كيفية كتابة ملخص ما بعد العرض التقديمي باستخدام الذكاء الاصطناعي: خطوة بخطوة

ملخص ما بعد العرض التقديمي هو سجل مكتوب قصير ترسله بعد انتهائك من تقديم العرض. وتتمثل مهمته في نقل الأرقام والقرارات والمسؤولين عنها إلى الأشخاص الذين لم يتواجدوا في الغرفة. يغطي هذا الدليل ما تنتجه منصة الاجتماعات الخاصة بك بالفعل، وأين يتوقف ذلك، وثلاث خطوات لكتابة بقية الملخص من ملفك المصدر.

ما الغرض من الملخص بعد تقديم عرض بيانات؟

لقد قدمت عرضًا تقديميًا. وبعد عشر دقائق، يسأل شخص فاته الاتصال عما تم تقريره.

هذا السؤال لا يجيب عليه العرض التقديمي نفسه. فالعرض التقديمي مصمم ليتم التحدث بناءً عليه، والشريحة التي ظهرت على الشاشة كانت تحتوي على مخطط بياني وأربع كلمات فقط. كما لا يمكن الإجابة عليه بالكامل من خلال التسجيل، لأنه لا أحد يشاهد أربعين دقيقة للعثور على رقم واحد.

تقع الملاحظة المكتوبة القصيرة بين الاثنين؛ فهي سهلة القراءة السريعة، وتظل واضحة حتى لو تمت إعادة توجيهها إلى شخص ثالث ليس لديه أي خلفية عن الموضوع على الإطلاق.

ثلاثة أشياء تجعل كتابتها أمرًا يستحق العناء: الأرقام التي كانت على الشاشة، والقرارات التي تم التوصل إليها، ومن يتولى مسؤولية الخطوة التالية. وكل ما عدا ذلك اختياري.

هذا ملخص أكثر إيجازًا مما يعتقده معظم الناس، وهذا الإيجاز هو الهدف الأساسي. فالصفحة التي تحاول أن تكون سجلاً كاملاً للجلسة تُقرأ على عجل ثم تُهمل.

ما تقدمه لك منصة الاجتماعات بالفعل

تنتج أدوات الاجتماعات الحديثة ملخصًا تلقائيًا، وهو أكثر اكتمالاً مما يدركه معظم الناس.

وفقًا لـ وثائق Microsoft، تتوفر الملخصات بعد فعاليات Teams "بما في ذلك الاجتماعات، واللقاءات العامة، وندوات الويب، والمكالمات التي تم تسجيلها أو نسخها نصيًا". وتذكر Microsoft أنه بداخل هذا الملخص "يمكنك العثور على تسجيل الفعالية، والنص المنسوخ، والملفات المشتركة، والملاحظات، والملخص المخصص، وجدول الأعمال، ومهام المتابعة".

ميزة المشاركة مدمجة بالفعل؛ حيث تفتح الملخص، وتختار "مشاركة" (Share)، ثم "تضيف أسماء المستلمين، أو رسائل البريد الإلكتروني، أو المجموعات، أو العلامات".

هناك حدود محددة للأجزاء التلقائية؛ حيث تشير Microsoft إلى أن "إشعارات الملخص والملاحظات والمحتوى ليست متاحة حاليًا للفعاليات الفورية"، لذا قد لا ينتج عن المكالمة غير المجدولة ملخص. كما تتطلب ملخصات الذكاء الاصطناعي لغة نسخ نصي مدعومة، و"يجب أيضًا أن تكون مدة الفعالية خمس دقائق أو أكثر".

الميزات الأكثر ثراءً تتطلب ترخيصًا. يوصف الملخص الذكي بأنه جزء من Teams Premium، وهو "ترخيص إضافي". وتقول Microsoft إنه متاح أيضًا مع ترخيص Copilot. كما تندرج علامات المخطط الزمني، بما في ذلك علامات مشاركة الشاشة التي "توضح متى شارك شخص ما شاشته"، تحت الفئة نفسها.

أين يتوقف ملخص المنصة؟

العائق ليس الجودة، بل المادة المصدر.

تصرح Microsoft بذلك مباشرة: "المحتوى الذي ينشئه الذكاء الاصطناعي يعتمد على النص المنسوخ للفعالية ويتم تشغيله بواسطة GPT ونماذج الذكاء الاصطناعي الأخرى". وتحذر Microsoft أيضًا من أن "بعض المحتوى الذي ينشئه الذكاء الاصطناعي قد يكون غير دقيق أو غير مكتمل أو غير مناسب".

