Cách thiết lập mục tiêu KPI từ dữ liệu của chính bạn (Không cần đoán mò)

Một mục tiêu KPI có cơ sở vững chắc gồm ba phần. Thứ nhất là một mốc cơ sở được rút ra từ chính lịch sử hoạt động của bạn. Thứ hai là một cơ chế rõ ràng giải thích cách cải thiện con số đó. Thứ ba là một khoảng mục tiêu thay vì một con số đơn lẻ. Hầu hết các đội ngũ đều bỏ qua cả ba phần này và chỉ đơn giản là cộng thêm hai mươi phần trăm vào kết quả năm ngoái.

Lối tắt đó không hẳn là lười biếng mà đúng hơn là thiếu cơ sở. Nó tạo ra một con số không ai có thể bảo vệ trong các buổi đánh giá và không ai có thể dựa vào đó để lập kế hoạch, bởi vì không có lập luận nào đi kèm với nó.

Hướng dẫn này sẽ đề cập đến những gì cần thu thập trước tiên, cách xây dựng mục tiêu bằng phương pháp thủ công và thời điểm mà phương pháp thủ công này không còn xứng đáng với thời gian bạn bỏ ra nữa.

Những gì bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu

Bạn cần có đủ dữ liệu lịch sử để thấy được sự biến động bình thường. Từ tám đến mười hai chu kỳ đã hoàn thành là mức tối thiểu thực tế, và ít hơn sáu chu kỳ sẽ biến việc này thành một trò đoán mò tốn công vô ích.

Bạn cũng cần cố định định nghĩa của chỉ số. Nếu định nghĩa về người dùng hoạt động thay đổi vào tháng 3, thì chuỗi dữ liệu trước và sau tháng 3 là hai chỉ số khác nhau nhưng lại mang cùng một tên gọi.

Có ba điều cần được thống nhất trước khi thực hiện bất kỳ phép tính toán nào.

Chu kỳ. Các mục tiêu theo tuần và mục tiêu theo quý hoạt động khác nhau. Các con số theo tuần thường có nhiều biến động nhiễu hơn, vì vậy mục tiêu tuần cần một biên độ rộng hơn.

Yếu tố thúc đẩy. Một mục tiêu mà bạn không thể tác động chỉ là một dự báo. Hãy ghi lại những gì đội ngũ sẽ thực sự làm để thay đổi con số đó, bởi vì hành động đó mới là bản chất thực sự của mục tiêu.

Trần giới hạn. Một số chỉ số có giới hạn cứng. Tỷ lệ chuyển đổi không thể vượt quá 100 phần trăm, và đội ngũ hỗ trợ không thể giải quyết nhiều yêu cầu hơn số lượng gửi đến.

Một điều nữa cần ghi lại trước khi tính toán: mục tiêu KPI này dành cho ai. Một mục tiêu dùng để phân bổ ngân sách cần một mức độ tin cậy khác với mục tiêu dùng để thúc đẩy đội ngũ. Mục tiêu đầu tiên nên mang tính thận trọng, còn mục tiêu thứ hai có thể đi kèm một con số mang tính bứt phá.

Cách thực hiện thủ công

Option 1: Xác định mốc cơ sở và phạm vi bình thường của nó

Lấy dữ liệu của tám đến mười hai chu kỳ gần nhất và ghi lại số trung vị thay vì số trung bình. Số trung vị sẽ không bị ảnh hưởng bởi một tuần biến động bất thường; còn số trung bình thì có.

Sau đó, ghi lại các giá trị cao nhất và thấp nhất trong khoảng thời gian đó. Khoảng chênh lệch đó chính là phạm vi bình thường của bạn, và đó là con số hữu ích nhất trong bài tập này. Một mục tiêu nằm trong phạm vi bình thường thì không phải là mục tiêu, còn một mục tiêu gấp ba lần phạm vi đó chỉ là một điều ước.

