Wie Sie einen Fehlbestandsbericht mit KI erstellen: 6 einfache Prüfungen in 2026

Ein Stockout-Bericht listet auf, welche Artikel nicht mehr vorrätig waren, wie lange und was dies gekostet hat. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie einen solchen Bericht aus einem Bestands- oder Bestellexport erstellen. Er umfasst drei Schritte zur Generierung mit KI sowie die sechs Prüfungen, die einen nützlichen Bericht von einer Liste voller Nullen unterscheiden.

Welche Fragen ein Stockout-Bericht beantwortet

Die meisten Bestandsexporte können Ihnen sagen, was im Moment auf Lager ist. Das ist eine Momentaufnahme, und sie verbirgt das, was Sie eigentlich wissen müssen: was wann ausverkauft war und ob es überhaupt jemandem aufgefallen ist.

Ein Stockout-Bericht bietet die historische Perspektive. Für jeden Artikel beantwortet er vier Fragen: Wann hat die verfügbare Menge Null erreicht? Wie lange blieb sie dort? Wie hoch war die Nachfrage in diesem Zeitraum? Und welcher Lieferant oder welche Lieferzeit steckt dahinter?

Dies hat auch einen Compliance-Aspekt, den Bestandsteams manchmal erst spät entdecken. Wenn Sie in den USA direkt an Endverbraucher verkaufen, ist ein Stockout nicht nur ein Nachschubproblem. Die „Mail, Internet, or Telephone Order Merchandise Rule“ der FTC ist hier eindeutig. Sie besagt: „Wenn Sie für Waren werben, müssen Sie eine angemessene Grundlage für die Behauptung oder Andeutung haben, dass Sie innerhalb einer bestimmten Zeit versenden können.“ Ohne eine solche Versandangabe benötigen Sie „eine angemessene Grundlage für die Annahme, dass Sie innerhalb von 30 Tagen versenden können.“

Die Verpflichtung besteht auch nach dem Bestelleingang fort. Die FTC schreibt vor, dass Sie handeln müssen, wenn Sie „erfahren, dass Sie nicht innerhalb der von Ihnen angegebenen Frist oder innerhalb von 30 Tagen versenden können“. Der Wortlaut besagt, dass Sie „die Zustimmung des Kunden zu dem verzögerten Versand einholen müssen“. Wenn Sie nicht rechtzeitig versenden oder die Benachrichtigung nicht rechtzeitig absenden können, „müssen Sie die Bestellung stornieren und eine unverzügliche Rückerstattung veranlassen“. Eine erste Verzögerungsmitteilung muss „ein konkretes neues Versanddatum“ enthalten. Ist dieses Datum unbekannt, muss sie „eine Erklärung enthalten, dass Sie kein neues Versanddatum nennen können“.

Dies ist eine US-Bundesvorschrift, und dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar; Ihre Verpflichtungen hängen davon ab, wo Sie verkaufen und was Sie versprochen haben. Der entscheidende Punkt für den Bericht ist pragmatischer: In dem Moment, in dem ein Artikel auf Null sinkt, läuft unter Umständen bereits die Uhr.

Was Sie vor dem Start benötigen

• Einen Export der Bestandsbewegungen oder des aktuellen Lagerbestands mit einer Datumsspalte, einer Artikelkennung und einer Mengenangabe.
• Bestell- oder Umsatzpositionen für denselben Zeitraum, damit die Nachfrage während des Engpasses gemessen werden kann.
• Lieferanten- und Lieferzeitfelder, falls vorhanden. Sie machen aus einer reinen Beschreibung eine Ursache.
• Eine praxistaugliche Definition von „out of stock“ für Ihr Unternehmen. Ein physischer Bestand von Null und das Unterschreiten des Sicherheitsbestands führen zu unterschiedlichen Berichten.

Der letzte Punkt verursacht mehr Nacharbeit als alles andere. Legen Sie ihn einmal fest, schreiben Sie ihn ganz oben auf den Bericht und behalten Sie ihn von Monat zu Monat unverändert bei.