يحتوي النص المنسوخ على ما قاله الحاضرون. ولكن بعد عرض البيانات التقديمي، فإن معظم المحتوى لم يُقل بل عُرض؛ حيث يحتوي النص المنسوخ على عبارة "الإيرادات ارتفعت في النصف الثاني" في حين كانت الشريحة تحتوي على مخطط بياني يضم اثني عشر رقمًا شهريًا وتقسيمًا للقطاعات.

تنتقل الملفات المشتركة مع الملخص بالفعل، وهو أمر مفيد حقًا. ولكن ما لا تصفه الوثائق هو كيفية حساب الأرقام من تلك المرفقات وكتابتها في الملخص.

لذلك لا يزال يتعين على شخص ما استخراج الأرقام يدويًا، أو إنشاؤها من الملف بشكل منفصل. هذه مهمة بسيطة عندما يتعلق الأمر بمخطط بياني واحد، ولكنها مهمة شاقة وطويلة عندما يتعلق الأمر بعرض تقديمي يتكون من عشرين شريحة.

سد هذه الفجوة هو المهمة الأساسية للملخص المكتوب، وهي مهمة بسيطة بما يكفي لإنجازها دفعة واحدة.

كيفية كتابة ملخص ما بعد العرض التقديمي باستخدام الذكاء الاصطناعي

اعمل بناءً على الملف الذي تم إنشاء العرض التقديمي منه، وليس من العرض التقديمي نفسه أو النص المنسوخ. وبذلك يتطابق الملخص والشرائح تمامًا من حيث البنية.

الخطوة 1: ارفع الملف المصدر، وليس التسجيل

قم بتسجيل الدخول إلى Powerdrill Bloom وارفع الملف المصدر الذي تم تصدير المخططات البيانية منه. تتوفر ملفات Excel وCSV وPDF والمستندات في الخطة المجانية.

إذا كان لديك التسجيل الصوتي أيضًا، فأضفه. تتوفر ميزة رفع الملفات الصوتية في صفحة تحويل الكلام إلى نص، والتي تنتج نصوصًا منسوخة وملخصات ونقاطًا رئيسية.

الخطوة 2: حدد الجمهور والقرار

حدد من سيقرأ الملخص بلغة طبيعية؛ سواء كانوا الأشخاص الذين حضروا، أو الذين فاتهم الاجتماع، أو مسؤولاً تنفيذيًا لن يقرأ سوى الفقرة الأولى. ثم حدد القرار الذي كان مطروحًا للنقاش.

اطلب ذكر الأرقام مع العمود الذي جاءت منه. هذا التوجيه البسيط هو ما يجعل الملخص قابلاً للتحقق منه بدلاً من أن يكون مجرد نص مقروء.

الخطوة 3: اطلب صفحة واحدة تحتوي على المسؤولين والتواريخ

اطلب صفحة واحدة مقسمة إلى أربعة أقسام: ما تم تقريره، والأرقام الداعمة لكل قرار، والأسئلة المفتوحة، ومن يفعل ماذا ومتى.

احرص على ألا يتجاوز الملخص صفحة واحدة عمدًا. في باقة Pro، تشتمل المخرجات على مستندات Office، لذا يمكن إرسال المحتوى نفسه كمرفق بدلاً من لصقه في نص البريد الإلكتروني.

إذا كان الجمهور المستهدف في قناة دردشة بدلاً من صندوق الوارد، فاطلب نسخة من ثلاثة أسطر أيضًا: القرار، والرقم، والمسؤول. فهذا عادةً كل ما يقرأه أعضاء القناة.

ما يجب أن يتضمنه الملخص

العنصر	هل يجب تضمينه؟	السبب
القرارات التي تم التوصل إليها	نعم	هذا هو السبب الرئيسي لفتح أي شخص للرسالة
الأرقام الداعمة لكل قرار	نعم	لقد كانت معروضة على الشريحة، وليست في النص المنسوخ
المسؤولون والتواريخ	نعم	بدونها يصبح الملخص مجرد أخبار عامة
الأسئلة المفتوحة	نعم	تمثل جدول أعمال الجلسة القادمة
النص المنسوخ بالكامل	لا	مخزن بالفعل وقابل للبحث داخل المنصة
إعادة صياغة كل شريحة	لا	يكرر محتوى العرض التقديمي الذي ستقوم بإرفاقه على أي حال

صف النص المنسوخ هو ما يخطئ فيه الناس عادةً؛ فهو مخزن بالفعل وقابل للبحث داخل منصة الاجتماعات، لذا فإن لصقه يزيد من طول الملخص دون تقديم أي إجابة مفيدة.

صف المسؤولين هو ما يتجاهله الناس غالبًا. والقرار الذي لا يرتبط باسم مسؤول عنه يميل إلى الظهور مجددًا كبند أول في الاجتماع القادم.

