Cách lập báo cáo bán hàng: Hướng dẫn đầy đủ

Để lập một báo cáo bán hàng, hãy quyết định xem ai sẽ đọc báo cáo đó và nó hỗ trợ cho quyết định nào. Sau đó, trích xuất dữ liệu bán hàng cho một khoảng thời gian rõ ràng, chọn từ năm đến bảy chỉ số và so sánh từng chỉ số với mục tiêu và kỳ trước. Tóm tắt kết quả trong hai hoặc ba câu ở trên cùng, thêm một biểu đồ cho mỗi điểm chính và kết thúc bằng các hành động cần thực hiện.

Hướng dẫn này bao gồm báo cáo bán hàng là gì, các chỉ số cần đưa vào, cấu trúc đơn giản và cách xây dựng báo cáo trong Excel bằng PivotTable. Hướng dẫn cũng chỉ ra cách lập báo cáo bán hàng bằng AI, cùng với một ví dụ và các sai lầm cần tránh.

Báo cáo bán hàng là gì

Báo cáo bán hàng là bản tóm tắt hoạt động và kết quả bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Nó cho các nhà quản lý biết những gì đã được bán, ai đã bán và liệu đội ngũ có đang đi đúng hướng hay không.

Hầu hết các đội ngũ sử dụng một vài loại phổ biến:

• Báo cáo bán hàng hàng ngày hoặc hàng tuần. Các cập nhật ngắn gọn về hoạt động, các thương vụ mới và doanh thu tính đến thời điểm hiện tại.
• Báo cáo bán hàng hàng tháng. Kết quả so với mục tiêu, các xu hướng và lý do đằng sau chúng.
• Đánh giá bán hàng hàng quý. Một cái nhìn rộng hơn về hiệu suất theo khu vực, sản phẩm và đội ngũ.
• Báo cáo pipeline. Các thương vụ đang mở theo từng giai đoạn, với giá trị dự kiến và ngày đóng thương vụ.

Mỗi loại trả lời một câu hỏi khác nhau. Báo cáo hàng tuần hỏi "Chúng ta có đang theo kịp tiến độ không?" Đánh giá hàng quý hỏi "Chúng ta nên thay đổi điều gì?" Hãy khớp định dạng với câu hỏi trước khi bạn xây dựng bất cứ thứ gì.

Trước khi bắt đầu: những gì bạn cần

Thu thập những thứ này trước khi bạn bắt đầu:

• Dữ liệu bán hàng trong kỳ. Bản xuất từ CRM, danh sách đơn hàng hoặc bản xuất từ điểm bán hàng đều được.
• Các mục tiêu. Chỉ tiêu hoặc mục tiêu theo đội ngũ, khu vực hoặc sản phẩm.
• Kết quả của kỳ trước. Bạn cần một đường cơ sở để so sánh.
• Người đọc rõ ràng. Một quản lý bán hàng, một trưởng bộ phận tài chính và một giám đốc điều hành, mỗi người đều muốn một mức độ chi tiết khác nhau.
• Bảng tính. Excel hoặc Google Sheets là đủ cho hầu hết các báo cáo.

Làm sạch dữ liệu trước. Loại bỏ các bản trùng lặp, sửa định dạng ngày tháng và đảm bảo mỗi hàng là một giao dịch bán hàng. Hướng dẫn của Microsoft Excel cho biết "Dữ liệu của bạn nên được tổ chức thành các cột với một hàng tiêu đề duy nhất." Quy tắc đó giúp mọi bước sau này trở nên dễ dàng hơn.

Chọn các chỉ số quan trọng

Một báo cáo bán hàng sẽ thất bại nếu nó hiển thị mọi con số. Hãy chọn năm đến bảy chỉ số gắn liền với các quyết định của người đọc.

Chỉ số	Ý nghĩa	Công thức phổ biến
Doanh thu	Tổng doanh số trong kỳ	Tổng các giao dịch đã đóng
Doanh thu so với mục tiêu	Đội ngũ có đang đi đúng hướng không	Doanh thu / Mục tiêu
Số lượng thương vụ hoặc đơn hàng	Khối lượng bán hàng	Số lượng các giao dịch đã đóng
Quy mô thương vụ trung bình	Giá trị của một giao dịch điển hình	Doanh thu / Số lượng thương vụ
Tỷ lệ thắng (Win rate)	Tần suất đóng thương vụ thành công	Thương vụ thắng / Thương vụ đã quyết định
Giá trị pipeline	Doanh thu có thể sớm đóng lại	Tổng các thương vụ đang mở
Doanh thu theo phân khúc	Doanh số đến từ đâu	Doanh thu chia theo khu vực, sản phẩm hoặc nhân viên

Chọn theo đối tượng khán giả. Một quản lý bán hàng quan tâm đến tỷ lệ thắng và pipeline theo từng nhân viên. Một trưởng bộ phận tài chính quan tâm đến doanh thu so với mục tiêu và dự báo. Một giám đốc điều hành muốn biết doanh thu, xu hướng và một hoặc hai lý do đằng sau đó.

Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp nhỏ Hoa Kỳ (SBA) đưa ra một quy tắc hữu ích cho việc đo lường. Họ khuyên bạn nên "nhất quán trong cách bạn đo lường hiệu quả của các nỗ lực marketing." Điều tương tự cũng áp dụng cho bán hàng. Hãy sử dụng cùng một định nghĩa trong mọi kỳ, để xu hướng có ý nghĩa.

Cấu trúc báo cáo bán hàng đơn giản

Dưới đây là cấu trúc phù hợp cho hầu hết các báo cáo hàng tháng.

1. Tóm tắt. Hai hoặc ba câu: doanh thu, so với mục tiêu và lý do chính.
2. Các chỉ số chính. Một bảng nhỏ gồm năm đến bảy chỉ số, kèm theo kỳ trước và mục tiêu.
3. Xu hướng. Biểu đồ đường về doanh thu trong sáu đến mười hai kỳ gần nhất.
4. Phân tích chi tiết. Doanh thu theo khu vực, sản phẩm hoặc nhân viên, dưới dạng biểu đồ thanh.
5. Pipeline. Các thương vụ đang mở theo giai đoạn và tháng đóng dự kiến.
6. Thắng và thua. Những thương vụ thắng và thua lớn nhất, kèm theo lý do ngắn gọn.
7. Hành động. Những gì đội ngũ sẽ làm tiếp theo, kèm theo người chịu trách nhiệm và thời hạn.

Để phần tóm tắt ở trên cùng. Nhiều người đọc sẽ dừng lại ở đó. Nếu phần tóm tắt trả lời được câu hỏi của họ, báo cáo đã hoàn thành nhiệm vụ.

SBA cũng gợi ý bạn nên "Giải thích từng bước khách hàng thực hiện sau khi họ quyết định mua hàng." Một ghi chú ngắn về nơi các thương vụ bị đình trệ sẽ giúp người đọc hiểu phần pipeline.

Định dạng báo cáo bán hàng cho những người đọc khác nhau

Cùng một dữ liệu có thể tạo ra các báo cáo rất khác nhau. Hãy điều chỉnh độ sâu và khoảng thời gian cho phù hợp với người đọc.

Dành cho quản lý bán hàng: báo cáo hàng tuần. Giới hạn trong một trang. Hiển thị các thương vụ đã đóng trong tuần này, doanh thu tính đến hiện tại so với mục tiêu hàng tháng và pipeline theo từng nhân viên. Thêm một danh sách ngắn các thương vụ có rủi ro. Quản lý đọc báo cáo này để quyết định xem ai cần hỗ trợ trong tuần này, vì vậy hãy nêu tên các thương vụ và người phụ trách.

Dành cho tài chính: báo cáo hàng tháng. Bắt đầu với doanh thu so với mục tiêu và so với tháng trước. Thêm quy mô thương vụ trung bình, các khoản giảm giá đã đưa ra để đóng thương vụ và bất kỳ khoản hoàn tiền hoặc tín dụng lớn nào. Bộ phận tài chính sử dụng báo cáo này để cập nhật dự báo và kế hoạch tiền mặt, vì vậy các con số chính xác quan trọng hơn biểu đồ. Bao gồm một ghi chú về bất kỳ thay đổi nào trong cách tính doanh thu.

Dành cho ban lãnh đạo: đánh giá hàng quý. Bắt đầu với xu hướng trong bốn đến tám quý, không phải một tháng. Hiển thị doanh thu theo phân khúc, những thắng lợi và thất bại lớn nhất, cùng hai hoặc ba thay đổi mà bạn đề xuất. Các nhà lãnh đạo đọc báo cáo này để quyết định nơi đầu tư, vì vậy hãy kết nối mỗi con số với một quyết định.

