Pipeline bis zur Annahme des Stellenangebots“.

Dann kommt der Satz, den man sich an die Wand hängen sollte. Workable stellt fest, dass „Time to hire oft synonym mit Time to fill verwendet wird“. Es wird hinzugefügt, dass man „sie auch als separate Kennzahlen behandeln und so unterschiedliche Erkenntnisse gewinnen kann“.

In der Praxis werden die beiden Begriffe also oft synonym verwendet. Genau das ist der Grund, warum Ihre Zahl nicht mit der eines anderen Unternehmens übereinstimmen wird.

Die Unterscheidung ist nützlich, wenn man sie konsequent beibehält. Die Time to fill misst den gesamten Prozess, einschließlich der Wochen, bevor sich überhaupt jemand beworben hat. Die Time to hire misst, wie schnell Sie die Person, für die Sie sich letztendlich entschieden haben, erkannt und durch den Prozess geführt haben.

Das Praxisbeispiel von Workable macht es konkret. Wenn die Stelle an Tag 1 ausgeschrieben wurde, sich der eingestellte Kandidat an Tag 10 beworben und an Tag 25 zugesagt hat, beträgt die Time to hire 15 Tage.

Die Definitionen vor dem Zählen festlegen

Vier Entscheidungen müssen schriftlich festgehalten werden. Wenn Sie diese überspringen, misst Ihre Trendlinie lediglich Ihre eigene Inkonsequenz.

Wann die Uhr zu ticken beginnt. Workable listet drei vertretbare Optionen auf: die Übermittlung der offenen Stelle durch den Personalverantwortlichen, die Genehmigung durch die Personal- oder Finanzabteilung oder die Ausschreibung durch einen Recruiter.

Die Anweisung lautet, sich für eine Option zu entscheiden und konsequent zu bleiben. Im Leitfaden heißt es, man solle „wählen, was für das eigene Unternehmen am sinnvollsten ist“, und dies dann „für alle Positionen und Teams“ auf dieselbe Weise messen.

Welche Stellenanforderungen ausgeschlossen werden. Workable wird hier konkret und rät dazu, Dauerausschreibungen (Evergreen-Rollen) außen vor zu lassen. Permanent offene Stellen „würden Ihre durchschnittliche Time to fill stark in die Höhe treiben, ohne die tatsächliche Effizienz Ihres Einstellungsprozesses widerzuspiegeln“.

Kalendertage oder Arbeitstage. Die Definition von Workable basiert auf Kalendertagen. Wenn Sie NETTOARBEITSTAGE verwenden, erhalten Sie eine kleinere Zahl, die nicht mit den veröffentlichten Branchenwerten vergleichbar ist.

Mittelwert oder Median. Die meisten Berichte zeigen den Durchschnitt (Mittelwert), doch eine einzige Stellenausschreibung, die 200 Tage offen war, zieht diesen stark nach oben. Weisen Sie bei geringem Volumen den Median daneben aus.

Das Beispiel zur Durchschnittsberechnung von Workable ist wegen seiner Einfachheit kopierenswert. Drei Stellen mit 20, 30 und 40 Tagen ergeben einen Durchschnitt von 30 Tagen.

Wie man es manuell macht

Option 1: Phasen-Zählungen und -Verhältnisse

Zählen Sie jede Phase mit ZÄHLENWENN_S, gefiltert nach dem Zeitraum und dem Phasenfeld.

Überprüfen Sie, ob die Zahlen absteigend sind. Wenn eine spätere Phase eine höhere Zahl aufweist als eine vorherige, enthält Ihr Export Kandidaten, die eine Phase übersprungen haben oder erneut in den Prozess eingestiegen sind.

Teilen Sie dann jede Phase durch die vorherige. Diese Verhältnisse bilden den Recruiting-Funnel in seiner einfachsten Form ab.

Ein Trichterdiagramm derselben Zahlen lässt sich schneller erfassen als eine Tabelle. Unsere Erklärung dazu, was ein Trichterdiagramm ist, zeigt auf, wann diese Darstellungsform hilfreich ist.

Die Grenze dabei ist, dass Sie nur einen einzigen Satz von Verhältnissen für einen bestimmten Zeitraum erhalten, ohne zu wissen, welche Rollen oder Teams diese verursacht haben.

Option 2: Eine Zeile pro Stellenanforderung

Erstellen Sie eine Tabelle mit einer Zeile pro Stellenanforderung. Verwenden Sie Spalten für das Eröffnungsdatum, das Ausschreibungsdatum, das Annahmedatum, die Anzahl der Bewerber und die Tagesabstände.

