Cách tạo bản cập nhật cho bên liên quan bằng AI: Miễn phí và Nhanh chóng
Một người nào đó bên ngoài dự án của bạn cần biết tiến độ công việc đang diễn ra như thế nào. Họ sẽ đọc bản cập nhật của bạn trong khoảng chín mươi giây, trên điện thoại, giữa hai cuộc họp.
Ràng buộc đó quyết định mọi thứ về tài liệu này. Hướng dẫn này sẽ đề cập đến những nội dung cần đưa vào, cách tạo ra tài liệu từ một tệp xuất dữ liệu chỉ trong một lượt, và gói miễn phí sẽ hỗ trợ được bao nhiêu phần trong số đó.
Bản cập nhật cho các bên liên quan là gì, và không phải là gì
Bản cập nhật cho các bên liên quan là một bản tóm tắt định kỳ, hướng ra bên ngoài dành cho những người không trực tiếp thực hiện công việc. Các nhà tài trợ, các đội ngũ lân cận và khách hàng đều sẽ đọc bản cập nhật này.
Nó không phải là hai loại tài liệu khác thường bị nhầm lẫn với nó.
Nó không phải là báo cáo tiến độ cho chính đội ngũ của bạn. Đội ngũ của bạn đã biết rõ chi tiết rồi. Việc lặp lại chúng chỉ làm lãng phí chín mươi giây của người đọc.
Nó không phải là tài liệu họp hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị đọc để quản trị và kiểm soát tài chính. Còn các bên liên quan đọc bản cập nhật để nắm bắt định hướng và rủi ro.
Bài kiểm tra thực tế rất đơn giản. Nếu người đọc không thể đưa ra hành động nào khác đi sau khi đọc, thì bạn đang viết một bản nhật ký công việc chứ không phải một bản cập nhật cho các bên liên quan.
Năm phần nội dung cần có trong mọi bản cập nhật
Hãy giữ nguyên cấu trúc này trong mọi kỳ báo cáo. Người đọc sẽ quen với việc tìm thông tin ở đâu, và bạn cũng không phải mất công thiết kế lại tài liệu nữa.
| Phần | Câu hỏi cần trả lời | Độ dài |
|---|---|---|
| Tiêu đề chính | Chúng ta đang đi đúng hướng, gặp rủi ro, hay chệch hướng? | Một câu |
| Biến động | Có gì thay đổi kể từ bản cập nhật trước? | Hai hoặc ba dòng |
| Con số | Chỉ số duy nhất nào thể hiện điều đó? | Một biểu đồ |
| Rủi ro | Điều gì có thể đi chệch hướng, và ai chịu trách nhiệm? | Hai mục, có chỉ rõ tên người phụ trách |
| Đề xuất | Bạn cần gì từ người đọc? | Một hoặc hai đề xuất cụ thể |
Phần Đề xuất là phần mà hầu hết mọi người thường bỏ qua, và đó cũng là lý do tại sao các bản cập nhật bị ngó lơ. Một tài liệu không có yêu cầu gì thì không cần phải phản hồi.
Việc chỉ dùng một biểu đồ là có chủ ý. Hai biểu đồ sẽ dẫn đến những so sánh ngoài ý muốn của bạn, còn ba biểu đồ sẽ biến bản cập nhật thành một bảng điều khiển (dashboard).
Phần Biến động cần lưu ý thêm một điểm. Hãy viết nó so với bản cập nhật trước đó, chứ không phải so với kế hoạch ban đầu. Người đọc theo dõi sự thay đổi, và sự khác biệt so với kỳ trước là điều họ thực sự có thể ghi nhớ được.
Phần Rủi ro nên chỉ rõ tên người phụ trách và ngày cụ thể. "Tiến độ của nhà cung cấp không chắc chắn" không phải là một rủi ro, đó chỉ là một cảm giác mơ hồ. "Nhà cung cấp xác nhận phạm vi công việc trước ngày 12, người phụ trách là Dana" mới là điều mà người đọc có thể giúp đỡ giải quyết.
Bắt đầu với Powerdrill Bloom
Bước 1: Tải lên tệp xuất dữ liệu được tạo ra trong kỳ
Đăng nhập và tải lên bất kỳ tài liệu nào thực tế được tạo ra từ công việc: công cụ theo dõi dự án, tệp xuất dữ liệu bán hàng, nhật ký hỗ trợ, hoặc bảng tính các yêu cầu hỗ trợ (tickets). Gói miễn phí hỗ trợ tải lên các định dạng Excel, CSV, PDF và tài liệu văn bản (docs).
Hãy tải lên tệp xuất dữ liệu thô thay vì một bản sao đã được làm sạch. Bước làm sạch dữ liệu là nơi những đánh giá chủ quan của kỳ trước bị lồng ghép vào, trong khi bạn muốn kỳ này được đánh giá một cách khách quan và mới mẻ nhất.