Dành cho khách hàng hoặc đối tác: báo cáo tài khoản. Một số đội ngũ gửi báo cáo bán hàng ra bên ngoài công ty, chẳng hạn như cho một đại lý bán lẻ. Chỉ hiển thị các tài khoản của họ, sử dụng tên sản phẩm của họ và loại bỏ các mục tiêu hoặc biên lợi nhuận nội bộ.

Dù định dạng là gì, hãy tuân theo một quy tắc. Mọi con số đều cần một sự so sánh, và mọi sự so sánh đều cần một lý do ngắn gọn. Một báo cáo nói rằng doanh thu tăng 8% sẽ ít hữu ích hơn một báo cáo nói rằng doanh thu tăng 8% vì hai đơn hàng lớn đã đóng sớm.

Cách lập báo cáo bán hàng trong Excel với PivotTable

PivotTable là cách thủ công nhanh nhất để tóm tắt dữ liệu bán hàng. Microsoft mô tả nó là "một công cụ mạnh mẽ để tính toán, tóm tắt và phân tích dữ liệu, cho phép bạn thấy các so sánh, mẫu hình và xu hướng trong dữ liệu của mình."

Dưới đây là quy trình cơ bản trong Excel cho Windows:

1. Chọn các ô chứa dữ liệu bán hàng của bạn.
2. Chọn Insert, sau đó chọn PivotTable.
3. Chọn New Worksheet, sau đó chọn OK.
4. Trong ngăn PivotTable Fields, tích vào các trường bạn cần.

Microsoft giải thích nơi các trường được đặt theo mặc định. Các trường văn bản đi vào Rows, ngày tháng đi vào Columns và "các trường số được thêm vào Values." Ví dụ: đặt Region vào Rows, Month vào Columns và Revenue vào Values.

Từ đó, thêm một bộ lọc cho sản phẩm hoặc nhân viên. Sau đó, chèn một PivotChart để hiển thị cùng một bản tóm tắt một cách trực quan.

Có một bước rất dễ bị lãng quên. Microsoft lưu ý rằng khi bạn thêm dữ liệu mới, "bất kỳ PivotTable nào được xây dựng trên nguồn dữ liệu đó đều cần được làm mới." Hãy làm mới (Refresh) trước khi bạn gửi báo cáo.

Hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo bảng pivot trong Excel sẽ đề cập sâu hơn về PivotTable.

Thêm các biểu đồ kể chuyện

Biểu đồ giúp báo cáo bán hàng được đọc nhanh hơn. Sử dụng biểu đồ đơn giản nhất cho mỗi điểm chính.

• Biểu đồ đường cho doanh thu theo thời gian.
• Biểu đồ thanh cho doanh thu theo khu vực, sản phẩm hoặc nhân viên.
• Biểu đồ thanh chồng cho pipeline theo giai đoạn.
• Bảng cho các con số chính xác mà người đọc có thể sao chép.

Đặt cho mỗi biểu đồ một tiêu đề nêu rõ phát hiện. "Khu vực phía Tây tăng trưởng 18% và thúc đẩy phần lớn mức tăng" sẽ tốt hơn là "Doanh thu theo khu vực." Thêm mục tiêu dưới dạng một đường hoặc điểm đánh dấu để người đọc thấy khoảng cách trong nháy mắt.

Giới hạn mỗi trang hoặc slide chỉ có một biểu đồ. Nếu một biểu đồ cần cả một đoạn văn để giải thích, đó có thể là loại biểu đồ sai. Sử dụng cùng một màu sắc cho cùng một khu vực hoặc sản phẩm trong mọi biểu đồ. Khi đó, người đọc sẽ nhận ra một khu vực trong nháy mắt, từ báo cáo này sang báo cáo khác. Tránh các hiệu ứng 3D và biểu đồ tròn có nhiều lát cắt, vì chúng làm cho các giá trị gần nhau khó so sánh.

Cách lập báo cáo bán hàng bằng AI

Tự tay lập cùng một báo cáo mỗi tuần sẽ tốn thời gian. Một công cụ AI có thể đọc bản xuất dữ liệu, tính toán các chỉ số và soạn thảo các biểu đồ cũng như bản tóm tắt.

Dưới đây là phương pháp gồm ba bước, sử dụng Powerdrill Bloom.

Bước 1: Tải lên dữ liệu bán hàng của bạn

Bắt đầu với các tệp bạn đã có. Đó có thể là bản xuất CRM, danh sách đơn hàng hoặc các mục tiêu của quý trước trong Excel hoặc CSV.

