Cách xây dựng phân tích thắng-thua bằng AI: Từng bước một

Phân tích thắng-thua so sánh các thương vụ bạn đã chốt thành công với các thương vụ bạn đã thất bại, sau đó giải thích sự khác biệt. Hãy xây dựng báo cáo này từ tệp xuất dữ liệu các thương vụ đã đóng. Đếm số trận thắng và thua theo từng phân khúc, chia để tính tỷ lệ thắng, sau đó nhóm các lý do thất bại thành một danh sách ngắn. Việc đếm chỉ mất vài phút. Nhưng việc nhóm lý do lại là nơi mà mọi phân tích thắng-thua thường gặp bế tắc.

Hướng dẫn này trước tiên sẽ đi theo lộ trình sử dụng bảng tính, chỉ ra chính xác nơi nó bị đình trệ, sau đó xây dựng lại cùng một phân tích đó từ tệp xuất dữ liệu chỉ trong ba bước.

Phân tích thắng-thua thực sự cho bạn biết điều gì

Ba câu hỏi, được sắp xếp theo mức độ thường xuyên chúng làm thay đổi một quyết định.

Chúng ta thắng thường xuyên như thế nào? Tỷ lệ thắng là số thương vụ thành công chia cho tổng số thương vụ đã đóng trong một khoảng thời gian. Bản thân nó chỉ là một bảng điểm, chứ không phải là một thông tin chuyên sâu.

Chúng ta thắng ở đâu? Cùng một tỷ lệ đó khi được chia theo phân khúc, sản phẩm hoặc quy mô thương vụ thường biến động nhiều hơn so với con số tổng thể. Một công ty có tỷ lệ tổng thể là 35% có thể đạt 41% ở phân khúc tầm trung và 22% ở phân khúc doanh nghiệp lớn, và hai con số đó chỉ ra hai vấn đề hoàn toàn khác nhau.

Tại sao chúng ta thua? Đây là phần mà ai cũng muốn biết nhưng hầu như không ai có được một cách rõ ràng. Câu trả lời nằm trong một trường văn bản tự do mà năm nhân viên kinh doanh đã điền theo năm cách khác nhau.

Một phân tích thắng-thua chỉ trả lời câu hỏi đầu tiên chỉ là một báo cáo. Một phân tích trả lời được cả ba câu hỏi là một tài liệu ra quyết định, và nó hoàn toàn xứng đáng với một giờ làm việc tăng thêm.

Những gì bạn cần trước khi bắt đầu

• Một tệp xuất dữ liệu các thương vụ đã đóng bao gồm ít nhất hai quý, mỗi hàng đại diện cho một cơ hội.
• Tối thiểu bốn cột: ngày đóng, kết quả, phân khúc hoặc sản phẩm, và giá trị.
• Một cột lý do thất bại, ngay cả khi nó lộn xộn. Đây là cột quyết định xem phân tích có hữu ích hay không.
• Một định nghĩa thống nhất về khoảng thời gian. Ngày đóng hoặc ngày tạo, được chọn một lần và ghi lại rõ ràng.

Hướng dẫn về PivotTable của Microsoft đặt ra yêu cầu định dạng rất rõ ràng: "Dữ liệu của bạn nên được sắp xếp theo các cột với một hàng tiêu đề duy nhất." Các tệp xuất từ CRM thường có hai hàng tiêu đề hoặc một thanh tiêu đề được gộp ô, vì vậy hãy khắc phục điều đó trước khi làm bất kỳ việc gì khác.

Một điều nữa cần thống nhất trước khi bắt đầu xây dựng lần đầu tiên: ai là người sở hữu trường lý do. Ở hầu hết các đội ngũ, nhân viên kinh doanh sẽ đóng thương vụ và chọn nhãn. Các nhân viên kinh doanh đang tối ưu hóa để chốt thương vụ tiếp theo chứ không phải để phân loại dữ liệu sạch sẽ. Đó không phải là một khuyết điểm cá nhân. Điều đó chỉ có nghĩa là bộ nhãn phải đủ ngắn để lựa chọn đúng hiển thị rõ ràng trong vòng ba giây. Một người nên sở hữu danh sách đó mỗi quý.

Cách thực hiện phân tích thắng-thua trong bảng tính

Tùy chọn 1: đếm số trận thắng và thua bằng hàm COUNTIFS

Hàm COUNTIFS "áp dụng các tiêu chí cho các ô trên nhiều phạm vi và đếm số lần tất cả các tiêu chí được đáp ứng." Đó là toàn bộ phép tính tỷ lệ thắng. Đếm các hàng có kết quả là Won và phân khúc là Mid-Market, đếm tất cả các hàng đã đóng cho phân khúc đó, sau đó chia chúng cho nhau.

