Nakit Akış Raporu Nasıl Oluşturulur: Kapsamlı Bir Kılavuz

Nakit akış raporu tek bir soruya yanıt verir: Ne kadar nakit girdi, ne kadar çıktı ve geriye ne kaldı. Bir nakit akış raporu oluşturmak için belirli bir döneme ait banka ve ödeme işlemlerinizi dışa aktarın. Ardından her bir satırı işletme, yatırım veya finansman olarak sınıflandırın, bunları aylık bazda netleştirin ve dönem sonu bakiyesini banka hesap özetinizle eşleştirin.

Zor olan kısım aritmetik değildir. Zor olan, hangi tarihin esas alınacağına karar vermektir ve bu karar rapordaki her bir sayıyı değiştirir.

Bu kılavuz, bir nakit akış raporunda nelerin yer alması gerektiğini ve başlamadan önce yapmanız gereken iki seçimi ele almaktadır. Ardından, dışa aktarılan verilerden bu raporun nasıl oluşturulacağını açıklar.

Nakit akış raporu nedir ve ne değildir?

Muhtemelen ihtiyaç duyduğunuz yönetim raporu, halka açık bir şirketin finansal bildirimlerindeki nakit akış tablosu değildir.

Yasal bir nakit akış tablosu, muhasebe standartları çerçevesinde hesaplarınızdan hazırlanır ve gelir tablonuzla mutabakat sağlar. Bu, bir e-tablo işi değil, muhasebecinizin işidir.

Bir ekibin her ay genellikle ihtiyaç duyduğu şey daha dar kapsamlı ve daha kullanışlıdır. Nakdin gerçekten gelip gelmediğini, nereye gittiğini ve geriye ne kadar nakit ömrü (runway) kaldığını yanıtlar.

Öğe	Neden orada yer alıyor?
Dönem başı nakit bakiyesi	Gerçek bir bakiye ile eşleşmiyorsa raporun hiçbir değeri yoktur
Kaynağına göre nakit girişi	Müşteri tahsilatları, netleştirilmiş iadeler, ayrıştırılmış finansman
Kategorisine göre nakit çıkışı	Maaş ödemeleri, tedarikçiler, vergi, borç servisi
Dönem içi net hareket	İnsanların asıl görmek istediği tek sayı
Dönem sonu nakit bakiyesi	Kuruşu kuruşuna banka hesap özetiyle eşleşmelidir
Belirtilen tarih esası	Her bir satırın hangi tarihe göre hesaba katıldığı
Belirtilen kapsam	Hangi hesapların ve işletmelerin dahil edildiği

Bu son iki öge, bir raporu sadece bir sayı yığınından ayıran şeydir. İki kişi aynı veriyi dışa aktarıp hiç hata yapmadan binlerce birimlik farklar bulabilir.

Bu makale, halihazırda hareket görmüş nakdin raporlanmasını ele almaktadır. Bunun yerine tahminlere ihtiyacınız varsa, nakit akışı tahmin araçları derlememiz bu kategoriyi kapsamaktadır ve buradaki araç kullanımı farklıdır.

Birinci karar: nakit esası mı, tahakkuk esası mı?

Herhangi bir şey oluşturmadan önce bunu netleştirin, çünkü bu iki esas farklı sorulara yanıt verir.

IRS, her ikisini de Publication 538'de açıkça tanımlamaktadır. Nakit yöntemine göre, "geliri genellikle tahsil ettiğiniz vergi yılında beyan edersiniz." Giderler ise "giderleri ödediğiniz vergi yılında" düşülür.

Tahakkuk yöntemi ise zamanlamayı değiştirir. Bu yöntemde, "ödemenin ne zaman alındığına bakılmaksızın, geliri genellikle kazandığınız vergi yılında beyan edersiniz" ve giderler gerçekleştikleri anda düşülür.

Bir nakit akış raporu için nakit esası en doğal seçenektir. Hareket eden parayı tanımladığınız için, kesilmiş ancak ödenmemiş bir fatura toplama dahil edilmez.

Buradaki tuzak, farkında olmadan ikisini karıştırmaktır. Tahsilatları bankadan, giderleri ise muhasebe sisteminizin tahakkuk defterinden çekmek, hiçbir şeyi açıklamayan bir sayı ortaya çıkarır.

Bunun bir raporlama tercihi olduğunu, vergi tavsiyesi olmadığını unutmayın. İşletmenizin beyan için hangi yöntemi kullanacağı muhasebecinizin yanıtlaması gereken bir sorudur.

