Wie Sie einen Webinar-Teilnahmebericht mit KI erstellen: Vollständige Anleitung
Ein Webinar-Teilnahmebericht verwandelt Registrierungs- und Teilnahme-Exporte in eine einzige Übersicht darüber, wer erschienen ist, wie lange sie geblieben sind und was als Nächstes zu tun ist. Die Plattform stellt Ihnen eine Datei pro Event zur Verfügung. Mehrere dieser Dateien in einen Trend zu verwandeln, bleibt Ihnen überlassen. Dieser Leitfaden deckt beide Wege ab.
Welche Fragen ein Webinar-Teilnahmebericht beantwortet
Der rohe Export beantwortet eine Frage: Wer war im Raum? Ein nützlicher Bericht beantwortet vier.
- Teilnahmequote. Welcher Anteil der Registrierten tatsächlich teilgenommen hat.
- Zuschauerbindung während der Sitzung. Wann die Leute gegangen sind und ob sich dies um einen bestimmten Moment häuft.
- Segmentunterschiede. Ob sich Kunden anders verhalten haben als Interessenten.
- Trend über Events hinweg. Ob die Änderung der Einladung im letzten Monat geholfen hat.
Nur die ersten beiden Punkte sind in der Datei eines einzelnen Events sichtbar. Für die anderen beiden müssen mehrere Dateien zusammengeführt werden, weshalb diese Aufgabe mehr ist als nur ein einfacher Download.
Was Sie vor dem Start benötigen
Zwei Exporte pro Event, und diese befinden sich an unterschiedlichen Orten.
- Der Registrierungsbericht, der die Personen erfasst, die sich angemeldet haben.
- Der Teilnahmebericht, der die Personen erfasst, die teilgenommen haben.
Die Dokumentation von Microsoft trennt diese klar voneinander. Das Registrierungs-Reporting zeigt, „wie viele Personen die Registrierungsseite aufgerufen, sich für das Event registriert oder ihre Registrierung storniert haben“. Das Teilnahme-Reporting deckt ab, was während des Events selbst passiert ist.
Sie benötigen außerdem eine konsistente Kennung über alle Events hinweg. Die E-Mail-Adresse ist in der Regel das einzige Feld, das erhalten bleibt, also behalten Sie sie in jedem Export bei.
Noch etwas hilft vor dem Start: der Ablaufplan für jedes Event mit Zeitangaben. Ohne diesen ist ein Abfall in der Bindungskurve nur eine Zahl und keine Ursache.
Was Ihnen die Plattform tatsächlich liefert
Es lohnt sich, genau zu wissen, was in der Datei enthalten ist, bevor man einen Bericht darum herum entwirft.
Microsofts Webinar-Berichtsseite listet genau auf, was ein Teilnahmebericht enthält:
- Start- und Endzeit des Events
- Rollen der Teilnehmer
- Gesamtdauer des Events
- Zeiten des ersten Beitritts und des letzten Verlassens
- Anzahl der Teilnehmer
- Wie lange jeder Teilnehmer im Event geblieben ist
Die Teilnahmeberichtsseite behandelt den Zugriff. Organisatoren und Mitorganisatoren „können etwa fünf Minuten nach Ende des Events Teilnahmeberichte im Event-Chat anzeigen und herunterladen“. Von dort aus „wählen Sie Herunterladen, um den Teilnahmebericht als .csv-Datei herunterzuladen“.
Drei Einschränkungen in dieser Dokumentation prägen die Arbeit.
Ein Bericht pro Termin. Auf der Seite heißt es, dass „wiederkehrende Besprechungen für jede Instanz der Reihe einen eindeutigen Teilnahmebericht haben“. Eine monatliche Webinar-Reihe ist ein Ordner mit separaten Dateien, kein einzelner Datensatz.
Berichte sind an den Organisator gebunden. Microsoft weist darauf hin, dass „wenn der Organisator des Events die Organisation verlässt, Berichte dauerhaft gelöscht werden und nicht wiederhergestellt werden können“.
Teilnehmer können der Identifizierung widersprechen. Dieselbe Seite dokumentiert eine Datenschutzeinstellung zum Ausblenden der eigenen Identität in Teilnahmeberichten, sodass Ihre Datei berechtigterweise unvollständig sein kann.
Nichts davon ist ein Fehler. Es bedeutet lediglich, dass die eventübergreifende Ansicht an anderer Stelle zusammengestellt werden muss.
Wie Sie den Bericht manuell erstellen
Option 1: Die Datei eines einzelnen Events so lesen, wie sie ausgegeben wird
Öffnen Sie die heruntergeladene Datei und lesen Sie die Teilnehmerliste und die Verweildauern ab. Für ein einzelnes Event mit einem kleinen Publikum reicht dies aus.