Bước 2: Mô tả bản cập nhật, không phải phân tích
Hãy yêu cầu tài liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên và chỉ rõ đối tượng người đọc. Một yêu cầu khả thi sẽ có dạng như thế này: một bản cập nhật dài một trang dành cho nhà tài trợ chưa từng xem qua dữ liệu này. Sau đó, liệt kê những nội dung cần có theo từng phần.
Việc xác định rõ đối tượng người đọc là yếu tố giúp kết quả đầu ra có thể sử dụng được. Cùng một tệp dữ liệu nhưng nếu được tóm tắt "cho đội ngũ nội bộ" sẽ tạo ra một tài liệu dài gấp đôi nhưng hiệu quả giảm đi một nửa.
Hãy nêu rõ cả những phần cần lược bỏ. Việc loại trừ rõ ràng ở đây mang lại hiệu quả cao hơn bất kỳ hướng dẫn bổ sung nào khác.
Bước 3: Xuất tài liệu và lược bớt thêm một chi tiết nữa
Xuất tài liệu ra, sau đó đọc lại một lần dưới góc nhìn của người nhận. Gói miễn phí hỗ trợ tạo các thông tin chi tiết (insights), biểu đồ, bản tóm tắt, cùng với các tài liệu văn bản và bảng tính cơ bản.
Sau đó, hãy xóa đi một đoạn văn. Luôn có một đoạn thừa như vậy, và thông thường đó là đoạn giải thích tại sao kỳ trước lại khó khăn hơn dự kiến.
Trang AI report generator của chúng tôi đề cập đến định dạng báo cáo dài hơn, và trang ad hoc reporting đề cập đến các yêu cầu phát sinh một lần không lặp lại.
Gói "miễn phí" thực sự bao gồm những gì
Điều này rất quan trọng vì từ này thường được sử dụng một cách mơ hồ, vì vậy dưới đây là giới hạn thực tế đã được công bố.
Gói miễn phí cung cấp 1.000 credit được làm mới hàng ngày và hỗ trợ tải lên các định dạng Excel, CSV, PDF và tài liệu văn bản (docs). Gói này cũng bao gồm việc tạo các thông tin chi tiết (insights), biểu đồ, bản tóm tắt, các kỹ năng của agent tích hợp sẵn, và tạo các trang trình bày (slides), tài liệu văn bản (docs), bảng tính (sheets) và hình ảnh cơ bản.
Bộ tính năng đó đáp ứng trọn vẹn quy trình tạo bản cập nhật cho các bên liên quan từ đầu đến cuối. Bạn có thể tải lên tệp xuất dữ liệu, tạo biểu đồ và sản xuất tài liệu mà không cần đến gói trả phí.
Bạn nên hiểu rõ mô hình credit này trước khi phụ thuộc vào nó. Số lượng credit hàng ngày sẽ được làm mới chứ không tích lũy cộng dồn, vì vậy việc tạo một bản cập nhật đơn lẻ là rất thoải mái, nhưng xử lý một loạt mười bản cập nhật trong cùng một buổi chiều thì có thể không đủ.
Có hai tính năng không nằm trong gói miễn phí, và việc nói khác đi sẽ là không trung thực. Tính năng tạo tài liệu Office và phân tích Excel được xếp vào gói Pro. Gói này cũng bao gồm cả cấp độ phân tích chuyên sâu và trực quan hóa dữ liệu nâng cao.
Giới hạn còn lại là tính năng lên lịch, nội dung này sẽ được đề cập ở phần tiếp theo, bởi vì đây là phần quyết định tốc độ hoàn thành bản cập nhật thứ hai của bạn nhanh đến mức nào.
Tăng tốc thực hiện trong những lần tiếp theo
Bản cập nhật đầu tiên đòi hỏi bạn phải thực sự suy nghĩ đầu tư. Nhưng đến bản thứ mười thì không nên như vậy nữa.
Tốc độ đến từ ba thói quen, và chỉ một trong số đó liên quan đến công cụ.
Cố định cấu trúc. Giữ nguyên năm phần nội dung ở trên, theo đúng thứ tự đó trong mọi kỳ báo cáo. Không thiết kế lại.
Tái sử dụng câu lệnh (prompt). Hãy lưu lại cách diễn đạt từ Bước 2 và chỉ thay đổi kỳ báo cáo. Kết quả đầu ra sẽ duy trì được tính nhất quán để so sánh giữa các bản cập nhật, đây chính là mục đích cốt lõi của một tài liệu định kỳ.
Lên lịch tự động. Trang bảng giá hiển thị 1 tác vụ được lên lịch ở gói miễn phí và 20 tác vụ ở gói Pro. Một tác vụ là đủ cho một bản cập nhật hàng tuần duy nhất. Hai mươi tác vụ là những gì bạn cần khi có nhiều bản cập nhật chạy theo các chu kỳ khác nhau.
Các trang auto reporting và data reporting của chúng tôi đề cập đến việc thiết lập định kỳ. Đối với danh mục rộng hơn, hãy xem bài tổng hợp về các AI tools for report generation.