İkinci karar: hangi tarih esas alınmalı?

Çoğu nakit akış raporunun sessizce hataya düştüğü yer burasıdır ve ödeme işlemcileri bunun nedenine dair en net örnektir.

Stripe'ın payouts belgeleri bu iki olayı birbirinden ayırır. "Fonların kullanılabilir hale gelme süresinin, mutabakat zamanlamanıza bağlı olduğunu" belirtir. Banka ise "fonları aldıktan sonra kullanılabilir hale getirmek için ek süreye ihtiyaç duyabilir."

Başlangıçta bu aralık büyük olabilir. Stripe, ilk canlı ödemeden sonra "genellikle ilk ödemenizin 7–14 gün içinde tamamlanmasını planlar." Bunun "sektörünüze, faaliyet gösterdiğiniz ülkeye ve risk düzeyinize bağlı olarak daha uzun sürebileceğini" belirtir.

Dolayısıyla tek bir satış, en az üç olası tarih üretir. Müşteri bir gün ödeme yapar, işlemci başka bir gün mutabakat sağlar ve banka üçüncü bir günde hesaba alacak kaydeder.

Tahsilat tarihine göre oluşturulan bir nakit akış raporu, henüz sahip olmadığınız nakdi gösterecektir. Banka alacak tarihine göre oluşturulan bir rapor ise bakiyenizle eşleşecek ancak satışlarınızın gerisinde kalacaktır.

Raporun bir bakiye ile eşleşmesi gerektiğinde banka alacak tarihini seçin. Bunu bir kez seçin, rapora yazın ve her satır için bu tarihi kullanın.

Aynı seçim borç hesaplarında da karşımıza çıkar. Ayın 30'unda yazılan ve sonraki ayın 3'ünde tahsil edilen bir çek, farklı kurallara göre farklı aylara ait olur.

Üç gruptan her birine neler dahildir?

Belirsiz satırların var olduğunu kabul ettiğinizde, sınıflandırma göründüğünden daha kolaydır.

İşletme. Müşterilerden gelen nakit, tedarikçilere ve personele yapılan ödemeler, ödenen vergiler ve politikanız gereği buraya dahil edilen faizler. Bu grup, işletmenin kendi kendini finanse edip edemediğini gösteren bölümdür.

Yatırım. Uzun ömürlü varlıkların alım satımı ile yatırımlara giren veya çıkan para hareketleri. Ekipman, araçlar ve aktifleştirilen yazılımlar bu grupta yer alır.

Finansman. Çekilen ve geri ödenen krediler, toplanan özkaynaklar, ödenen temettüler ve dağıtımlar. Faaliyetlerden ziyade fon sağlayıcılardan gelen veya onlara geri dönen para.

Tartışmaların çoğuna iki kategori neden olur. Kredi faizi ve ortakların para çekmesi, birden fazla grupta mantıklı bir şekilde yer alabilir. Her ay yeniden karar vermek yerine tercihinizi tanımlar sekmesine yazın.

Kurum içi transferler bunların hiçbirine ait değildir. Kendi hesaplarınız arasında nakit taşımak net olarak sıfıra eşittir ve her iki tarafı da saymak brüt giriş ve çıkışları aynı anda şişirir.

Manuel olarak nasıl yapılır?

1. Seçenek: Kaynak başına bir sekme, ardından bir özet

Her bir banka hesabını, kartı ve ödeme işlemcisini ayrı ayrı dışa aktarın ve birleştirmeden önce kendi sekmelerinde tutun.

Her sekmeye bir sınıflandırma sütunu ve normalleştirilmiş bir tarih sütunu ekleyin. Ardından, her şeyi tek bir tabloda toplamak için EOMONTH ile oluşturulmuş ay sonu serilerine karşı SUMIFS kullanın.

Microsoft, EOMONTH işlevini "ayın son gününün seri numarasını" döndüren bir işlev olarak tanımlar. Bu, ay sınırlarınızı hücre biçimlendirmesiyle üstü kapalı bir şekilde belirtmek yerine açık hale verir.

Buradaki en büyük engel mutabakattır. Burada birleştirilmiş dönem sonu bakiyenizin bankayla eşleşip eşleşmediğini kontrol eden hiçbir şey yoktur, bu nedenle bunu her ay kendiniz yapmanız gerekir.

2. Seçenek: Satırları tek tek etiketlemek yerine bir arama tablosuyla sınıflandırın

İşlem açıklamasından kategoriye giden iki sütunlu bir eşleme tablosu oluşturun, ardından satırları tek tek etiketlemek yerine her bir satırı buradan aratın.

