Cách lập dự báo dòng tiền trong Excel: 5 bước đơn giản

Dự báo dòng tiền ước tính số tiền thu vào và chi ra của doanh nghiệp trong những tuần hoặc tháng tới. Để lập bảng dự báo trong Excel, hãy thiết lập mỗi cột cho một kỳ, nhập số dư đầu kỳ và dự báo dòng tiền vào cũng như dòng tiền ra theo từng dòng. Sau đó, tính số dư cuối kỳ của mỗi kỳ và tìm điểm thấp nhất.

Hướng dẫn này giải thích các nội dung có trong bản dự báo, cách chọn kỳ theo tuần hoặc theo tháng, và năm bước thực hiện trong Excel kèm theo công thức. Sau đó, tài liệu sẽ đi qua một ví dụ thực tế, cách đọc kết quả và những sai lầm khiến bản dự báo không còn đáng tin cậy.

Dự báo dòng tiền là gì

Trang web business.gov.au của Chính phủ Úc đưa ra một định nghĩa rõ ràng. "Dự báo dòng tiền là một ước tính về doanh số và chi phí trong tương lai của bạn." Trang này bổ sung thêm rằng bản dự báo giúp bạn "hiểu liệu mình có đủ thu nhập để trang trải các chi phí hay không."

Mục đích của việc này mang tính thực tiễn cao. Theo cùng trang web đó, bản dự báo "sẽ giúp bạn ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt tiền mặt và tránh nợ nần." Lợi nhuận và tiền mặt không phải là một. Một doanh nghiệp có thể có lãi trên sổ sách nhưng vẫn bị thiếu hụt tiền mặt nếu khách hàng thanh toán trễ hoặc một hóa đơn lớn đến hạn thanh toán trước.

Rất dễ nhầm lẫn bản dự báo với báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ghi lại những gì đã xảy ra. Bản dự báo ước tính những gì sẽ xảy ra, sử dụng cùng một cấu trúc. Trang web business.gov.au liên kết trực tiếp hai khái niệm này. Bạn có thể tạo một bản dự báo "bằng cách nhập các số liệu ước tính cho từng kỳ tương lai" vào một mẫu báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Nếu bạn cần phiên bản nhìn lại quá khứ, hướng dẫn của chúng tôi về báo cáo dòng tiền sẽ đáp ứng nhu cầu đó. Hướng dẫn này chỉ tập trung vào phiên bản hướng tới tương lai.

Những nội dung có trong bản dự báo

Trang web business.gov.au liệt kê các dòng mà một báo cáo lưu chuyển tiền tệ cần có, và bản dự báo cũng sử dụng các dòng tương tự với các số liệu ước tính.

Dòng	Ý nghĩa	Cách tính
Số dư đầu kỳ	Tiền mặt tại thời điểm bắt đầu kỳ	Kỳ đầu tiên: số dư tài khoản ngân hàng của bạn. Các kỳ sau: số dư cuối kỳ trước
Dòng tiền vào	Tiền chảy vào doanh nghiệp	Doanh thu, khoản thu từ khách nợ, khoản tài trợ, hoàn thuế
Tổng dòng tiền vào	Toàn bộ tiền mặt thu vào trong kỳ	Tổng các dòng tiền vào
Dòng tiền ra	Các khoản thanh toán doanh nghiệp thực hiện	Phí, marketing, mua sắm, tiền thuê nhà, tiện ích và các khoản tương tự
Tổng dòng tiền ra	Toàn bộ tiền mặt chi ra trong kỳ	Tổng các dòng tiền ra
Số dư tiền mặt hàng tháng	Biến động ròng trong kỳ	Tổng dòng tiền vào trừ đi tổng dòng tiền ra
Số dư cuối kỳ	Tiền mặt tại thời điểm kết thúc kỳ	Số dư đầu kỳ cộng tổng dòng tiền vào trừ đi tổng dòng tiền ra

Có hai lưu ý từ cùng trang web đó rất dễ bị bỏ qua. Nếu bạn sử dụng các chi phí ước tính, hãy "gán nhãn và giải thích chúng một cách rõ ràng." Và hãy nêu rõ số liệu của bạn đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế doanh thu, vì việc trộn lẫn cả hai sẽ làm sai lệch tổng số.

Kỳ theo tuần hay theo tháng

Kỳ hạn bạn chọn sẽ thay đổi mức độ hữu ích của bản dự báo.

