Cách lập Báo cáo Dòng tiền: Hướng dẫn Toàn diện
Báo cáo dòng tiền trả lời một câu hỏi duy nhất: bao nhiêu tiền đã vào, bao nhiêu tiền đã ra và còn lại bao nhiêu. Để lập báo cáo này, hãy xuất các giao dịch ngân hàng và thanh toán của bạn trong một khoảng thời gian cố định. Sau đó, phân loại từng dòng thành hoạt động kinh doanh, đầu tư hoặc tài chính, tính ròng theo tháng và đối chiếu số dư cuối kỳ với sao kê ngân hàng của bạn.
Phần khó nhất không phải là các phép tính toán học. Đó là việc quyết định ngày nào được tính là ngày ghi nhận, và quyết định đó sẽ thay đổi mọi con số trong báo cáo.
Hướng dẫn này sẽ đề cập đến những nội dung cần có trong một báo cáo dòng tiền và hai lựa chọn bạn cần đưa ra trước khi bắt đầu. Sau đó, hướng dẫn sẽ chỉ cho bạn cách xây dựng báo cáo từ dữ liệu xuất ra.
Báo cáo dòng tiền là gì, và không phải là gì
Báo cáo quản trị mà bạn có thể cần không phải là báo cáo tài chính trong hồ sơ công bố thông tin của một công ty đại chúng.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo luật định được lập từ các tài khoản của bạn theo một khuôn mẫu kế toán và đối chiếu với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của bạn. Đó là công việc của kế toán viên, không phải là nhiệm vụ trên bảng tính.
Những gì một đội ngũ thường cần mỗi tháng thì hẹp hơn và hữu ích hơn. Nó trả lời cho câu hỏi liệu tiền thực tế đã về chưa, nó đã đi đâu và còn lại bao nhiêu thời gian hoạt động (runway).
| Thành phần | Lý do xuất hiện |
|---|---|
| Số dư tiền đầu kỳ | Báo cáo sẽ vô giá trị nếu nó không khớp với số dư thực tế |
| Tiền vào, theo nguồn | Khoản thu từ khách hàng, các khoản hoàn tiền đã được cấn trừ, các khoản tài chính được tách riêng |
| Tiền ra, theo danh mục | Lương nhân viên, nhà cung cấp, thuế, thanh toán nợ |
| Biến động ròng trong kỳ | Con số duy nhất mà mọi người quan tâm |
| Số dư tiền cuối kỳ | Phải khớp chính xác đến từng đồng xu với sao kê ngân hàng |
| Cơ sở ngày được xác định rõ | Ngày nào mà mỗi dòng giao dịch được tính vào |
| Phạm vi được xác định rõ | Những tài khoản và thực thể nào được bao gồm |
Cặp yếu tố cuối cùng đó chính là thứ phân biệt một báo cáo thực sự với một đống số liệu hỗn độn. Hai người có thể cùng xuất một tệp dữ liệu nhưng lại cho ra kết quả chênh lệch hàng ngàn đô-la mà không ai trong số họ mắc lỗi.
Bài viết này đề cập đến việc báo cáo về lượng tiền đã thực sự dịch chuyển. Nếu bạn cần các dự báo, bài tổng hợp của chúng tôi về các công cụ dự báo dòng tiền sẽ đáp ứng danh mục đó, và khía cạnh công cụ hỗ trợ sẽ có sự khác biệt.
Quyết định thứ nhất: cơ sở tiền mặt hay cơ sở dồn tích
Hãy xác định rõ điều này trước khi bạn xây dựng bất kỳ thứ gì, bởi vì hai cơ sở này trả lời cho các câu hỏi khác nhau.
Sở Thuế vụ Mỹ (IRS) định nghĩa rõ ràng cả hai cơ sở này trong Ấn phẩm 538. Theo phương pháp tiền mặt, "nhìn chung bạn báo cáo thu nhập trong năm tính thuế mà bạn nhận được khoản thu nhập đó." Các khoản chi phí được khấu trừ "trong năm tính thuế mà bạn thanh toán các chi phí đó."
