Gemini in Google Workspace：跨應用程式簡報、使用權限與替代方案 (2026)

Powerdrill Bloom·2026年9月11日

2026 年 9 月 9 日，Google 宣布了 Google Workspace 中 Gemini 的一項更新。現在，無論您目前正在使用哪款應用程式，都能直接在其中建立簡報、文件或試算表。您可以從 Gmail、Drive、Docs、Slides 或 Chat 提出請求，產生的檔案會直接儲存到您的 Drive 中以便進行審查。

這句話看似簡單，但對於每個月都需要製作相同進度簡報的人來說，卻有著重大的影響。過去，這項工作必須先切換分頁；現在，只需在您已經開啟的視窗中輸入提示詞即可開始。

Google 宣布了什麼，以及何時發布

Google 在同一天透過兩個官方管道發布了這項更新。Workspace Updates 的貼文發布日期為 2026 年 9 月 9 日，而 Google Workspace Blog 上的隨附文章在其網頁中繼資料中也顯示相同的日期。

此功能採逐步推出。Google 的更新說明指出，Rapid Release 和 Scheduled Release 網域皆已於 2026 年 9 月 2 日開始逐步推出。最長可能需要 15 天才能看到此功能。

其運作機制非常直白。Google 寫道，Gemini 透過 Workspace Intelligence 和更深度的應用程式整合，「扮演智慧協調者的角色」。它會「根據您選擇的來源（或您的管理員已啟用的來源），從您相關的檔案、電子郵件和即時通訊對話串中」收集上下文資訊。

官方列出了五大功能群組：

建立內容 — 在背景生成「格式化好的 Google Docs、結構化的 Sheets 或具備設計風格的 Slides，並安全地儲存到您的 Drive」
進行深度研究 — 將跨資料夾和長對話串的資料整合為一份附帶來源出處的摘要報告
撰寫並傳送電子郵件 — 根據會議記錄或目前開啟的文件撰寫郵件，然後在 Gmail 中開啟草稿
安排您的會議 — 無需切換到 Calendar 即可尋找空檔時間或解決時間衝突
追蹤您的待辦事項 — 將提醒事項記錄到 Google Tasks 中

這對您必須製作的簡報帶來了什麼改變

製作簡報是 Google 主打的首要案例。其在 Chat 中執行的範例提示詞為：「建立一份概述 Project Zebra 最新進度的簡報。」第二個在 Drive 中執行的範例則是：「使用我的專案檔案（包含試算表、報告和電子郵件），建立一份來自 Project Zebra 的客戶洞察簡報。」

仔細閱讀這兩個提示詞，其設計邏輯便一目了然。原始資料就是已經存在於 Workspace 中的任何內容。Gemini 會收集這些資料、草擬投影片，並提供該簡報的連結。

第三個範例則是反向操作。在 Docs 中，建議的提示詞為：「將此提案轉換為適合我主管閱讀且易於理解的投影片簡報，並使用 @presentation 作為樣式參考。」樣式參考是其中最有趣的部分，它指向一個現有的檔案，而不是讓您選擇主題樣式。

Google 特別指出了一個在您嘗試之前值得注意的行為。其在 Chat 範例的附註中提到，您「可能會在此體驗中注意到 Gemini 提出一些釐清問題」。部落格也指出，簡報製作流程「即將登陸 Workspace 中所有可以建立簡報的地方」。支援範圍仍在持續擴大中。

官方文件記錄了兩項安全防護機制。對於任何對外操作（例如傳送郵件或預約時間），Gemini「會呈現一個互動式預覽卡片，允許使用者在執行前進行審查、編輯和確認」。在權限方面，Google 寫道：「如果使用者無法存取某份文件，Gemini 也同樣無法存取。」

誰現在可以使用

Google 在此頁面上是按版本而非價格來列出可用性。以下是截至 2026 年 9 月 10 日為止，公告中所說明的內容。

版本群組	公告中說明的存取權限
Business	Standard 與 Plus
Enterprise	Standard 與 Plus
個人用戶	Google AI Pro（不含會議安排功能）與 Google AI Ultra
其他版本	Frontline Plus，僅限會議安排功能
Education 附加元件	Google AI Pro for Education
其他附加元件	AI Expanded Access