Bu, sınıflandırmayı denetlenebilir hale verir. Birisi yazılım yenilemelerinin neden işletme grubunda yer aldığını sorduğunda, hatırlamaya çalışmak yerine tabloyu gösterebilirsiniz.

Tablonun bazı şeyleri kaçırabileceğini unutmayın. Eşleşmeyen satırları varsayılan olarak işletme grubuna atmak yerine "sınıflandırılmamış" bir grupta görünür bırakın; çünkü sessizce yapılan varsayılan atamalar hataların gözden kaçmasına neden olur.

Buradaki sınır ise zamanla yaşanan sapmalardır. Satıcı açıklamaları değişir, yeni tedarikçiler ortaya çıkar ve tablo bir şeyleri yakalamayı bıraktığı anda bakım gerektirir.

3. Seçenek: En üstte bir mutabakat satırı bulundurun

Dönem başı bakiyesini, net hareketi, hesaplanan dönem sonu bakiyesini ve gerçek banka dönem sonu bakiyesini yan yana dört hücreye yerleştirin ve yanlarına bir fark hücresi ekleyin.

Eğer bu fark sıfır değilse, altındaki hiçbir şeyi okumaya değmez. Kontrolü en başta oluşturmak, doğrulamadığınız bir raporu sunmanızı engeller.

Bir e-tabloda işlemlerin mutabakatını sağlama kılavuzumuz, bu işin eşleştirme yönünü daha ayrıntılı bir şekilde ele almaktadır.

Buradaki kısıtlama, sıfır farkın sınıflandırmayı değil, yalnızca toplamları kanıtlamasıdır. Bankayla mükemmel bir şekilde eşleşme sağlayıp yine de maaş ödemelerini finansman grubunda bırakmış olabilirsiniz.

Ortak engel. Her üç seçenek de her kaynağın aynı tarih esasına göre aynı tarih aralığını kapsadığını varsayar. Sekmeler arasındaki uyumsuz tarih aralıkları, bu rapordaki en yaygın sessiz hatadır.

Manuel yöntemin yavaşladığı yerler

İlk nakit akış raporu bir öğleden sonranızı alır. Dördüncüsü ise girdiler değiştiği için daha uzun sürer.

Yeni bir ödeme işlemcisi devreye girer, bu nedenle farklı bir sütun düzenine sahip dördüncü bir dışa aktarma dosyası oluşur. Bir kart yenilenir, bu yüzden açıklama metinleri değişir ve arama tablosu satırları kaçırmaya başlar.

Ardından tarih esası sorusu tekrar gündeme gelir. Birisi satış rakamının neden nakit rakamıyla eşleşmediğini sorar ve dürüst bir yanıt vermek için mutabakat gecikmesini tekrar açıklamanız gerekir.

Sadece baskı altındayken ortaya çıkan dördüncü bir maliyet daha vardır. Bir yönetim kurulu üyesi hareketin nedenini sorar ve yanıt vermek, artık nasıl yaptığınızı hatırlamadığınız üç aylık sınıflandırmaları yeniden türetmeyi gerektirir.

Aynı işin sapma analizi yönü için bütçe ve gerçekleşen raporu oluşturma kılavuzumuza göz atın.

Powerdrill Bloom ile nasıl oluşturulur?

1. Adım: Banka ve ödeme dışa aktarma dosyalarınızı yükleyin

Banka hesap özeti, kart ve işlemci ödeme dışa aktarma dosyalarını birlikte yükleyin. Powerdrill Bloom, dosyalar yüklendiğinde sütunları analiz eder; böylece uyumsuz tarih aralıkları, yinelenen işlem kimlikleri ve boş tutarlar herhangi bir toplam oluşturulmadan önce ortaya çıkar.

2. Adım: Raporu doğal dille tanımlayın

Kuralları oluşturmak yerine onları doğrudan ifade edin. Tarih esasını, dönemi, üç grubu, kapsamdaki hesapları ve elenecek kurum içi transfer çiftlerini belirtin.

Ardından hataları yakalayacak soruları sorun. Hangi satırların sınıflandırılamadığını sorun. Hangi işlemlerin iki kaynakta birden göründüğünü sorun. Hesaplanan dönem sonu bakiyesinin, sağladığınız banka dönem sonu bakiyesine eşit olup olmadığını sorun.