متى يجب إرساله؟

في اليوم نفسه، وضمن نفس الرسالة التي تحتوي على العرض التقديمي.

إذا أُرسل بعد أسبوع، فإنه يتحول إلى وثيقة أرشيفية لا يتخذ أحد إجراءً بشأنها. أما إذا أُرسل إلى جانب العرض التقديمي، فإنه يحدد ترتيب القراءة: الملخص أولاً، ثم الشرائح للاطلاع على التفاصيل.

تتكرر بعض التقارير بشكل دوري بدلاً من متابعة جلسة واحدة. بالنسبة لهذه الحالات، يُعد تحديث أصحاب المصلحة هو التنسيق الأفضل، وهو يتبع وتيرة مختلفة.

أخطاء شائعة يجدر تجنبها

إعادة توجيه ملخص الذكاء الاصطناعي دون تعديل. يتم إنشاؤه من النص المنسوخ، لذا فهو يعكس المحادثة بدلاً من البيانات. وهو يمثل مسودة أولى جيدة للمناقشة ومسودة سيئة للنتائج.

كتابة القرارات بدون أرقام. عبارة مثل "اتفقنا على نقل الإنفاق إلى القناة الثانية" تستدعي سؤالاً للمتابعة حول القيمة المحددة. ضع الرقم في الجملة نفسها.

ترك المسؤوليات ضمنية. إذا كان بإمكان شخصين أن يعتقد كل منهما منطقيًا أن الآخر هو المسؤول، فلن يقوم أي منهما بالمهمة.

إعادة كتابة الأرقام يدويًا من الشرائح. هذا هو الموضع الذي تقع فيه أخطاء الملخصات دون أن يلاحظها أحد، لأن خطأ النسخ يبدو تمامًا مثل الرقم الحقيقي. قم بإنشائها من الملف المصدر بدلاً من ذلك.

أرسل الأرقام، وليس الملاحظات فقط

لقد حلت منصة الاجتماعات الخاصة بك مشكلة التخزين بالفعل؛ حيث يتم جمع التسجيل، والنص المنسوخ، والملفات، والمهام وتكون قابلة للمشاركة دون أي جهد منك.

ما يتبقى هو الجزء الذي لا يمكن الإجابة عليه إلا من خلال البيانات المصدر: ما كانت عليه الأرقام فعليًا، وما قررته المجموعة بشأنها. والعمل بناءً على الملف المصدر بدلاً من العرض التقديمي يزيل عناء إعادة الكتابة والمخاطر بضربة واحدة.

إذا كان العرض التقديمي نفسه لا يزال بحاجة إلى البناء، فإن صفحة Excel to PPT تغطي هذا الجزء. وتغطي صفحة AI report generator النسخ المكتوبة الأطول. لكتابة ملخصك القادم من الملف المصدر للشرائح، جرب Powerdrill Bloom.

الأسئلة الشائعة

ما هو ملخص ما بعد العرض التقديمي؟

هو سجل مكتوب قصير يُرسل بعد تقديم العرض. ويغطي ما تم تقريره، والأرقام الداعمة لتلك القرارات، والمسؤول عن الخطوات التالية. وهو مكتوب ليُقرأ في غيابك عن الغرفة.

كيف يختلف الملخص عن محاضر الاجتماعات؟

تهدف محاضر الاجتماعات إلى تسجيل المناقشة بالترتيب. بينما يسجل الملخص النتيجة بدلاً من ذلك، لذا فهو يبدأ بالقرارات والأرقام ويستبعد معظم المحادثة الجانبية.

هل يكتب Microsoft Teams الملخص بالنيابة عني؟

ينتج Teams ملخصًا يحتوي على التسجيل، والنص المنسوخ، والملفات المشتركة، والملاحظات، والملخص المخصص، وجدول الأعمال، ومهام المتابعة. ويتم إنشاء ملخص الذكاء الاصطناعي بداخله من النص المنسوخ للفعالية، وتتطلب ميزات الملخص الذكي ترخيص Teams Premium أو ترخيص Copilot.

ما الطول المناسب لملخص ما بعد العرض التقديمي؟

صفحة واحدة، أو ما يعادل طول بريد إلكتروني قصير تقريبًا. وإذا كان أطول من ذلك، فإن التفاصيل يجب أن تدرج في العرض التقديمي المرفق بدلاً من ذلك.

متى يجب عليّ إرساله؟

في اليوم نفسه، وضمن نفس الرسالة التي تحتوي على العرض التقديمي. فإرساله لاحقًا يقلل من قيمته ليصبح مجرد سجل توثيقي، بينما الهدف الأساسي هو دفع الخطوة التالية إلى الأمام.