Wie man es manuell macht

Option 1: Nach Null filtern und grob sichten

Sortieren Sie den Export nach Menge, filtern Sie nach Null und lesen Sie die Liste. Das dauert zwei Minuten und beantwortet fast nichts, da eine Momentaufnahme keine Aussage über die Dauer zulässt.

Nützlich als Plausibilitätsprüfung vor einer Bestandszählung. Als Bericht unbrauchbar.

Option 2: Pivot-Tabelle nach Artikel und Datum

Erstellen Sie eine Pivot-Tabelle mit Artikeln als Zeilen und Daten als Spalten und suchen Sie dann nach aufeinanderfolgenden Nullen. Dies macht die Dauer sichtbar und ist bei einigen Dutzend SKUs absolut machbar.

Die Hürde liegt in der Skalierung und dem Format. Ein Jahr täglicher Daten für tausend Artikel ergibt eine riesige, langsame Tabelle, und das manuelle Aufspüren aufeinanderfolgender Nullen über 365 Spalten hinweg ist unzuverlässig.

Option 3: Formelbasierte Erkennung von Lücken

Erstellen Sie eine Hilfsspalte, die den ersten Tag markiert, an dem die Menge Null erreicht. Fügen Sie eine weitere hinzu, die die Dauer der Fehlmenge zählt, und eine dritte, die die Nachfrage aus den Bestellpositionen hinzuzieht. Dies liefert einen echten Stockout-Bericht.

Es führt allerdings auch zu einer Arbeitsmappe, die nur eine einzige Person versteht. Wenn sich das Exportschema ändert, gehen die Formeln unbemerkt kaputt, und der Bericht liefert weiterhin Zahlen, die nun jedoch falsch sind.

Wo der manuelle Weg an seine Grenzen stößt

Der Engpass ist nicht die Rechenarbeit. Es liegt daran, dass ein Stockout-Bericht eine Zusammenführung von drei Dateien erfordert, die selten dieselben Schlüssel verwenden.

Bestandsbewegungen nutzen eine Lager-SKU. Bestellpositionen verwenden eine kanalspezifische Produkt-ID. Die Lieferantenliste nutzt eine Herstellernummer. Jemand muss diese Daten abgleichen, bevor überhaupt mit dem Zählen begonnen werden kann – und dieser Abgleich wird jeden Monat aufs Neue durchgeführt, weil ihn niemand dokumentiert hat.

Die zweite Verzögerung ist die schleichende Veränderung von Definitionen. Im Bericht des letzten Monats galt ein Artikel bei Null als ausverkauft. In diesem Monat hat jemand „unter Meldebestand“ verwendet, weil es nützlicher erschien. Die beiden Berichte sind nicht mehr vergleichbar, und die Trendlinie, über die gleich alle diskutieren werden, ist bedeutungslos.

So erstellen Sie einen Stockout-Bericht mit Powerdrill Bloom

Schritt 1: Bestands- und Bestellexporte zusammen hochladen

Laden Sie den Bestandsbewegungsexport und die Bestellpositionen im selben Schritt in Powerdrill Bloom hoch. Der kostenlose Tarif (Free plan) deckt Uploads von Excel, CSV, PDF und Dokumenten ab, sodass beide Dateien ohne kostenpflichtiges Abonnement hochgeladen werden können.

Das gemeinsame Hochladen ermöglicht erst die Zusammenführung. Fügen Sie auch die Lieferantenliste hinzu, falls Sie eine haben.

Schritt 2: Definieren Sie Ihren Stockout und fragen Sie nach den Lücken

Formulieren Sie es in natürlicher Sprache. Betrachten Sie eine verfügbare Menge von oder unter Null als ausverkauft. Finden Sie für jeden Artikel alle aufeinanderfolgenden Tage und zeigen Sie die Nachfrage an, die in diesem Zeitraum eingegangen ist.

Der ganze Trick besteht darin, den Schwellenwert explizit anzugeben. Der Agent wendet ihn konsistent auf jeden einzelnen Artikel an – genau das, woran manuell erstellte Berichte scheitern.

