Wie man eine SWOT-Analyse durchführt: Beispiele und Vorlage

Eine SWOT-Analyse teilt die Faktoren, die ein Ziel beeinflussen, in vier Gruppen ein: Stärken und Schwächen, die Sie selbst kontrollieren können, sowie Chancen und Risiken, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Um eine solche Analyse durchzuführen, setzen Sie ein klares Ziel und sammeln Sie Belege. Füllen Sie die vier Quadranten mit konkreten Aussagen, priorisieren Sie die Punkte und leiten Sie aus den wichtigsten Maßnahmen ab.

Dieser Leitfaden erklärt, was eine SWOT-Analyse ist, wann man sie einsetzt und wie man sie in sechs Schritten durchführt. Er enthält außerdem Fragen für jeden Quadranten, eine Vorlage, drei Beispiele, eine KI-Methode in drei Schritten sowie häufige Fehler.

Was eine SWOT-Analyse ist

SWOT steht für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken). Die Community Tool Box ist eine Ressource der University of Kansas. Sie besagt, dass die Methode „Sie dabei unterstützt, die Stärken und Schwächen (S-W) Ihrer Organisation sowie allgemeinere Chancen und Risiken (O-T) zu identifizieren“.

Die vier Gruppen sind auf zwei Achsen verteilt. Eine Achse trennt Interne Faktoren von Externen Faktoren. Die andere trennt Hilfreiche Faktoren von Schädlichen Faktoren. Das Minnesota Department of Health beschreibt den Aufbau in einem Satz: „Erstellen Sie ein Diagramm mit Spalten namens ‚Hilfreich‘ und ‚Schädlich‘ sowie Zeilen namens ‚Intern‘ und ‚Extern‘.“

	Hilfreich	Schädlich
Intern	Stärken	Schwächen
Extern	Chancen	Risiken

Die Methode eignet sich nicht nur für Unternehmen. Die Community Tool Box erklärt, dass sie „ursprünglich für Wirtschaft und Industrie entwickelt“ wurde. Sie fügt hinzu, dass sie „ebenso nützlich für die Arbeit im Bereich der kommunalen Gesundheit und Entwicklung, in der Bildung und sogar für das persönliche Wachstum“ ist.

Wann man eine SWOT-Analyse einsetzt

Nutzen Sie eine SWOT-Analyse, wenn eine Entscheidung sowohl von Ihrer eigenen Position als auch von Ihrem Umfeld abhängt. Business Queensland, ein Dienst der Regierung von Queensland, listet verschiedene Einsatzmöglichkeiten auf. Demnach kann eine SWOT-Analyse Ihnen helfen, „zu entscheiden, ob Sie ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung einführen sollten“ und „Ihren Markt und Ihre Wettbewerber zu verstehen“.

Typische Anlässe sind:

• Planung. Business Queensland erklärt, dass sie „Teil Ihrer regelmäßigen strategischen Planungsüberprüfung (vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich) sein kann“.
• Eine konkrete Entscheidung. Die Einführung eines Produkts, der Eintritt in einen Markt oder der Wechsel eines Lieferanten.
• Eine Programmüberprüfung. Das Minnesota Department of Health erklärt, dass SWOT-Analysen „auf mehreren Ebenen einer Organisation durchgeführt werden können“. Als Beispiele werden ein Programm, eine Abteilung oder ein bestimmter Prozess genannt.
• Eine Karriereentscheidung. Karriereberatungen nutzen eine persönliche Variante, um sich auf die Jobsuche, ein Vorstellungsgespräch oder einen Karrierewechsel vorzubereiten.

Das Tool hat auch Grenzen. Business Queensland betont, dass eine SWOT-Analyse „Themen nicht priorisiert“ und „keine Lösungen liefert oder alternative Entscheidungen anbietet“. Planen Sie diese Schritte von Anfang an ein.

Bevor Sie beginnen: Ziel, Umfang und Personen

Drei Entscheidungen prägen das Ergebnis.

Setzen Sie ein einziges Ziel. Formulieren Sie die Entscheidung in einem Satz, wie zum Beispiel: „Sollten wir nächstes Jahr einen zweiten Standort eröffnen?“ Jeder Punkt in der Matrix sollte sich darauf beziehen. Ohne ein klares Ziel werden die Listen lang und ungenau.

Legen Sie den Umfang fest. Entscheiden Sie, ob Sie das gesamte Unternehmen, ein einzelnes Produkt oder ein bestimmtes Team analysieren. Business Queensland erklärt, dass Sie Ihr gesamtes Unternehmen analysieren oder „eine Analyse durchführen können, die sich auf 1 oder 2 spezifische Themen konzentriert“.