Hai chi tiết được tài liệu hóa sẽ giúp tiết kiệm thời gian sau này. Microsoft lưu ý rằng "mỗi phạm vi bổ sung phải có cùng số hàng và cột như đối số criteria_range1." Do đó, các vùng chọn không đồng đều sẽ làm hỏng công thức một cách âm thầm. Và tối đa 127 cặp phạm vi và tiêu chí được cho phép, nhiều hơn mức mà bất kỳ phân tích nào cần đến.

Một cái bẫy nằm ngay trong cùng trang đó. Nếu một đối số tiêu chí trỏ vào một ô trống, COUNTIFS "sẽ coi ô trống đó là giá trị 0." Do đó, một phân khúc trống sẽ được tính là có gì đó thay vì không có gì, đó là lý do tại sao một phân khúc không ai bán hàng cho lại xuất hiện các thương vụ trong đó.

Tùy chọn 2: tóm tắt bằng PivotTable

Kéo thả outcome vào Rows và amount vào Values, và bạn sẽ có phễu cơ hội thắng và thua theo từng phân khúc. Để hiển thị tỷ lệ thắng dưới dạng tỷ lệ phần trăm thay vì số lượng đếm, hãy mở Value Field Settings và sử dụng tab Show Values As, nơi có tùy chọn % of Grand Total.

Bạn cũng có thể hiển thị một giá trị dưới dạng cả phép tính và tỷ lệ phần trăm. Hướng dẫn của Microsoft là "kéo mục đó vào phần Values hai lần", sau đó thiết lập Summarize Values By và Show Values As cho từng mục. Điều đó giúp bạn có được số lượng thương vụ và tỷ lệ phần trăm trên tổng số nằm cạnh nhau mà không cần tạo bảng pivot thứ hai.

Tùy chọn 3: thêm các lý do thất bại

Bây giờ, hãy kéo cột lý do thất bại vào PivotTable và xem điều gì xảy ra. Microsoft ghi lại hành vi này một cách chính xác: "Theo mặc định, các trường PivotTable được đặt trong vùng Values sẽ được hiển thị dưới dạng SUM. Nếu Excel hiểu dữ liệu của bạn là văn bản, dữ liệu sẽ được hiển thị dưới dạng COUNT."

Điều đó là chính xác và đúng như mong đợi. Một cột lý do là văn bản, vì vậy nó sẽ đếm. Vấn đề nằm ở chỗ nó đếm cái gì.

Nơi lộ trình sử dụng bảng tính bị chậm lại

Cột lý do của bạn có thể chứa Price, price, Too expensive, Budget, No budget this year, và Lost on cost. Đó thực chất là một lý do được viết theo sáu cách khác nhau. Việc đếm các chuỗi ký tự riêng biệt sẽ cho bạn biết rằng có sáu điều đã xảy ra, trong khi thực tế chỉ có một điều xảy ra sáu lần.

Vì vậy, ai đó phải ngồi lại với danh sách và quyết định xem những nhãn nào có cùng ý nghĩa. Sự đánh giá đó mới chính là phân tích thực sự, và nó được thực hiện thủ công, đồng thời phải làm lại mỗi quý khi các nhân viên kinh doanh nghĩ ra những cách diễn đạt mới.

Ba trở ngại nhỏ hơn sẽ làm trầm trọng thêm vấn đề này.

Lý do thực sự thường nằm trong phần ghi chú. Danh sách chọn sẵn chỉ chứa một cái nhún vai hời hợt còn trường văn bản tự do mới chứa đựng câu chuyện thực tế, và không ai có thể tổng hợp văn bản tự do bằng tay.

Các phân khúc nhỏ bị đọc nhầm thành xu hướng. Bốn thương vụ trong một phân khúc chỉ là một câu chuyện nhỏ lẻ, nhưng một tỷ lệ phần trăm đặt cạnh nó lại trông giống như một phát hiện quan trọng.

Bảng pivot bị cũ. Tài liệu hướng dẫn về PivotTable cũng rất quan trọng ở đây. Khi các hàng mới xuất hiện, "bất kỳ PivotTable nào được xây dựng trên nguồn dữ liệu đó đều cần phải được làm mới." Chỉ cần một lần quên làm mới, phân tích của quý trước sẽ bị trình bày nhầm thành của quý này.

