Cách tạo Pivot Table trong Excel: 4 cách dễ dàng trong năm 2026
Một pivot table tóm tắt một bảng dữ liệu lớn thành các tổng, số lượng hoặc trung bình được nhóm theo các danh mục bạn chọn. Để tạo một pivot table trong Excel, hãy chọn dữ liệu của bạn, đi tới Insert, sau đó chọn PivotTable, và chọn nơi đặt bảng. Sau đó, thêm các trường vào Rows, Columns, và Values trong ngăn PivotTable Fields.
Hướng dẫn này bao gồm khái niệm pivot table là gì, khi nào nên sử dụng và cách thiết lập dữ liệu của bạn. Sau đó, hướng dẫn sẽ đi qua bốn cách để tạo một pivot table trong Excel: thủ công, bằng Recommended PivotTable, từ nhiều bảng, và bằng AI. Các phần cuối cùng sẽ đề cập đến việc tóm tắt các giá trị, làm mới dữ liệu và các lỗi thường gặp.
Pivot table là gì
Trang hỗ trợ của Microsoft gọi PivotTable là "một công cụ mạnh mẽ để tính toán, tóm tắt và phân tích dữ liệu." Trang này cho biết công cụ này "cho phép bạn xem các so sánh, mẫu hình và xu hướng trong dữ liệu của mình." Excel gọi tính năng này là PivotTable, viết liền thành một từ, trong khi hầu hết mọi người đều tìm kiếm từ khóa "pivot table".
Nó không làm thay đổi dữ liệu của bạn. Microsoft lưu ý rằng "các PivotTable hoạt động trên một bản chụp nhanh dữ liệu của bạn, được gọi là bộ nhớ đệm (cache), vì vậy dữ liệu thực tế của bạn không bị thay đổi theo bất kỳ cách nào."
Mỗi bảng đều có bốn vùng:
- Rows. Các danh mục được liệt kê dọc theo phía bên trái, chẳng hạn như sản phẩm hoặc khu vực.
- Columns. Các danh mục được liệt kê ngang qua phần đầu trang, chẳng hạn như tháng hoặc quý.
- Values. Các con số đang được tóm tắt, chẳng hạn như doanh số hoặc số lượng đơn vị.
- Filters. Các trường tùy chọn giúp giới hạn những gì toàn bộ bảng hiển thị.
Field List có hai phần. Microsoft mô tả "một phần trường (field section) nơi bạn chọn các trường muốn hiển thị." Một phần Vùng (Areas section) ở dưới cùng cho phép bạn sắp xếp chúng. Nếu bạn không nhìn thấy nó, hãy nhấp vào bất kỳ đâu trong PivotTable, sau đó chọn Analyze, rồi chọn Field List.
Ban đầu, Excel sẽ tự động đặt các trường vào các vùng này cho bạn. Microsoft cho biết "các trường không phải dạng số được thêm vào Rows, các phân cấp ngày và giờ được thêm vào Columns, và các trường dạng số được thêm vào Values."
Khi nào nên sử dụng pivot table
Hãy sử dụng công cụ này khi bạn có nhiều hàng và muốn có một bản tóm tắt theo danh mục. Nó sẽ trả lời các câu hỏi như "Tổng doanh số theo khu vực trong quý trước là bao nhiêu?" chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
| Câu hỏi | Có phù hợp với pivot table không? |
|---|---|
| Tổng doanh số theo khu vực và tháng | Có |
| Số lượng đơn hàng theo loại khách hàng | Có |
| Quy mô giao dịch trung bình của mỗi đại diện bán hàng | Có |
| Một tổng duy nhất cho toàn bộ trang tính | Không, hãy dùng SUM |
| Một xu hướng được hiển thị dưới dạng hình ảnh | Sử dụng một pivot table, sau đó dùng PivotChart hoặc biểu đồ đường |
It cũng xử lý việc đếm số lượng. Kéo một trường văn bản như Product vào Values, và Excel sẽ đếm số hàng thay vì cộng tổng chúng lại.
Nếu bạn chỉ cần một hoặc hai tổng số, một công thức có thể sẽ nhanh hơn. Hướng dẫn của chúng tôi về cách tóm tắt dữ liệu Excel không cần pivot table sẽ giới thiệu về SUMIFS và các tùy chọn khác.