Nếu chuỗi dữ liệu có tính chu kỳ theo mùa, hãy so sánh các khoảng thời gian tương đồng. Hãy so sánh tháng 12 này với các tháng 12 trước đó, chứ không phải với tháng 11.

Option 2: Chọn cơ chế trước, chọn con số sau

Chọn một trong ba cơ chế và nêu rõ bạn đã sử dụng cơ chế nào.

Tiếp tục xu hướng. Khớp với độ dốc gần đây và kéo dài nó ra. Cách này hiệu quả khi yếu tố thúc đẩy ổn định và không có thay đổi mang tính cấu trúc nào.

Năng suất. Tính toán dựa trên những gì đội ngũ có thể thực hiện được trên thực tế. Số lượng nhân sự nhân với hiệu suất sẽ tạo ra một mức trần mà không tham vọng nào có thể vượt qua.

Thu hẹp khoảng cách. Lấy chu kỳ tốt nhất mà bạn từng đạt được và hướng tới việc đạt được nó một cách nhất quán hơn. Đây là cơ chế dễ bảo vệ nhất, vì bạn đã có bằng chứng cho thấy con số đó là khả thi.

Chỉ sau khi chọn cơ chế, bạn mới nên đưa ra con số cụ thể. Một con số không có cơ chế đi kèm chỉ là một ý muốn chủ quan.

Option 3: Thử nghiệm áp lực trước khi cam kết

Hãy tự hỏi điều gì phải xảy ra để đạt được mục tiêu đó. Nếu câu trả lời thành thật liên quan đến một kênh đã dậm chân tại chỗ suốt một năm qua, thì mục tiêu đó coi như đã thất bại ngay từ đầu.

Sau đó thực hiện kiểm tra ngược lại. Hãy xem xét mọi chu kỳ trong lịch sử từng vượt qua mục tiêu đó và đếm số lần. Nếu chưa từng có chu kỳ nào đạt được, bạn đang yêu cầu một kỳ tích chưa từng có, và kế hoạch cần phải nêu rõ điều đó.

Cuối cùng, hãy thiết lập một khoảng mục tiêu thay vì một điểm số cố định. Một con số cam kết và một con số bứt phá sẽ cung cấp cho người đọc nhiều thông tin hơn là một con số duy nhất, và chúng giúp bạn đứng vững qua một tháng tồi tệ.

Điểm hạn chế của phương pháp thủ công

Mục tiêu đầu tiên có thể mất một buổi chiều để thiết lập. Vấn đề là các mục tiêu không bao giờ chỉ được thiết lập một lần duy nhất.

Mỗi phân khúc lại nhân lên khối lượng công việc. Mục tiêu cho bốn khu vực và ba dòng sản phẩm nghĩa là mười hai mốc cơ sở, mười hai phạm vi và mười hai lần kiểm tra tính mùa vụ. Không ai làm lại việc đó hàng quý, vì vậy các mục tiêu phân khúc thường được thiết lập bằng cách chia nhỏ tổng số. Đó là lý do tại sao một khu vực lại phải nhận một con số mà họ chưa từng tiến gần đến được.

Việc điều chỉnh còn khiến mọi thứ tệ hơn. Khi kế hoạch thay đổi vào tháng thứ hai, mọi mốc cơ sở đều phải được tính toán lại theo định nghĩa mới. Công việc này mang tính rập khuôn và đó chính xác là phần việc thường bị bỏ qua.

Ngoài ra còn có một chi phí âm thầm khác. Bởi vì việc xây dựng lại rất tốn kém, mục tiêu KPI của quý trước thường được giữ nguyên cho quý sau. Con số đó lúc này mô tả một tình hình kinh doanh không còn tồn tại nữa, và buổi đánh giá trở thành một cuộc tranh cãi về mục tiêu thay vì tập trung vào công việc.

Kết quả là điều có thể dự đoán trước. Các mục tiêu dần xa rời dữ liệu thực tế vốn dùng để chứng minh cho chúng, và buổi đánh giá biến thành một cuộc tranh cãi về việc liệu con số đó có từng thực tế hay không.

