Yapay Zeka ile Kazanma-Kaybetme Analizi Nasıl Yapılır: Adım Adım

Kazanma-kaybetme analizi, kapattığınız anlaşmalar ile kaybettiğiniz anlaşmaları karşılaştırır ve aradaki farkı açıklar. Bunu kapatılan anlaşmalar dışa aktarımından oluşturun. Segmentlere göre kazanılan ve kaybedilenleri sayın, kazanma oranını bulmak için bölün, ardından kayıp nedenlerini kısa bir liste halinde gruplandırın. Sayma işlemi dakikalar sürer. Gruplandırma ise her kazanma-kaybetme analizinin tıkandığı yerdir.

Bu kılavuz öncelikle e-tablo yöntemini ele alıyor, tam olarak nerede tıkandığını gösteriyor ve ardından aynı analizi dışa aktarılan veriden üç adımda yeniden oluşturuyor.

Bir kazanma-kaybetme analizi size aslında ne söyler

Bir kararı ne sıklıkla değiştirdiklerine göre sıralanmış üç soru.

Ne sıklıkla kazanıyoruz? Kazanma oranı, belirli bir dönemde kazanılan anlaşmaların kapatılan toplam anlaşmalara bölünmesiyle elde edilir. Tek başına bir içgörü değil, sadece bir skor tabelasıdır.

Nerede kazanıyoruz? Segment, ürün veya anlaşma boyutuna göre kırılımlı aynı oran, genellikle genel rakamdan daha fazla değişkenlik gösterir. Genel oranı %35 olan bir şirket, mid-market segmentinde %41 ve enterprise segmentinde %22 seviyesinde olabilir ve bu iki rakam iki farklı soruna işaret eder.

Neden kaybediyoruz? Bu, herkesin istediği ama neredeyse hiç kimsenin net bir şekilde elde edemediği kısımdır. Cevap, beş satış temsilcisinin beş farklı şekilde doldurduğu bir serbest metin alanında gizlidir.

Yalnızca ilk sorunu yanıtlayan bir kazanma-kaybetme analizi bir rapordur. Üçünü birden yanıtlayan ise bir karar belgesidir ve harcanacak fazladan bir saate kesinlikle değer.

Başlamadan önce ihtiyacınız olanlar

• Her fırsat için bir satır olacak şekilde, en az iki çeyreği kapsayan bir kapatılan anlaşmalar dışa aktarımı.
• En az dört sütun: kapanış tarihi, sonuç, segment veya ürün ve tutar.
• Düzensiz de olsa bir kayıp nedeni sütunu. Analizin yararlı olup olmayacağını belirleyen sütun tam olarak budur.
• Tek bir dönem tanımı. Bir kez seçilip not edilmiş kapanış tarihi veya oluşturulma tarihi.

Microsoft'un PivotTable kılavuzu, biçim gereksinimini açıkça belirtir: "Verileriniz, tek bir başlık satırına sahip sütunlar halinde düzenlenmelidir." CRM dışa aktarımları sıklıkla iki başlık satırıyla veya birleştirilmiş bir başlık çubuğuyla gelir; bu nedenle her şeyden önce bunu düzeltin.

İlk kurulumdan önce üzerinde anlaşmaya varılması gereken bir konu daha var: Neden alanının sahibi kim olacak? Çoğu ekipte, satış temsilcisi anlaşmayı kapatır ve etiketi seçer. Temsilciler, temiz bir sınıflandırmadan ziyade bir sonraki anlaşmayı kapatmaya odaklanırlar. Bu bir karakter kusuru değildir. Sadece, doğru seçimin üç saniye içinde anlaşılabilmesi için etiket setinin yeterince kısa olması gerektiği anlamına gelir. Her çeyrekte bu listenin sorumluluğu tek bir kişide olmalıdır.

Bir e-tabloda kazanma-kaybetme analizi nasıl yapılır

Seçenek 1: COUNTIFS ile kazanılanları ve kaybedilenleri sayın

COUNTIFS "birden çok aralıktaki hücrelere ölçütler uygular ve tüm ölçütlerin karşılanma sayısını sayar." Kazanma oranı hesaplamasının tamamı bundan ibarettir. Sonucun Won ve segmentin Mid-Market olduğu satırları sayın, o segment için kapatılan tüm satırları sayın ve ardından bölün.