Berechnen Sie die Tagesabstände, indem Sie das frühere Datum vom späteren abziehen. Die Microsoft-Anleitung zur Funktion DATEDIF warnt jedoch davor, dass diese „unter bestimmten Szenarien fehlerhafte Ergebnisse berechnen kann“.

Jetzt kann der Bericht gefiltert und segmentiert werden: nach Abteilung, Seniorität, Recruiter oder Quelle.

In der Segmentierung liegt der Schlüssel. Ein Gesamtdurchschnitt von 40 Tagen verschleiert oft, dass die IT-Abteilung (Engineering) 70 Tage benötigt, während der Support nur 18 Tage braucht.

Die Grenze ist hier die Zusammenführung (Join). Den Export der Kandidaten mit der Tabelle der Stellenanforderungen abzugleichen, sprengt schnell den Rahmen dessen, was mit einfachen Formeln noch komfortabel machbar ist.

Option 3: Ein Tab für Definitionen

Halten Sie die vier oben genannten Entscheidungen fest, ebenso wie die verwendeten Phasenbezeichnungen und das Datum, an dem die Liste eingefroren wurde.

Fügen Sie explizit eine Ausschlussliste hinzu. Dauerausschreibungen, abgebrochene Stellenanforderungen und interne Wechsel erfordern jeweils eine festgelegte Handhabung.

Die Einschränkung ist bekannt: Eine Regel zu dokumentieren bedeutet nicht, dass sie auch angewendet wird – und im nächsten Quartal baut ohnehin wieder jemand die Filter neu auf.

Die gemeinsame Grenze. Alle drei Optionen setzen voraus, dass Ihr Export den Phasenverlauf und nicht nur die aktuelle Phase anzeigt. Wenn er nur zeigt, wo sich die Kandidaten heute befinden, können Sie den Trichter des letzten Quartals überhaupt nicht rekonstruieren.

Wo der manuelle Weg an seine Grenzen stößt

Der erste Recruiting-Funnel-Bericht dauert einen Vormittag. Der vierte dauert länger, weil sich der Prozess im Hintergrund verändert hat.

Meist sind Umbenennungen von Phasen die Ursache. Ein Team legt das Telefoninterview mit der ersten Sichtung zusammen, und schon bricht das Verhältnis zwischen zwei Phasen ein, ohne dass sich am eigentlichen Einstellungsprozess etwas geändert hat.

Der zweite Grund sind abgebrochene Stellenanforderungen. Eine Stelle, die ohne Einstellung geschlossen wurde, hat kein Enddatum. Sie verschwindet entweder aus dem Durchschnitt oder bleibt als Leerwert stehen.

Und dann ist da noch die Frage nach dem Benchmark. Jemand fragt, ob 42 Tage gut sind, und hier gilt die Warnung von Workable: Andere Unternehmen „berechnen die Time to fill möglicherweise nicht auf dieselbe Weise wie Sie“.

Die technologische Seite dieses Themas wird in unserer Übersicht AI tools for HR and people analytics behandelt.

Wie Sie den Bericht mit Powerdrill Bloom erstellen

Schritt 1: Laden Sie Ihren ATS-Export hoch

Laden Sie den Kandidaten-Export oder die Kandidaten- und Stellendateien zusammen hoch. Powerdrill Bloom analysiert die Spalten direkt beim Import, sodass fehlende Daten, uneinheitliche Phasenbezeichnungen und doppelte Kandidateneinträge erkannt werden, noch bevor ein einziges Verhältnis berechnet wird.

Schritt 2: Beschreiben Sie den Bericht in natürlicher Sprache

Formulieren Sie die Definitionen, anstatt sie mühsam aufzubauen. Nennen Sie den Startzeitpunkt, die Reihenfolge der Phasen, die Ausschlüsse und ob Sie Kalender- oder Arbeitstage verwenden möchten.

Stellen Sie dann die Fragen, mit denen sich Fehler aufdecken lassen. Fragen Sie, welche Stellenanforderungen kein Enddatum haben. Fragen Sie, welche Phasenbezeichnungen nur in einem Teil des Zeitraums vorkommen. Fragen Sie schließlich nach dem Recruiting-Funnel, aufgeteilt nach Abteilung und Seniorität.

Schritt 3: Exportieren Sie das Diagramm, den Bericht oder die Präsentation

Exportieren Sie die Phasen-Zählungen mit ihren Verhältnissen, ein Trichterdiagramm derselben Zahlen oder Präsentationsfolien, die die Definitionen direkt neben den Werten zeigen.