Ba sai lầm khiến các bản cập nhật bị ngó lơ
Che giấu kết luận. Nếu tiêu đề chính nằm ở đoạn văn thứ tư, sẽ không ai đọc tới đó. Hãy mở đầu ngay bằng việc nêu rõ dự án đang đi đúng hướng, gặp rủi ro, hay chệch hướng.
Thay đổi chỉ số đo lường. Việc thay đổi con số bạn báo cáo sẽ xóa sạch ký ức trước đó của người đọc. Hãy giữ nguyên chỉ số và chỉ thay đổi phần bình luận.
Giảm nhẹ rủi ro. Một rủi ro được viết mơ hồ để tạo cảm giác an toàn thì cũng mơ hồ đến mức vô dụng. Hãy gọi tên nó, chỉ rõ người phụ trách và xác định ngày cụ thể bạn sẽ có thêm thông tin.
Cần làm gì khi bản cập nhật mang lại tin xấu
Đây là thời điểm mọi người thường bỏ qua việc gửi báo cáo, và việc né tránh này là lựa chọn tồi tệ nhất.
Việc bỏ lỡ một bản cập nhật không giúp che giấu được vấn đề. Nó chỉ tước đi cơ hội hỗ trợ của người đọc khi việc khắc phục vẫn còn ít tốn kém, và khiến bản cập nhật tiếp theo khó viết hơn gấp đôi.
Bốn điều giúp một bản cập nhật khó khăn dễ được tiếp nhận hơn.
Hãy luôn đưa nó lên đầu. Phần tiêu đề chính vẫn phải ghi rõ là chệch hướng. Việc che giấu nó sẽ làm bạn mất đi uy tín mà những kỳ báo cáo tốt đẹp trước đó đã gầy dựng được.
Tách biệt nguyên nhân và hệ quả. Một dòng nói về những gì đã xảy ra, một dòng nói về ảnh hưởng của nó đối với thời hạn hoặc con số hiện tại. Người đọc sẽ đánh đồng hai điều này trừ khi bạn phân tách chúng rõ ràng.
Đưa ra quyết định, không chỉ nêu ra vấn đề. Hãy cho biết bạn đề xuất phương án nào và bạn cần phê duyệt điều gì. Một vấn đề không có hướng giải quyết đề xuất sẽ khiến mọi người tự ý đưa ra những cách giải quyết khác nhau.
Giữ nguyên cấu trúc. Đừng cấu trúc lại tài liệu chỉ vì tin tức không tốt. Một bố cục quen thuộc là điều giúp người đọc nhanh chóng tiếp nhận một con số không mong muốn.
Một điều nữa cần phải nói rõ ràng. Nếu chỉ số thay đổi vì định nghĩa thay đổi, hãy nêu rõ điều đó trong phần biến động. Một sự thay đổi đột ngột không lời giải thích sẽ bị coi là một lỗi sai, và nó sẽ khiến bạn mất đi lòng tin trong ba bản cập nhật tiếp theo.
Để tạo bản cập nhật tiếp theo từ một tệp xuất dữ liệu thực tế, hãy xem pricing page và try Powerdrill Bloom.
Câu hỏi thường gặp
Bản cập nhật cho các bên liên quan nên dài bao nhiêu?
Một trang, hoặc một màn hình điện thoại. Nếu dài hơn, hãy chuyển phần chi tiết vào phụ lục và chèn liên kết dẫn đến đó.
Tôi nên gửi bản cập nhật với tần suất như thế nào?
Hãy điều chỉnh tần suất cho phù hợp với nhịp độ đưa ra quyết định, chứ không phải theo lịch dương lịch. Tần suất hàng tuần phù hợp với việc triển khai dự án tích cực, và hàng tháng phù hợp với các hoạt động vận hành ổn định. Một bản cập nhật cho các bên liên quan được gửi đến sau khi quyết định đã được đưa ra chỉ mang tính chất lưu trữ hồ sơ, chứ không phải là truyền thông giao tiếp.
Tôi có thực sự có thể tạo bản cập nhật cho các bên liên quan trên gói miễn phí không?
Có. Các tính năng tải lên, tạo thông tin chi tiết (insights), biểu đồ, bản tóm tắt và tài liệu văn bản cơ bản đều được hỗ trợ trong gói miễn phí. Tính năng tạo tài liệu Office và phân tích Excel là các tính năng của gói Pro.
Nếu không có gì thay đổi trong kỳ này thì sao?
Hãy nêu rõ điều đó trong một dòng và vẫn gửi bản cập nhật. Một kỳ báo cáo không có biến động nào bản thân nó cũng là một thông tin, và việc bỏ qua không gửi sẽ khiến bản cập nhật tiếp theo khó đọc hơn.
Làm thế nào để tôi không phải viết lại từ đầu mỗi lần?
Hãy cố định năm phần nội dung, tái sử dụng cùng một cách diễn đạt câu lệnh (prompt), và đưa phiên bản định kỳ này vào một tác vụ được lên lịch. Gói miễn phí bao gồm một tác vụ, và gói Pro hỗ trợ hai mươi tác vụ.