Kendi Verilerinizden KPI Hedefleri Nasıl Belirlenir (Tahmin Etmeden)

Savunulabilir bir KPI hedefinin üç bileşeni vardır. Birincisi, kendi geçmişinizden elde edilen bir temel çizgidir. İkincisi, bu sayının nasıl iyileşeceğine dair net bir mekanizmadır. Üçüncüsü ise tek bir rakam yerine bir aralıktır. Çoğu ekip bu üç adımı da atlayıp geçen yılın rakamına yüzde yirmi eklemekle yetinir.

Bu kestirme yol tembellikten ziyade dayanaksızdır. Değerlendirme toplantısında kimsenin savunamayacağı ve arkasında hiçbir argüman olmadığı için kimsenin planlama yapamayacağı bir sayı ortaya çıkarır.

Bu kılavuz, öncelikle neleri toplamanız gerektiğini, hedefi manuel olarak nasıl oluşturacağınızı ve manuel yöntemin ne noktadan sonra harcanan zamana değmeyeceğini ele almaktadır.

Başlamadan önce ihtiyacınız olanlar

Normal dalgalanmaları görebilmek için yeterli geçmiş veriye ihtiyacınız vardır. Sekiz ila on iki tamamlanmış dönem pratik olarak minimum süredir; altı dönemden azı ise bu çalışmayı sadece birkaç ekstra adımla yapılan bir tahminden ibaret kılar.

Ayrıca metrik tanımının sabitlenmiş olması gerekir. Aktif kullanıcı tanımı Mart ayında değiştiyse, Mart öncesi ve sonrası seriler aynı adı taşıyan iki farklı metriktir.

Herhangi bir aritmetik işlem yapmadan önce üç konuyu netleştirmekte fayda vardır.

Dönem. Haftalık hedefler ile çeyreklik hedefler farklı davranır. Haftalık sayılar daha fazla dalgalanma gösterir, bu nedenle haftalık bir hedefin etrafında daha geniş bir aralık olmalıdır.

İtici güç. Etki edemediğiniz bir hedef sadece bir tahmindir. Ekibin bu sayıyı hareket ettirmek için gerçekte ne yapacağını yazın, çünkü hedef aslında tamamen bu eylemle ilgilidir.

Tavan sınır. Bazı metriklerin kesin bir sınırı vardır. Dönüşüm oranı yüzde 100'ü aşamaz ve bir destek ekibi gelen talepten daha fazla destek talebini kapatamaz.

Aritmetik işlemlerden önce yazılması gereken bir şey daha var: KPI hedefinin kimin için olduğu. Bütçe tahsis etmek için kullanılan bir hedefin güven düzeyi, bir ekibi motive etmek için kullanılandan farklı olmalıdır. İlki temkinli olmalı, ikincisi ise zorlayıcı bir hedef barındırabilmelidir.

Manuel olarak nasıl yapılır

Seçenek 1: Temel çizgiyi ve normal aralığını belirleyin

Son sekiz ila on iki dönemi alın ve ortalama yerine medyanı kaydedin. Medyan, sıra dışı geçen tek bir haftadan etkilenmez; ancak ortalama etkilenir.

Ardından bu zaman aralığındaki en yüksek ve en düşük değerleri kaydedin. Bu yayılım sizin normal aralığınızdır ve bu çalışmadaki en yararlı tek sayıdır. Bu aralığın içindeki bir hedef gerçek bir hedef değildir; aralığın üç katı büyüklüğündeki bir hedef ise sadece bir temennidir.

Eğer veri serisi mevsimsel bir yapıya sahipse, benzer dönemleri birbiriyle karşılaştırın. Bu yılın Aralık ayını Kasım ayı ile değil, önceki yılların Aralık ayları ile karşılaştırın.

Seçenek 2: Önce mekanizmayı, sonra sayıyı seçin

Üç mekanizmadan birini seçin ve hangisini kullandığınızı belirtin.

Trendin devamı. Son dönemdeki eğimi temel alıp ileriye doğru uzatın. Bu yöntem, itici gücün istikrarlı olduğu ve yapısal hiçbir şeyin değişmediği durumlarda işe yarar.

Kapasite. Ekibin fiziksel olarak yapabileceği iş üzerinden ilerleyin. Çalışan sayısı ile iş çıkarma hızının çarpımı, hiçbir hırsın aşamayacağı bir tavan sınır belirler.

Farkı kapatma. Halihazırda ulaştığınız en iyi dönemi ele alın ve bu seviyeye daha tutarlı bir şekilde ulaşmayı hedefleyin. Bu, en savunulabilir mekanizmadır çünkü sayının ulaşılabilir olduğuna dair elinizde kanıt vardır.

Rakamı ancak mekanizmayı seçtikten sonra yazmalısınız. Arkasında bir mekanizma olmayan sayı sadece bir tercihten ibarettir.

