Cách lập bảng phân tích chi phí năng lượng: Hướng dẫn toàn diện
Bảng phân tích chi phí năng lượng chia nhỏ hóa đơn tiện ích thành các khoản thực tế tiêu tốn tiền bạc. Hệ thống sưởi, chiếu sáng, thông gió, thiết bị và các khoản phí cố định xuất hiện bất kể bạn làm gì. Hầu hết các đội ngũ chỉ có mười hai tệp PDF và một con số tổng. Hướng dẫn này sẽ biến những tài liệu đó thành một bảng phân tích thực tế mà bạn có thể hành động, đồng thời đối chiếu nó với các số liệu quốc gia đã được công bố.
Bảng phân tích chi phí năng lượng hiển thị những gì
Một hóa đơn chỉ cung cấp cho bạn một con số và chỉ số đồng hồ. Điều đó chỉ trả lời cho câu hỏi "bao nhiêu" và không có gì khác.
Thay vào đó, một bảng phân tích sẽ trả lời bốn câu hỏi. Tiền được chi vào đâu theo mục đích sử dụng cuối cùng. Bao nhiêu phần trăm trong hóa đơn là cố định bất kể mức tiêu thụ. Sự phân chia này thay đổi như thế nào theo mùa. Và liệu cơ cấu sử dụng của bạn có vẻ bất thường đối với một tòa nhà tương tự hay không.
Câu hỏi thứ tư là câu hỏi mà mọi người thường bỏ qua, và đó chính là câu hỏi cho bạn biết liệu một con số có đáng để tìm hiểu hay không. Tỷ lệ chiếu sáng 18% tự bản thân nó không có ý nghĩa gì cả.
Nó chỉ có ý nghĩa ngay khi bạn biết các tòa nhà tương đương đang hoạt động ở mức nào. Đó là lý do tại sao một bảng phân tích rất đáng để xây dựng dựa trên một cơ sở tham chiếu đã được công bố, chứ không chỉ dựa vào riêng năm ngoái. Dữ liệu khảo sát công khai dưới đây quan trọng hơn những gì bạn thấy ban đầu.
Những gì bạn cần trước khi bắt đầu
Ba thứ, và hai trong số đó bạn đã có sẵn.
- Mười hai tháng hóa đơn, dưới dạng tệp PDF hoặc tệp xuất dữ liệu thanh toán. Mười hai tháng, vì bất kỳ khoảng thời gian nào ngắn hơn đều không thể tách biệt yếu tố mùa vụ khỏi xu hướng.
- Thông tin bối cảnh tòa nhà: diện tích sàn, giờ hoạt động và mục đích sử dụng không gian.
- Một tiêu chuẩn để so sánh, đây là lúc dữ liệu công khai phát huy tác dụng.
Nếu bạn có dữ liệu đồng hồ đo theo khoảng thời gian hoặc theo nửa giờ, hãy sử dụng nó. Nếu không, các hóa đơn hàng tháng vẫn hỗ trợ tạo ra một bảng phân tích chi phí năng lượng hữu ích, bởi vì sự biến động theo mùa đã thực hiện hầu hết công việc phân tách cho bạn.
Một lưu ý thực tế về chính các hóa đơn. Biểu giá thay đổi giữa chừng trong hợp đồng thường xuyên hơn mọi người nghĩ, vì vậy hãy giữ đơn giá trên mỗi đơn vị thành một cột riêng ngay từ đầu. Việc khôi phục lại đơn giá này sau đó từ tổng số tiền và con số tiêu thụ là khả thi nhưng rất tẻ nhạt, và đây là bước dễ bị bỏ qua nhất.
Cách xây dựng thủ công
Tùy chọn 1: Tính tổng hóa đơn và chia cho diện tích sàn
Điều này cung cấp cho bạn chi phí năng lượng trên mỗi foot vuông, đây là con số đơn lẻ được trích dẫn nhiều nhất trong công tác quản lý cơ sở vật chất.
Đó là một con số thực tế nhưng hời hợt. Nó cho bạn biết liệu bạn có đang chi tiêu đắt đỏ hay không mà không cho biết lý do tại sao.