Belgelenmiş iki ayrıntı sonradan zaman kazandırır. Microsoft, "her ek aralığın, ölçüt_aralığı1 bağımsız değişkeniyle aynı sayıda satır ve sütuna sahip olması gerektiğini" belirtir. Bu nedenle, düzensiz seçimler formülü sessizce bozar. Ayrıca en fazla 127 aralık ve ölçüt çiftine izin verilir ki bu, herhangi bir analizin ihtiyaç duyacağından çok daha fazlasıdır.

Aynı sayfada bir tuzak daha bulunuyor. Bir ölçüt bağımsız değişkeni boş bir hücreyi işaret ediyorsa, COUNTIFS "boş hücreyi 0 değeri olarak kabul eder." Dolayısıyla, boş bir segment hiçbir şey yerine bir şeymiş gibi sayılır; kimsenin satış yapmadığı bir segmentte anlaşmaların görünmesinin nedeni de budur.

Seçenek 2: Bir PivotTable ile özetleyin

Sonucu Satırlar (Rows) alanına ve tutarı Değerler (Values) alanına sürükleyip bıraktığınızda, segment bazında kazanılan ve kaybedilen pipeline'a sahip olursunuz. Kazanma oranını bir sayı yerine pay olarak göstermek için Değer Alanı Ayarları'nı (Value Field Settings) açın ve % of Grand Total seçeneğinin bulunduğu Değerleri Gösterme Biçimi (Show Values As) sekmesini kullanın.

Bir değeri hem hesaplama hem de yüzde olarak da gösterebilirsiniz. Microsoft'un talimatı, "ögeyi Değerler bölümüne iki kez sürüklemek", ardından her biri için Değerleri Özetleme Ölçütü (Summarize Values By) ve Değerleri Gösterme Biçimi (Show Values As) ayarlarını yapmaktır. Bu, ikinci bir pivot tabloya gerek kalmadan anlaşma sayısını ve toplamdaki payı yan yana görmenizi sağlar.

Seçenek 3: Kayıp nedenlerini ekleyin

Şimdi kayıp nedeni sütununu PivotTable'a sürükleyin ve ne olduğunu izleyin. Microsoft bu davranışı tam olarak şöyle belgeler: "Varsayılan olarak, Değerler alanına yerleştirilen PivotTable alanları TOPLAM (SUM) olarak görüntülenir. Excel verilerinizi metin olarak yorumlarsa, veriler SAY (COUNT) olarak görüntülenir."

Bu doğru ve beklenen bir durumdur. Neden sütunu metindir, dolayısıyla sayılır. Sorun ise neyi saydığıdır.

E-tablo yönteminin yavaşladığı yerler

Neden sütununuz muhtemelen Price, price, Too expensive, Budget, No budget this year ve Lost on cost ifadelerini içeriyordur. Bunlar, altı farklı şekilde yazılmış tek bir nedendir. Benzersiz dizelerin sayılması size altı farklı şeyin gerçekleştiğini söyler, oysa gerçekte tek bir şey altı kez gerçekleşmiştir.

Bu yüzden birinin listenin başına oturup hangi etiketlerin aynı anlama geldiğine karar vermesi gerekir. Bu değerlendirme asıl analizin kendisidir; manuel olarak yapılır ve satış temsilcileri her çeyrekte yeni ifadeler uydurdukça yeniden yapılması gerekir.

Üç küçük pürüz durumu daha da zorlaştırır.

Asıl neden genellikle notlardadır. Seçim listesi geçiştirici bir yanıt içerirken, serbest metin alanı asıl hikayeyi barındırır ve hiç kimse serbest metinleri elle bir araya getirmez.

Küçük segmentler trend gibi algılanır. Bir segmentteki dört anlaşma sadece bir anekdottur, ancak yanındaki yüzde oranı bir bulgu gibi görünür.

Pivot güncelliğini yitirir. PivotTable belgeleri burada da önem kazanır. Yeni satırlar eklendiğinde, "bu veri kaynağı üzerinde oluşturulmuş tüm PivotTable'ların yenilenmesi gerekir." Unutulan tek bir yenileme, geçen çeyreğin analizinin bu çeyreğin analiziymiş gibi sunulmasına neden olur.