Phương pháp dồn tích làm thay đổi thời điểm ghi nhận. Theo đó, "nhìn chung bạn báo cáo thu nhập trong năm tính thuế mà bạn kiếm được, bất kể khi nào nhận được thanh toán," và các khoản chi phí được khấu trừ khi chúng phát sinh.
Đối với báo cáo dòng tiền, cơ sở tiền mặt là sự lựa chọn phù hợp tự nhiên. Bạn đang mô tả dòng tiền đã dịch chuyển, vì vậy một hóa đơn đã xuất nhưng chưa thanh toán sẽ không thuộc về tổng số này.
Cái bẫy ở đây là việc trộn lẫn hai cơ sở này mà không hề hay biết. Việc lấy các khoản thu từ ngân hàng và các khoản chi từ sổ cái dồn tích của hệ thống kế toán sẽ tạo ra một con số không phản ánh được điều gì.
Lưu ý rằng đây là một lựa chọn phục vụ cho việc báo cáo, không phải lời khuyên về thuế. Doanh nghiệp của bạn sử dụng phương pháp nào để khai thuế là câu hỏi dành cho kế toán viên của bạn.
Quyết định thứ hai: chọn ngày nào để tính
Đây là nơi mà hầu hết các báo cáo dòng tiền âm thầm đi sai hướng, và các cổng thanh toán là ví dụ rõ ràng nhất cho lý do tại sao.
Tài liệu hướng dẫn thanh toán (payouts documentation) của Stripe phân tách hai sự kiện này. Tài liệu nêu rõ rằng "thời gian tiền khả dụng phụ thuộc vào thời gian quyết toán của bạn." Ngân hàng "có thể mất thêm thời gian để ghi có số tiền đó sau khi nhận được."
Khoảng thời gian chênh lệch có thể rất lớn ở giai đoạn đầu. Stripe "thường lên lịch cho khoản thanh toán đầu tiên của bạn hoàn tất trong vòng 7–14 ngày" sau khoản thanh toán thực tế đầu tiên. Tài liệu cũng lưu ý rằng việc này "có thể mất nhiều thời gian hơn tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh, quốc gia hoạt động và mức độ rủi ro của bạn."
Vì vậy, một giao dịch bán hàng sẽ tạo ra ít nhất ba ngày ứng viên. Khách hàng thanh toán vào một ngày, cổng thanh toán quyết toán vào một ngày khác, và ngân hàng ghi có vào tài khoản vào ngày thứ ba.
Một báo cáo dòng tiền được xây dựng dựa trên ngày tính phí (charge date) sẽ hiển thị lượng tiền mặt mà bạn chưa thực sự có. Một báo cáo được xây dựng dựa trên ngày ngân hàng ghi có sẽ khớp với số dư của bạn nhưng sẽ trễ hơn so với doanh số bán hàng.
Hãy chọn ngày ngân hàng ghi có khi báo cáo cần phải khớp với số dư. Hãy chọn nó một lần, ghi rõ vào báo cáo và áp dụng cho mọi dòng giao dịch.
Lựa chọn tương tự cũng xuất hiện trong các khoản phải trả. Một tấm séc được viết vào ngày 30 và được thanh toán vào ngày 3 sẽ thuộc về các tháng khác nhau tùy theo các quy tắc khác nhau.
Những gì thuộc về mỗi nhóm trong ba nhóm phân loại
Việc phân loại thực ra đơn giản hơn bạn nghĩ một khi bạn chấp nhận rằng luôn tồn tại những dòng giao dịch mơ hồ.
Hoạt động kinh doanh. Tiền thu từ khách hàng, các khoản thanh toán cho nhà cung cấp và nhân viên, thuế đã nộp, và tiền lãi nếu chính sách của bạn xếp nó vào đây. Đây là nhóm cho bạn biết liệu doanh nghiệp có tự trang trải được chi phí hay không.
Đầu tư. Việc mua và bán các tài sản dài hạn, và sự dịch chuyển của dòng tiền vào hoặc ra khỏi các khoản đầu tư. Thiết bị, phương tiện giao thông và phần mềm được vốn hóa sẽ nằm ở đây.