Es funktioniert in dem Moment nicht mehr, in dem jemand fragt, wie dieser Monat im Vergleich zum letzten Monat abschneidet.
Option 2: Registrierung und Teilnahme in einer Tabellenkalkulation zusammenführen
Fügen Sie beide Exporte in einer Arbeitsmappe zusammen und gleichen Sie sie über die E-Mail-Adresse ab, um eine Teilnahmequote zu berechnen. Dies ist die erste wirklich nützliche Version des Berichts.
Die Schwierigkeit liegt im Abgleich. Die Registrierung erfasst die Adresse, die jemand eingegeben hat, die Teilnahme erfasst das Konto, mit dem beigetreten wurde, und die beiden stimmen häufiger nicht überein, als man erwarten würde.
Option 3: Mehrere Events in einer Tabelle stapeln
Fügen Sie jeder Datei eine Spalte für den Eventnamen und das Datum hinzu, hängen Sie sie aneinander und analysieren Sie den Stapel. Nun sind Trends und Segmente verfügbar.
Dies ist die richtige Struktur, aber auch die mühsame. Jedes neue Event bedeutet einen weiteren Download, zwei weitere Dateien und ein weiteres Anhängen – genau die Art von monatlicher lästiger Pflicht, die gerne übersprungen wird.
Wie Sie einen Webinar-Teilnahmebericht mit KI erstellen
Schritt 1: Jeden Export für den Zeitraum hochladen
Öffnen Sie Powerdrill Bloom und laden Sie die Registrierungs- und Teilnahmedateien für alle Events hoch, die Sie erfassen möchten. Laden Sie sie zusammen und nicht nacheinander hoch.
Sagen Sie dann in natürlicher Sprache, welche Datei zu welchem Event gehört und welche Spalte die Teilnehmerkennung enthält. Zwei Sätze Kontext verhindern später die meisten Probleme beim Zusammenführen.
Schritt 2: Fragen Sie nach der zusammengeführten Tabelle, bevor Sie Diagramme erstellen
Fragen Sie nach einer Zeile pro Registriertem und Event, die den Registrierungsstatus, die Teilnahme, die Teilnahmeminuten und das Eventdatum enthält. Lassen Sie sich anzeigen, wie viele Registrierte keinem Teilnahmedatensatz zugeordnet werden konnten.
Diese Anzahl nicht zugeordneter Datensätze ist die Qualitätsprüfung. Eine kleine Zahl ist normal, da sich Menschen mit einer Adresse registrieren und mit einer anderen beitreten. Eine große Zahl bedeutet, dass die Zusammenführung einen anderen Schlüssel benötigt.
Erst wenn die Tabelle korrekt aussieht, sollten Sie nach den zusammenfassenden Zahlen fragen.
Schritt 3: Fragen Sie nach den vier Ansichten und exportieren Sie dann
Fordern Sie die Teilnahmequote nach Event, eine Bindungskurve anhand der Beitritts- und Verlassenszeiten, eine Segmentaufteilung und einen Trend über den Zeitraum an. Die Preisseite beschreibt die Ausgabe als fundierte Antwort mit „Diagrammen, Tabellen und Exporten“.
Exportieren Sie das Ergebnis und behalten Sie die zusammengeführte Tabelle, nicht nur die Zusammenfassung. Der Bericht für das nächste Quartal ist weitaus günstiger, wenn die Tabelle dieses Quartals noch existiert.
Die Zahlen, die in den Bericht gehören
| Metrik | Wie sie abgeleitet wird | Warum sie wichtig ist |
|---|---|---|
| Registrierte | Registrierungs-Export | Der Nenner für alles andere |
| Teilnehmer | Teilnahme-Export | Die Hauptzahl, nach der gefragt wird |
| Teilnahmequote | Teilnehmer geteilt durch Registrierte | Die einzige Zahl, die die Einladung bewertet |
| Median der Teilnahmeminuten | Feld für die Teilnahmedauer | Unterscheidet einen kurzen Besuch von einer echten Teilnahme |
| Absprungpunkt | Zeiten des ersten Beitritts und des letzten Verlassens | Weist auf einen bestimmten Moment im Ablaufplan hin |
| Reines Aufzeichnungs-Publikum | Registrierte ohne Teilnahmedatensatz | Oft die größte Gruppe und meist ignoriert |
| Trend nach Event | Mehrere Events gestapelt | Die einzige Ansicht, die zeigt, ob sich etwas verbessert hat |
Hier kommt es auf den Median und nicht auf den Mittelwert an. Eine Handvoll Teilnehmer, die die Sitzung den ganzen Nachmittag offen gelassen haben, zieht den Durchschnitt nach oben und verschleiert eine kurze Sitzung.
