كيفية تحديد مستهدفات مؤشرات الأداء الرئيسية من بياناتك الخاصة (دون تخمين)

يتكون هدف KPI القابل للدفاع عنه من ثلاثة أجزاء. الأول هو خط أساس مستمد من تاريخك الخاص. والثاني هو آلية محددة لكيفية تحسن هذا الرقم. والثالث هو نطاق بدلاً من رقم واحد. تتجاهل معظم الفرق هذه الأجزاء الثلاثة وتكتفي بإضافة عشرين بالمائة إلى العام الماضي.

هذا الاختصار ليس كسلاً بقدر ما هو غير مدعوم بالبيانات. فهو ينتج رقماً لا يمكن لأحد الدفاع عنه في جلسات المراجعة ولا يمكن لأحد التخطيط بناءً عليه، لعدم وجود حجة تدعمه.

يغطي هذا الدليل ما يجب عليك جمعه أولاً، وكيفية بناء الهدف يدوياً، ومتى يتوقف المسار اليدوي عن كون جدير بالجهد المبذول فيه.

ما تحتاجه قبل البدء

تحتاج إلى سجل تاريخي كافٍ لرؤية التباين الطبيعي. يُعد وجود من 8 إلى 12 فترة مكتملة هو الحد الأدنى العملي، وأي عدد أقل من 6 يجعل هذه العملية مجرد تخمين بخطوات إضافية.

تحتاج أيضاً إلى تثبيت تعريف المقياس. فإذا تغير تعريف المستخدم النشط في شهر مارس، فإن السلسلة قبل مارس وبعده ستكون مقياسين مختلفين يحملان اسماً واحداً.

هناك ثلاثة أمور يجدر حسمها قبل إجراء أي حسابات.

الفترة. تختلف سلوكيات الأهداف الأسبوعية عن الأهداف الربع سنوية. الأرقام الأسبوعية تشهد تذبذباً أكبر، لذا يحتاج الهدف الأسبوعي إلى نطاق أوسع حوله.

المحرك. الهدف الذي لا يمكنك التأثير عليه هو مجرد توقع. اكتب ما سيفعله الفريق فعلياً لتحريك هذا الرقم، لأن هذا الإجراء هو الجوهر الحقيقي للهدف.

الحد الأقصى. بعض المقاييس لها حد أقصى صارم. فلا يمكن لمعدل التحويل أن يتجاوز 100 بالمائة، ولا يمكن لفريق الدعم إغلاق تذاكر أكثر مما يصل إليه.

هناك أمر آخر يجدر تدوينه قبل البدء بالحسابات: لمن يوضع هدف KPI هذا. فالهدف المستخدم لتخصيص الميزانية يتطلب مستوى ثقة مختلفاً عن الهدف المستخدم لتحفيز الفريق. يجب أن يكون الأول متحفظاً، بينما يمكن للثاني أن يحمل رقماً طموحاً.

كيفية القيام بذلك يدوياً

الخيار 1: تحديد خط الأساس ونطاقه الطبيعي

خذ الفترات الـ 8 إلى 12 الأخيرة وسجل الوسيط بدلاً من المتوسط. فالوسيط يتجاوز وجود أسبوع استثنائي واحد، بينما يتأثر المتوسط به.

ثم سجل أعلى وأقل القيم في تلك الفترة. هذا التباين هو نطاقك الطبيعي، وهو الرقم الأكثر فائدة في هذه العملية بأكملها. فالهدف الذي يقع داخل النطاق ليس هدفاً حقيقياً، والهدف الذي يعادل ثلاثة أضعاف النطاق هو مجرد أمنية.

إذا كانت السلسلة ذات طابع موسمي، فقارن المتشابهات بالمتشابهات. قارن شهر ديسمبر الحالي بأشهر ديسمبر السابقة، وليس بشهر نوفمبر.

الخيار 2: اختر الآلية أولاً، ثم الرقم

اختر واحدة من ثلاث آليات وحدد أيها استخدمت.

استمرار الاتجاه. قم بمواءمة المنحنى الأخير ومدّه على استقامته. يصلح هذا الخيار عندما يكون المحرك مستقراً ولا يوجد أي تغيير هيكلي.

القدرة الاستيعابية. انطلق مما يمكن للفريق القيام به فعلياً. إن ضرب عدد الموظفين في معدل الإنتاجية يضع حداً أقصى لا يمكن لأي طموح تجاوزه.

سد الفجوة. خذ أفضل فترة حققتها بالفعل واجعل هدفك هو الوصول إليها بشكل أكثر استمراراً. هذه هي الآلية الأكثر قابلية للدفاع عنها، لأن لديك دليلاً على إمكانية الوصول إلى هذا الرقم.