Yapay zeka ile kazanma-kaybetme analizi nasıl oluşturulur

Adım 1: Kapatılan anlaşmalar dışa aktarımını yükleyin

Powerdrill Bloom uygulamasını açın ve dışa aktarılan dosyayı yükleyin. Excel, CSV, PDF ve dokümanların tümü ücretsiz planda desteklenen yüklemeler olarak listelenmiştir, bu nedenle ham bir CRM indirmesi önceden temizlik yapılmadan çalışır.

Karışık durumdaki neden sütununu silmeyin ve notlar alanını da temizlemeyin. Bunlar dosyadaki en değerli iki sütundur ve genellikle insanların işe başlamadan önce ilk çıkardıkları iki sütundur.

Adım 2: Tek bir istemde sayıları ve neden gruplarını isteyin

Analizi doğal dille tanımlayın. Son iki çeyrekteki segment bazında kazanma oranını ve ayrıca kazanılan ve kaybedilen anlaşmalar için ortalama anlaşma boyutunu isteyin. Ardından, her bir gruba dahil edilen ham etiketlerle birlikte, kısa bir liste halinde gruplandırılmış kayıp nedenlerini isteyin.

Yalnızca toplamları değil, eşlemeyi de isteyin. Lost on cost ve No budget this year ifadelerinin bir araya getirildiğini görmek, bu kararı kabul etmenizi veya reddetmenizi sağlar. Bu bir hesaplamadan ziyade bir değerlendirme kararıdır ve başkasına devretmek yerine kendiniz incelemek isteyeceğiniz kısımdır.

Hazır başlamışken bir alt sınır ekleyin. Minimum anlaşma sayısının altındaki segmentlerin kendi sayılarıyla gösterilmesini veya tamamen gizlenmesini isteyin. Bu, dört anlaşmalı segmentin bir trend olarak okunmasını engeller.

Her rakam, arkasındaki satırla birlikte gelir. Şüpheli bir sayımı açabilir ve bir sunum slaytına dönüşmeden önce bu sayımı oluşturan anlaşmaları okuyabilirsiniz.

Adım 3: İnsanların okuyacağı bir belgeye dönüştürün

Düzeni doğrudan isteyin. Ana kazanma oranı, önceki döneme göre trend, segment bazında kazanma oranı, gruplandırılmış kayıp nedenleri ve en büyük değişim üzerine tek bir satır.

İstemi kaydedin. Gelecek çeyrekte yeni dışa aktarımı yükler ve aynı kelimeleri çalıştırırsınız; bu da tek seferlik bir analizi tekrarlanabilir bir analize dönüştürür. Çıktının düzenli olarak yayınlanan bir belgeye dönüşmesi gerekiyorsa, AI report generator sayfası bu yöntemi kapsar. make graphs from Excel sayfası ise grafik tarafını ele alır.

Bir kazanma-kaybetme analizinde neler yer almalıdır

Bölüm	Neyi yanıtlar	Sık yapılan hata
Ana kazanma oranı	Geçen döneme göre daha iyi dönüşüm sağlıyor muyuz?	Açık anlaşmaları paydaya dahil etmek
Segment bazında kazanma oranı	Güç nerede yoğunlaşıyor?	Üç anlaşmalı segmentleri kararlıymış gibi raporlamak
Ortalama anlaşma boyutu, kazanılan vs kaybedilen	Büyük olanları mı yoksa küçük olanları mı kaybediyoruz?	Bir satırda medyanı, diğerinde ortalamayı kullanmak
Gruplandırılmış kayıp nedenleri	Bizi sürekli ne alt ediyor?	Gruplandırılmış etiketler yerine ham etiketleri saymak
Satış döngüsü süresi	Kayıplar yavaş mı yoksa hızlı mı gerçekleşiyor?	Bir satırda oluşturulma tarihinden, diğerinde kapanış tarihinden itibaren ölçüm yapmak
Rakiplere karşı kayıplar	Gerçekte kime kaybediyoruz?	Satırların yarısında rakip alanını boş bırakmak
Tek bir değişim vurgusu	Geçen çeyrekten beri ne değişti?	Önemli olan yerine her değişikliği listelemek

Tamamlanan belgeyi tek bir sayfa ile sınırlı tutun. Dokuz slayta yayılan bir kazanma-kaybetme analizi yalnızca bir kez okunur.