Schritt 3: Generieren Sie den Bericht mit Rangliste und Diagramm

Fordern Sie die gewünschte Ausgabe an: eine Rangliste der Artikel nach entgangener Nachfrage, eine Zeitleiste, wann sich die Engpässe gehäuft haben, und eine kurze Zusammenfassung. Der kostenlose Tarif von Powerdrill Bloom umfasst die Generierung von Erkenntnissen, Diagrammen und Zusammenfassungen sowie das Erstellen einfacher Präsentationen, Dokumente, Tabellen und Bilder.

Wenn der Bericht für eine Lieferantenbewertung gedacht ist, erweitert der Pro-Tarif (Pro plan) dies auf die vollständige Ausgabe von Präsentationen und Office-Dokumenten. Die Tabelle und der Kommentar landen dann in einer einzigen Datei.

Die 6 Prüfungen, die jeder Stockout-Bericht bestehen sollte

Prüfung 1: Ist der Schwellenwert für den Fehlbestand im Bericht angegeben?

Ein physischer Bestand von Null und das Unterschreiten des Sicherheitsbestands führen zu unterschiedlichen Listen. Unabhängig davon, wofür Sie sich entscheiden, weisen Sie es im Bericht aus. Ohne diese Angabe ist der Vergleich im nächsten Monat reine Ratespiel.

Prüfung 2: Hat jede Lücke eine Dauer und nicht nur eine Kennzeichnung?

Ein Artikel, der nachts für vier Stunden vergriffen war, und ein Artikel, der elf Tage lang fehlte, sind nicht dasselbe Ereignis. Ein Bericht, der lediglich vermerkt „Ja, dieser Artikel war ausverkauft“, lässt keine Priorisierung zu.

Prüfung 3: Ist die Nachfrage während des Engpasses enthalten?

Dies ist das Feld, das eine Liste in einen Business Case verwandelt. Ein Artikel, den niemand zu kaufen versuchte, während er vergriffen war, hat Sie nichts gekostet. Verknüpfen Sie Bestellungen, In-den-Warenkorb-Aktionen oder Rückstände – welches Nachfragesignal auch immer Sie tatsächlich erfassen.

Prüfung 4: Sind Phantom-Stockouts ausgeschlossen?

Artikel, die mitten im Zeitraum eingestellt wurden, saisonale Sortimente, die bewusst abverkauft wurden, und SKUs, die auf einen neuen Code migriert wurden, werden alle als dauerhafte Fehlbestände interpretiert. Sie würden jede nach Dauer sortierte Rangliste dominieren. Filtern Sie diese heraus und weisen Sie darauf hin.

Prüfung 5: Ist der Lieferant oder die Lieferzeit hinterlegt?

Ohne diese Angabe endet der Bericht bei „Wir hatten nichts mehr auf Lager“. Mit ihr zeigt der Bericht, welcher Ihrer Lieferanten die Engpässe verursacht – und das ist die Version, die tatsächlich etwas verändert. Eine Lieferanten-Scorecard ist der logische nächste Schritt.

Prüfung 6: Deckt er denselben Zeitraum ab wie der Bericht des letzten Monats?

Vergleicht man einen 30-Tage-Bericht mit einem 31-Tage-Bericht, liegt der Unterschied in der Mathematik, nicht in der Leistung. Das Gleiche gilt, wenn ein Zeitraum eine Kampagne enthält und der andere nicht. Legen Sie den Zeitraum fest und vermerken Sie alle Kampagnen, die darin liefen.

Was dies einspart

Aufgabe	Manuell	Aus den hochgeladenen Exporten
Abgleich von SKU, Produkt-ID und Herstellernummer	20–40 Minuten, jeden Monat neu	Im selben Schritt erledigt
Finden aufeinanderfolgender Nullen bei 1.000 Artikeln	Formelspalte plus Überprüfung, 30+ Minuten	Teil der von Ihnen gestellten Frage
Zusammenführen der Nachfrage für jede Lücke	Ein zweiter Suchschritt	Inbegriffen, wenn beide Dateien hochgeladen werden
Konsistente Anwendung einer Definition	Manuelle Disziplin, weicht mit der Zeit auf	Einmal festgelegt, auf jede Zeile angewendet

Best Practices

Weisen Sie die entgangene Nachfrage aus, nicht den entgangenen Umsatz, es sei denn, Sie können den Preis rechtfertigen. Die Nachfrage während des Engpasses ist messbar. Der Umsatz setzt eine Conversion voraus, die nicht stattgefunden hat.