Đối với Google Sheets, các bước thực hiện sẽ khác. Bài viết của chúng tôi về pivot table trong Google Sheets đề cập đến các trường được nhóm mà Google đã thêm vào năm 2026.
Cách thiết lập dữ liệu của bạn trước tiên
Bản tóm tắt chỉ tốt khi bảng dữ liệu phía sau nó được chuẩn bị tốt. Các mẹo định dạng dữ liệu của Microsoft liệt kê những điều thiết yếu sau:
- "Sử dụng dữ liệu dạng bảng sạch sẽ để có kết quả tốt nhất."
- "Tổ chức dữ liệu của bạn theo cột, không phải theo hàng."
- Sử dụng một hàng tiêu đề duy nhất. Microsoft khuyên bạn nên "Tránh sử dụng hai hàng tiêu đề hoặc các ô bị gộp (merged cells)."
- Định dạng dữ liệu dưới dạng bảng Excel. Các hàng bạn thêm vào sau đó sẽ được tự động đưa vào khi bạn làm mới (refresh).
- Giữ một loại dữ liệu duy nhất cho mỗi cột. Microsoft cho biết "bạn không nên trộn lẫn ngày tháng và văn bản trong cùng một cột."
Dưới đây là một bảng ví dụ bạn có thể sao chép. Các con số này là giả định.
| Ngày | Khu vực | Sản phẩm | Số lượng | Doanh số |
|---|---|---|---|---|
| 2026-07-03 | Bắc | Basic | 12 | 1,440 |
| 2026-07-05 | Nam | Pro | 4 | 1,196 |
| 2026-07-09 | Bắc | Pro | 6 | 1,794 |
| 2026-08-02 | Tây | Basic | 20 | 2,400 |
| 2026-08-15 | Nam | Basic | 9 | 1,080 |
| 2026-09-01 | Tây | Pro | 5 | 1,495 |
Hãy xóa các hàng trống và các dòng tổng phụ (subtotal) trước khi bạn bắt đầu. Microsoft cho biết dữ liệu của bạn "nên được sắp xếp theo định dạng bảng và không có bất kỳ hàng hoặc cột trống nào."
Cách 1: Tạo một pivot table thủ công
Đây là cách tiêu chuẩn và nó hoạt động trên mọi phiên bản Excel cho Windows gần đây. Trang hỗ trợ của Microsoft mô tả các bước thực hiện như sau:
- Chọn các ô mà bạn muốn tạo PivotTable từ đó.
- Chọn Insert, sau đó chọn PivotTable.
- Chọn nơi báo cáo PivotTable sẽ hiển thị: New Worksheet hoặc Existing Worksheet.
- Chọn OK.
Excel sẽ tạo một PivotTable trống và mở ngăn PivotTable Fields. Microsoft cho biết "Để thêm một trường vào PivotTable của bạn, hãy chọn hộp kiểm tên trường trong ngăn PivotTable Fields." Để di chuyển một trường, hãy kéo nó sang một vùng khác.
Bạn có thể xếp chồng nhiều trường trong một vùng. Microsoft cho biết các hàng "có thể được lồng vào bên trong các hàng có vị trí cao hơn," tùy thuộc vào thứ tự của các trường. Để xóa một trường, hãy kéo nó ra khỏi vùng của nó hoặc chọn Remove Field.
Đối với bảng ví dụ, hãy kéo Region vào Rows, trường Date vào Columns, và Sales vào Values. Excel sẽ hiển thị tổng doanh số theo khu vực và khoảng thời gian. Đổi Region lấy Product để xem cùng các tổng số đó theo sản phẩm.
Với Region ở Rows và Sales ở Values, ví dụ này sẽ tạo ra ba tổng số:
| Khu vực | Tổng của Sales |
|---|---|
| Bắc | 3,234 |
| Nam | 2,276 |
| Tây | 3,895 |
| Grand Total | 9,404 |
Khu vực Tây dẫn đầu chủ yếu là do một đơn hàng Basic gồm 20 đơn vị là đơn hàng lớn nhất trong bảng. Mỗi khu vực đều có hai đơn hàng, vì vậy sự chênh lệch đến từ quy mô đơn hàng chứ không phải số lượng đơn hàng. Loại chi tiết đó là lý do tại sao một bản tóm tắt sẽ dẫn dắt bạn quay lại xem xét các hàng dữ liệu. Thêm Product vào Columns để xem sản phẩm nào đã thúc đẩy tổng số của từng khu vực.