Bu tablonun çoğu versiyonunda bir sütun eksiktir ve eklemesi en zahmetsiz olanıdır: dışa aktarım tarihi. Geçen çeyreğin dosyasıyla bu çeyreğin dosyasını karşılaştıran iki kişi, eninde sonunda o sırada hangi anlaşmaların açık olduğu konusunda anlaşmazlığa düşecektir. Verilerin ne zaman çekildiğini belirten tek bir satır, bu tartışmayı başlamadan bitirir.

Örnek bir çalışma

Diyelim ki bir çeyrek 180 anlaşmayla kapandı: 63 kazanılan, 117 kaybedilen. Genel kazanma oranı %35'tir. Segmentlere göre ayrıldığında, enterprise segmenti 27 anlaşmada %22'de kalırken, mid-market segmenti 96 anlaşmada %41 seviyesindedir.

Gruplandırılmış nedenler, her iki rakamdan da daha önemlidir. Diyelim ki 117 kaybın 44'ü fiyata, 31'i ise eksik bir entegrasyona bağlanıyor. Bunlar iki farklı ekiple yapılacak iki farklı görüşmedir. Gruplandırılmamış ham liste on bir neden gösterecek ve hiçbir aksiyona yol açmayacaktır.

Now add the deal-size row. Say the 44 price losses average $12k and the 31 integration losses average $58k. The integration problem is then worth roughly twice the revenue, despite having fewer deals behind it. That reversal is the single most common thing a count-only analysis hides.

Kim, ne sıklıkla okur

Üç farklı kitle bu belgeyi farklı şekillerde kullanır ve düzenin buna saygı göstermesi gerekir.

Satış liderliği ana oranı ve değişim vurgusunu okur ve bir hareketlilik olmadığı sürece orada durur. Ürün ve pazarlama gruplandırılmış nedenleri okur, çünkü yol haritası ve mesaj argümanları buradan başlar. Finans anlaşma boyutunu okur, çünkü küçülen anlaşmalarda artan bir kazanma oranı göründüğü gibi bir başarı değildir.

İlk kitle için oluşturun ve diğer ikisi için açıklamalar ekleyin. Tek sayfa, üç okunabilir katman.

Kullanılabilir bir neden listesi elde etmek

Yukarıdaki her şey, birinin gruplandırabileceği bir kayıp nedeni alanına bağlıdır. Üç alışkanlık, karmaşanın çoğunu kaynağında çözer.

Seçim listesini yedi seçenekle sınırlayın. Daha uzun bir liste tutarsız seçimleri garanti eder, çünkü kaybedilen bir anlaşmanın sonunda kimse açılır menüyü aşağı kaydırmaz.

Nedeni hikayeden ayırın. Kategori için zorunlu bir seçim listesi, detay için ise isteğe bağlı bir serbest metin kutusu. Bunları birleştirirseniz ikisini de elde edemezsiniz.

Bir seçeneği dürüst kılın. Açık bir Unknown veya No decision seçeneği ekleyin. Bu seçenek olmadığında, her belirsiz kayıp fiyat başlığı altında dosyalanır ve fiyat her şeyin cevabı haline gelir.

Alanı değil, eşlemeyi inceleyin. Giriş sırasında asla temiz veri elde edemezsiniz. Elde edebileceğiniz şey, düzensiz etiketlerden yedi gruba yapılan ve çeyrekte bir kez bir kişi tarafından gözden geçirilen istikrarlı bir eşlemedir.

Sık yapılan hatalar

Açık anlaşmaları paydaya dahil etmek. Kazanma oranı, kazanılanların kapatılan anlaşmalara bölünmesiyle elde edilir. Hala açık olan fırsatları dahil etmek, rakamı her zaman olduğundan daha iyi gösterir.

Neden listesinin sonsuza kadar büyümesine izin vermek. Bu çeyrekte on bir neden varken geçen çeyrekte altı neden varsa, pazar değişiminden ziyade kelime dağarcığının kaymasını izliyorsunuz demektir. Gruplandırmayı düzeltin, ardından karşılaştırın.