Kỳ theo tháng phù hợp cho việc lập kế hoạch cho năm tới. Mẫu của business.gov.au hoạt động theo năm và tháng. Tổng số hàng tháng cũng dễ dàng so sánh với số liệu của năm ngoái. Mười hai cột hiển thị vừa vặn trên một trang tính.

Kỳ theo tuần phù hợp với các tình huống dòng tiền eo hẹp. Khi bảng lương, tiền thuê nhà và hóa đơn nhà cung cấp rơi vào các tuần khác nhau trong cùng một tháng, chế độ xem theo tháng có thể che lấp một khoảng trống thiếu hụt ngắn hạn. Chế độ xem 13 tuần cuốn chiếu, với mỗi cột cho một tuần, sẽ bao quát toàn bộ một quý ở mức độ chi tiết đó.

Một cách tiếp cận thực tế là duy trì cả hai. Sử dụng kỳ theo tuần cho quý tiếp theo, nơi mà thời điểm dòng tiền là quan trọng nhất, và kỳ theo tháng cho thời gian còn lại trong năm.

Cách lập dự báo dòng tiền trong Excel

Năm bước dưới đây giúp xây dựng bản dự báo 12 tháng trên một trang tính. Bố cục tương tự cũng áp dụng được cho các kỳ theo tuần nếu bạn thay đổi tiêu đề cột.

Bước 1: Thiết lập bố cục và số dư đầu kỳ

Đặt các danh mục dòng dọc theo cột A và các kỳ ngang qua hàng 1. Bắt đầu với các nhãn kỳ từ B1 đến M1, chẳng hạn như từ tháng 1 đến tháng 12.

Trong cột A, nhập các dòng theo thứ tự sau: Số dư đầu kỳ, tiếp theo là tiêu đề cho Dòng tiền vào với mỗi dòng cho một nguồn thu nhập. Thêm Tổng dòng tiền vào, sau đó là Dòng tiền ra với mỗi dòng cho một khoản chi phí, rồi đến Tổng dòng tiền ra. Kết thúc bằng Dòng tiền thuần và Số dư cuối kỳ.

Trong ô B2, ô số dư đầu kỳ đầu tiên, hãy nhập số dư tài khoản ngân hàng hiện tại của bạn. Tạm thời để trống các ô số dư đầu kỳ khác, vì chúng sẽ được liên kết với số dư cuối kỳ trước ở Bước 4.

Gán nhãn trang tính rõ ràng là bản dự báo và ghi chú ngày bạn lập bản dự báo đó. Một bản dự báo không có ngày tháng rất dễ bị nhầm lẫn với số liệu thực tế sau này.

Bước 2: Dự báo dòng tiền vào

Nhập một dòng cho mỗi nguồn tiền mặt, chẳng hạn như khoản thu từ khách hàng, thu nhập khác, khoản vay nhận được, khoản tài trợ và hoàn thuế.

Trang web business.gov.au gợi ý một phương pháp đơn giản. Bạn có thể dự báo dòng tiền vào "bằng cách nhìn vào các năm trước, xác định các xu hướng theo mùa và tính đến các nguồn thu nhập thường xuyên." Hãy bắt đầu với cùng kỳ tháng đó của năm ngoái, sau đó điều chỉnh cho các thay đổi đã biết.

Hãy ghi nhận tiền mặt khi bạn dự kiến nhận được, chứ không phải khi bạn gửi hóa đơn. Nếu khách hàng thường thanh toán sau 30 ngày kể từ khi xuất hóa đơn, doanh số của tháng 1 sẽ thu được vào tháng 2. Việc xác định đúng thời điểm này là yếu tố biến một kế hoạch bán hàng thành một bản dự báo dòng tiền.

Sau đó, thêm dòng Tổng dòng tiền vào. Trong cột kỳ đầu tiên, nhập =SUM(B4:B8), điều chỉnh theo các dòng thu nhập của bạn, và kéo công thức sang phải cho cả mười hai cột.

Bước 3: Dự báo dòng tiền ra

Nhập một dòng cho mỗi loại thanh toán. Các dòng phổ biến bao gồm bảng lương, tiền thuê nhà, nhà cung cấp, marketing, tiện ích, trả nợ vay và nộp thuế.

Sử dụng phương pháp tương tự như đối với thu nhập. Trang business.gov.au khuyên bạn nên nhìn vào các năm trước, xác định các xu hướng theo mùa và tính đến "các chi phí lớn của bạn." Các chi phí cố định, chẳng hạn như tiền thuê nhà, lặp lại hàng tháng. Các chi phí biến đổi, chẳng hạn như mua hàng từ nhà cung cấp, sẽ tăng giảm theo doanh số dự kiến.