Trong Excel cho web, các bước thực hiện cũng tương tự. Chọn một bảng hoặc phạm vi, sau đó chọn Insert, rồi chọn PivotTable, để mở ngăn Insert PivotTable. Chọn New sheet hoặc Existing sheet trên thẻ để tự xây dựng bảng của riêng bạn.
Nó cũng có thể bắt đầu từ các nguồn khác. Menu Insert PivotTable liệt kê các nguồn dữ liệu bên ngoài, một Data Model của sổ làm việc, và các tập dữ liệu Power BI.
Cách 2: Sử dụng Recommended PivotTable
Nếu bạn không chắc chắn mình muốn bố cục nào, hãy để Excel gợi ý một bố cục. Microsoft cho biết "Recommended PivotTable là một lựa chọn tốt" khi bạn mới làm quen với tính năng này. Excel "xác định một bố cục có ý nghĩa bằng cách khớp dữ liệu với các vùng phù hợp nhất trong PivotTable."
Trên máy Mac, các bước thực hiện là:
- Chọn một ô trong dữ liệu nguồn hoặc phạm vi bảng.
- Đi tới Insert, sau đó chọn Recommended PivotTable.
- Chọn PivotTable trông phù hợp nhất với bạn và nhấn OK.
Excel sẽ xây dựng nó trên một trang tính mới và mở danh sách Fields, để bạn có thể điều chỉnh. Trong Excel cho web, ngăn Insert PivotTable hiển thị các bố cục được đề xuất bên cạnh một thẻ để tự xây dựng bảng của riêng bạn.
Một hạn chế áp dụng trên phiên bản web. Microsoft lưu ý rằng "Recommended PivotTables chỉ khả dụng cho những người đăng ký Microsoft 365."
Cách 3: Tạo một pivot table từ nhiều bảng
Đôi khi dữ liệu nằm ở nhiều hơn một bảng, chẳng hạn như các đơn hàng ở một bảng và khách hàng ở một bảng khác. Excel có thể kết hợp chúng thông qua Data Model.
Microsoft mô tả ba bước cơ bản cho nhiều bảng:
- Nhập các bảng liên quan. Đưa chúng vào từ một cơ sở dữ liệu như SQL Server, hoặc thêm các bảng từ sổ làm việc vào Data Model.
- Thêm các trường vào PivotTable. Field List hiển thị từng bảng và bạn kéo các trường từ bất kỳ bảng nào trong số đó.
- Tạo các mối quan hệ nếu cần. Nếu Excel thông báo cần có một mối quan hệ, hãy chọn Create và khớp các bảng trên một trường chung.
Nếu sổ làm việc đã có sẵn một Data Model, Microsoft liệt kê một đường dẫn ngắn. Chọn Insert, sau đó chọn mũi tên bên dưới PivotTable, rồi chọn From External Data Source. Chọn Connection, sau đó chọn Tables in Workbook Data Model.
Có hai hạn chế đáng lưu ý. Microsoft lưu ý rằng "Data Model không được hỗ trợ trên Excel cho Mac." Một số kết nối cơ sở dữ liệu cũng được đánh dấu là không được hỗ trợ trên Mac.
Cách 4: Tạo một pivot table bằng AI
Bản thân Excel hiện nay cũng cung cấp một lộ trình bằng AI. Trang Copilot của Microsoft cho biết "Khi bạn muốn tóm tắt một tập dữ liệu lớn, Copilot có thể xây dựng một PivotTable mà không cần các bước thủ công." Các câu lệnh mẫu của nó bao gồm "Tạo một PivotTable với tổng doanh số, với tháng ở các hàng và danh mục ở các cột." Copilot yêu cầu phải có giấy phép phù hợp.
Một lộ trình khác hoạt động bên ngoài Excel, và nó giúp ích khi dữ liệu trải rộng trên nhiều tệp. Dưới đây là phương pháp gồm ba bước, sử dụng Powerdrill Bloom. Nó trả về bản tóm tắt được nhóm dưới dạng một bảng và một biểu đồ, thay vì một đối tượng PivotTable của Excel.
