วิธีทำ ABC Analysis ใน Excel: 5 ขั้นตอนง่ายๆ
การวิเคราะห์แบบ ABC (ABC analysis) จะจัดกลุ่มรายการสินค้าคงคลังออกเป็นสามกลุ่มตามมูลค่าการใช้งานรายปี โดยสินค้ากลุ่ม A คือสินค้าจำนวนน้อยที่มีมูลค่าสูงที่สุด สินค้ากลุ่ม C คือสินค้าจำนวนมากที่มีมูลค่าน้อย และสินค้ากลุ่ม B จะอยู่ตรงกลางระหว่างสองกลุ่มนี้ ใน Excel คุณสามารถทำการวิเคราะห์นี้ได้ด้วยตารางเพียงตารางเดียว ซึ่งประกอบด้วย มูลค่ารายปี, สัดส่วนต่อมูลค่าทั้งหมด, ยอดสะสม และสูตรสำหรับจัดกลุ่มสินค้าแต่ละประเภท
คู่มือนี้จะอธิบายความหมายของแต่ละกลุ่ม, ขั้นตอนการทำใน Excel 5 ขั้นตอน, ตัวอย่างการคำนวณ และวิธีการสร้างแผนภูมิแสดงผลลัพธ์ นอกจากนี้ยังครอบคลุมถึงวิธีการเลือกเกณฑ์การแบ่งกลุ่ม และสิ่งที่คุณควรทำกับสินค้าแต่ละกลุ่มหลังจากทำการวิเคราะห์เสร็จสิ้นแล้ว
การวิเคราะห์แบบ ABC คืออะไร
การวิเคราะห์แบบ ABC คือวิธีการตัดสินใจว่าสินค้าใดที่ควรได้รับความสนใจมากที่สุด โดยอิงจากรูปแบบง่ายๆ นั่นคือ สินค้าจำนวนเพียงเล็กน้อยมักจะมีสัดส่วนมูลค่าการใช้จ่ายที่สูงมาก
บทความในปี 2012 เกี่ยวกับการวิเคราะห์และการควบคุมค่าใช้จ่ายด้านเวชภัณฑ์จาก Management Sciences for Health (MSH) ได้อธิบายเรื่องนี้ไว้อย่างชัดเจน โดยระบุว่า "สินค้าจำนวนค่อนข้างน้อยมีสัดส่วนมูลค่าส่วนใหญ่ของการบริโภคประจำปี" และเสริมว่า "การวิเคราะห์ปรากฏการณ์นี้เรียกว่า การวิเคราะห์แบบพาเรโต (Pareto analysis) หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า การวิเคราะห์แบบ ABC"
บทความเดียวกันนี้อธิบายว่า สินค้า "สามารถจำแนกออกเป็นสามกลุ่ม (A, B และ C) ตามมูลค่าการใช้งานรายปี" ซึ่งวิธีการนี้จะเหมือนกันไม่ว่าคุณจะจัดเก็บยา, อะไหล่ หรือสินค้าค้าปลีกก็ตาม
มีจุดหนึ่งที่มักจะถูกมองข้าม นั่นคือ กลุ่มเหล่านี้ไม่ใช่ป้ายกำกับถาวร MSH ระบุว่า "หากรูปแบบการใช้งานเปลี่ยนไป สินค้าอาจตกไปอยู่ในกลุ่มอื่นในการวิเคราะห์แบบ ABC ครั้งต่อไป" ดังนั้น การวิเคราะห์แบบ ABC จึงทำงานได้ดีที่สุดเมื่อทำเป็นประจำ ไม่ใช่ทำเพียงครั้งเดียวแล้วเลิก
ความหมายของกลุ่ม A, B และ C
บทความของ MSH ได้ระบุช่วงสัดส่วนทั่วไปสำหรับแต่ละกลุ่มไว้ดังนี้:
| กลุ่ม | สัดส่วนของจำนวนสินค้า | สัดส่วนของมูลค่ารายปี | ความหมายโดยทั่วไป |
|---|---|---|---|
| A | 10 ถึง 20 เปอร์เซ็นต์ | 75 ถึง 80 เปอร์เซ็นต์ | สินค้าจำนวนน้อย แต่มีมูลค่าส่วนใหญ่ |
| B | 10 ถึง 20 เปอร์เซ็นต์ | 15 ถึง 20 เปอร์เซ็นต์ | กลุ่มระดับปานกลาง |