Holen Sie verschiedene Perspektiven ein. Die Community Tool Box erklärt, dass eine kleine Gruppe die Analyse ausarbeiten kann. Sie fügt hinzu, dass sie „effektiver ist, wenn Sie die Perspektiven vieler verschiedener Stakeholder einbeziehen“. Business Queensland rät dazu, „Feedback von Ihren Mitarbeitern, Lieferanten, Kunden und Partnern einzuholen“.

Wie man eine SWOT-Analyse in sechs Schritten durchführt

Hier ist die manuelle Methode, Schritt für Schritt. Sie funktioniert auf Papier, in einer Tabellenkalkulation oder in einem Meeting.

1. Schreiben Sie das Ziel ganz oben hin. Eine Entscheidung, ein Satz und ein Datum.
2. Sammeln Sie Belege, bevor Sie die Matrix ausfüllen. Tragen Sie Verkaufszahlen, Kundenfeedback, Kostendaten, Wettbewerbspreise und Marktberichte zusammen. Business Queensland empfiehlt für die externe Analyse, „Trends, Berichte und Branchendaten zu recherchieren“.
3. Listen Sie interne Faktoren auf. Füllen Sie zuerst Stärken und Schwächen aus. Die Community Tool Box nennt Bereiche, die Sie überprüfen sollten: Personal, physische Ressourcen, Finanzen, Aktivitäten und Prozesse sowie bisherige Erfahrungen.
4. Listen Sie externe Faktoren auf. Füllen Sie als Nächstes Chancen und Risiken aus. Die Community Tool Box rät: „Werfen Sie für den externen Teil der Bewertung ein weites Netz aus.“ Ihre Liste umfasst Trends, die Wirtschaftslage, Finanzierungsquellen, Demografie, Gesetzgebung und Ereignisse.
5. Formulieren Sie jeden Punkt konkret. Ersetzen Sie „gutes Personal“ durch Angaben darüber, wer gemeint ist, welche Fähigkeiten vorliegen und warum das wichtig ist. Das Minnesota Department of Health empfiehlt, „Aussagen nach Möglichkeit zu verifizieren/quantifizieren, anstatt allgemeine Behauptungen aufzustellen“.
6. Priorisieren und handeln. Business Queensland empfiehlt, „maximal 3–5 Themen aus jedem Quadranten“ auszuwählen, diese zu priorisieren und für jedes Thema einen Aktionsplan zu erstellen.

Geben Sie den Teilnehmern in einer Gruppe Zeit für ein Brainstorming, bevor Sie Ideen bewerten. Die Community Tool Box schlägt vor, kleinen Gruppen „20-30 Minuten für das Brainstorming“ zu geben. Anschließend sollen sie in der Reihenfolge S-W-O-T berichten.

Fragen für jeden Quadranten

Gute Fragen sorgen für ehrliche Listen. Diese stammen aus dem SWOT-Leitfaden von Business Queensland und dem Minnesota Department of Health.

Stärken (intern, hilfreich)

• Was macht das Unternehmen gut?
• Was ist Ihr Wettbewerbsvorteil und könnte dieser mehr Kunden erreichen?
• Welche Fähigkeiten, Kenntnisse, Netzwerke und welchen Ruf haben Sie?

Schwächen (intern, schädlich)

• Was sind die Schwächen Ihrer Systeme und Prozesse?
• Gibt es Schwächen in Ihrem Geschäftsmodell?
• Was machen andere Organisationen vielleicht besser als Ihre? Der Leitfaden aus Minnesota führt dies unter den möglichen Schwächen auf.

Chancen (extern, hilfreich)

• Was sind die aktuellen Branchentrends und wie können sie sich zu Ihren Gunsten auswirken?
• Gibt es bevorstehende Veränderungen bei Kunden, Vorschriften oder Technologien?
• Gibt es ungedeckte Kundenbedürfnisse, die sonst niemand bedient?

Risiken (extern, schädlich)

• Welche externen Faktoren könnten das Unternehmen gefährden?
• Welche neuen Wettbewerber könnten in Ihren Markt eintreten?
• Welche politischen, ökologischen, sozialen und technologischen Faktoren könnten Sie beeinflussen?

Ein weiterer Tipp aus dem Leitfaden aus Minnesota gilt für alle vier Quadranten: „Versuchen Sie, Ihre Organisation aus einer externen Perspektive zu betrachten, selbst wenn Sie interne Faktoren bewerten.“ Fragen Sie sich, was Kunden und Partner sagen würden.