Bước 1: Tải lên trang tính của bạn
Hãy bắt đầu với bản xuất thô, không phải một bản sao đã được làm sạch. Trang Excel AI Assistant của Powerdrill Bloom cho biết "Tải lên các tệp Excel của bạn và để Powerdrill Bloom tự động phân tích dữ liệu, khám phá thông tin chi tiết và tạo các báo cáo trực quan." Gói Free liệt kê "Tải lên Excel, CSV, PDF và tài liệu."
Nếu tệp có nhiều trang tính, hãy đặt tên cho trang tính chứa các hàng bạn muốn tóm tắt.
Bước 2: Yêu cầu bản tóm tắt bằng ngôn ngữ tự nhiên
Mô tả pivot table bạn muốn trong một câu. Ví dụ: "Tóm tắt tổng doanh số và số lượng đơn vị theo khu vực và tháng, với các khu vực ở hàng và các tháng ở cột."
Sau đó, hãy đặt một câu hỏi tiếp theo về những gì bảng hiển thị. Câu hỏi "Khu vực nào tăng trưởng nhanh nhất từ tháng 7 đến tháng 9?" sẽ biến bản tóm tắt thành một câu trả lời. Trang Vibe Data Analysis cho biết "Cho dù đó là biểu đồ cột, biểu đồ đường hay pivot table, Vibe đều tạo ra các hình ảnh trực quan động ngay lập tức."
Bước 3: Kiểm tra các tổng số và xuất chúng
Hãy kiểm tra hai hoặc ba tổng số so với nguồn trước khi bạn chia sẻ bất kỳ điều gì. Trang chủ của Powerdrill Bloom cho biết "Mỗi con số trả về đều đi kèm với trang, hàng và số liệu đằng sau nó."
Sau đó, đưa kết quả đến nơi bạn cần. Trang Excel AI Assistant cho biết bạn có thể "Xuất các thông tin chi tiết dưới dạng trang trình bày PowerPoint, đồ họa thông tin (infographics) hoặc các trang Notion chỉ bằng một cú nhấp chuột." Đối với biểu đồ xu hướng, hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo biểu đồ đường sẽ đề cập đến bước tiếp theo.
Tóm tắt, hiển thị giá trị dưới dạng và làm mới
Khi bảng đã tồn tại, ba cài đặt sau sẽ thay đổi những gì nó hiển thị.
Summarize Values By. Microsoft cho biết "Theo mặc định, các trường PivotTable được đặt trong vùng Values được hiển thị dưới dạng SUM." Trang này bổ sung thêm một cảnh báo: "Nếu Excel hiểu dữ liệu của bạn là văn bản, dữ liệu sẽ được hiển thị dưới dạng COUNT." Bạn có thể chuyển sang tính trung bình (average), giá trị nhỏ nhất (minimum), giá trị lớn nhất (maximum) và các hàm khác.
Show Values As. Thay vì các tổng số thô, bạn có thể hiển thị mỗi giá trị dưới dạng một tỷ lệ chia sẻ. Microsoft đưa ra ví dụ về việc hiển thị các số tiền "dưới dạng % của Grand Total thay vì tổng của các giá trị." Để hiển thị cả hai, hãy kéo cùng một trường vào Values hai lần.
Refresh. Bảng không tự động cập nhật. Microsoft cho biết "Nếu bạn thêm dữ liệu mới vào nguồn dữ liệu PivotTable của mình, bất kỳ PivotTable nào được xây dựng trên nguồn dữ liệu đó đều cần phải được làm mới." Nhấp chuột phải vào bên trong bảng và chọn Refresh.
Group. Danh sách ngày tháng dài rất khó đọc, vì vậy hãy nhóm chúng lại. Hướng dẫn nhóm của Microsoft cho biết bạn có thể nhóm "các trường ngày và giờ trong PivotTable thành các quý và tháng." Nhấp chuột phải vào một ngày, chọn Group, và chọn các khoảng thời gian trong mục By. Đối với các con số, hãy nhập một khoảng thời gian, chẳng hạn như các nhóm 100 đơn vị.