| C | 60 ถึง 80 เปอร์เซ็นต์ | 5 ถึง 10 เปอร์เซ็นต์ | สินค้าจำนวนมาก แต่มีมูลค่าน้อย |
ตัวเลขเหล่านี้เป็นเพียงช่วงสัดส่วนทั่วไป ไม่ใช่กฎเกณฑ์ตายตัว MSH กล่าวว่า "ขอบเขตเหล่านี้ค่อนข้างยืดหยุ่นได้" โดยในตัวอย่างของ MSH ได้กำหนดให้กลุ่ม A เป็นสินค้าที่มีมูลค่ารวมกันคิดเป็น 70 เปอร์เซ็นต์ของงบประมาณแทน
มูลค่าที่เป็นตัวกำหนดกลุ่มคือ มูลค่าการใช้งานรายปี ซึ่งคำนวณจาก จำนวนหน่วยที่ใช้ในหนึ่งปี คูณด้วย ต้นทุนต่อหน่วย ดังนั้น สินค้าราคาถูกที่ใช้ในปริมาณมหาศาลก็อาจจัดอยู่ในกลุ่ม A ได้ ในขณะที่สินค้าราคาแพงที่ใช้งานเพียงปีละครั้งก็อาจตกไปอยู่ในกลุ่ม C ได้เช่นกัน
บทความในปี 2014 ใน American Journal of Business Education ได้ตั้งคำถามเกี่ยวกับการใช้มูลค่าเพียงอย่างเดียว โดยแย้งว่าตำราเรียนส่วนใหญ่ "มุ่งเน้นไปที่มูลค่าตัวเงินเป็นเกณฑ์เดียว" และแนะนำให้เพิ่มเกณฑ์อื่นๆ เข้าไปด้วย อย่างไรก็ตาม สำหรับการวิเคราะห์ในขั้นแรก มูลค่าคือวิธีการที่บทความของ MSH เลือกใช้
สิ่งที่คุณต้องเตรียมก่อนเริ่มต้น
การวิเคราะห์แบบ ABC ใน Excel ต้องการข้อมูลเพียงไม่กี่คอลัมน์ต่อหนึ่งรายการสินค้า:
- ชื่อสินค้าหรือ SKU แถวละหนึ่งรายการ
- จำนวนหน่วยที่ใช้หรือซื้อรายปี ใช้ช่วงเวลา 12 เดือนเดียวกันสำหรับสินค้าทุกรายการ
- ต้นทุนต่อหน่วย ต้นทุนของสินค้าหนึ่งหน่วย โดยใช้หน่วยนับเดียวกันกับที่คุณใช้นับจำนวน
MSH เน้นย้ำเรื่องการใช้ช่วงเวลาที่ตรงกันว่า "โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้ช่วงเวลาการทบทวนเดียวกันสำหรับสินค้าทุกรายการ เพื่อหลีกเลี่ยงการเปรียบเทียบที่คลาดเคลื่อน" นอกจากนี้ยังแนะนำให้ใช้หน่วยพื้นฐานเดียวกันสำหรับทั้งต้นทุนและจำนวน เช่น เม็ดยา หรือกล่องเดี่ยว แทนที่จะใช้ขนาดบรรจุภัณฑ์ที่ปะปนกัน
หากข้อมูลของคุณมาจากระบบสินค้าคงคลังหรือระบบจัดซื้อ ให้ส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ CSV หรือ Excel จากนั้นให้นำสินค้าที่ไม่มีความเคลื่อนไหวในช่วงเวลาดังกล่าวออก หรือจะเก็บไว้และคาดการณ์ว่าสินค้าเหล่านั้นจะตกไปอยู่ในกลุ่ม C ก็ได้
วิธีทำการวิเคราะห์แบบ ABC ใน Excel
ขั้นตอนทั้ง 5 ขั้นตอนด้านล่างนี้อิงตามวิธีการในบทความของ MSH โดยนำมาปรับใช้กับสูตรใน Excel ตัวอย่างนี้จะใส่ชื่อหัวข้อในแถวที่ 1, หัวตารางในแถวที่ 2 และรายการสินค้า 10 รายการในแถวที่ 3 ถึง 12 โดยคอลัมน์ A, B และ C จะเก็บข้อมูลชื่อสินค้า, จำนวนหน่วยรายปี และต้นทุนต่อหน่วยตามลำดับ
ขั้นตอนที่ 1: ระบุรายการสินค้า จำนวนหน่วย และต้นทุนต่อหน่วย