لا تكتب الرقم إلا بعد اختيار الآلية. فالرقم بدون آلية ليس سوى مجرد تفضيل شخصي.

الخيار 3: اختبار الجهد قبل الالتزام

اسأل نفسك ما الذي يجب أن يتحقق لكي يتم إصابة الهدف. إذا كانت الإجابة الصادقة تتضمن قناة تسويقية أو بيعية راكدة منذ عام، فإن الهدف محكوم عليه بالفشل بالفعل.

ثم قم بإجراء التحقق العكسي. انظر إلى كل فترة تاريخية تجاوزت الهدف واحصِ عددها. إذا لم تتجاوزه أي فترة، فأنت تطلب إنجازاً غير مسبوق، ويجب أن توضح الخطة ذلك صراحة.

أنهِ العملية بوضع نطاق بدلاً من نقطة محددة. فالرقم الملتزم به والرقم الطموح يخبران القارئ بأكثر بكثير مما يخبره رقم واحد، كما أنهما يصمدان أمام أي شهر سيء.

أين يتباطأ المسار اليدوي

يستغرق تحديد الهدف الأول فترة بعد الظهر. لكن المشكلة تكمن في أن الأهداف لا تُحدد مرة واحدة فقط.

كل شريحة تضاعف حجم العمل. فالأهداف الخاصة بـ 4 مناطق و 3 خطوط إنتاج تعني 12 خط أساس، و 12 نطاقاً، و 12 فحصاً موسمياً. لا أحد يعيد القيام بذلك ربع سنوياً، لذا يتم تحديد أهداف الشرائح عن طريق تقسيم المجموع الإجمالي. وهكذا ينتهي الأمر بإحدى المناطق برقم لم تقترب منه أبداً.

والتعديل يزيد الأمر سوءاً. فعندما تتغير الخطة في الشهر الثاني، يجب إعادة حساب كل خط أساس وفقاً للتعريف الجديد. هذا العمل روتيني وآلي، وهو بالضبط العمل الذي يتم تجاهله.

وهناك تكلفة خفية أيضاً. ونظراً لأن إعادة البناء مكلفة، فغالباً ما يتم ترحيل هدف KPI للربع الأخير دون تغيير. وعندها يصف الرقم نشاطاً تجارياً لم يعد موجوداً، وتتحول المراجعة إلى جدال حول الهدف بدلاً من التركيز على العمل الفعلي.

النتيجة متوقعة؛ حيث تنحرف الأهداف عن البيانات التي بررتها، وتتحول جلسة المراجعة إلى جدال حول ما إذا كان هذا الرقم حقيقياً في الأصل.

كيفية تحديد أهداف KPI باستخدام Powerdrill Bloom

الخطوة 1: تحميل بياناتك التاريخية

قم بتحميل الملف الذي يحتوي على سجلك التاريخي فترة بفترة. يقوم Powerdrill Bloom بتحليل الأعمدة فور وصولها، بحيث تظهر الفجوات في السلسلة والتسميات غير المتسقة للفترات قبل أن تتسبب في تشويه خط الأساس.

الخطوة 2: وصف منطق الهدف باللغة الطبيعية

اطلب المكونات بدلاً من الإجابة النهائية. اطلب الوسيط والنطاق لآخر 12 فترة، مقسمة حسب الشريحة، مع الإشارة إلى أي نمط موسمي.

ثم اطرح سؤال الآلية مباشرة. اسأل عن الشرائح التي تجاوزت بالفعل الرقم المقترح، وكم مرة حدث ذلك، ليكون هدف سد الفجوة مدعوماً بالأدلة.

الخطوة 3: تصدير المخطط أو التقرير أو العرض التقديمي

استخرج جدول خط الأساس، أو مخطط الاتجاه الذي يوضح النطاق، أو مبرراً مكتوباً قصيراً يمكنك إرفاقه بالخطة.

لماذا يتفوق هذا على إعادة بناء خطوط الأساس كل ربع سنة

	المسار اليدوي	Powerdrill Bloom
خط الأساس لكل شريحة	جولة واحدة لكل منها، يدوياً	اطلب جميع الشرائح دفعة واحدة
المقارنة الموسمية	إعادة بناء فترة المقارنة بالمثل	اطلب مقارنة الفترة نفسها
التحقق من إمكانية الوصول للهدف	فحص السجل التاريخي يدوياً	اسأل كم مرة تم تجاوزه بالفعل
الربع القادم	تكرار العملية بأكملها	تحميل الفترات الجديدة

الصف الذي يغير السلوك هو الصف الثالث. فعندما يتطلب التحقق من إمكانية الوصول للهدف سؤالاً واحداً فقط، فإنك ستتحقق من كل شريحة. أما عندما يتطلب الأمر ساعة كاملة، فإنك ستتحقق فقط من الشريحة التي تشك فيها بالفعل، وتترك الباقي دون فحص.