Küçük segmentleri trend olarak okumak. Okuyucuların kendilerinin değerlendirebilmesi için her oranın yanında sayıyı gösterin.

Güncelliğini yitirmiş bir pivot sunmak. Kaynaktaki yeni satırlar bir PivotTable'ı kendi kendine güncellemez ve eski sayılarla yenilenmiş gibi görünen bir düzen, hiç analiz yapmamaktan daha kötüdür.

Eşlemeyi gizlemek. Bunu okuyan herkes eninde sonunda neyin "fiyat" olarak sayıldığını soracaktır. Gruplandırmayı grafikle birlikte yayınlayın, böylece bu konuşma sadece on saniye sürer.

Bunu yalnızca kötü bir çeyrekten sonra çalıştırmak. Rakamlar düştüğünde oluşturduğunuz bir kazanma-kaybetme analizinin karşılaştırılacak bir referans noktası yoktur. Bunu iyi çeyreklerde de olmak üzere üç ayda bir çalıştırmak, kötü geçen çeyreği anlamlandırılabilir kılan şeydir.

Hacim olmadan oran raporlamak. Beş anlaşmada %20'den %40'a çıkan bir segment hiçbir şeyi ikiye katlamış sayılmaz. Her yüzdenin yanına sayıyı yazın, böylece okuyucu durumu kendisi değerlendirebilir.

Sonuç

Bir kazanma-kaybetme analizindeki aritmetik gerçekten basittir: sayımlar için COUNTIFS, özet için bir PivotTable, pay için ise % of Grand Total. Öğleden sonranızı alacak iş, kayıp nedenlerinizin aslında ne söylediğine karar vermektir.

Bu kısmı, etiketleri gruplandırabilen, size eşlemeyi gösterebilen ve her rakamın arkasındaki anlaşmaları işaret edebilen bir araca bırakın. Geçen çeyreğin kapatılan anlaşmalar dışa aktarımında Powerdrill Bloom'u deneyin ve neden listenizin ne kadarının sadeleştiğini görün.

Bunun öncesindeki fırsat havuzu görünümü için, bir CRM dışa aktarımını pipeline raporuna dönüştürme kılavuzumuza göz atın. satış pipeline analizi için yapay zeka araçları derlemesi ise araç tarafını kapsamaktadır.

Sıkça sorulan sorular

Kazanma-kaybetme analizi nedir?

Aynı dönemde kazandığınız anlaşmalar ile kaybettiğiniz anlaşmaların yapılandırılmış bir karşılaştırmasıdır. Kazanma oranını, bu oranın segmentlere göre nerede farklılaştığını ve kayıpların arkasındaki gruplandırılmış nedenleri kapsar.

Kazanma oranı nasıl hesaplanır?

Aynı dönemdeki kazanılan anlaşma sayısını, kapatılan toplam anlaşma sayısına bölün. COUNTIFS, eşleşen aralıklarda her ölçütün karşılandığı satırları saydığı için her iki sayımı da gerçekleştirir.

Kayıp nedeni alanım neden toplam yerine sayım gösteriyor?

Çünkü metindir. Microsoft, Değerler alanındaki PivotTable alanlarının varsayılan olarak TOPLAM (SUM) olarak görüntülendiğini belgeler. Excel verileri metin olarak yorumladığında ise SAY (COUNT) olarak görüntülenir.

Bir kazanma-kaybetme analizinde kaç tane kayıp nedeni olmalıdır?

Çeyrekler arasında karşılaştırma yapmaya yetecek kadar az olmalıdır; bu da pratikte yaklaşık beş ila yedi grup anlamına gelir. Herkesin her gruba neyin dahil edildiğini kontrol edebilmesi için ham etiketleri altta tutun.

Kazanma-kaybetme analizini ne sıklıkla yapmalısınız?

Çoğu ekip için üç ayda bir yapmak uygundur, çünkü bir ay nadiren segment başına kararlı olacak kadar kapatılmış anlaşma barındırır. Sıklık ne olursa olsun, geçen dönemin dosyasını düzenlemek yerine yeni bir dışa aktarımdan yeniden oluşturun.