Tùy chọn 2: Tách phí cố định khỏi phí tiêu thụ
Đọc kỹ một hóa đơn và tách riêng phí duy trì, phí nhu cầu và bất kỳ yếu tố công suất nào khỏi chi phí tiêu thụ trên mỗi đơn vị. Sau đó, áp dụng cấu trúc đó cho cả năm.
Đây là bước thực sự hữu ích đầu tiên, vì nó cho thấy bao nhiêu phần của hóa đơn vẫn tồn tại ngay cả khi bạn tắt mọi thứ. Trong nhiều biểu giá thương mại, tỷ lệ đó lớn hơn những gì mọi người mong đợi.
Tùy chọn 3: Ước tính tỷ lệ sử dụng cuối cùng từ biểu đồ mùa vụ
So sánh mức tiêu thụ mùa hè và mùa đông với các tháng chuyển mùa. Những gì duy trì ổn định cả năm là phụ tải cơ sở, phần lớn là chiếu sáng, thông gió và thiết bị. Những gì biến động là điều hòa không khí.
Đây là phiên bản tạo ra một bảng phân tích chi phí năng lượng thực tế, và nó diễn ra chậm chạp. Mỗi tháng là một tệp PDF riêng biệt, biểu giá có thể thay đổi giữa năm và một tháng Giêng lạnh giá có thể làm sai lệch toàn bộ bức tranh.
Ước tính phụ tải cơ sở là phần đáng để làm cho đúng. Hãy lấy lượng điện năng tiêu thụ của tòa nhà trong một tháng chuyển mùa ôn hòa, khi cả hệ thống sưởi và làm mát đều không hoạt động mạnh. Con số đó gần với mức tối thiểu bạn phải trả mỗi tháng trong năm, và các dự án nhằm vào điều hòa không khí sẽ không làm thay đổi con số này.
Cách xây dựng bảng phân tích bằng AI
Bước 1: Tải lên các hóa đơn và thông tin chi tiết của tòa nhà
Mở Powerdrill Bloom và tải lên cùng lúc tất cả mười hai hóa đơn, cùng với một ghi chú ngắn về diện tích sàn, giờ hoạt động và loại tòa nhà. Các tệp PDF đều hoạt động tốt; chúng không cần phải được chuyển đổi trước.
Sau đó, mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên những gì bạn muốn tách biệt: chi phí cố định so với chi phí biến đổi, và phụ tải cơ sở so với phụ tải theo mùa. Hãy cho biết tháng nào là tháng chuyển mùa của bạn, vì thực tế duy nhất đó sẽ định hình toàn bộ ước tính.
Bước 2: Yêu cầu bảng có cấu trúc trước khi tạo bất kỳ biểu đồ nào
Yêu cầu một hàng cho mỗi kỳ thanh toán chứa mức tiêu thụ, phí cố định, phí biến đổi, đơn giá và bối cảnh ngày-độ nếu bạn có. Yêu cầu hiển thị bất kỳ tháng nào có đơn giá thay đổi.
Danh sách thay đổi đơn giá đó chính là bước kiểm tra chất lượng. Nếu không, một sự thay đổi biểu giá giữa năm sẽ trông giống như một sự thay đổi về mức tiêu thụ, và bảng phân tích sẽ quy nó cho một nguyên nhân sai lệch.
Chỉ khi bảng dữ liệu đã chính xác, bạn mới nên yêu cầu thực hiện phân tách.
Bước 3: So sánh với tiêu chuẩn công khai và xuất dữ liệu
Yêu cầu so sánh tỷ lệ sử dụng cuối cùng của bạn với các số liệu đã công bố cho các tòa nhà thương mại, sau đó xuất cả bảng dữ liệu và phần so sánh.
Việc so sánh là mục đích của toàn bộ quá trình này. Đây là nơi dữ liệu mở phát huy giá trị của nó. Nền tảng có thể tìm kiếm các nguồn dữ liệu mở được tích hợp sẵn. Do đó, tiêu chuẩn so sánh và các hóa đơn của bạn có thể nằm trong cùng một câu trả lời, thay vì phải mở ở hai tab trình duyệt khác nhau.