Cách tạo phân tích thắng-thua bằng AI

Bước 1: Tải lên tệp xuất dữ liệu các thương vụ đã đóng

Mở Powerdrill Bloom và tải lên tệp xuất dữ liệu. Excel, CSV, PDF, và các tài liệu khác đều được liệt kê là các định dạng tải lên được hỗ trợ trong gói miễn phí, vì vậy tệp tải xuống thô từ CRM có thể hoạt động trực tiếp mà không cần dọn dẹp trước.

Đừng xóa cột lý do lộn xộn, và cũng đừng xóa trường ghi chú. Đó là hai cột có giá trị nhất trong tệp, và chúng thường là hai cột mà mọi người hay loại bỏ trước khi bắt đầu.

Bước 2: Yêu cầu đếm số lượng và nhóm lý do trong cùng một câu lệnh

Mô tả phân tích bằng ngôn ngữ tự nhiên. Yêu cầu tính tỷ lệ thắng theo phân khúc trong hai quý vừa qua, cộng với quy mô thương vụ trung bình cho các thương vụ thắng và thua. Sau đó, yêu cầu nhóm các lý do thất bại thành một danh sách ngắn, đi kèm với các nhãn thô được gộp vào từng nhóm.

Hãy yêu cầu hiển thị sơ đồ ánh xạ, chứ không chỉ các con số tổng. Việc nhìn thấy Lost on cost và No budget this year được gộp lại với nhau cho phép bạn chấp nhận hoặc từ chối quyết định đó. Đó là một quyết định mang tính đánh giá cá nhân chứ không phải là một phép tính, và đó là phần bạn muốn tự mình xem xét thay vì giao phó hoàn toàn.

Hãy thêm một mức giới hạn tối thiểu khi bạn thực hiện việc này. Yêu cầu hiển thị các phân khúc dưới số lượng thương vụ tối thiểu cùng với số lượng của chúng, hoặc ẩn hoàn toàn. Điều đó giúp ngăn phân khúc chỉ có bốn thương vụ bị đọc nhầm thành một xu hướng.

Mỗi số liệu trả về đều đi kèm với các hàng dữ liệu phía sau nó. Bạn có thể mở một số lượng đáng ngờ và đọc các thương vụ đã tạo ra con số đó trước khi đưa nó vào slide trình bày.

Bước 3: Biến nó thành tài liệu mà mọi người thực sự muốn đọc

Hãy yêu cầu bố cục trực tiếp. Tỷ lệ thắng chính, xu hướng so với kỳ trước, tỷ lệ thắng theo phân khúc, các lý do thất bại được nhóm lại, và một dòng về biến động lớn nhất.

Lưu câu lệnh lại. Quý tới, bạn chỉ cần tải lên tệp xuất dữ liệu mới và chạy lại cùng những từ ngữ đó, đây chính là điều biến một phân tích một lần thành một quy trình có thể lặp lại. Nếu kết quả đầu ra cần trở thành một tài liệu xuất bản định kỳ, trang AI report generator sẽ hỗ trợ lộ trình đó. Trang make graphs from Excel sẽ hỗ trợ về mặt biểu đồ.

Những gì thuộc về một phân tích thắng-thua

Khối nội dung	Câu hỏi được giải đáp	Sai lầm phổ biến
Tỷ lệ thắng chính	Chúng ta có chuyển đổi tốt hơn kỳ trước không?	Gộp cả các thương vụ đang mở vào mẫu số
Tỷ lệ thắng theo phân khúc	Thế mạnh đang tập trung ở đâu?	Báo cáo các phân khúc chỉ có ba thương vụ như thể chúng đang ổn định
Quy mô thương vụ trung bình, thắng so với thua	Chúng ta đang mất các thương vụ lớn hay nhỏ?	Sử dụng số trung vị ở hàng này và số trung bình ở hàng khác
Các lý do thất bại được nhóm lại	Điều gì liên tục đánh bại chúng ta?	Đếm các nhãn thô thay vì các nhãn đã được nhóm lại
Độ dài chu kỳ bán hàng	Các thất bại diễn ra chậm hay nhanh?	Đo lường từ ngày tạo ở hàng này, ngày đóng ở hàng khác
Thất bại trước đối thủ cạnh tranh	Chúng ta thực sự đang thua ai?	Để trống trường đối thủ cạnh tranh ở một nửa số hàng
Một điểm nhấn về biến động	Điều gì đã thay đổi kể từ quý trước?	Liệt kê mọi thay đổi thay vì chỉ tập trung vào thay đổi quan trọng nhất

Hãy giữ tài liệu hoàn chỉnh trong giới hạn một trang duy nhất. Một phân tích thắng-thua dài tới chín slide sẽ chỉ được đọc đúng một lần.

