如何將 PDF 轉換為 Excel：2026 年的 5 種簡單方法
若要將 PDF 轉換為 Excel，請開啟 Excel 並選擇「資料」>「取得資料」>「從檔案」>「從 PDF」。挑選檔案，在導覽器中選擇您要的表格，然後按一下「載入」。表格會進入新的工作表。對於掃描的 PDF，請使用具有文字辨識功能的轉換器，例如 Adobe Acrobat 或 AI 工具。
本指南涵蓋了從 Excel 內建工具到 AI 的五種方法。它還涵蓋了如何挑選方法、一個實際案例，以及在資料匯入後如何修復最常見的問題。
該選擇哪種方法
每種方法都適合不同類型的 PDF。
| 方法 | 最適合 | 需求 |
|---|---|---|
| 方法 1：Excel 取得資料 | 具有清晰表格的文字型 PDF | 具備 Power Query 的 Excel |
| 方法 2：Adobe Acrobat 桌面版 | 長篇或掃描的 PDF，可控制設定 | Acrobat 方案 |
| 方法 3：Acrobat 線上版 | 在瀏覽器中快速處理單次檔案 | 瀏覽器 |
| 方法 4：複製並貼上 | 單一頁面上的小型表格 | 任何 PDF 閱讀器 |
| 方法 5：AI 工具 | 雜亂的表格、大量檔案或需要分析的資料 | AI 工具帳戶 |
兩個問題決定了大多數情況。PDF 是文字型的還是掃描件？以及您只需要表格，還是也需要隨後的分析？
文字型 PDF 讓您可以用游標選取文字。掃描的 PDF 則是頁面的圖片。掃描件需要文字辨識，方法 2、3 和 5 可以處理。
如果每個月都會收到相同的 PDF，請偏好可以重複操作的方法。Excel 的查詢可以重新整理，而 AI 工具可以重新執行相同的請求。複製並貼上則每次都必須手動完成。
開始之前：檢查您的 PDF
一點準備可以節省稍後的清理工作。請先檢查以下幾點：
- 您可以選取文字嗎？ 嘗試反白一個數字。如果您無法選取，該 PDF 就是掃描件。
- 表格在哪裡？ 記下頁碼，這樣您就可以跳過封面和註釋。
- 表格是否跨頁？ 多頁表格需要合併。
- 是否有合併的標題？ 兩行標題通常會拆分成奇怪的欄位。
- 數字是什麼格式？ 記下貨幣符號以及小數點和千分位分隔符號。
同時決定您最後需要什麼。供您自己使用的乾淨表格，比起給別人的報告，需要的處理工作較少。
最後，在活頁簿旁邊保留一份原始 PDF 的副本。稍後當某個數字看起來不對時，您可以在幾秒鐘內開啟來源頁面進行檢查。對於涉及付款或帳務的對帳單和發票，這個習慣最為重要。
方法 1：使用 Excel 的從 PDF 取得資料
Excel 可以透過 Power Query 直接從 PDF 讀取表格。Microsoft 的文件指出，PDF 連接器「會傳回在 PDF 檔案中找到的任何表格」。該連接器在 Excel、Power BI 和 Power Query Online 中已列為正式發佈。
以下是 Excel 中的步驟：
- 開啟一個空白活頁簿。
- 前往「資料」>「取得資料」>「從檔案」>「從 PDF」。
- 瀏覽至 PDF 檔案並選擇「開啟」。
- 在導覽器中，選擇您要的表格或頁面。
- 選擇「載入」將其放入工作表中，或選擇「轉換資料」先進行清理。
Microsoft 的文件以同樣的方式描述最後一個步驟。在導覽器中，您「選擇載入以載入資料，或選擇轉換資料以在 Power Query 編輯器中繼續轉換資料」。
多頁表格會得到特殊處理。文件提到一個名為 MultiPageTables 的設定「控制是否將連續頁面上相似的表格自動合併為單一表格」。此功能預設為開啟。
大型檔案可能會很慢。Microsoft 建議使用 StartPage 和 EndPage 選項「一次選取一頁或一次選取一個小範圍」。對於一次處理多個 PDF，文件指向了「資料夾」連接器。
還有網頁版本。在 Power Query Online 中，文件指出您可以「提供 PDF 檔案位置的檔案路徑或 URL」。對於本機檔案，您可以上傳或直接拖入。
如果 PDF 位於網路上，文件為桌面版 Excel 提供了另一個提示：「使用 Web 連接器連接到檔案」。這為您從入口網站提取的報告節省了下載步驟。
這種方法有一個很大的優點。查詢會記住其步驟。當下個月的 PDF 以相同的版面配置送達時，您可以直接重新整理而無需重新開始。
方法 2：使用桌面版 Adobe Acrobat 匯出
Adobe Acrobat 可以將 PDF 直接匯出為 Excel 活頁簿。Adobe 關於此功能的說明頁面最後更新於 2026 年 10 月 22 日。
來自 Adobe 說明頁面的步驟：