Tài chính. Các khoản giải ngân và hoàn trả khoản vay, vốn cổ phần huy động được, cổ tức và các khoản phân phối đã trả. Tiền đến từ hoặc trả lại cho các nhà tài trợ vốn thay vì từ hoạt động kinh doanh.
Có hai danh mục gây ra nhiều tranh cãi nhất. Lãi vay và các khoản rút vốn của chủ sở hữu đều có lý do hợp lý để nằm ở nhiều hơn một nhóm. Hãy ghi rõ lựa chọn của bạn vào tab định nghĩa thay vì phải quyết định lại mỗi tháng.
Các khoản chuyển khoản nội bộ không thuộc về bất kỳ nhóm nào trong số này. Việc chuyển tiền giữa các tài khoản của chính bạn sẽ có tổng ròng bằng không, và việc tính cả hai chiều sẽ làm thổi phồng cả dòng tiền vào và dòng tiền ra cùng một lúc.
Cách thực hiện thủ công
Tùy chọn 1: Mỗi nguồn một tab, sau đó tổng hợp lại
Xuất dữ liệu của từng tài khoản ngân hàng, thẻ và cổng thanh toán riêng biệt, và giữ chúng trên các tab riêng trước khi kết hợp lại.
Thêm một cột phân loại và một cột ngày chuẩn hóa vào mỗi tab. Sau đó, sử dụng hàm SUMIFS đối chiếu với chuỗi ngày cuối tháng được tạo bằng hàm EOMONTH để gộp tất cả vào một bảng lưới duy nhất.
Microsoft mô tả hàm EOMONTH là trả về "số sê-ri đại diện cho ngày cuối cùng của tháng." Điều đó giúp ranh giới tháng của bạn được xác định rõ ràng thay vì chỉ được ngầm hiểu qua định dạng ô.
Giới hạn lớn nhất là việc đối chiếu. Không có bước nào ở đây tự động kiểm tra xem số dư cuối kỳ kết hợp của bạn có khớp với ngân hàng hay không, vì vậy bạn phải tự làm việc đó mỗi tháng.
Tùy chọn 2: Phân loại bằng bảng tra cứu, không làm thủ công
Xây dựng một bảng ánh xạ gồm hai cột từ mô tả giao dịch sang danh mục, sau đó tra cứu từng dòng thay vì gắn thẻ thủ công cho từng hàng.
Điều này giúp việc phân loại có thể kiểm chứng được. Khi ai đó hỏi tại sao các khoản gia hạn phần mềm lại nằm trong phần hoạt động kinh doanh, bạn chỉ cần chỉ vào bảng thay vì phải cố nhớ lại.
Hãy chuẩn bị tinh thần rằng bảng tra cứu sẽ có sai sót. Hãy để các dòng không khớp hiển thị rõ ràng trong nhóm "chưa phân loại" thay vì mặc định đưa chúng vào phần hoạt động kinh doanh, bởi vì việc mặc định một cách âm thầm chính là cách các lỗi sai tồn tại.
Hạn chế ở đây là sự thay đổi theo thời gian. Mô tả của nhà cung cấp thay đổi, các nhà cung cấp mới xuất hiện, và bảng tra cứu cần được bảo trì ngay khi nó bắt đầu bỏ sót các giao dịch.
Tùy chọn 3: Một hàng đối chiếu ở trên cùng
Đặt số dư đầu kỳ, biến động ròng, số dư cuối kỳ tính toán và số dư cuối kỳ thực tế của ngân hàng vào bốn ô liền kề, với một ô hiển thị chênh lệch bên cạnh chúng.
Nếu khoản chênh lệch đó không bằng không, thì không có nội dung nào bên dưới nó đáng đọc cả. Việc xây dựng bước kiểm tra này trước tiên sẽ giúp bạn tránh trình bày một báo cáo chưa được xác minh.
Hướng dẫn của chúng tôi về cách đối chiếu giao dịch trong bảng tính sẽ đề cập chi tiết hơn đến khía cạnh khớp số liệu này.
Hạn chế là chênh lệch bằng không chỉ chứng minh tổng số tiền là đúng, chứ không chứng minh việc phân loại là chính xác. Bạn có thể đối chiếu khớp hoàn hảo với ngân hàng nhưng bảng lương vẫn có thể đang nằm nhầm ở phần tài chính.