Công cụ AI Business Review Generator yêu cầu bạn "Tải lên dữ liệu hiệu suất KPI, tài chính, dữ liệu khách hàng và tiến độ OKR." Gói Miễn phí liệt kê "Tải lên Excel, CSV, PDF và tài liệu."

Bước 2: Yêu cầu báo cáo bằng ngôn ngữ tự nhiên

Mô tả báo cáo bạn cần. Ví dụ: "Lập báo cáo bán hàng hàng tháng. Hiển thị doanh thu so với mục tiêu, tỷ lệ thắng và quy mô thương vụ trung bình. Phân tích doanh thu theo khu vực và nhân viên, đồng thời tóm tắt các lý do chính cho bất kỳ thay đổi nào."

Trang đánh giá doanh nghiệp liệt kê các kết quả đầu ra như "Bản tóm tắt MBR một trang với các thay đổi KPI và các điểm lưu ý về nguyên nhân gốc rễ." Nó cũng cung cấp "Bảng điểm lãnh đạo hàng tuần với trạng thái theo chức năng."

Đối với các báo cáo hướng tới tương lai, AI Revenue Forecast Generator có thể "Dự báo doanh thu theo trọng số pipeline theo đội ngũ, phân khúc và giai đoạn."

Bước 3: Kiểm tra các con số và thiết lập lịch trình

Kiểm tra hai hoặc ba con số so với bản xuất nguồn, chẳng hạn như tổng doanh thu và tổng của nhân viên xuất sắc nhất. Trang chủ cho biết "Mọi con số đều đi kèm với trang, hàng và số liệu đằng sau nó."

Nếu báo cáo lặp lại hàng tuần hoặc hàng tháng, hãy thiết lập để nó chạy theo lịch trình. Scheduled Agent của nó chạy "hàng ngày, vào các ngày trong tuần, hàng tuần hoặc hàng tháng." Nhật ký thay đổi cho biết "Mọi lần chạy đều kết thúc đúng lịch trình và gửi kết quả đến không gian làm việc của bạn."

Một ví dụ về báo cáo bán hàng

Dưới đây là một báo cáo hàng tháng ngắn gọn cho một công ty giả định, Summit Outdoor Supply. Tất cả tên và số liệu bên dưới đều là giả định.

Tóm tắt: "Doanh thu tháng 10 đạt $412,000, cao hơn 3% so với mục tiêu. Sự tăng trưởng đến từ khu vực phía Tây và dòng sản phẩm lều mới. Tỷ lệ thắng giảm nhẹ khi khối lượng thương vụ tăng lên."

Chỉ số	Tháng 10	Tháng 9	Mục tiêu
Doanh thu	$412,000	$385,000	$400,000
Thương vụ đã đóng	164	150	160
Quy mô thương vụ trung bình	$2,512	$2,567	$2,500
Tỷ lệ thắng	31%	33%	32%
Pipeline đang mở	$930,000	$880,000	—

Phân tích chi tiết: Khu vực phía Tây tăng trưởng 18% so với tháng trước và hiện chiếm 36% doanh thu. Các khu vực khác không có biến động.

Thắng và thua: Thắng lợi lớn nhất là một đơn hàng trị giá $24,000 từ một nhà bán lẻ khu vực. Thất bại lớn nhất là một thương vụ trị giá $19,000 bị mất do thời gian giao hàng.

Hành động: Thêm tùy chọn vận chuyển thứ hai cho các đơn hàng lớn trước ngày 15 tháng 11. Xem xét việc sụt giảm tỷ lệ thắng với đội ngũ phía Tây vào tuần tới.

Hãy chú ý những gì ví dụ này thực hiện. Phần tóm tắt trả lời câu hỏi chính trong ba câu. Mọi chỉ số đều có sự so sánh và mọi hành động đều có thời hạn.

Cách chia sẻ báo cáo bán hàng và cập nhật báo cáo

Một báo cáo chỉ có ích nếu mọi người đọc và tin tưởng nó.

Gửi vào một ngày cố định. Một báo cáo hàng tuần vào thứ Hai hoặc báo cáo hàng tháng vào thứ Ba đầu tiên sẽ tạo thành một thói quen.

Giữ định dạng ổn định. Người đọc sẽ biết phải nhìn vào đâu. Chỉ thay đổi bố cục khi các câu hỏi thay đổi.