- 在 Acrobat 中開啟 PDF。
- 從全域列中選擇「轉換」。
- 從左側面板中選擇 Microsoft Excel，然後從下拉式選單中選擇 XLSX。
- 選擇「轉換為 XLSX」。
- 選擇位置，輸入檔案名稱，然後選擇「儲存」。
Adobe 還允許您調整匯出設定。其說明頁面列出了 Excel 活頁簿設定，您可以在其中為「每個表格、頁面或整個文件」建立工作表。數值設定可設定小數點和千分位分隔符號。文字辨識設定讓 Acrobat 能「根據需要辨識文字影像並設定語言」。
最後一項設定對掃描件很重要。Adobe 的教學頁面指出，如果您的 PDF 文件包含掃描文字，「Acrobat 將自動執行文字辨識」。
Acrobat 是付費產品。請查看 Adobe 的方案頁面以了解您所在地區的當前價格。
方法 3：使用 Acrobat 線上版在瀏覽器中轉換
對於單次使用的檔案，Adobe 還提供瀏覽器工具。其教學頁面指出您可以「在瀏覽器或行動裝置上使用 PDF 轉 Excel 轉換器」。結果是一個可編輯的試算表。
流程很短：
- 開啟 Adobe 的線上 PDF 轉 Excel 轉換器。
- 上傳或拖入您的 PDF。
- 等待轉換完成。
- 下載 Excel 檔案並開啟。
Adobe 的頁面也涵蓋了紙本文件。「只需掃描成 PDF 並轉換為 Excel」，它補充說文字辨識會提取資料。
在上傳之前，請考慮內容。銀行對帳單、薪資單和客戶記錄可能受公司關於線上工具的規則約束。如有疑慮，請在您自己的電腦上使用方法 1。
方法 4：複製並貼上小型表格
對於單個小型表格，複製並貼上就足夠了。
- 在閱讀器中開啟 PDF。
- 用游標選取表格列。
- 按下 Ctrl+C。
- 在 Excel 中，按一下儲存格並按下 Ctrl+V。
貼上後通常會落在同一欄。如果是這樣，請選取該欄並使用「資料」>「資料剖析」。選擇「分隔符號」，然後挑選分隔符號（例如空格或定位點），並完成精靈。
貼上後請注意兩件事。帶有貨幣符號的數字可能會以文字形式呈現，因此無法加總。日期可能會在月在前和日在前之間切換。在根據資料進行後續處理之前，請檢查一個總計和一個日期。
一個小技巧對寬表格很有幫助。先貼到純文字編輯器中查看間距。如果欄位是由定位點分隔的，貼到 Excel 中通常會乾淨地拆分。
這種方法適用於少數幾列。對於超過一頁或具有合併儲存格的表格，方法 1、2 和 5 更省時。
方法 5：使用 AI 進行轉換與分析
有時表格只是開始。您可能需要總計、圖表或 PDF 內資料的摘要。AI 工具可以一次完成提取表格和進行分析的工作。
以下是使用 Powerdrill Bloom 的三個步驟方法。
步驟 1：上傳您的 PDF
從 PDF 本身開始。PDF 轉 Excel 轉換工具表示它可以「在幾秒鐘內從 PDF 提取表格，並將其下載為乾淨的 Excel 或 CSV 檔案」。頁面會要求您確保「檔案清晰且已準備好進行轉換，以獲得最佳結果」。
如果 PDF 有許多表格，請記下您需要哪些。這會讓下一步更快。
步驟 2：用自然語言描述您需要的表格
要求輸出。例如：「將第 2 到 4 頁的發票表格轉換為一個 Excel 工作表。將金額保留為數字並添加總計列。」
您也可以同時提出問題，例如哪家供應商的餘額最大。PDF 轉 CSV 工具對 CSV 的運作方式相同，並涵蓋「財務報告、庫存或研究資料」。
步驟 3：檢查數字並下載 Excel 檔案
在使用檔案之前，將一兩個總計與 PDF 進行比較。然後下載它。
PDF 轉 Excel 頁面表示該檔案「已準備好使用，並保留了資料完整性和格式」。如果您需要根據相同資料製作圖表或報告，AI Report Generator 可以根據轉換後的檔案進行建置。
PDF 轉 Excel 範例
這是一個虛構公司 Redwood Supply 的實際案例。其會計團隊每個月都會收到一份 PDF 格式的供應商對帳單，並需要將發票放入 Excel 中。
| 發票 | 日期 | 金額 |
|---|---|---|
| INV-1041 | 10 月 3 日 | $1,250.00 |
| INV-1042 | 10 月 8 日 | $980.50 |
| INV-1043 | 10 月 12 日 | $2,415.75 |
| INV-1044 | 10 月 17 日 | $640.00 |
| INV-1045 | 10 月 22 日 | $1,815.25 |
| INV-1046 | 10 月 28 日 | $3,120.00 |
| 總計 | $10,221.50 |