Giới hạn chung. Cả ba tùy chọn đều giả định rằng mọi nguồn dữ liệu đều bao gồm cùng một khoảng thời gian trên cùng một cơ sở ngày giống hệt nhau. Khoảng thời gian không khớp giữa các tab là lỗi âm thầm phổ biến nhất trong loại báo cáo này.
Nơi mà quy trình thủ công bắt đầu chậm lại
Báo cáo dòng tiền đầu tiên có thể mất một buổi chiều. Nhưng đến báo cáo thứ tư thì sẽ mất nhiều thời gian hơn, bởi vì các dữ liệu đầu vào đã thay đổi.
Một cổng thanh toán mới xuất hiện, dẫn đến việc có tệp xuất thứ tư với bố cục cột khác biệt. Một chiếc thẻ bị thay thế, khiến các chuỗi mô tả thay đổi và bảng tra cứu bắt đầu bỏ sót các hàng.
Sau đó, câu hỏi về cơ sở ngày lại quay trở lại. Ai đó hỏi tại sao con số doanh số không khớp với con số tiền mặt, và câu trả lời trung thực đòi hỏi bạn phải giải thích lại về độ trễ quyết toán.
Có một loại chi phí thứ tư chỉ xuất hiện dưới áp lực công việc. Một thành viên hội đồng quản trị hỏi điều gì đã thúc đẩy sự biến động đó, và câu trả lời yêu cầu bạn phải truy xuất lại ba tháng phân loại mà bạn thậm chí không còn nhớ mình đã thực hiện như thế nào.
Để biết về khía cạnh phân tích chênh lệch của cùng một công việc, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách xây dựng báo cáo ngân sách so với thực tế.
Cách xây dựng báo cáo với Powerdrill Bloom
Bước 1: Tải lên các tệp xuất dữ liệu ngân hàng và thanh toán của bạn
Tải lên đồng thời tệp xuất sao kê ngân hàng, tệp xuất dữ liệu thẻ và tệp xuất thanh toán của cổng thanh toán. Powerdrill Bloom sẽ phân tích các cột ngay khi nhận được, nhờ đó các khoảng thời gian không khớp, ID giao dịch trùng lặp và các khoản tiền trống sẽ được phát hiện trước khi bất kỳ tổng số nào được tạo ra.
Bước 2: Mô tả báo cáo bằng ngôn ngữ tự nhiên
Hãy nêu rõ các quy tắc thay vì tự xây dựng chúng. Hãy đặt tên cho cơ sở ngày, khoảng thời gian, ba nhóm phân loại, các tài khoản trong phạm vi và các cặp chuyển khoản nội bộ cần loại bỏ.
Sau đó, hãy đặt những câu hỏi giúp phát hiện lỗi. Hỏi xem những dòng nào không phân loại được. Hỏi xem những giao dịch nào xuất hiện ở cả hai nguồn. Hỏi xem số dư cuối kỳ tính toán có bằng số dư cuối kỳ thực tế của ngân hàng mà bạn đã cung cấp hay không.
Bước 3: Xuất biểu đồ, báo cáo hoặc slide trình bày
Xuất bảng lưới dòng tiền hàng tháng, biểu đồ biến động ròng so với số dư cuối kỳ, hoặc các slide trình bày có kèm theo cơ sở ngày bên cạnh các tổng số.
Trang công cụ AI cash flow analysis sẽ hỗ trợ cùng một công việc này từ phía khía cạnh công cụ.
Các sai lầm thường gặp
Trộn lẫn các cơ sở ngày giữa các nguồn dữ liệu. Ngày tính phí từ cổng thanh toán và ngày ghi có từ ngân hàng không thể cộng lại với nhau.
Tính cả các khoản chuyển khoản nội bộ. Cả hai chiều giao dịch đều được tính, khiến cả dòng tiền vào và dòng tiền ra gộp đều bị thổi phồng trong khi số ròng vẫn đúng.