Nhập các khoản thanh toán vào kỳ mà bạn dự kiến chi trả. Các hóa đơn hàng quý, bảo hiểm hàng năm và các khoản nộp thuế thường là nguyên nhân gây ra các điểm thấp nhất trong năm, vì vậy hãy đặt chúng vào đúng tháng.

Thêm dòng Tổng dòng tiền ra với công thức SUM trên các dòng chi phí của bạn, sau đó kéo công thức sang phải.

Bước 4: Tính dòng tiền thuần và số dư cuối kỳ

Bây giờ hãy liên kết các dòng lại với nhau. Trong dòng Dòng tiền thuần, lấy tổng dòng tiền vào trừ đi tổng dòng tiền ra. Nếu Tổng dòng tiền vào nằm ở dòng 9 và Tổng dòng tiền ra nằm ở dòng 17, hãy nhập =B9-B17 và kéo sang phải.

Trong dòng Số dư cuối kỳ, cộng dòng tiền thuần vào số dư đầu kỳ: =B2+B18, điều chỉnh theo các dòng của bạn. Công thức này khớp với phương pháp của business.gov.au là cộng số dư đầu kỳ và tổng dòng tiền vào, sau đó trừ đi tổng dòng tiền ra.

Cuối cùng, liên kết mỗi số dư đầu kỳ với số dư cuối kỳ trước đó. Trong ô C2, nhập =B19, sử dụng dòng số dư cuối kỳ của bạn, và kéo sang phải. Bản dự báo giờ đây sẽ tự động cuốn chiếu về phía trước.

Để làm nổi bật các khoản thiếu hụt, hãy chọn dòng số dư cuối kỳ và thêm định dạng có điều kiện để chuyển các giá trị âm thành màu đỏ. Sử dụng công thức =MIN(B19:M19) trong một ô trống để hiển thị số dư cuối kỳ thấp nhất trong năm.

Bước 5: Thử nghiệm các kịch bản và cập nhật hàng tháng

Một bản dự báo đơn lẻ chỉ là một dự đoán. Ba phiên bản sẽ cung cấp cho bạn một phạm vi dao động.

Sao chép trang tính hai lần và đặt tên cho các bản sao là Thấp và Cao. Ở phiên bản Thấp, hãy trì hoãn các khoản thu từ khách hàng một kỳ và giảm doanh số theo một tỷ lệ phần trăm cố định. Ở phiên bản Cao, hãy làm ngược lại. So sánh số dư cuối kỳ thấp nhất giữa cả ba phiên bản.

Sau đó, hãy duy trì bản dự báo liên tục. Vào cuối mỗi tháng, hãy thay thế các số liệu ước tính của tháng đó bằng số liệu thực tế và kéo dài bản dự báo thêm một tháng nữa. Khoảng cách giữa dự báo và thực tế sẽ cho bạn biết cần phải sửa đổi những giả định nào.

Một ví dụ thực tế

Dưới đây là bản dự báo ba tháng minh họa cho một doanh nghiệp dịch vụ nhỏ. Tất cả các số liệu đều là giả định.

Dòng	Tháng 1	Tháng 2	Tháng 3
Số dư đầu kỳ	$20,000	$14,500	$17,000
Khoản thu từ khách hàng	$28,000	$36,000	$34,000
Tổng dòng tiền vào	$28,000	$36,000	$34,000
Bảng lương	$22,000	$22,000	$22,000
Tiền thuê nhà và tiện ích	$4,500	$4,500	$4,500
Thuế hàng quý	$7,000	$0	$0
Chi phí khác	$0	$7,000	$8,000
Tổng dòng tiền ra	$33,500	$33,500	$34,500
Số dư cuối kỳ	$14,500	$17,000	$16,500

Tháng 1 là tháng eo hẹp. Các khoản thu thấp hơn vì các hóa đơn của tháng 12 chưa được thanh toán hết, đồng thời hóa đơn thuế hàng quý cũng đến cùng lúc. Số dư cuối kỳ giảm $5,500.

Bản dự báo chỉ ra hai lựa chọn trước khi tháng 1 đến. Doanh nghiệp có thể đôn đốc thu hồi các hóa đơn tháng 12 sớm hơn, hoặc chuyển một khoản thanh toán cho nhà cung cấp sang tháng 2. Cả hai cách đều giúp duy trì số dư ở mức dễ chịu.

