Wie Sie ein Pareto-Diagramm mit KI erstellen: Schritt für Schritt

Ein Pareto-Diagramm ordnet Kategorien nach ihrer Größe und stellt die kumulierte Summe darüber dar. Dies zeigt, wie wenige Ursachen für den Großteil des Volumens verantwortlich sind. Dieser Leitfaden erklärt, woraus das Diagramm besteht und wie man es in Excel manuell erstellt. Anschließend zeigt er in drei Schritten, wie man eines aus einem Rohdaten-Export generiert.

Was ein Pareto-Diagramm zeigt

Die Support-Seite von Microsoft definiert die Form präzise. Ein „Pareto- oder sortiertes Histogramm-Diagramm enthält sowohl absteigend sortierte Spalten als auch eine Linie, die den kumulierten Prozentsatz der Gesamtsumme darstellt.“

Es gibt also zwei Ebenen. Die Balken beantworten die Frage „Wie groß ist jede Kategorie?“, sortiert nach der größten zuerst. Die Linie beantwortet die Frage „Wie viel der Gesamtsumme haben wir bis zu diesem Punkt abgedeckt?“

Dieselbe Seite erklärt, warum das Diagramm seinen Namen erhalten hat: „Pareto-Diagramme heben die größten Faktoren in einem Datensatz hervor.“ Sie fügt hinzu, dass sie „als eines der sieben grundlegenden Werkzeuge der Qualitätskontrolle gelten“.

Dieser letzte Satz beschreibt den praktischen Nutzen. Ein sortiertes Balkendiagramm zeigt Ihnen, welche Kategorie die größte ist. Das Hinzufügen der kumulierten Linie sagt Ihnen, wo Sie aufhören können zu lesen – und das ist die Entscheidung, die die meisten Menschen tatsächlich treffen müssen.

Für das Konzept an sich, ohne die Erstellung, deckt die Erklärung zum Pareto-Diagramm die Definition und die Logik hinter dem 80/20-Prinzip ab.

Was Sie vor dem Start benötigen

• Eine Spalte mit Kategorien als Text: Reklamationsgrund, Fehlertyp, Lieferant, Produktcode.
• Eine Spalte mit Zahlen zur Sortierung: Kosten, Einheiten, verlorene Minuten, Ticket-Anzahl.
• Eine Entscheidung darüber, was die Zahlen bedeuten. Die Summe der Kosten und die gezählten Vorkommen führen zu unterschiedlichen Rangfolgen derselben Liste.
• Ein Zeitfenster, das Sie auf dem Diagramm angeben können. Ein Pareto-Diagramm über 13 Monate und eines über 12 Monate sind nicht vergleichbar.
• Eine Sicht auf den „Long Tail“ (Rest). Fünfzig Kategorien mit jeweils einem Vorkommen überladen die Achse.

Der zweite Punkt ist derjenige, der oft zu Nacharbeit führt. Eine Sortierung nach Gesamtkosten setzt den teuren, seltenen Fehler an die Spitze. Eine Sortierung nach Häufigkeit setzt das billige, ständige Ärgernis dorthin. Beide Ansätze sind legitim, führen jedoch zu unterschiedlichen Diagrammen.

Wie man es manuell in Excel macht

Option 1: Den integrierten Pareto-Diagrammtyp verwenden

Excel bietet dies als natives Diagramm an. Die Anleitung von Microsoft ist kurz: „Wählen Sie Einfügen > Statistikdiagramm einfügen und wählen Sie dann unter Histogramm die Option Pareto aus.“

Das Verhalten hängt davon ab, was Sie ausgewählt haben, und die Support-Seite erklärt dies genau: „Normalerweise wählen Sie eine Spalte mit Text (Kategorien) und eine mit Zahlen aus. Ein Pareto-Diagramm gruppiert dann die gleichen Kategorien und summiert die entsprechenden Zahlen.“

Im alternativen Fall gibt es eine Falle. Laut derselben Seite ändert die Auswahl von „zwei Zahlenspalten“ das Ergebnis. Excel „stellt Ihre Daten dann in Klassen (Bins) dar, genau wie ein Histogramm.“ Sie erhalten zwar ein Diagramm, aber es beantwortet eine andere Frage.

Option 2: Eine Hilfsspalte hinzufügen, um zu zählen statt zu summieren

Hier benötigt der integrierte Weg einen Workaround. Excel summiert die numerische Spalte. Eine unformatierte Liste von Vorfällen ohne Kostenspalte bietet also keine Grundlage für eine Rangfolge.

Microsoft dokumentiert die Lösung als Tipp. Das Ziel ist es, „die Anzahl der Vorkommen von Textzeichenfolgen zu zählen“. Sie „fügen eine Spalte hinzu und füllen sie mit dem Wert 1“, und „legen dann die Klassen (Bins) auf ‚Nach Kategorie‘ fest“.