該對帳單是文字型 PDF，因此方法 1 有效。團隊使用「取得資料」載入表格。出現了兩個問題：金額欄位因為有錢字號而以文字形式匯入，且總計列被當作資料列匯入。
在 Power Query 中，他們將金額欄位類型更改為「貨幣」，並過濾掉總計列。然後他們在 Excel 中添加自己的總計。它與 PDF 的 $10,221.50 相符，因此匯入完成。
下個月，他們將新的 PDF 覆蓋舊檔案並選擇「重新整理」。相同的步驟會再次執行。
這些資料還回答了經理每個月都會問的問題。兩張發票 INV-1043 和 INV-1046 佔了 $5,535.75。這佔對帳單的 54.2%。簡單地按金額排序就能將它們放在工作表的最上方。
如果供應商後來改寄掃描的對帳單，團隊在該月份會切換到方法 2 或方法 5。文字辨識會讀取掃描件，並套用相同的清理步驟。
PDF 轉 Excel 或 PDF 轉 CSV
您並不總是需要 Excel 活頁簿。有時 CSV 檔案是更好的目標。
在以下情況選擇 Excel：
- 您將添加公式、圖表或樞紐分析表。
- 您希望在一個檔案的多個工作表中包含多個表格。
- 檔案要交給在 Excel 中工作的同事。
在以下情況選擇 CSV：
- 資料要進入另一個系統，例如會計軟體或資料庫。
- 您需要一個沒有格式的扁平化表格。
- 您計劃將其載入到分析工具中。
兩者的開始方式相同。我們關於如何將 PDF 轉換為 CSV 的指南更詳細地介紹了 CSV 路徑。Acrobat 的設定可以為每個表格建立工作表，而 Excel 可以從「檔案」選單將任何工作表匯出為 CSV 檔案。AI 工具通常可以根據一個提示傳回任一格式。
修復轉換後的常見問題
大多數轉換都需要一些修復。以下是常見的問題。
數字儲存為文字。 貨幣符號和空格會阻止 Excel 加總數字。在 Power Query 中更改欄位類型，或使用「資料」>「資料剖析」並在不更改的情況下完成。
合併標題。 兩行標題可能會建立空白或拆分的欄位。刪除多餘的標題列並重新命名欄位。
表格跨頁拆分。 重複的標題會出現在表格中間。將它們過濾掉，或讓多頁選項自動合併它們。
錯誤的分隔符號。 某些 PDF 使用逗號作為小數點。在 Acrobat 的數值設定中設定分隔符號，或在 Power Query 中更改地區設定。
掃描頁面。 掃描件需要文字辨識。仔細檢查數字樣本，因為辨識錯誤很容易被忽略。
總計匯入為資料列。 小計和總計列會導致重複計算。將其移除並在 Excel 中重新計算。
日期格式錯誤。 將欄位類型設定為日期，並確認月份和日期的順序。
每月乾淨轉換的技巧
一些習慣可以讓 PDF 轉 Excel 的轉換變得可重複。
- 保持相同的檔案名稱和資料夾。 可重新整理的查詢需要找到新檔案。
- 每次都檢查一個總計。 這可以發現遺漏的頁面或更改的版面配置。
- 將原始匯入分開。 在 Power Query 中進行清理步驟，而不是手動進行。
- 向寄件者索取來源檔案。 許多報告在變成 PDF 之前是以 Excel 或 CSV 形式存在的。
- 保護敏感檔案。 對於機密資料，請使用桌面工具，除非您的公司核准使用線上工具。
當您準備好將下一個 PDF 變成乾淨的工作表時，請拿上個月的對帳單試試 Powerdrill Bloom。
常見問題
如何免費將 PDF 轉換為 Excel？
如果您已經有 Excel，請使用「資料」>「取得資料」>「從檔案」>「從 PDF」。對於小型表格，複製並貼上即可。線上轉換器也提供免費試用或免費轉換。
如何在不遺失格式的情況下將 PDF 轉換為 Excel？
使用能保持表格完整的轉換器，例如 Adobe Acrobat 的匯出功能或 AI 工具。然後在 Excel 中修正數字類型和標題。對於複雜的版面配置，請預期需要進行一些清理。
Excel 可以直接開啟 PDF 嗎？
Excel 無法像開啟活頁簿那樣直接開啟 PDF，但它可以從中匯入表格。使用「取得資料」>「從檔案」>「從 PDF」，然後載入您需要的表格。
如何將掃描的 PDF 轉換為 Excel？
使用具有文字辨識功能的工具。Adobe 表示 Acrobat 會自動對掃描的 PDF 執行文字辨識。AI 工具也可以讀取掃描件。之後請仔細檢查數字。
如何將多頁 PDF 表格轉換為 Excel？
使用 Excel 的「從 PDF 取得資料」。Microsoft 的文件指出，連續頁面上相似的表格可以自動合併為一個表格。然後移除重複的標題列。
來源： Microsoft Learn, Power Query PDF 連接器 · Adobe 說明，將 PDF 轉換為 Microsoft Excel 格式 · Adobe，如何將 PDF 轉換為 Excel。