Xác định đúng thời điểm

Hầu hết các lỗi dự báo đều là lỗi về thời điểm, chứ không phải lỗi về số tiền. Một vài thói quen sẽ giúp các mốc thời gian trở nên đáng tin cậy hơn.

Sử dụng mô hình thu hồi nợ thực tế của bạn. Hãy nhìn vào các hóa đơn của quý trước và lưu ý xem khách hàng thực tế mất bao nhiêu ngày để thanh toán. Nếu hầu hết thanh toán trong 30 ngày nhưng một vài tài khoản lớn mất 60 ngày, hãy tách các tài khoản đó ra một dòng riêng.

Lập bản đồ cho mọi khoản thanh toán cố định theo ngày cụ thể. Ngày trả lương, tiền thuê nhà, trả nợ vay và gia hạn đăng ký dịch vụ rất ít khi thay đổi. Hãy đặt từng khoản vào chính xác tuần hoặc tháng mà tiền được trích khỏi tài khoản.

Tách riêng các khoản phát sinh một lần. Việc mua sắm thiết bị, tiền đặt cọc và phí thường niên sẽ làm sai lệch mô hình chung nếu chúng nằm chung trong một dòng tổng hợp. Hãy dành cho mỗi khoản một dòng riêng kèm theo ghi chú giải thích.

Duy trì một dòng dự phòng. Một số đội ngũ thêm một dòng dự phòng nhỏ cho các chi phí chưa thể gọi tên. Điều này giúp bản dự báo dòng tiền phản ánh trung thực về những yếu tố không chắc chắn, thay vì giả vờ như mọi chi phí đều đã được biết trước.

Đối chiếu với ngân hàng. Vào cuối mỗi kỳ, hãy so sánh số dư cuối kỳ dự báo với số dư tài khoản ngân hàng thực tế. Khoảng cách lớn hơn một vài phần trăm có nghĩa là một giả định nào đó cần được sửa đổi.

Cách đọc bản dự báo

Một bản dự báo hoàn chỉnh sẽ trả lời ba câu hỏi.

Khi nào lượng tiền mặt ở mức thấp nhất? Hãy tìm số dư cuối kỳ thấp nhất và tháng xảy ra tình trạng đó. Đó là con số cần xoay quanh để lập kế hoạch, chứ không phải tổng số cuối năm.

Tại sao lượng tiền mặt lại thấp? Hãy nhìn vào các dòng của tháng đó. Nguyên nhân thường là do thời điểm, chẳng hạn như khách hàng thanh toán chậm, hóa đơn hàng quý hoặc doanh số sụt giảm theo mùa.

Khoản nào có thể dịch chuyển? Một số dòng có thể thay đổi và một số thì không. Bảng lương hiếm khi dịch chuyển. Các điều khoản của nhà cung cấp, nỗ lực thu hồi nợ và thời điểm mua sắm lớn thường có thể điều chỉnh được.

If the forecast needs to sit next to your budget, pair it with a budget vs. actual report. The budget shows what you planned to earn and spend, and the forecast shows when the cash moves.

Thực hiện nhanh hơn với AI

Phương pháp Excel hoạt động tốt khi dữ liệu đã được làm sạch. Tuy nhiên, nó sẽ trở nên chậm chạp khi dữ liệu đầu vào là các tệp xuất từ ngân hàng, báo cáo tuổi nợ phải thu và danh sách phải trả cần được phân loại trước.

Một không gian làm việc AI có thể thực hiện việc phân loại và tính toán chỉ trong một yêu cầu. Hãy tải các tệp xuất lên Powerdrill Bloom và yêu cầu lập dự báo theo tuần hoặc theo tháng. Hãy yêu cầu số dư đầu kỳ, dòng tiền vào và dòng tiền ra đã được phân loại, cùng với số dư cuối kỳ cho mỗi kỳ.

Trang AI cash flow analysis tool của công cụ này mô tả cụ thể công việc này. Nó bao gồm "vị thế tiền mặt, thời gian hoạt động còn lại (runway), vốn lưu động và dòng tiền 13 tuần" từ dữ liệu kế toán, cùng với các dự báo kịch bản. Trang này liệt kê các sao kê ngân hàng, tuổi nợ phải thu, tuổi nợ phải trả và một bản dự báo hiện có làm đầu vào, và xuất ra tệp PDF có thương hiệu, bản trình chiếu hoặc liên kết canvas làm đầu ra.