How to set KPI targets with Powerdrill Bloom

Step 1: Upload your historical data

Tải lên tệp chứa dữ liệu lịch sử theo từng chu kỳ của bạn. Powerdrill Bloom sẽ phân tích các cột ngay khi tải lên, nhờ đó các khoảng trống trong chuỗi dữ liệu và các nhãn chu kỳ không nhất quán sẽ hiển thị trước khi chúng làm sai lệch mốc cơ sở.

Step 2: Describe the target logic in natural language

Hãy yêu cầu các thành phần cấu thành thay vì chỉ yêu cầu kết quả. Yêu cầu số trung vị và phạm vi cho mười hai chu kỳ gần nhất, được chia nhỏ theo phân khúc, kèm theo cảnh báo về bất kỳ mô hình mùa vụ nào.

Sau đó, hãy hỏi trực tiếp về cơ chế. Hỏi xem những phân khúc nào đã từng vượt qua con số đề xuất và tần suất như thế nào, để mục tiêu thu hẹp khoảng cách có bằng chứng thực tế hỗ trợ.

Step 3: Export the chart, report, or deck

Trích xuất bảng mốc cơ sở, biểu đồ xu hướng hiển thị khoảng mục tiêu hoặc một bản giải trình ngắn gọn bằng văn bản mà bạn có thể đính kèm vào kế hoạch.

Why this beats rebuilding baselines every quarter

	Phương pháp thủ công	Powerdrill Bloom
Mốc cơ sở cho mỗi phân khúc	Thực hiện thủ công từng cái một	Yêu cầu tất cả các phân khúc cùng lúc
So sánh theo mùa	Xây dựng lại khoảng thời gian tương đồng	Yêu cầu so sánh cùng kỳ
Kiểm tra tính khả thi của mục tiêu	Quét dữ liệu lịch sử một cách thủ công	Hỏi xem mục tiêu đó đã từng bị vượt qua bao nhiêu lần
Quý tiếp theo	Lặp lại toàn bộ quá trình	Tải lên các chu kỳ mới

Hàng thay đổi hành vi chính là hàng thứ ba. Khi việc kiểm tra tính khả thi chỉ tốn một câu hỏi, bạn sẽ kiểm tra mọi phân khúc. Khi việc đó tốn một giờ, bạn chỉ kiểm tra phân khúc mà bạn đã nghi ngờ sẵn, và những phân khúc còn lại sẽ bị bỏ qua không kiểm tra.

Các sai lầm thường gặp

Cộng thêm một tỷ lệ phần trăm tròn trĩnh vào năm ngoái. Cách này không đi kèm cơ chế thực hiện, vì vậy không ai có thể nói điều gì sẽ giúp đạt được nó. Nó cũng kế thừa bất kỳ điều gì bất thường của năm ngoái.

Công bộ một con số duy nhất. Một mục tiêu điểm số cố định sẽ che giấu đi sự không chắc chắn thực tế mà bạn đang đối mặt. Một con số cam kết và một con số bứt phá vừa truyền tải cùng một tham vọng, vừa giúp bạn vượt qua một tháng tồi tệ.

Bỏ qua phạm vi bình thường. Một mục tiêu nằm trong khoảng biến động lịch sử sẽ đạt được mà không cần làm gì cả, điều này khiến đội ngũ nghĩ rằng các mục tiêu chỉ để trang trí.

Chỉ thiết lập mục tiêu cho các chỉ số trễ. Các mục tiêu doanh thu là không thể bàn cãi nhưng lại không thể hành động ngay được. Hãy kết hợp mỗi mục tiêu đó với một thứ mà đội ngũ có thể tác động ngay trong tuần này. Bài viết của chúng tôi về ý nghĩa thống kê là gì sẽ đề cập đến cái bẫy của việc diễn giải quá mức các biến động nhỏ.