Mặc định đưa các dòng chưa phân loại vào phần hoạt động kinh doanh. Nhóm quan trọng nhất lại âm thầm hấp thụ tất cả những gì bạn không ánh xạ được.
Bỏ qua hàng đối chiếu. Một báo cáo không khớp với số dư ngân hàng chỉ là một sự phỏng đoán được định dạng đẹp đẽ.
Chỉ trình bày duy nhất một tháng. Dòng tiền thường biến động thất thường, và một tháng duy nhất có thể dẫn đến kết luận trái ngược hoàn toàn với bức tranh toàn cảnh của ba tháng.
Cấn trừ các khoản hoàn tiền vào một dòng doanh thu duy nhất. Bạn sẽ mất khả năng nhận biết liệu dòng tiền vào giảm đi hay lượng hàng trả lại tăng lên.
Gọi nó là báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Phiên bản theo luật định được lập từ các tài khoản của bạn theo một khuôn mẫu kế toán, và sự khác biệt này rất quan trọng đối với bất kỳ ai đọc báo cáo.
Kết luận
Xác định rõ cơ sở ngày, xác định rõ phạm vi, phân loại từ một bảng tra cứu, loại bỏ các khoản chuyển khoản nội bộ và đặt bước kiểm tra đối chiếu lên trên hết. Điều đó sẽ tạo ra một báo cáo dòng tiền thực sự có giá trị hành động.
Hai quyết định ở bước đầu tiên chính là thứ giúp báo cáo của bạn có cơ sở vững chắc. Cơ sở tiền mặt hay dồn tích, và chọn ngày nào để tính, sẽ giải thích cho hầu hết mọi sự bất đồng về một con số tiền mặt.
Hãy nêu rõ cả hai điều này ngay trong chính báo cáo. Một người đọc có thể nhìn thấy cơ sở của bạn để thảo luận về lựa chọn đó, điều này tốt hơn nhiều so với việc họ âm thầm tự giả định một cơ sở khác.
Nếu việc lập lại báo cáo này mỗi tháng làm tiêu tốn của bạn cả ngày trời, hãy dùng thử Powerdrill Bloom với tệp xuất dữ liệu của riêng bạn. Xem thêm trang AI report generator.
Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa báo cáo dòng tiền và báo cáo lưu chuyển tiền tệ là gì?
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập từ các tài khoản của bạn theo một khuôn mẫu kế toán và đối chiếu với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo dòng tiền quản trị mô tả lượng tiền thực tế đã dịch chuyển trong một kỳ, được xây dựng từ các tệp xuất dữ liệu ngân hàng và thanh toán.
Báo cáo dòng tiền nên sử dụng cơ sở tiền mặt hay cơ sở dồn tích?
Cơ sở tiền mặt là phù hợp, bởi vì báo cáo mô tả lượng tiền đã dịch chuyển. IRS mô tả phương pháp tiền mặt là báo cáo thu nhập khi nhận được và khấu trừ chi phí khi thanh toán, đây cũng chính là mốc thời gian mà một báo cáo tiền mặt cần.
Tôi nên sử dụng ngày nào cho một khoản thanh toán bằng thẻ?
Hãy sử dụng ngày tiền về tài khoản ngân hàng của bạn khi báo cáo bắt buộc phải khớp với số dư. Stripe lưu ý rằng tính khả dụng của tiền phụ thuộc vào thời gian quyết toán và ngân hàng của bạn có thể mất thêm thời gian sau khi nhận được tiền.
Tôi nên xử lý các khoản chuyển khoản giữa các tài khoản của chính mình như thế nào?
Hãy loại trừ cả hai chiều giao dịch. Việc tính chúng sẽ làm thổi phồng tổng dòng tiền vào và tổng dòng tiền ra với cùng một lượng tiền, khiến số ròng vẫn đúng trong khi mọi con số gộp đều sai.
Ba phần của một báo cáo dòng tiền là gì?
Hoạt động kinh doanh bao gồm tiền thu từ khách hàng và các khoản thanh toán cho nhà cung cấp, nhân viên và thuế. Đầu tư bao gồm các tài sản dài hạn và các khoản đầu tư. Tài chính bao gồm các khoản vay, vốn cổ phần và các khoản phân phối.