Seçenek 3: Taahhüt etmeden önce stres testine tabi tutun

Hedefe ulaşılması için nelerin gerçekleşmesi gerektiğini sorun. Eğer dürüst cevap, bir yıldır yerinde sayan bir kanalı içeriyorsa, hedef şimdiden başarısız olmuş demektir.

Ardından tersi bir kontrol yapın. Geçmişte hedefi aşan her bir döneme bakın ve bunları sayın. Eğer hiçbir dönem aşamadıysa, bir ilki gerçekleştirmeyi talep ediyorsunuz demektir ve plan bunu açıkça belirtmelidir.

Tek bir nokta yerine bir aralık belirleyerek tamamlayın. Bir taahhüt edilen rakam ve bir de zorlayıcı rakam, okuyucuya tek bir sayıdan çok daha fazlasını anlatır ve kötü geçen bir aydan etkilenmeden ayakta kalır.

Manuel yöntemin yavaşladığı noktalar

İlk hedefi belirlemek bir öğleden sonranızı alır. Sorun şu ki, hedefler asla bir kez belirlenip bırakılmaz.

Her bir segment işi katlar. Dört bölge ve üç ürün grubu için hedefler belirlemek; on iki temel çizgi, on iki aralık ve on iki mevsimsellik kontrolü demektir. Kimse bunu her çeyrekte yeniden yapmaz, bu nedenle segment hedefleri toplamı bölerek belirlenir. İşte bir bölgenin, daha önce yanına bile yaklaşamadığı bir sayıyla karşı karşıya kalması bu yüzdendir.

Revizyonlar durumu daha da zorlaştırır. İkinci ayda plan değiştiğinde, her bir temel çizginin yeni tanıma göre yeniden hesaplanması gerekir. Bu iş tamamen mekaniktir ve tam da bu yüzden genellikle atlanır.

Bir de görünmeyen bir maliyet vardır. Yeniden oluşturmak zahmetli olduğundan, geçen çeyreğin KPI hedefi genellikle hiç değiştirilmeden bir sonraki döneme aktarılır. Bu durumda sayı, artık var olmayan bir işletmeyi tanımlar ve değerlendirme toplantısı yapılan işten ziyade hedefin kendisi hakkında bir tartışmaya dönüşür.

Sonuç tahmin edilebilirdir. Hedefler, kendilerini haklı çıkaran verilerden uzaklaşır ve değerlendirme toplantısı, sayının hiçbir zaman gerçekçi olup olmadığına dair bir tartışmaya dönüşür.

Powerdrill Bloom ile KPI hedefleri nasıl belirlenir

Adım 1: Geçmiş verilerinizi yükleyin

Dönem dönem geçmişinizi içeren dosyayı yükleyin. Powerdrill Bloom, veriler yüklenir yüklenmez sütunları analiz eder; böylece serideki boşluklar ve tutarsız dönem etiketleri, temel çizgiyi bozmadan önce tespit edilir.

Adım 2: Hedef mantığını doğal dille tanımlayın

Doğrudan yanıtı istemek yerine bileşenleri talep edin. Son on iki dönemin medyanını ve aralığını, segmentlere göre ayrılmış ve varsa mevsimsel kalıpları işaretlenmiş şekilde isteyin.

Ardından mekanizma sorusunu doğrudan sorun. Önerilen sayıyı hangi segmentlerin, ne sıklıkla aştığını öğrenin; böylece farkı kapatma hedefinizin arkasında somut bir kanıt olsun.

Adım 3: Grafiği, raporu veya sunumu dışa aktarın

Temel çizgi tablosunu, aralığı gösteren bir trend grafiğini veya plana ekleyebileceğiniz kısa bir yazılı gerekçeyi dışa aktarın.

Bu yöntem, temel çizgileri her çeyrekte yeniden oluşturmaktan neden daha iyidir?

	Manuel yöntem	Powerdrill Bloom
Segment başına temel çizgi	Her biri için tek tek, elle	Tüm segmentleri tek seferde isteyin
Mevsimsel karşılaştırma	Benzer dönem aralığını yeniden oluşturun	Aynı dönem karşılaştırmasını isteyin
Hedefin ulaşılabilir olduğunu kontrol etme	Geçmişi manuel olarak tarayın	Daha önce ne sıklıkla aşıldığını sorun
Gelecek çeyrek	Tüm çalışmayı tekrarlayın	Yeni dönemleri yükleyin

Davranış biçimini değiştiren satır üçüncüsüdür. Ulaşılabilirliği kontrol etmek sadece tek bir soru sormayı gerektirdiğinde, her segmenti kontrol edersiniz. Ancak bu işlem bir saatinizi aldığında, yalnızca zaten şüphe duyduğunuz segmenti kontrol eder, geri kalanını ise incelemeden geçersiniz.