الأخطاء الشائعة

إضافة نسبة مئوية تقريبية إلى العام الماضي. لا تحمل هذه الطريقة أي آلية، لذا لا يمكن لأحد تحديد ما الذي سيؤدي إلى تحقيقها. كما أنها ترث كل ما كان استثنائياً في العام الماضي.

نشر رقم واحد فقط. يخفي الهدف المحدد بنقطة واحدة حالة عدم اليقين الفعلية التي تواجهها. بينما يوضح الرقم الملتزم به والرقم الطموح نفس الطموح ويصمدان أمام أي شهر سيء.

تجاهل النطاق الطبيعي. الهدف الذي يقع ضمن التباين التاريخي سيتحقق دون بذل أي جهد، مما يعلم الفريق أن الأهداف مجرد زينة.

تحديد الأهداف بناءً على المقاييس المتأخرة فقط. أهداف الإيرادات لا جدال فيها ولكنها غير قابلة للتنفيذ المباشر. اربط كل منها بشيء يمكن للفريق تحريكه هذا الأسبوع. تغطي مقالتنا حول ما هي الدلالة الإحصائية فخ المبالغة في تفسير التحركات الصغيرة.

تغيير تعريف المقياس في منتصف الفترة. ينكسر وجه المقارنة بصمت، ويصبح الهدف بلا معنى بهدوء. قم بتثبيت التعريف أو أعد صياغة السجل التاريخي بأكمله.

تحديد هدف KPI لا يمكنك قياسه أسبوعياً. إذا كان الرقم لا يظهر إلا في نهاية الربع، فلن يتمكن أحد من تصحيح المسار. اختر شيئاً يمكن ملاحظته داخل الفترة، حتى لو كان مؤشراً تقريبياً.

تقسيم هدف الشركة على عدد الموظفين. قد يبدو هذا عادلاً ولكنه يتجاهل أن الشرائح لها خطوط أساس مختلفة. فالمنطقة التي تسجل نصف معدل التحويل تحتاج إلى رقم مختلف، وليس نفس الرقم.

الخلاصة

الهدف هو حجة منطقية وليس مجرد رقم. خذ الوسيط والنطاق من تاريخك الخاص. حدد الآلية التي تحسنه. تحقق من عدد المرات التي تم فيها تجاوز هذا الرقم بالفعل، ثم انشر نطاقاً بدلاً من نقطة محددة.

إن ما يعيق هذه الممارسة هو إعادة البناء كل ربع سنة، خاصة بمجرد تضاعف الشرائح. إذا كان هذا هو المكان الذي يضيع فيه وقت التخطيط الخاص بك، فجرّب Powerdrill Bloom على ملف السجل التاريخي الخاص بك. راجع أيضاً أدلتنا حول بناء لوحة معلومات KPI من جدول بيانات، وما هي لوحة بيانات البيانات، وتشغيل الإحصاء الوصفي، وصفحة الرؤى التلقائية (auto insights).

الأسئلة الشائعة

كيف يمكنني تحديد هدف KPI بدون بيانات تاريخية؟

استخدم آلية القدرة الاستيعابية بدلاً من الاتجاه. حدد ما يمكن للفريق تقديمه فعلياً، وضع نطاقاً واسعاً عن عمد، وعامل أول فترتين كأداة قياس وليس كمقياس للأداء.

ما هو حجم السجل التاريخي الذي أحتاجه لتحديد خط الأساس؟

يُعد وجود من 8 إلى 12 فترة مكتملة هو الحد الأدنى العملي. وأي عدد أقل من 6 يجعل من المستحيل تقدير التباين الطبيعي، مما يعني أن أي هدف تحدده لن يختلف عن مجرد تخمين.

هل يجب أن يكون هدف KPI رقماً واحداً أم نطاقاً؟

نطاق. يعبر الرقم الملتزم به والرقم الطموح عن نفس الطموح مع إظهار حالة عدم اليقين. كما أنهما يصمدان بشكل أفضل عندما تأتي إحدى الفترات منخفضة.

لماذا يُعد هدف "العام الماضي زائد 20%" هدفاً سيئاً؟

لأنه لا توجد آلية تدعمه، فلا يمكن لأحد تحديد الإجراء الذي سيحققه. كما أنه ينقل معه كل ما كان استثنائياً في العام الماضي، بما في ذلك الطفرات التي تحدث لمرة واحدة.

كم مرة يجب مراجعة الأهداف؟

راجع خط الأساس كل ربع سنة، والهدف نفسه كلما تغير تعريف المقياس أو الخطة. فالمراجعة المتكررة تحول الأهداف إلى مجرد توقعات وتفقدها قيمتها التخطيطية.