Có một cột bị thiếu trong hầu hết các phiên bản của bảng này, và đó là cột dễ thêm vào nhất: ngày xuất dữ liệu. Hai người khi so sánh tệp của quý trước với quý này cuối cùng sẽ tranh cãi về việc thương vụ nào đang mở vào thời điểm đó. Một dòng duy nhất nêu rõ thời điểm trích xuất dữ liệu sẽ kết thúc cuộc tranh luận đó trước khi nó bắt đầu.

Một ví dụ thực tế

Giả sử một quý kết thúc với 180 thương vụ: 63 thắng, 117 thua. Tỷ lệ thắng tổng thể là 35%. Khi chia theo phân khúc, phân khúc doanh nghiệp lớn ở mức 22% trên 27 thương vụ trong khi phân khúc tầm trung ở mức 41% trên 96 thương vụ.

Các lý do được nhóm lại quan trọng hơn bất kỳ con số nào ở trên. Giả sử 44 trong số 117 thất bại được gộp vào lý do giá cả và 31 thất bại được gộp vào lý do thiếu tích hợp. Đó là hai cuộc thảo luận khác nhau với hai đội ngũ khác nhau. Danh sách thô, nếu không được nhóm lại, sẽ hiển thị mười một lý do và không thúc đẩy được hành động nào cả.

Bây giờ hãy thêm hàng quy mô thương vụ. Giả sử 44 thất bại do giá cả có giá trị trung bình là $12k và 31 thất bại do thiếu tích hợp có giá trị trung bình là $58k. Vấn đề tích hợp khi đó có giá trị doanh thu lớn gấp đôi, mặc dù có ít thương vụ hơn. Sự đảo ngược đó là điều phổ biến nhất mà một phân tích chỉ dựa trên số lượng đếm thường che giấu.

Ai đọc báo cáo này, và tần suất như thế nào

Ba nhóm đối tượng sử dụng tài liệu này theo những cách khác nhau, và bố cục nên tôn trọng điều đó.

Ban lãnh đạo kinh doanh đọc tỷ lệ chính và điểm nhấn biến động, và dừng lại ở đó trừ khi có biến động lớn. Bộ phận sản phẩm và marketing đọc các lý do được nhóm lại, bởi vì đó là nơi lộ trình phát triển sản phẩm và các lập luận truyền thông bắt đầu. Bộ phận tài chính đọc quy mô thương vụ, bởi vì tỷ lệ thắng tăng lên trên các thương vụ đang nhỏ dần đi không phải là một chiến thắng thực sự như vẻ ngoài của nó.

Hãy xây dựng cho nhóm đối tượng đầu tiên và chú thích cho hai nhóm đối tượng còn lại. Một trang, ba lớp thông tin dễ đọc.

Cách để có được một danh sách lý do hữu dụng

Mọi thứ ở trên đều phụ thuộc vào một trường lý do thất bại mà ai đó có thể nhóm lại được. Ba thói quen sau đây sẽ giải quyết hầu hết sự lộn xộn ngay từ nguồn.

Giới hạn danh sách chọn sẵn ở mức tối đa bảy tùy chọn. Một danh sách dài hơn chắc chắn sẽ dẫn đến việc lựa chọn không nhất quán, bởi vì không ai muốn cuộn một menu thả xuống khi vừa mới thất bại một thương vụ.

Tách biệt lý do với câu chuyện thực tế. Một danh sách chọn bắt buộc cho danh mục, một hộp văn bản tự do tùy chọn cho chi tiết. Gộp chúng lại và bạn sẽ không có được cả hai.

Hãy tạo một tùy chọn trung thực. Bao gồm một lựa chọn rõ ràng là Unknown hoặc No decision. Nếu không có nó, mọi thất bại mơ hồ đều sẽ bị xếp vào lý do giá cả, và giá cả sẽ trở thành câu trả lời cho mọi thứ.

Xem xét sơ đồ ánh xạ, chứ không phải trường dữ liệu. Bạn sẽ không bao giờ có được dữ liệu sạch ngay từ khâu nhập liệu. Những gì bạn có thể đạt được là một sơ đồ ánh xạ ổn định từ các nhãn lộn xộn sang bảy nhóm, được một người xem xét lại mỗi quý một lần.

Các sai lầm phổ biến

Tính cả các thương vụ đang mở vào mẫu số. Tỷ lệ thắng là số thương vụ thắng chia cho số thương vụ đã đóng. Việc đưa các cơ hội vẫn đang mở vào sẽ luôn làm đẹp con số một cách giả tạo.