SWOT-Analyse-Vorlage

Kopieren Sie diese Vorlage in ein Dokument oder eine Tabellenkalkulation. Halten Sie jeden Quadranten kurz. Die Community Tool Box empfiehlt, Gruppen zu bitten, „10 oder weniger Punkte auszuwählen, damit die Analyse wirklich hilfreich ist“.

Ziel: (eine Entscheidung, ein Satz)	Datum:	Verantwortlich:
Stärken (intern, hilfreich) — Punkt, Beleg, Quelle	Schwächen (intern, schädlich) — Punkt, Beleg, Quelle
Chancen (extern, hilfreich) — Punkt, Beleg, Quelle	Risiken (extern, schädlich) — Punkt, Beleg, Quelle
Top 3 bis 5 Themen — Priorisiert, mit Angabe des jeweiligen Quadranten	Maßnahmen — Verantwortlich, Budget, Frist, Überprüfungsdatum

Die Spalte für Belege macht die Matrix überprüfbar. Ohne sie hält eine SWOT-Analyse lediglich Meinungen fest. Mit ihr kann jeder nachvollziehen, warum ein Punkt auf der Liste steht.

Beispiele für eine SWOT-Analyse

Die drei folgenden Beispiele zeigen unterschiedliche Anwendungsbereiche. Das erste ist das eigene Beispiel von Business Queensland. Die beiden anderen dienen der Veranschaulichung und stammen nicht von einem echten Unternehmen oder einer realen Person.

Ein kleines Unternehmen, das über ein neues Produkt entscheidet. Das Beispiel von Business Queensland stammt von „einem Unternehmen, das entscheiden möchte, ob es ein neues Produkt in sein Sortiment aufnehmen soll“. Die Listen enthalten:

• Stärken: hervorragendes Verkaufspersonal mit ausgeprägten Produktkenntnissen, ein Standort mit hoher Kundenfrequenz und ein Ruf für Innovation.
• Schwächen: Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Fristen, hohe Mietkosten, Cashflow-Probleme und mangelhafte Buchführung.
• Chancen: Ähnliche Produkte auf dem Markt sind weniger zuverlässig oder teurer, und Kunden haben bereits nach einem ähnlichen Produkt gefragt.
• Risiken: Ein Wettbewerber mit einem ähnlichen Produkt, ein neues Konkurrenzgeschäft in der Nähe und ein wirtschaftlicher Abschwung, der die Konsumausgaben senken könnte.

Beachten Sie, wie konkret die Risiken formuliert sind. Auf der Seite heißt es: „Anstatt einfach nur ‚Wettbewerber‘ als Risiko aufzuführen, wurden spezifische Details darüber aufgenommen, inwiefern die Wettbewerber eine Bedrohung darstellen.“

Ein Software-Team bei der Planung für das nächste Jahr (beispielhaft). Stärken: 92% der Kunden verlängern ihren Vertrag, und der Support antwortet innerhalb von vier Stunden. Schwächen: Nur ein einziger Entwickler kennt den Abrechnungscode, und das Onboarding dauert drei Wochen. Chancen: Zwei Großkunden haben nach einer Integration gefragt, und ein Konkurrent hat die Preise erhöht. Risiken: Eine neue Datenschutzregelung in einem Markt und ein finanzstarker neuer Marktteilnehmer.

Eine persönliche SWOT-Analyse für die Jobsuche (beispielhaft). Ein Karriere-Arbeitsblatt der Virginia Commonwealth University (VCU) fordert Sie auf, „Ihre Stärken und Schwächen in einer bestimmten Situation“ sowie die Chancen und Risiken zu notieren. Ein Informationsblatt der Cal Poly Humboldt besagt, dass diese Übung je nach Thema etwa „10-20 Minuten“ dauert. Ein Absolvent, der sich auf Analystenstellen bewirbt, könnte SQL-Kenntnisse und ein Praktikum als Stärken angeben. Schwächen könnten ein fehlendes öffentliches Portfolio und ein begrenztes Netzwerk sein. Als Chancen könnten Recruiting-Events auf dem Campus und ein Alumni-Mentorenprogramm dienen. Ein stark umkämpfter Bewerberpool wäre ein Risiko.

Wie man eine SWOT-Analyse mit KI durchführt

KI ist besonders nützlich für die zeitaufwendigen Schritte: das Lesen zahlreicher Quellen, das Sortieren von Belegen in Quadranten und das Entwerfen des Berichts. Ihr Urteilsvermögen ist jedoch weiterhin gefragt, um zu entscheiden, was wichtig ist, und um die Belege zu prüfen. Hier ist die Methode in drei Schritten unter Verwendung von Powerdrill Bloom.