Unterscheiden Sie zwischen „nie an Lager“ und „ausverkauft“. Eine SKU, die nie eingebucht wurde, ist ein Einkaufsproblem, kein Stockout.

Betrachten Sie im selben Review auch das andere Extrem. Ladenhüter binden das Kapital, das die Engpässe hätte verhindern können. Die Ansicht für schwergängige Bestände ist das Gegenstück zu diesem Bericht.

Behalten Sie die Rohdatentabelle der Lücken. Über Zusammenfassungen wird gerne gestritten. Die detaillierte Liste auf Zeilenebene mit Artikel, Startdatum, Enddatum und Nachfrage ist das, was Klarheit schafft.

Fazit

Ein Stockout-Bericht ist nur so gut wie seine Definition und seine Datenzusammenführungen. Beides sind Bereiche, in denen sich bei manueller Arbeit unbemerkt Fehler einschleichen, weshalb die monatliche Version so oft nicht mehr mit der vorherigen vergleichbar ist.

Wenn Sie die Exporte haben, aber nicht die Zeit, sie abzugleichen, testen Sie Powerdrill Bloom mit den Bestands- und Bestelldateien zusammen. Für einen breiteren Überblick über die Tools in diesem Bereich lesen Sie die Übersicht zur Bestands- und Nachfrageprognose. Der Weg über den Excel AI assistant eignet sich für Daten, die in Arbeitsmappen liegen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Stockout-Bericht?

Es handelt sich um einen historischen Bericht, der zeigt, welche Artikel nicht mehr vorrätig waren und wann die jeweilige Lücke begann und endete. Er erfasst auch, wie lange jeder Engpass dauerte und wie viel Nachfrage in dieser Zeit auflief. Im Gegensatz zu einer Momentaufnahme des aktuellen Lagerbestands misst er Dauer und Kosten.

Wie berechnet man einen Stockout in Excel?

Markieren Sie jedes Datum, an dem die verfügbare Menge Ihren Schwellenwert erreicht, und zählen Sie dann die aufeinanderfolgenden markierten Tage pro Artikel, um die Dauer zu ermitteln. Die Verknüpfung von Bestellpositionen mit diesen Zeitfenstern liefert die Nachfrage während des Engpasses. Das funktioniert, aber die Formeln gehen kaputt, wenn sich das Exportschema ändert.

Sollte ein Stockout bei Null oder beim Sicherheitsbestand erfasst werden?

Beides ist vertretbar, und die Entscheidung hängt davon ab, ob Sie die Auswirkungen auf den Kunden oder das Versagen des Nachschubs messen. Wichtig ist, dass Sie den Schwellenwert im Bericht angeben und ihn zwischen den Zeiträumen konstant halten.

Entsteht durch einen Fehlbestand eine rechtliche Verpflichtung?

In den USA legt die „Mail, Internet, or Telephone Order Merchandise Rule“ der FTC Verpflichtungen bezüglich der Versandzeiten fest. Dazu gehören das Einholen der Zustimmung zu einem verzögerten Versand sowie die Stornierung mit einer unverzüglichen Rückerstattung, wenn Sie nicht rechtzeitig versenden oder benachrichtigen können. Die Regeln variieren je nach Rechtsordnung, prüfen Sie also, was für Sie gilt.

Wie oft sollte ein Stockout-Bericht erstellt werden?

Monatlich eignet sich für die meisten Review-Zyklen, mit einer wöchentlichen Version während der Hauptsaison. Halten Sie die Länge des Zeitfensters zwischen den Durchläufen identisch, damit der Vergleich aussagekräftig bleibt.