同一章節中提到了兩項限制。在 Workspace 應用程式中使用進階 AI 功能「受使用量限制約束」。此外，首發僅支援英文：「推出時，此功能將僅支援英文。未來將陸續增加對更多語言的支援。」

如何啟用，以及限制對您造成的影響

對於大多數人來說，無需安裝任何軟體。隨著逐步推出至您的網域，此功能將直接出現在 Gmail、Drive、Docs、Slides 和 Chat 中。Google 表示該推出時程自 2026 年 9 月 2 日開始，最長需要 15 天才能看到。

您可以控制的是來源清單。公告中明確指出，Gemini 會「根據您選擇的來源（或您的管理員已啟用的來源）」從檔案、電子郵件和即時通訊對話串中收集上下文資訊。這句話更應該被視為一項設定，而非行銷宣傳。如果產生的簡報內容不夠充實，首先應該檢查的是哪些來源被納入了範圍，而不是您使用了什麼提示詞。

伴隨此次發布，官方文件記錄了三項限制，而這三項限制都比表面上看起來更為重要。

使用量是有額度限制的。 Google 指出，在 Workspace 應用程式中使用進階 AI 功能「受使用量限制約束」。該頁面並未公布具體數字，因此對於每日重度使用是否可行，仍需持保留態度。

首發僅支援英文。 公告指出，未來將陸續增加對更多語言的支援。對於需要使用雙語進行報告的團隊來說，這決定了該功能目前適用的場景。

部分方案不包含會議安排功能。 Google AI Pro 的說明中排除了會議安排功能，而 Frontline Plus 則被列為僅限會議安排功能。如果您是因為行事曆操作才需要此功能，在向任何人承諾之前，請務必先確認版本對照表。

關於隱私權

公告中的兩段聲明解答了常見的疑問。在模型訓練方面，Google 寫道，您的資料「不會由人工審查，也不會用於訓練 Gemini 模型」。在存取權限方面，規則是繼承現有權限，而非建立新的權限層級：「如果使用者無法存取某份文件，Gemini 也同樣無法存取。」

第二點是值得在內部反覆強調的。這意味著，一個不當提示詞所能造成的影響範圍，會被限制在該使用者原本就擁有的權限之內。這與將所有內容進行集中式索引的工具相比，在風險特性上有著本質上的不同。

跨應用程式助理在何處會停止發揮作用

上述的一切都取決於一個前提條件：資料必須已經存在於 Workspace 中，或者存在於您的管理員已連線的來源中。這是一個合理的設計，對於完全依賴 Drive 運作的團隊來說，它確實消除了工作流程中的阻礙。

但這與許多分析人員實際工作的起點不同。每季匯出的資料會下載到您的下載資料夾中；合作廠商會透過電子郵件寄來一個包含四個分頁和合併標題列的活頁簿；財務系統會產生一個還沒有人清理過的 CSV 檔案。在這些情況下，問題不在於您目前正使用哪款應用程式，而是在於該檔案中的數字代表什麼意義，以及當有人對某個數字提出質疑時，您是否能提出佐證。

這正是 Powerdrill Bloom 旨在填補的鴻溝。您只需上傳檔案並使用自然語言進行提問。其首頁將該產品描述為「會顯示其推導過程的 AI 資料分析師」。它還指出「每個數字都會附帶其背後的頁面、資料列和數據」。從那裡開始，同一個工作區就能生成投影片、文件、試算表和圖片。

這也是我們網站上相關功能頁面的適用場景。如果您的工作最終需要將活頁簿製作成投影片，Excel to PPT 涵蓋了這一路徑。而 topic to PPT 頁面則適用於您想從特定主題開始製作的情況。

這兩種方法往往是互補的，而不是互相替代。當上下文資訊已經存在於 Workspace 中時，請使用 Workspace 助理；當上下文資訊是以檔案形式送達時，則應選用「上傳優先」的代理工具。