Để danh sách lý do tăng lên vô hạn. Nếu quý này có mười một lý do và quý trước có sáu lý do, bạn đang chứng kiến sự trôi dạt về mặt từ vựng chứ không phải sự thay đổi của thị trường. Hãy sửa lại cách nhóm, sau đó mới so sánh.

Đọc các phân khúc nhỏ thành xu hướng. Hãy hiển thị số lượng đếm bên cạnh mỗi tỷ lệ để người đọc có thể tự mình đánh giá một cách chính xác.

Trình bày một bảng pivot cũ. Các hàng mới trong nguồn dữ liệu không tự động cập nhật vào PivotTable, và một bố cục trông có vẻ mới nhưng mang số liệu cũ còn tệ hơn là không có phân tích nào.

Ẩn sơ đồ ánh xạ. Bất kỳ ai đọc báo cáo này cuối cùng cũng sẽ hỏi những gì được tính là "giá cả". Hãy công bố cách nhóm cùng với biểu đồ và cuộc trò chuyện đó sẽ chỉ mất mười giây.

Chỉ thực hiện phân tích sau một quý tồi tệ. Một phân tích thắng-thua mà bạn xây dựng khi các con số sụt giảm sẽ không có cơ sở đối chiếu để so sánh. Việc chạy phân tích hàng quý, ngay cả trong những quý tốt, mới là điều giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân của một quý tồi tệ.

Báo cáo tỷ lệ mà không có khối lượng. Một phân tích phân khúc chuyển từ 20% lên 40% chỉ dựa trên năm thương vụ không hề nhân đôi bất cứ thứ gì. Hãy in số lượng đếm bên cạnh mỗi tỷ lệ phần trăm và người đọc sẽ tự mình đánh giá.

Kết luận

Phép toán trong phân tích thắng-thua thực sự rất đơn giản: dùng hàm COUNTIFS để đếm, dùng PivotTable để tóm tắt, dùng % of Grand Total để tính tỷ lệ phần trăm. Công việc chiếm cả buổi chiều của bạn là quyết định xem các lý do thất bại thực sự đang nói lên điều gì.

Hãy giao phần việc đó cho một công cụ có thể nhóm các nhãn, hiển thị cho bạn sơ đồ ánh xạ và trỏ ngược lại các thương vụ đằng sau mỗi con số. Hãy dùng thử Powerdrill Bloom trên tệp xuất dữ liệu các thương vụ đã đóng của quý trước và xem danh sách lý do của bạn được thu gọn lại nhiều như thế nào.

Để có cái nhìn về phễu cơ hội ở giai đoạn trước đó, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách chuyển đổi tệp xuất từ CRM thành báo cáo pipeline. Bài tổng hợp về các công cụ AI để phân tích pipeline bán hàng sẽ hỗ trợ bạn về mặt công cụ.

Câu hỏi thường gặp

Phân tích thắng-thua là gì?

Đó là một sự so sánh có cấu trúc giữa các thương vụ bạn đã thắng với các thương vụ bạn đã thua trong cùng một khoảng thời gian. Nó bao gồm tỷ lệ thắng, sự khác biệt của tỷ lệ đó theo từng phân khúc, và các lý do thất bại được nhóm lại.

Làm thế cách nào để tính tỷ lệ thắng?

Chia số lượng thương vụ thắng cho tổng số thương vụ đã đóng trong cùng một khoảng thời gian. Hàm COUNTIFS xử lý cả hai lượt đếm này, vì nó đếm các hàng đáp ứng mọi tiêu chí trên các phạm vi khớp nhau.

Tại sao trường lý do thất bại của tôi lại hiển thị số lượng đếm thay vì tổng số?

Bởi vì nó là văn bản. Microsoft ghi nhận rằng các trường PivotTable trong vùng Values theo mặc định sẽ hiển thị dưới dạng SUM. Chúng sẽ hiển thị dưới dạng COUNT khi Excel hiểu dữ liệu đó là văn bản.

Một phân tích thắng-thua nên có bao nhiêu lý do thất bại?

Đủ ít để có thể so sánh giữa các quý, trên thực tế có nghĩa là khoảng năm đến bảy nhóm. Hãy giữ các nhãn thô bên dưới để bất kỳ ai cũng có thể kiểm tra những gì được gộp vào từng nhóm.

Bạn nên thực hiện phân tích thắng-thua với tần suất như thế nào?

Hàng quý là phù hợp nhất với hầu hết các đội ngũ, bởi vì một tháng hiếm khi có đủ số lượng thương vụ đã đóng trên mỗi phân khúc để đạt được sự ổn định. Dù tần suất thế nào, hãy tạo lại nó từ một tệp xuất dữ liệu mới thay vì chỉnh sửa tệp của kỳ trước.