Sık yapılan hatalar

Geçen yılın üzerine yuvarlak bir yüzde eklemek. Arkasında hiçbir mekanizma barındırmaz, bu yüzden hiç kimse bunun nasıl gerçekleşeceğini söyleyemez. Ayrıca geçen yıla özgü tüm sıra dışı durumları da aynen devralır.

Tek bir sayı yayınlamak. Noktasal bir hedef, gerçekte sahip olduğunuz belirsizliği gizler. Taahhüt edilen ve zorlayıcı hedefler aynı kararlılığı yansıtırken, kötü geçen bir ayın olumsuz etkilerine karşı da dayanıklıdır.

Normal aralığı göz ardı etmek. Geçmişteki dalgalanma aralığının içinde kalan bir hedefe hiçbir şey yapmadan da ulaşılabilir; bu durum ekibe hedeflerin sadece birer süsten ibaret olduğu izlenimini verir.

Yalnızca gecikmeli metrikler için hedefler belirlemek. Gelir hedefleri tartışılamaz ve doğrudan aksiyona dökülemez. Her birini, ekibin bu hafta harekete geçirebileceği bir şeyle eşleştirin. İstatistiksel anlamlılığın ne olduğuna dair yazımız, küçük hareketleri aşırı yorumlama tuzağını ele almaktadır.

Dönem ortasında metrik tanımını değiştirmek. Karşılaştırılabilirlik sessizce bozulur ve hedef fark ettirmeden anlamsız hale gelir. Tanımı sabitleyin veya tüm geçmiş verileri yeniden düzenleyin.

Haftalık olarak ölçemediğiniz bir KPI hedefi belirlemek. Eğer sayı yalnızca çeyrek sonunda ortaya çıkıyorsa, kimse gidişatı düzeltemez. Dönem içinde gözlemlenebilir bir şey seçin, bu bir dolaylı gösterge olsa bile.

Şirket hedefini çalışan sayısına bölmek. Kulağa adil gelse de segmentlerin farklı temel çizgilerine sahip olduğu gerçeğini göz ardı eder. Dönüşüm oranı yarı yarıya olan bir bölgenin aynı sayıya değil, farklı bir sayıya ihtiyacı vardır.

Sonuç

Hedef bir sayı değil, bir argümandır. Kendi geçmişinizden medyanı ve aralığı alın. Bunu iyileştirecek mekanizmayı belirleyin. Bu rakamın daha önce ne sıklıkla aşıldığını kontrol edin, ardından tek bir nokta yerine bir aralık yayınlayın.

Bu uygulamayı sekteye uğratan şey, özellikle segmentler çoğaldığında her çeyrekte yapılan yeniden oluşturma işlemidir. Planlama zamanınız buraya gidiyorsa, geçmiş veri dosyanızda Powerdrill Bloom'u deneyin. Ayrıca bir e-tablodan KPI panosu oluşturma, veri panosu nedir, tanımlayıcı istatistikleri çalıştırma kılavuzlarımıza ve auto insights sayfamıza göz atın.

Sıkça sorulan sorular

Geçmiş veri olmadan bir KPI hedefi nasıl belirlenir?

Trend yerine kapasite mekanizmasını kullanın. Ekibin fiziksel olarak ne sunabileceğini hesaplayın, bilinçli olarak geniş bir aralık belirleyin ve ilk iki dönemi performans yerine ölçüm dönemi olarak kabul edin.

Temel çizgi belirlemek için ne kadarlık bir geçmiş veriye ihtiyacım var?

Sekiz ila on iki tamamlanmış dönem pratik olarak minimum süredir. Altı dönemden azı, normal dalgalanmayı tahmin etmeyi imkansız hale getirir; bu da belirleyeceğiniz herhangi bir hedefin tahminden farksız olacağı anlamına gelir.

Bir KPI hedefi tek bir sayı mı yoksa bir aralık mı olmalıdır?

Bir aralık olmalıdır. Taahhüt edilen bir rakam ve zorlayıcı bir rakam, belirsizliği gösterirken aynı kararlılığı ifade eder. Ayrıca bir dönemin düşük gelmesi durumunda daha dirençli olurlar.

"Geçen yıl artı %20" neden kötü bir hedeftir?

Arkasında hiçbir mekanizma yoktur, bu yüzden hiç kimse hangi eylemin bu hedefe ulaşacağını söyleyemez. Ayrıca, tek seferlik ani artışlar da dahil olmak üzere geçen yıla özgü tüm sıra dışı durumları geleceğe taşır.

Hedefler ne sıklıkla gözden geçirilmelidir?

Temel çizgiyi her çeyrekte, hedefin kendisini ise metrik tanımı veya plan her değiştiğinde gözden geçirin. Daha sık gözden geçirmek, hedefleri tahminlere dönüştürür ve planlama değerlerini ortadan kaldırır.