Bức tranh toàn cảnh quốc gia trông như thế nào
Cơ quan Thông tin Năng lượng Hoa Kỳ (EIA) thực hiện Khảo sát Tiêu thụ Năng lượng của các Tòa nhà Thương mại, và trang web về các tòa nhà thương mại của cơ quan này công bố các tỷ lệ kết quả. Cuộc khảo sát gần đây nhất được thực hiện vào năm 2018, và trang này được cập nhật lần cuối vào tháng 6 năm 2023.
| Chỉ số | Số liệu của EIA (CBECS 2018) |
|---|---|
| Các tòa nhà thương mại ở Hoa Kỳ | Khoảng 5.9 triệu |
| Tổng diện tích sàn | Khoảng 96.4 tỷ foot vuông |
| Tỷ lệ sử dụng năng lượng cho sưởi ấm không gian | Khoảng 32% |
| Tỷ lệ thông gió | Khoảng 10% |
| Tỷ lệ chiếu sáng | Khoảng 10% |
| Tỷ lệ điện năng trong tổng mức tiêu thụ năng lượng | 60% |
| Tỷ lệ khí tự nhiên trong tổng mức tiêu thụ năng lượng | 34% |
EIA lưu ý rằng sưởi ấm không gian là "mục đích sử dụng năng lượng cuối cùng đơn lẻ lớn nhất trong các tòa nhà thương mại ở Hoa Kỳ." Tiếp theo là thông gió và chiếu sáng, mỗi loại chiếm khoảng 10%. Cơ quan này cũng ghi nhận rằng các tòa nhà văn phòng "tiêu thụ nhiều năng lượng hơn bất kỳ loại tòa nhà thương mại nào khác."
Một cảnh báo mà chính trang này cũng trực tiếp xác nhận. Cơ cấu theo khu vực có sự khác biệt. Ở Vùng Điều tra Dân số phía Nam, điện chiếm 69% lượng năng lượng sử dụng trong tòa nhà thương mại và khí tự nhiên chiếm 26%, so với mức 60% và 34% của cả nước. EIA cũng tuyên bố rằng "khí hậu và thời tiết ảnh hưởng đến tỷ lệ tương đối của việc sưởi ấm và làm mát không gian hàng năm và theo từng khu vực của đất nước."
Vì vậy, hãy sử dụng số liệu khu vực nếu có thể. Khoảng cách 9 điểm phần trăm trong tỷ lệ sử dụng điện là quá đủ để khiến một tòa nhà trông có vẻ bất thường trong khi thực tế nó chỉ đơn giản là nằm ở một nơi ấm áp.
Các thực hành tốt nhất và những sai lầm phổ biến
Chuẩn hóa trước khi so sánh bất kỳ điều gì. Chi phí trên mỗi foot vuông, hoặc trên mỗi foot vuông cho mỗi giờ hoạt động. Các số liệu tổng thô chỉ cho bạn biết tòa nhà nào lớn hơn.
Tách biệt các thay đổi về đơn giá khỏi các thay đổi về mức sử dụng. Một hóa đơn tăng 12% vì đơn giá tăng 12% không phải là vấn đề về hiệu quả năng lượng, và việc coi đó là vấn đề hiệu quả sẽ làm lãng phí cả một quý.
Hiệu chỉnh thời tiết cho các tháng theo mùa. Một mùa đông ôn hòa sẽ làm đẹp các con số của bạn và một mùa đông khắc nghiệt sẽ làm chúng tệ đi. Dữ liệu ngày-độ là mức điều chỉnh tiêu chuẩn, và chính những bình luận của EIA về khí hậu và tỷ lệ theo khu vực là lý do tại sao điều này lại quan trọng.
So sánh với khu vực của bạn, chứ không phải cả nước. Hãy xem khoảng cách 9 điểm phần trăm về điện năng ở trên.
Luôn hiển thị các khoản phí cố định trong mọi góc nhìn. Công tác tối ưu hóa hiệu quả chỉ tác động đến phần biến đổi, vì vậy một bảng phân tích ẩn đi phí duy trì sẽ phóng đại mức tiết kiệm mà bất kỳ dự án nào có thể mang lại.