Chuyển thành các slide khi cần thiết. Đối với một buổi đánh giá hàng quý, các chỉ số tương tự sẽ trở thành một bộ slide ngắn gọn. Hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo bài thuyết trình bán hàng sẽ đề cập đến bước đó.

Khép kín quy trình. Bắt đầu mỗi báo cáo bằng cách ghi chú những gì đã xảy ra với các hành động của kỳ trước. Điều đó cho thấy báo cáo dẫn đến sự thay đổi.

Các sai lầm thường gặp trong báo cáo bán hàng

Quá nhiều chỉ số. Hai mươi con số trên một trang sẽ che lấp ba con số thực sự quan trọng.

Không có sự so sánh. Một con số doanh thu đứng một mình sẽ có ít ý nghĩa. Hãy hiển thị nó so với mục tiêu và kỳ trước.

Thay đổi định nghĩa. Nếu "doanh thu" bao gồm hàng trả lại trong tháng này nhưng tháng sau thì không, xu hướng sẽ bị phá vỡ.

Không có lời giải thích. Các con số không có lý do sẽ khiến người đọc phải đoán mò. Hãy thêm một hoặc hai câu về lý do tại sao.

Dữ liệu cũ. Một PivotTable không được làm mới sẽ hiển thị các con số của tuần trước. Hãy làm mới trước khi bạn gửi.

Không có hành động. Một báo cáo kết thúc bằng một bảng biểu sẽ không thúc đẩy sự thay đổi. Hãy kết thúc bằng các bước tiếp theo.

Để phân tích sâu hơn đằng sau báo cáo, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách phân tích dữ liệu bán hàng và marketing bằng AI.

Bạn muốn có một bản thảo đầu tiên từ bản xuất dữ liệu của riêng mình? Hãy thử Powerdrill Bloom với dữ liệu bán hàng tháng trước của bạn và yêu cầu một báo cáo bán hàng hàng tháng với doanh thu so với mục tiêu.

Các câu hỏi thường gặp

Nên đưa những gì vào báo cáo bán hàng?

Một báo cáo bán hàng nên bao gồm một bản tóm tắt ngắn gọn, năm đến bảy chỉ số chính và xu hướng doanh thu. Nó cũng nên phân tích doanh thu theo khu vực, sản phẩm hoặc nhân viên và hiển thị pipeline. So sánh từng chỉ số với mục tiêu và kỳ trước. Kết thúc bằng các hành động mà kết quả yêu cầu.

Làm cách nào để lập báo cáo bán hàng trong Excel?

Tổ chức dữ liệu bán hàng của bạn thành các cột với một hàng tiêu đề duy nhất. Chọn dữ liệu, chọn Insert, sau đó chọn PivotTable và đặt nó trên một trang tính mới. Thêm khu vực hoặc sản phẩm vào Rows và doanh thu vào Values, sau đó chèn một PivotChart. Làm mới PivotTable khi có dữ liệu mới.

Sự khác biệt giữa báo cáo bán hàng và dự báo bán hàng là gì?

Báo cáo bán hàng tóm tắt những gì đã xảy ra trong một kỳ. Dự báo bán hàng ước tính những gì sẽ xảy ra trong các kỳ tương lai, thường là từ pipeline. Nhiều báo cáo hàng tháng bao gồm một phần pipeline ngắn để liên kết hai phần này.

Nên lập báo cáo bán hàng bao lâu một lần?

Điều đó tùy thuộc vào người đọc. Các quản lý bán hàng thường muốn báo cáo hàng tuần về hoạt động và pipeline. Bộ phận tài chính và ban lãnh đạo thường muốn kết quả hàng tháng so với mục tiêu và một bản đánh giá hàng quý. Hãy giữ nguyên ngày và định dạng cho mỗi lần thực hiện.

AI có thể lập báo cáo bán hàng không?

Có. Các công cụ AI có thể đọc bản xuất CRM hoặc đơn hàng, tính toán doanh thu, tỷ lệ thắng và các chỉ số khác, đồng thời soạn thảo các biểu đồ và bản tóm tắt. Powerdrill Bloom liên kết mỗi con số với nguồn của nó và có thể chạy báo cáo định kỳ theo lịch trình. Hãy kiểm tra một vài con số trước khi bạn chia sẻ nó.

Nguồn: Microsoft Support, Create a PivotTable to analyze worksheet data · US Small Business Administration, Manage your business. Chi tiết được đọc vào ngày 28 tháng 10 năm 2026.