Schritt 1: Sammeln Sie Ihre Belege an einem Ort

Laden Sie die Dateien hoch, die die Fakten enthalten: Exportdateien von Verkäufen, Ergebnisse von Kundenbefragungen, Kostenberichte, Preislisten von Wettbewerbern und Marktforschungsberichte. Der kostenlose Tarif von Powerdrill Bloom bietet Funktionen wie „Excel, CSV, PDF und Dokumente hochladen“ sowie „Integrierte offene Datenquellen durchsuchen“.

Für die externe Analyse bietet das Tool für AI competitor analysis eine „SWOT-Analyse pro Wettbewerber mit zitierten Belegen und einer vergleichenden Zusammenfassung“. Das Tool für AI market analysis deckt den Markt selbst ab.

Formulieren Sie das Ziel in Ihrem ersten Prompt. Zum Beispiel: „Wir entscheiden, ob wir nächstes Jahr einen zweiten Standort eröffnen. Nutzen Sie diese Dateien als einzige Quellen für interne Faktoren.“

Schritt 2: Entwerfen Sie die vier Quadranten mit Quellenangaben

Bitten Sie um einen ersten Entwurf im Format der Vorlage. Ein nützlicher Prompt ist: „Entwirf eine SWOT-Analyse für diese Entscheidung. Liste bis zu acht Punkte pro Quadrant auf. Gib für jeden Punkt den Beleg und die Datei, Seite oder Zeile an, aus der er stammt. Markiere alle Punkte, für die es keine Belege gibt.“

Überprüfen Sie jeden Punkt anhand seiner Quelle. Auf der Startseite von Powerdrill Bloom heißt es: „Jede Zahl wird mit der Seite, der Zeile und dem dahinterstehenden Wert zurückgegeben.“ Löschen Sie Punkte mit schwachen Belegen und schreiben Sie ungenaue Punkte um, bis sie konkret sind.

Fügen Sie anschließend hinzu, was die Dateien nicht wissen können. Das Urteil Ihres Teams über Kultur, Timing und Risiken gehört ebenfalls in die Matrix. Kennzeichnen Sie diese Punkte als Einschätzung, damit die Leser sie von den Daten unterscheiden können.

Schritt 3: Priorisieren Sie die Themen und erstellen Sie den Bericht

Bitten Sie das Tool, die Punkte nach ihrem Einfluss auf das Ziel zu priorisieren und drei bis fünf Punkte pro Quadrant beizubehalten. Fordern Sie anschließend einen Aktionsplan mit Verantwortlichen, Budget und Datum für jedes Hauptthema an.

Fordern Sie schließlich das Format an, das Ihre Zielgruppe benötigt. Die kostenpflichtigen Tarife bieten Funktionen wie „Tiefenanalyse, Visualisierung und Berichterstattung“. Die Seite des AI report generator erklärt, wie Sie das Ergebnis in einen schriftlichen Bericht umwandeln. Wenn Sie das Ergebnis präsentieren müssen, zeigt Ihnen unser Leitfaden für eine SWOT analysis presentation, wie Sie die Folien gestalten.

Wie man eine SWOT-Analyse in Maßnahmen umsetzt

Eine fertige Matrix ist ein Ausgangspunkt, keine Entscheidung. Das Minnesota Department of Health listet vier Fragen auf, die Sie als Nächstes stellen sollten:

• „Wie können Sie Schwächen in Stärken umwandeln?“
• „Wie können Sie Stärken nutzen, um Risiken zu bewältigen?“
• „Wie können Sie Stärken nutzen, um Chancen zu maximieren?“
• „Wie können Sie Stärken nutzen, um Schwächen auszugleichen oder zu minimieren?“

Diese Fragen verknüpfen die Quadranten miteinander. Eine Stärke, die auf eine Chance trifft, wird zu einer Wachstumsinitiative. Eine Schwäche, die auf ein Risiko trifft, wird zu einer Gefahr, die Sie zuerst beheben sollten. Die Community Tool Box enthält eine Matrix für diese Verknüpfung, die auf Fred Davids Strategietext basiert und als TOWS-Matrix bezeichnet wird.

Jede Maßnahme benötigt einen Verantwortlichen und ein Datum. Business Queensland nennt hierzu „die für die Lösung des Problems verantwortlichen Personen“, „die erforderlichen Ressourcen und das Budget“ sowie „die Zeitrahmen für die Fertigstellung und Überprüfung“.