3. Adım: Grafiği, raporu veya sunumu dışa aktarın

Aylık nakit akış tablosunu, dönem sonu bakiyesine karşı net hareketi gösteren bir grafiği veya toplamların yanında tarih esasını taşıyan slaytları alın.

Yapay zeka nakit akışı analizi araç sayfası, aynı işi araç yönünden ele almaktadır.

Sık yapılan hatalar

Kaynaklar arasında tarih esaslarını karıştırmak. İşlemciden alınan tahsilat tarihleri ile bankadan alınan alacak tarihleri birbiriyle toplanamaz.

Kurum içi transferleri saymak. Her iki bacak da sayılır; net tutar doğru kalsa bile hem brüt giriş hem de brüt çıkış şişer.

Sınıflandırılmamış satırları varsayılan olarak işletme grubuna atmak. En önemli grup, eşleştiremediğiniz her şeyi sessizce içine çeker.

Mutabakat satırını atlamak. Banka bakiyesiyle eşleşmeyen bir rapor, sadece biçimlendirilmiş bir tahminden ibarettir.

Yalnızca tek bir ayı sunmak. Nakit akışı düzensizdir ve tek bir ay, üç aylık verinin çürüteceği bir sonuca varılmasına neden olabilir.

İadeleri tek bir gelir satırında netleştirmek. Girişlerin mi azaldığını yoksa iadelerin mi arttığını görme yeteneğinizi kaybedersiniz.

Buna nakit akış tablosu demek. Yasal versiyon, muhasebe standartları çerçevesinde hesaplarınızdan hazırlanır ve bu ayrım raporu okuyan herkes için önem taşır.

Sonuç

Tarih esasını sabitleyin, kapsamı belirleyin, bir tablodan sınıflandırma yapın, kurum içi transferleri eleyin ve mutabakat kontrolünü her şeyin üstünde tutun. Bu, birinin üzerinde işlem yapabileceği bir nakit akış raporu ortaya çıkarır.

En baştaki iki karar, raporu savunulabilir kılan şeydir. Nakit mi tahakkuk mu ve hangi tarihin esas alınacağı soruları, nakit rakamıyla ilgili neredeyse tüm anlaşmazlıkları açıklar.

Her ikisini de raporun kendisinde belirtin. Esasınızı görebilen bir okuyucu, seçiminiz hakkında fikir yürütebilir; bu da sessizce farklı bir esası varsaymaktan çok daha iyidir.

Her ay bunu yeniden oluşturmak bir gününüzü alıyorsa, kendi dışa aktarma dosyanızla Powerdrill Bloom'u deneyin. Ayrıca yapay zeka rapor oluşturucu sayfasına da göz atabilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular

Nakit akış raporu ile nakit akış tablosu arasındaki fark nedir?

Nakit akış tablosu, muhasebe standartları çerçevesinde hesaplarınızdan hazırlanır ve gelir tablosuyla mutabakat sağlar. Yönetim nakit akış raporu ise banka ve ödeme dışa aktarma dosyalarından oluşturulan ve belirli bir dönemde fiilen hareket eden nakdi tanımlayan bir raporudur.

Nakit akış raporunda nakit esası mı yoksa tahakkuk esası mı kullanılmalıdır?

Nakit esası daha uygundur, çünkü rapor hareket eden parayı tanımlar. IRS, nakit yöntemini gelirin tahsil edildiğinde beyan edilmesi ve giderlerin ödendiğinde düşülmesi olarak tanımlar; bu da bir nakit raporunun ihtiyaç duyduğu zamanlamayla aynıdır.

Kart ödemesi için hangi tarihi kullanmalıyım?

Raporun bir bakiye ile eşleşmesi gerektiğinde, paranın bankanıza ulaştığı tarihi kullanın. Stripe, fonların kullanılabilirliğinin mutabakat zamanlamasına bağlı olduğunu ve bankanızın fonları aldıktan sonra ek süre ekleyebileceğini belirtmektedir.

Kendi hesaplarım arasındaki transferleri nasıl ele almalıyım?

Her iki bacağı da hariç tutun. Bunları saymak, toplam girişi ve toplam çıkışı aynı miktarda şişirir; bu durumda net tutar doğru kalırken tüm brüt rakamlar yanlış olur.

Bir nakit akış raporunun üç bölümü nelerdir?

İşletme bölümü, müşterilerden gelen nakdi ve tedarikçilere, personele ve vergilere yapılan ödemeleri kapsar. Yatırım bölümü, uzun ömürlü varlıkları ve yatırımları kapsar. Finansman bölümü ise kredileri, özkaynakları ve dağıtımları kapsar.