為什麼簡報案例最值得關注

在這五大功能群組中，有四個是將您本來就要做的事情自動化：電子郵件、會議、提醒事項和摘要。但簡報不同，因為製作簡報往往佔據了您一週中的大部分時間。

Google 的 Drive 範例是其宣傳中最真實的版本。內容為：「使用我的專案檔案（包含試算表、報告和電子郵件），建立一份來自 Project Zebra 的客戶洞察簡報。」三種來源類型、一個產出物、無需切換分頁。如果這能穩定地應用在您的資料上，它為您省下的將是整個下午的時間，而不僅僅是一分鐘。

但限制也同樣存在於這句話中。它僅適用於您的專案檔案，也就是那些已經存在於 Drive 中並設定了正確共用權限的檔案。Google Workspace 中的 Gemini 在設計上受限於此條件。而這也是大多數分析人員在有人透過電子郵件寄給他們活頁簿的那一刻，就會打破的條件。

值得了解的其他選擇

Claude Cowork — 一個您只需交付目標給它的代理工具。Anthropic 的產品頁面指出，它能「跨您的檔案和工具運作」，並「直接在您選擇的資料夾和工具中工作」，然後將成果交回供您審查。
Bricks — 專為「檔案優先」設計。其官方常見問題將其描述為「能立即從您的 CSV、Excel 或 PDF 資料中建立精美儀表板和報告的 AI 資料分析師」。
Powerdrill Bloom — 一個「上傳優先」的工作區，在回答時會附帶來源資料列，並能將回答轉換為投影片、試算表或報告。其定價頁面列出 Free 為 $0、Pro 為每月 $13.27、Plus 為 $26.60，以及 Premium 為 $132.67，皆為按年計費。

如何快速做出決定

Google Workspace 中的 Gemini 與「上傳優先」的代理工具解決的是不同的問題，因此選擇通常取決於輸入來源，而非功能本身。在做出選擇之前，請先問自己三個問題。

原始資料存在於何處？ 如果在 Drive、Gmail 和 Chat 中，Workspace 途徑是最短的路徑。如果存在於您的硬碟或匯出檔案中，使用「上傳優先」的工具能更快開始。

誰需要信任這個數字？ 如果某個數據在會議中可能會受到質疑，請選擇能夠指向其來源資料列的工具。

此工作重複的頻率如何？ 每月一次的週期性工作適合使用儲存的提示詞和穩定的來源清單。而一次性的分析工作，則適合使用開啟速度最快的工具。

結論

9 月 9 日的更新將 Gemini 從單一應用程式中的小幫手，提升為能在您無需切換視窗的情況下直接產生檔案的助理。對於根據 Workspace 資料製作的例行性內部更新來說，這確實能節省大量時間，且預覽卡片和權限規則也是非常合理的預設設定。

但請務必務實地評估您的輸入來源。如果您的分析工作大多是從別人寄給您的檔案開始，您需要的是一個能以此為起點的工具。在您下次匯出資料時嘗試使用 Powerdrill Bloom，親自體驗附帶來源出處的解答。

常見問題

Gemini 是何時在 Google Workspace 中獲得跨應用程式任務支援的？

Google 於 2026 年 9 月 9 日發布了此公告。針對 Rapid Release 和 Scheduled Release 網域的逐步推出已於 2026 年 9 月 2 日開始。該功能最長可能需要 15 天才會出現。

我可以從哪些應用程式中向 Gemini 提出請求？

Google 列出了 Gmail、Drive、Docs、Slides 和 Chat。您可以在 Gmail、Docs 和 Slides 中使用側邊面板，在 Chat 中使用「在 Chat 中詢問 Gemini」，並在 Drive 中使用「在 Drive 中詢問 Gemini」。

Gemini 可以在不開啟 Google Slides 的情況下製作投影片簡報嗎？

可以。Google 自己在 Chat 中的範例提示詞為「建立一份概述 Project Zebra 最新進度的簡報。」結果會儲存至 Drive，並提供該簡報的直接連結。

Gemini 會使用我的文件來訓練 Google 的模型嗎？

Google 的公告指出，您的資料「不會由人工審查，也不會用於訓練 Gemini 模型」。它還補充說明，Gemini 會尊重已驗證使用者的現有存取權限和共用政策。

推出時支援哪些語言？

僅限英文。Google 寫道：「推出時，此功能將僅支援英文」，未來將陸續增加對更多語言的支援。