Verknüpfen Sie das Ergebnis anschließend mit Ihrem Plan. Business Queensland empfiehlt, „die SWOT-Analyse wieder mit Ihrem Businessplan zu verknüpfen“. Wenn die Analyse als Grundlage für eine Finanzierungsanfrage dient, zeigt Ihnen unser Leitfaden für eine business plan presentation, wie sie hingehört. Überprüfen Sie die Matrix regelmäßig. Ein Risiko aus dem letzten Quartal ist heute vielleicht verschwunden, während ein neues an seine Stelle getreten ist.

Häufige Fehler

Achten Sie auf diese Fehler:

• Kein klares Ziel. Ohne eine konkrete Entscheidung erscheint jeder Punkt relevant, und keiner führt zu einem Ergebnis.
• Vermischung von internen und externen Faktoren. „Ein Konkurrent hat in der Nähe eröffnet“ ist ein Risiko, keine Schwäche. Halten Sie die Grenze zwischen dem, was Sie kontrollieren können, und dem, was Sie nicht kontrollieren können, strikt ein.
• Ungenaue Punkte. „Starke Marke“ sagt wenig aus. Nennen Sie die Belege und deren Herkunft.
• Zu viele Punkte. Business Queensland weist darauf hin, dass eine SWOT-Analyse „zu viele Ideen hervorbringen kann, Ihnen aber nicht dabei hilft, die beste auszuwählen“.
• Einseitige Perspektive. Eine Matrix, die von nur einer Person erstellt wurde, übersieht leicht, was Kunden und Mitarbeiter wahrnehmen.
• Keine Folgemaßnahmen. Der Leitfaden von Business Queensland warnt, dass eine SWOT-Analyse „keine Lösungen liefert“ – der Aktionsplan ist also unverzichtbar.
• Keine Aktualisierung. Märkte verändern sich. Überprüfen Sie die Analyse daher bei Ihrem nächsten Planungszyklus.

Eine gute Matrix ist kurz, konkret und durch Belege gestützt. Möchten Sie eine Analyse aus Ihren vorhandenen Dateien erstellen? Testen Sie Powerdrill Bloom mit Ihren neuesten Exportdateien von Verkäufen und Ihrem Kundenfeedback.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine SWOT-Analyse?

Eine SWOT-Analyse ist eine Planungsmethode, die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken auflistet. Stärken und Schwächen sind interne Faktoren, die Sie kontrollieren können. Chancen und Risiken sind externe Faktoren, auf die Sie keinen Einfluss haben. Das Ergebnis ist eine vierteilige Matrix, die eine bestimmte Entscheidung oder einen Plan unterstützt.

Welche Schritte sind für eine SWOT-Analyse erforderlich?

Setzen Sie ein klares Ziel, sammeln Sie Belege und listen Sie interne Stärken und Schwächen auf. Listen Sie anschließend externe Chancen und Risiken auf und formulieren Sie jeden Punkt konkret. Priorisieren Sie schließlich die wichtigsten drei bis fünf Themen in jedem Quadranten und erstellen Sie einen Aktionsplan mit Verantwortlichen und Terminen.

Was ist ein Beispiel für eine SWOT-Analyse?

Business Queensland nennt als Beispiel ein Unternehmen, das über ein neues Produkt entscheidet. Zu den Stärken gehören qualifiziertes Verkaufspersonal und ein Standort mit hoher Kundenfrequenz. Zu den Schwächen zählen Cashflow-Probleme. Die Kundennachfrage gilt als Chance, während die Eröffnung eines Konkurrenzgeschäfts in der Nähe als Risiko eingestuft wird.

Wie führe ich eine SWOT-Analyse für mich selbst durch?

Setzen Sie sich ein Ziel, wie eine Jobsuche oder einen Karrierewechsel. Listen Sie Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen als Stärken und Lücken als Schwächen auf. Listen Sie dann externe Möglichkeiten, wie offene Stellen bei Arbeitgebern oder ein Mentorenprogramm, als Chancen und externe Risiken als Bedrohungen auf. Planen Sie, wie Sie Ihre Stärken nutzen können.

Kann eine KI eine SWOT-Analyse durchführen?

Eine KI kann eine SWOT-Analyse aus Ihren Dateien und öffentlichen Daten entwerfen, Belege in Quadranten sortieren und den Bericht verfassen. Sie kann jedoch das Urteilsvermögen oder die Ziele Ihres Teams nicht kennen, es sei denn, Sie stellen diese bereit. Überprüfen Sie jeden Punkt anhand seiner Quelle und fügen Sie die Faktoren hinzu, die nur Personen aus der Praxis sehen können.

Quellen: University of Kansas Community Tool Box, SWOT Analysis · Minnesota Department of Health, SWOT Analysis · Business Queensland, SWOT analysis · VCU Career Services, SWOT Analysis worksheet · Cal Poly Humboldt, Resume SWOT Analysis.