Häufige Fehler

Time to fill und Time to hire als eine einzige Zahl behandeln. Sie beginnen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Kennzeichnen Sie die Kennzahl, die Sie ausweisen, und behalten Sie diese Bezeichnung bei.

Dauerausschreibungen im Durchschnitt belassen. Permanent offene Stellen treiben die Zahl in die Höhe, ohne eine Aussage über die tatsächliche Prozessgeschwindigkeit zu treffen.

Ihre Zahl mit der eines anderen Unternehmens vergleichen. Unterschiedliche Startpunkte machen den Vergleich aussagelos. Verfolgen Sie stattdessen Ihren eigenen Trend.

Einen Durchschnitt bei geringem Volumen ausweisen. Sechs Einstellungen und eine schwierige Suche führen zu einem irreführenden Mittelwert. Zeigen Sie den Median daneben an.

Abgebrochene Stellenanforderungen stillschweigend weglassen. Eine Stelle, die ohne Einstellung geschlossen wurde, ist ein reales Ergebnis. Erfassen Sie sie an einer Stelle, anstatt sie einfach herauszufiltern.

Kalender- und Arbeitstage vermischen. Beide Ansätze sind vertretbar, aber sie sind nicht miteinander vergleichbar. Entscheiden Sie sich für einen und vermerken Sie dies im Bericht.

Umbenannte Phasen ignorieren. Eine zusammengelegte Phase verzerrt ein bestimmtes Verhältnis, während der Rest intakt bleibt. Das sieht dann nach einer echten Erkenntnis aus, ist aber in Wahrheit nur ein Datenfehler.

Fazit

Legen Sie den Startzeitpunkt fest, schließen Sie Dauerausschreibungen aus, zählen Sie jede Phase und teilen Sie aufeinanderfolgende Phasen, um die Verhältnisse zu ermitteln. Weisen Sie die beiden Geschwindigkeitskennzahlen dann unter separaten Namen aus.

Die reinen Zahlen sind nicht das eigentliche Ergebnis. Die Phase, in der die Kandidaten abspringen, zeigt Ihnen, was Sie im nächsten Monat ändern müssen.

Das ist das entscheidende Argument dafür, einen Recruiting-Funnel-Bericht zu erstellen, anstatt nur einen einzigen Durchschnittswert zu nennen. Eine Zahl sagt Ihnen, wie Sie abgeschnitten haben, und der Trichter zeigt Ihnen, an welcher Stelle.

Wenn das Neuerstellen dieser Ansicht in jedem Zyklus Ihr ganzes Quartal beansprucht, testen Sie Powerdrill Bloom für Ihren ATS-Export. Lesen Sie auch unseren Leitfaden zur Erstellung eines Berichts zu Personalbestand und Fluktuation sowie unsere Seite zum AI Report Generator.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Time to fill und Time to hire?

Die Time to fill reicht von der Genehmigung der Stellenanforderung bis zur Annahme. Die Time to hire reicht vom Eintritt des letztendlich eingestellten Kandidaten in die Pipeline bis zu eben dieser Annahme.

Wie berechne ich die durchschnittliche Time to fill?

Addieren Sie die Time to fill für jede im Zeitraum besetzte Stelle und teilen Sie das Ergebnis durch die Anzahl der Stellen. Workable empfiehlt, permanent offene Stellen von diesem Durchschnitt auszuschließen.

Was ist eine gute Time to fill?

Workable zitiert einen Durchschnitt von 42 Tagen von der Society for Human Resource Management. Es wird jedoch auch gewarnt, dass andere Unternehmen die Kennzahl möglicherweise nicht auf dieselbe Weise berechnen wie Sie.

Welche Phasen sollte ein Recruiting-Funnel-Bericht enthalten?

Alle Phasen, die Ihr Prozess tatsächlich durchläuft, in der richtigen Reihenfolge, mit den jeweiligen Zählungen und der Konversion zwischen den einzelnen Schritten. Konsistenz über verschiedene Zeiträume hinweg ist wichtiger als das genaue Kopieren einer Vorlage.

Kann mein Bewerber-Tracking-System diesen Bericht erstellen?

In der Regel kann es Phasen-Zählungen, Yield Ratios und die Time to fill ausweisen. Workable weist darauf hin, dass es die durchschnittlichen Cost per hire nicht berechnen kann, da hierfür Finanzdaten erforderlich sind.