Nêu rõ năm khảo sát trên trang. Các tỷ lệ của EIA ở trên đến từ cuộc khảo sát năm 2018, được công bố trên một trang cập nhật lần cuối vào tháng 6 năm 2023. Đó là dữ liệu gần đây nhất có sẵn từ nguồn này. Người đọc khi so sánh hóa đơn hiện tại với số liệu đó cần được thông báo rõ ràng, thay vì để họ tự giả định rằng cơ sở tham chiếu là của năm nay.
Đọc kết quả bên cạnh ngân sách. Bảng phân tích giải thích sự chênh lệch mà góc nhìn tài chính chỉ ghi nhận đơn thuần. Hướng dẫn của chúng tôi về báo cáo ngân sách so với thực tế đề cập đến sự kết hợp đó. Bài viết hướng dẫn của chúng tôi về báo cáo tốc độ chi tiêu đề cập đến góc nhìn về phía tiền mặt của cùng một khoản chi tiêu.
Biến nó thành một chế độ xem thường trực nếu nó lặp lại. Đối với việc cập nhật hàng tháng, hướng dẫn của chúng tôi về cách xây dựng bảng điều khiển KPI từ bảng tính sẽ đề cập đến định dạng này. Trang tạo biểu đồ từ Excel sẽ hướng dẫn cách thực hiện biểu đồ.
Kết luận
Mười hai hóa đơn chứa đựng nhiều điều hơn là một con số tổng. Chúng chứa đựng sự phân chia giữa cố định và biến đổi, phụ tải cơ sở, sự biến động theo mùa và đủ cấu trúc để cho biết tiền thực sự đi về đâu.
Hãy trích xuất bảng dữ liệu có cấu trúc trước, kiểm tra các thay đổi về đơn giá, sau đó tiến hành phân tách. Đối chiếu kết quả với các số liệu khu vực của EIA thay vì số liệu quốc gia. Chỉ trong vòng một giờ, bạn sẽ biết liệu tòa nhà của mình có điểm bất thường hay chỉ đơn giản là bình thường.
Bạn đang có sẵn một năm hóa đơn trong thư mục? Hãy thử Powerdrill Bloom và biến chúng thành một bảng duy nhất.
Câu hỏi thường gặp
Bảng phân tích chi phí năng lượng là gì?
Đó là việc chia nhỏ chi tiêu tiện ích của bạn thành các mục đích sử dụng cuối cùng và các loại phí, thay vì chỉ có một con số tổng hóa đơn duy nhất. Một phiên bản hữu ích sẽ tách biệt phí cố định khỏi phí tiêu thụ và phụ tải cơ sở khỏi mức sử dụng theo mùa.
Bao nhiêu phần trăm năng lượng của một tòa nhà thương mại được dùng cho việc sưởi ấm?
Khảo sát năm 2018 của EIA cho thấy sưởi ấm không gian chiếm khoảng 32% lượng năng lượng sử dụng trong các tòa nhà thương mại ở Hoa Kỳ, khiến nó trở thành mục đích sử dụng cuối cùng đơn lẻ lớn nhất. Tiếp theo là thông gió và chiếu sáng với tỷ lệ khoảng 10% cho mỗi loại.
Tôi có thể thực hiện việc này mà không cần dữ liệu đồng hồ đo theo khoảng thời gian không?
Có. Mười hai tháng hóa đơn là đủ để tách biệt phụ tải cơ sở khỏi mức sử dụng theo mùa, bởi vì các tháng chuyển mùa sẽ xấp xỉ phần ổn định trong mức sử dụng của bạn.
Tại sao nên so sánh với số liệu của EIA thay vì năm ngoái?
Năm ngoái cho bạn biết xu hướng; một tiêu chuẩn so sánh cho bạn biết liệu mức độ đó có hợp lý hay không. Hãy sử dụng các số liệu theo khu vực, vì tỷ lệ sử dụng điện ở miền Nam là 69% so với 60% trên toàn quốc.
Điều gì gây ra sự gia tăng đột ngột mà không phải do sử dụng thêm?
Thường gặp nhất là sự thay đổi biểu giá hoặc đơn giá, hoặc sự thay đổi trong các khoản phí cố định. Hãy kiểm tra đơn giá trên mỗi đơn vị trước khi coi bất kỳ sự gia tăng nào là vấn đề về mức tiêu thụ.