Thay đổi định nghĩa chỉ số giữa chu kỳ. Việc so sánh sẽ bị phá vỡ một cách âm thầm, và mục tiêu sẽ lặng lẽ trở nên vô nghĩa. Hãy cố định định nghĩa hoặc điều chỉnh lại toàn bộ dữ liệu lịch sử.

Thiết lập mục tiêu KPI mà bạn không thể đo lường hàng tuần. Nếu con số chỉ xuất hiện vào cuối quý, không ai có thể điều chỉnh hướng đi kịp thời. Hãy chọn một thứ có thể quan sát được trong chu kỳ, ngay cả khi đó là một chỉ số gián tiếp.

Chia mục tiêu của công ty theo số lượng nhân sự. Cách này tạo cảm giác công bằng nhưng lại bỏ qua việc các phân khúc có các mốc cơ sở khác nhau. Một khu vực có tỷ lệ chuyển đổi chỉ bằng một nửa cần một con số khác, chứ không phải cùng một con số.

Kết luận

Một mục tiêu là một lập luận, không phải là một con số. Hãy lấy số trung vị và phạm vi từ chính lịch sử của bạn. Xác định cơ chế giúp cải thiện nó. Kiểm tra xem con số đó đã từng bị vượt qua bao nhiêu lần, sau đó công bố một khoảng mục tiêu thay vì một điểm số cố định.

Điều làm hỏng quy trình này là việc phải xây dựng lại mỗi quý, đặc biệt là khi các phân khúc nhân lên. Nếu đó là nơi tiêu tốn thời gian lập kế hoạch của bạn, hãy dùng thử Powerdrill Bloom với tệp lịch sử của bạn. Xem thêm các hướng dẫn của chúng tôi về cách xây dựng bảng thông tin KPI từ bảng tính, bảng thông tin dữ liệu là gì, chạy thống kê mô tả, và trang auto insights.

Frequently asked questions

Làm thế nào để thiết lập mục tiêu KPI khi không có dữ liệu lịch sử?

Hãy sử dụng cơ chế năng suất thay vì xu hướng. Tính toán xem đội ngũ có thể thực sự mang lại kết quả gì, thiết lập một khoảng mục tiêu rộng một cách có chủ ý, và coi hai chu kỳ đầu tiên là để đo lường chứ không phải để đánh giá hiệu suất.

Cần bao nhiêu dữ liệu lịch sử để thiết lập một mốc cơ sở?

Từ tám đến mười hai chu kỳ đã hoàn thành là mức tối thiểu thực tế. Ít hơn sáu chu kỳ sẽ khiến việc ước lượng biến động bình thường trở nên bất khả thi, nghĩa là bất kỳ mục tiêu nào bạn đặt ra cũng không khác gì một trò đoán mò.

Mục tiêu KPI nên là một con số cụ thể hay một khoảng mục tiêu?

Nên là một khoảng mục tiêu. Một con số cam kết và một con số bứt phá vừa thể hiện cùng một tham vọng vừa phản ánh sự không chắc chắn. Chúng cũng giúp duy trì động lực tốt hơn khi có một chu kỳ đạt kết quả thấp.

Tại sao "năm ngoái cộng thêm 20%" lại là một mục tiêu tồi?

Nó không có cơ chế thực hiện đi kèm, vì vậy không ai có thể nói hành động nào sẽ giúp đạt được nó. Nó cũng kế thừa bất kỳ điều gì bất thường của năm ngoái, bao gồm cả những đợt tăng đột biến chỉ xảy ra một lần.

Nên đánh giá lại các mục tiêu với tần suất như thế nào?

Hãy đánh giá lại mốc cơ sở mỗi quý và đánh giá chính mục tiêu đó bất cứ khi nào định nghĩa chỉ số hoặc kế hoạch thay đổi. Việc đánh giá quá thường xuyên sẽ biến các mục tiêu thành các dự báo và làm mất đi giá trị lập kế hoạch của chúng.