Das funktioniert. Es bedeutet aber auch, dass der erste Schritt bei einem neuen Export darin besteht, eine Spalte mit Einsen hinzuzufügen. Das ist ein deutliches Zeichen dafür, dass das Tool und die Aufgabe nicht ganz optimal aufeinander abgestimmt sind.

Option 3: Die Balken und die kumulierte Linie selbst erstellen

Sortieren Sie absteigend, fügen Sie eine Spalte für die laufende Summe hinzu und wandeln Sie diese dann in einen Prozentsatz der Gesamtsumme um. Erstellen Sie ein Verbunddiagramm mit dem Prozentsatz auf einer sekundären Achse.

Dies gibt Ihnen die volle Kontrolle über Beschriftungen, Schwellenwerte und den „Tail“ (Rest). Allerdings sind dies auch vier Schritte, die alle wiederholt werden müssen, wenn der Export des nächsten Monats eintrifft. Die Formel für die laufende Summe ist diejenige, die unbemerkt fehlerhaft wird, wenn Zeilen hinzugefügt werden.

Wo der manuelle Weg Zeit kostet

Die Arithmetik ist nicht das Problem. Das Problem ist, dass das Format des Exports selten dem entspricht, was der Diagrammtyp erwartet.

Echte Exporte kommen oft so an, dass die Kategorie über mehrere Spalten verteilt ist. Oder dieselbe Kategorie ist auf drei verschiedene Arten geschrieben. Oder die numerische Spalte ist als Text formatiert. Die Gruppierung in Excel erfolgt buchstabengetreu, sodass aus Supplier A, supplier a und Supplier A drei verschiedene Balken werden.

Der zweite Verzögerungsfaktor ist der „Tail“ (Rest). Sobald Sie fünfzig Kategorien haben, wird das Diagramm unlesbar, und jemand muss entscheiden, wo „Sonstige“ beginnt. Dieser Schwellenwert ist eine Ermessensfrage und wird jeden Monat anders festgelegt, sofern er nicht schriftlich fixiert ist.

Der dritte Punkt ist die Achse. Die kumulierte Linie gehört auf eine sekundäre Achse, die auf 100 Prozent skaliert ist. Das manuell richtig hinzubekommen ist fummelig, und wenn man es falsch macht, sieht die Linie wie eine zweite Datenreihe aus.

Wie man ein Pareto-Diagramm mit Powerdrill Bloom erstellt

Step 1: Den Rohdaten-Export hochladen

Ziehen Sie das Vorfallsprotokoll, die Reklamationsliste oder den Transaktionsexport einfach in Powerdrill Bloom. Der kostenlose Tarif (Free-Plan) deckt Uploads von Excel, CSV, PDF und Dokumenten ab, sodass die Datei auch ohne kostenpflichtiges Abonnement hochgeladen werden kann.

Es ist nicht nötig, die Daten vorher zu sortieren, die Schreibweise der Kategorien zu bereinigen oder eine Hilfsspalte hinzuzufügen. Diese Arbeit ist Teil der Anfrage und keine Voraussetzung.

Step 2: Festlegen, wonach sortiert werden soll und wie der Rest behandelt wird

Formulieren Sie es in natürlicher Sprache. Nennen Sie die Kategoriespalte und geben Sie an, ob nach dem summierten Wert oder nach der Anzahl der Vorkommen sortiert werden soll. Sagen Sie dann, ab welchem Punkt der Rest in einer Kategorie „Sonstige“ zusammengefasst werden soll.

Der ganze Trick besteht darin, die Sortierbasis explizit anzugeben. Es lohnt sich auch, darum zu bitten, fast identische Kategoriebezeichnungen zusammenzuführen. Der integrierte Diagrammtyp gruppiert nur absolut identische Kategorien, sodass diese Bereinigung vor dem Diagramm und nicht darin stattfinden muss.

Step 3: Die sortierten Balken mit der kumulierten Linie generieren

Fordern Sie das gewünschte Ergebnis an. Das sind die vom größten zum kleinsten sortierten Kategorien mit einem darüber verlaufenden kumulierten Prozentsatz. Fügen Sie eine kurze Notiz hinzu, wie viele Kategorien die ersten 80 Prozent erreichen. Der kostenlose Tarif von Powerdrill Bloom umfasst die Erstellung von Erkenntnissen, Diagrammen und Zusammenfassungen.

Wenn das Diagramm in eine Präsentationsmappe einfließt, erweitert der Pro-Plan dies auf umfassendere Folien- und Office-Dokumentenausgaben. Die Seite des AI graph maker beschreibt die Funktionen zur Diagrammerstellung im Detail.