Bạn cũng có thể nhóm các mục văn bản bằng tay. Giữ phím Ctrl, chọn hai hoặc nhiều mục, sau đó nhấp chuột phải và chọn Group. Cách này hoạt động tốt cho việc kết hợp các khu vực thành các vùng lãnh thổ lớn hơn, ví dụ như vậy.
Các lỗi thường gặp với pivot table
Hãy lưu ý những lỗi này trước khi bạn chia sẻ kết quả.
- Các ô bị gộp hoặc hai hàng tiêu đề. Chúng làm hỏng danh sách trường. Hãy sử dụng một hàng tiêu đề duy nhất với các nhãn độc nhất.
- Các con số được lưu dưới dạng văn bản. Khi đó Excel sẽ đếm chúng thay vì cộng tổng chúng lại. Hãy sửa định dạng cột trước tiên.
- Quên làm mới. Các hàng mới sẽ nằm ngoài bản tóm tắt cho đến khi bạn làm mới.
- Các hàng trống trong nguồn dữ liệu. Chúng có thể chia tách dữ liệu của bạn thành một phạm vi không đầy đủ.
- Đổi tên các trường quá sớm. Microsoft khuyên không nên đổi tên các trường "cho đến khi bạn hoàn thành việc thiết lập PivotTable của mình."
- Sử dụng một phạm vi thay vì một bảng. Một bảng Excel sẽ tự động nhận các hàng mới khi làm mới; một phạm vi cố định thì không.
Bạn muốn bỏ qua bước thiết lập? Hãy thử Powerdrill Bloom với một bản xuất doanh số và yêu cầu các tổng số theo khu vực và tháng.
Các câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để tạo một pivot table trong Excel?
Chọn các ô trong dữ liệu của bạn, sau đó đi tới Insert và chọn PivotTable. Chọn New Worksheet hoặc Existing Worksheet và chọn OK. Trong ngăn PivotTable Fields, hãy tích chọn các trường bạn muốn, sau đó kéo chúng vào Rows, Columns, Values, hoặc Filters.
Pivot table được sử dụng để làm gì?
Một pivot table tóm tắt lượng lớn dữ liệu theo danh mục. Nó có thể tính tổng doanh số theo khu vực, đếm số lượng đơn hàng theo loại khách hàng, hoặc tính quy mô giao dịch trung bình theo đại diện bán hàng. Microsoft mô tả nó như một công cụ để "tính toán, tóm tắt và phân tích dữ liệu" cũng như phát hiện các mẫu hình và xu hướng.
Làm thế nào để tạo một pivot table từ nhiều trang tính?
Thêm từng bảng vào Data Model của sổ làm việc, sau đó tạo các mối quan hệ giữa chúng trên một trường chung. Chèn một PivotTable từ Data Model, và Field List sẽ hiển thị các trường từ mọi bảng. Microsoft lưu ý rằng Data Model không được hỗ trợ trên Excel cho Mac.
Tại sao pivot table của tôi không hiển thị dữ liệu mới?
Một pivot table hoạt động trên một bản chụp nhanh của nguồn dữ liệu, vì vậy nó cần được làm mới sau khi dữ liệu mới được thêm vào. Nhấp chuột phải vào bên trong pivot table và chọn Refresh. Nếu nguồn dữ liệu là một phạm vi cố định thay vì một bảng Excel, hãy cập nhật cả phạm vi nguồn dữ liệu đó.
AI có thể tạo một pivot table cho tôi không?
Có. Copilot trong Excel có thể xây dựng một PivotTable từ một yêu cầu như "Tạo một PivotTable với tổng doanh số," nếu có giấy phép phù hợp. Powerdrill Bloom trả về cùng một loại tóm tắt được nhóm dưới dạng bảng và biểu đồ từ một tệp Excel hoặc CSV được tải lên.
Nguồn: Hỗ trợ Microsoft, Tạo một PivotTable để phân tích dữ liệu trang tính · Hỗ trợ Microsoft, Sử dụng nhiều bảng để tạo một PivotTable trong Excel · Hỗ trợ Microsoft, Trực quan hóa dữ liệu của bạn với Copilot trong Excel · Hỗ trợ Microsoft, Sử dụng Field List để sắp xếp các trường trong một PivotTable · Hỗ trợ Microsoft, Nhóm hoặc hủy nhóm dữ liệu trong một PivotTable.