Best Practices und häufige Fehler
Berichten Sie die Teilnahmequote, nicht die Teilnehmerzahl. Ein größeres Publikum aus einer viel größeren Registrierungsliste ist keine Verbesserung.
Betrachten Sie ein Nichterscheinen nicht als Misserfolg. Viele Registrierte beabsichtigen, sich die Aufzeichnung anzusehen, daher sollte sich das Follow-up je nach Gruppe unterscheiden, anstatt alle gleich zu behandeln.
Laden Sie zeitnah herunter. Da Berichte an das Konto des Organisators gebunden sind, ist das Warten auf einen ausscheidenden Kollegen, der den Export durchführen soll, ein Risiko, das man besser vermeidet.
Halten Sie den Ablaufplan neben der Bindungskurve bereit. Ein Abfall in Minute 18 bedeutet nur dann etwas, wenn Sie wissen, was in Minute 18 auf dem Bildschirm zu sehen war.
Standardisieren Sie die Event-Benennung, bevor Sie Dateien stapeln. Uneinheitliche Namen sind der häufigste Grund dafür, dass ein Trenddiagramm falsch aussieht. Einigen Sie sich einmal auf ein Benennungsmuster und wenden Sie es beim Herunterladen der Datei an, nicht erst später.
Lassen Sie das Ergebnis in die Einladung einfließen. Unser Leitfaden zur Verarbeitung von Event-Management-Daten deckt die operative Seite ab, und unsere Übersicht über Event- und Webinar-Analysetools deckt die breitere Tool-Landschaft ab.
Wenn die Ausgabe zu einer wiederkehrenden Aufgabe wird, zeigt die Seite des KI-Berichtsgenerators diese Form. Unsere Anleitung zum Erstellen eines KPI-Dashboards aus einer Tabellenkalkulation deckt die dauerhafte Ansicht ab.
Fazit
Die Plattform liefert Ihnen eine genaue Aufzeichnung eines einzelnen Events. Der Bericht, den Ihr Team tatsächlich wünscht, vergleicht mehrere Events und führt die Registrierung mit der Teilnahme zusammen – und diese Zusammenstellung ist die eigentliche Arbeit.
Führen Sie zuerst die Zusammenführung durch, prüfen Sie die Anzahl der nicht zugeordneter Datensätze und rechnen Sie dann. Behalten Sie die zusammengeführte Tabelle, damit der nächste Bericht mit einer Stunde Arbeit statt mit einem Tag beginnt.
Haben Sie einen Ordner mit Exporten aus dem letzten Quartal? Probieren Sie Powerdrill Bloom aus und stapeln Sie sie in einer einzigen Ansicht.
Häufig gestellte Fragen
Was ist in einem Webinar-Teilnahmebericht enthalten?
Die Dokumentation von Microsoft listet Start- und Endzeit des Events, Rollen der Teilnehmer und die Gesamtdauer auf. Sie listet auch die Zeiten des ersten Beitritts und des letzten Verlassens, die Anzahl der Teilnehmer und die Verweildauer jedes Teilnehmers auf.
Wie schnell kann ich den Bericht herunterladen?
Etwa fünf Minuten nach Ende des Events. Auf der Seite von Microsoft heißt es, dass Organisatoren und Mitorganisatoren zu diesem Zeitpunkt Teilnahmeberichte im Event-Chat als .csv-Datei anzeigen und herunterladen können.
Erstellt eine Webinar-Reihe einen einzigen Bericht oder mehrere?
Mehrere. In der Dokumentation heißt es, dass wiederkehrende Besprechungen für jede Instanz der Reihe einen eindeutigen Teilnahmebericht haben. Eine Reihe muss daher gestapelt werden, bevor ein Trend sichtbar wird.
Warum ist meine Registrierungsliste länger als meine Teilnehmerliste?
Weil Registrierung und Teilnahme unterschiedliche Aktionen sind. Die Differenz ist Ihre Teilnahmequote, und ein großer Teil des Unterschieds besteht in der Regel aus Personen, die beabsichtigen, sich die Aufzeichnung anzusehen.
Können Teilnehmer im Bericht fehlen?
Ja. Microsoft dokumentiert eine Datenschutzeinstellung, mit der eine Person festlegen kann, dass sie in Teilnahmeberichten nicht identifiziert wird, sodass eine Datei berechtigterweise unvollständig sein kann.