Was man dadurch spart

Aufgabe	Manuell	Aus dem hochgeladenen Export
Zusammenführen fast identischer Kategoriebezeichnungen	Manuelles Suchen und Ersetzen, jeden Monat neu	Teil der von Ihnen gestellten Frage
Hinzufügen einer Hilfsspalte zum Zählen von Vorkommen	Erforderlich für den integrierten Diagrammtyp	Nicht erforderlich
Erstellen der kumulierten Prozentlinie	Formel plus eine sekundäre Achse	In der Anfrage enthalten
Festlegen und erneutes Anwenden des Schwellenwerts für „Sonstige“	Ermessensentscheidung, weicht von Monat zu Monat ab	Einmal festgelegt, bei jedem Durchlauf angewendet

Best Practices

Geben Sie auf dem Diagramm an, ob Sie nach Wert oder nach Häufigkeit sortiert haben. Ein Leser kann dies nicht allein an den Balken erkennen, und die beiden Sortierungen weichen oft darin voneinander ab, welche Kategorie an erster Stelle steht.

Halten Sie den Rest als einzelnen Balken sichtbar. Wenn Sie ihn ausblenden, erreicht die kumulierte Linie zu früh 100 Prozent, was die Konzentration überbewertet.

Betrachten Sie 80/20 nicht als Ergebnis. Es ist ein Rahmenkonzept. Das eigentliche Ergebnis ist die genaue Anzahl der Kategorien, die Ihre Daten benötigen, um diesen Anteil zu erreichen. Diese Zahl ist oft fünf oder fünfzehn und nicht ein glattes Fünftel.

Verknüpfen Sie die Ursache, nicht nur den Rang. Ein Pareto-Diagramm von Fehlertypen zeigt Ihnen, wo das Volumen liegt. Die Kombination mit einer Lieferanten-Scorecard macht die Rangfolge erst zu einer konkreten Maßnahme.

Prüfen Sie die Rangfolge anhand einer zweiten Ansicht. Eine Heatmap derselben Daten zeigt, ob eine Kategorie überall dominiert oder nur in einem bestimmten Segment.

Fazit

Ein Pareto-Diagramm besteht aus zwei einfachen Ebenen über einer sortierten Liste, und Excel liefert diesen Diagrammtyp bereits mit. Die Schwierigkeit liegt fast nie in der grafischen Darstellung. Es sind die Bereinigung der Kategorien, die Sortierbasis und der Schwellenwert für den Rest.

Diese drei Entscheidungen sorgen dafür, dass das Diagramm eines Monats mit dem des Vormonats vergleichbar ist. Schreiben Sie sie einmal auf, wenden Sie sie jedes Mal an, und das Diagramm wird zu einem echten Tracker statt zu einer einmaligen Aktion.

Wenn Sie den Export haben, aber nicht die Zeit, ihn umzuformen, probieren Sie Powerdrill Bloom mit der Rohdatei aus. Der Weg über den Excel AI assistant eignet sich für Daten, die sich bereits in einer Arbeitsmappe befinden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Pareto-Diagramm?

Es ist ein Diagramm mit absteigend sortierten Balken sowie einer Linie, die den kumulierten Prozentsatz der Gesamtsumme anzeigt. Die Dokumentation von Microsoft beschreibt es als sortiertes Histogramm und führt es unter den sieben grundlegenden Werkzeugen der Qualitätskontrolle auf. Die Balken ordnen die Kategorien; die Linie zeigt, wie viel der Gesamtsumme sie abdecken.

Wie erstelle ich ein Pareto-Diagramm in Excel?

Wählen Sie eine Textspalte mit Kategorien und eine numerische Spalte aus, wählen Sie dann Einfügen, Statistikdiagramm einfügen und wählen Sie unter Histogramm die Option Pareto. Excel gruppiert übereinstimmende Kategorien und summiert die Zahlen. Wenn Sie stattdessen zwei numerische Spalten auswählen, wird eine klassifizierte Ausgabe wie bei einem Histogramm erzeugt.

Wie zähle ich Vorkommen, anstatt einen Wert zu summieren?

Der dokumentierte Tipp von Microsoft lautet, eine Spalte hinzuzufügen, die mit dem Wert 1 gefüllt ist, dann das Diagramm zu erstellen und die Klassen (Bins) auf „Nach Kategorie“ festzulegen. Das Diagramm summiert dann die Einsen, was dem Zählen der Zeilen pro Kategorie entspricht.

Sollte ich nach Kosten oder nach Häufigkeit sortieren?

Beide Ansätze sind valide und beantworten unterschiedliche Fragen. Die Kosten weisen auf den teuren, seltenen Fehler hin; die Häufigkeit auf das ständige, günstige Ärgernis. Wählen Sie eine Methode, geben Sie diese auf dem Diagramm an und behalten Sie sie über verschiedene Zeiträume hinweg konsistent bei.

Wie viele Kategorien sollte ein Pareto-Diagramm zeigen?

Genug, um den Punkt zu überschreiten, an dem die kumulierte Linie flacher wird – normalerweise zwischen fünf und fünfzehn Balken, plus ein gruppierter Balken für den Rest. Den Rest sichtbar zu halten, verhindert, dass die Linie die Konzentration der Daten überbewertet.