Hãy kiểm tra kết quả giống như cách bạn kiểm tra một trang tính. Xác nhận số dư đầu kỳ với ngân hàng và kiểm tra ngẫu nhiên các khoản thu và thanh toán của hai tháng. Để so sánh các phần mềm chuyên dụng, hãy xem bài tổng hợp về các cash flow forecasting tools này. Đối với các công việc trang tính rộng hơn, trang Excel AI assistant cũng áp dụng cùng một phương pháp tiếp cận ưu tiên tệp tin.

Các sai lầm phổ biến

Những sai lầm này khiến bản dự báo không còn đáng tin cậy:

• Sử dụng ngày xuất hóa đơn thay vì ngày thanh toán. Tiền mặt chỉ thực sự đến khi khách hàng thanh toán, chứ không phải khi bạn gửi hóa đơn cho họ.
• Quên các khoản thanh toán không thường xuyên. Thuế hàng quý, bảo hiểm hàng năm và các khoản thanh toán gốc vay cuối kỳ (balloon payment) là nguyên nhân gây ra những đợt sụt giảm sâu nhất.
• Trộn lẫn số liệu có và không có thuế doanh thu. Trang web business.gov.au khuyên bạn nên nêu rõ số liệu đã bao gồm hay chưa bao gồm loại thuế này.
• Nhập cứng số dư đầu kỳ. Hãy liên kết mỗi số dư đầu kỳ với số dư cuối kỳ trước đó để các thay đổi được tự động cập nhật xuyên suốt.
• Không bao giờ cập nhật. Một bản dự báo được lập một lần rồi bỏ xó sẽ nhanh chóng lệch pha so với thực tế chỉ sau vài tháng.
• Không gán nhãn cho các số liệu ước tính. Trang web business.gov.au khuyến nghị nên gán nhãn cho các chi phí ước tính và giải thích chúng một cách rõ ràng.

Khi dữ liệu đầu vào của bạn là các tệp xuất từ ngân hàng và báo cáo tuổi nợ, bạn có thể thử trải nghiệm Powerdrill Bloom. Công cụ này sẽ biến chúng thành một bản dự báo mà bạn có thể kiểm tra từng dòng một.

Các câu hỏi thường gặp

Dự báo dòng tiền là gì?

Dự báo dòng tiền là một ước tính về lượng tiền mặt thu vào và chi ra của một doanh nghiệp trong các kỳ tương lai. Trang web business.gov.au mô tả đó là "một ước tính về doanh số và chi phí trong tương lai của bạn." Nó cho thấy liệu bạn có đủ thu nhập để trang trải các chi phí của mình hay không.

Làm thế nào để lập dự báo dòng tiền trong Excel?

Liệt kê các kỳ ở hàng trên cùng và các danh mục dòng ở cột bên cạnh. Nhập số dư đầu kỳ, dự báo dòng tiền vào và dòng tiền ra cho từng kỳ, và tính tổng cho mỗi nhóm. Sau đó, tính dòng tiền thuần và số dư cuối kỳ, rồi liên kết mỗi số dư đầu kỳ với số dư cuối kỳ trước đó.

Công thức tính số dư tiền mặt cuối kỳ là gì?

Số dư cuối kỳ bằng số dư đầu kỳ cộng tổng dòng tiền vào, trừ đi tổng dòng tiền ra. Trong Excel, nếu số dư đầu kỳ nằm ở ô B2 và dòng tiền thuần nằm ở ô B18, công thức sẽ là =B2+B18. Số dư đầu kỳ của mỗi kỳ tiếp theo sẽ liên kết với ô này.

Dự báo dòng tiền nên hướng về tương lai bao xa?

Hầu hết các doanh nghiệp dự báo trước 12 tháng theo kỳ tháng để lập kế hoạch. Khi dòng tiền eo hẹp, bản dự báo 13 tuần cuốn chiếu theo kỳ tuần sẽ chỉ ra những khoảng trống thời gian mà chế độ xem theo tháng có thể che lấp. Một số đội ngũ duy trì cả hai.

Sự khác biệt giữa dự báo dòng tiền và báo cáo lưu chuyển tiền tệ là gì?

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ghi lại lượng tiền mặt thực tế đã dịch chuyển trong một kỳ đã qua. Bản dự báo sử dụng cùng một cấu trúc với các số liệu ước tính cho các kỳ tương lai. Trang web business.gov.au lưu ý rằng bạn có thể xây dựng bản dự báo từ mẫu báo cáo của họ bằng cách nhập các ước tính cho từng kỳ tương lai.

Nguồn: business.gov.au, Set up a cash flow statement · business.gov.au, Cash flow. Tài liệu hướng dẫn được đọc vào ngày 24 tháng 9 năm 2026.