ป้อนหรือวางข้อมูลแถวละหนึ่งรายการสินค้า โดยระบุชื่อสินค้า, จำนวนหน่วยรายปี และต้นทุนต่อหน่วย พร้อมทั้งเพิ่มหัวตารางในแถวที่ 2 เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเรียงข้อมูลในภายหลัง
ตรวจสอบข้อมูลก่อนดำเนินการต่อ โดยมองหาต้นทุนที่ว่างเปล่า, จำนวนที่ติดลบ และ SKU ที่ซ้ำกัน เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้จะทำให้ยอดรวมคลาดเคลื่อน การใช้ตัวกรองแบบรวดเร็ว (Filter) ในแต่ละคอลัมน์มักจะช่วยให้ค้นหาข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้ง่ายขึ้น
หากมีการซื้อสินค้าชนิดเดียวกันหลายครั้งในราคาที่แตกต่างกัน ให้ใช้ต้นทุนที่สม่ำเสมอเพียงค่าเดียว MSH ระบุว่า "การใช้ต้นทุนถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก หรือการคำนวณแบบเข้าก่อนออกก่อน (FIFO)" เป็นทางเลือกที่แม่นยำที่สุดเมื่อติดตามต้นทุนต่อหน่วยที่แท้จริงได้ยาก
ขั้นตอนที่ 2: คำนวณมูลค่ารายปีและสัดส่วนต่อมูลค่าทั้งหมด
ในคอลัมน์ D ให้คูณจำนวนหน่วยด้วยต้นทุนเพื่อหามูลค่ารายปีของสินค้าแต่ละรายการ โดยในเซลล์ D3 ให้ป้อนสูตร =B3*C3 แล้วลากสูตรลงมาด้านล่าง
In column E, divide each value by the total of all values to get its share. In E3, enter =D3/SUM($D$3:$D$12) and fill down. The dollar signs keep the total range fixed as the formula copies. Format column E as a percentage with two decimal places.
MSH แนะนำให้ใช้ความละเอียดดังกล่าวด้วยเหตุผลที่ว่า "สินค้าหลายรายการอาจมีมูลค่าใกล้เคียงกัน และสินค้าจำนวนมากอาจมีสัดส่วนน้อยกว่า 1 เปอร์เซ็นต์ของมูลค่าทั้งหมด"
ขั้นตอนที่ 3: จัดเรียงสินค้าตามมูลค่าจากมากไปน้อย
เลือกตารางทั้งหมดรวมถึงหัวตาราง แล้วจัดเรียงตามคอลัมน์ D จากมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด ใน Excel ให้ไปที่เมนู ข้อมูล (Data) จากนั้นเลือก เรียงลำดับ (Sort) โดยเลือกคอลัมน์ D และตั้งค่าลำดับเป็น จากมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด (Largest to Smallest)
หากคุณชอบใช้สูตร ฟังก์ชัน SORT จะช่วยส่งคืนข้อมูลที่จัดเรียงแล้ว ไวยากรณ์ของ Microsoft คือ =SORT(array,[sort_index],[sort_order],[by_col]) โดยที่ลำดับการจัดเรียงเป็น -1 หมายถึงการเรียงลำดับจากมากไปน้อย สำหรับตารางนี้ สูตร =SORT(A3:E12,4,-1) จะจัดเรียงตามคอลัมน์ที่สี่ โดยเรียงจากมูลค่าสูงสุดก่อน
หลังจากขั้นตอนนี้ สินค้าที่มีมูลค่ารายปีสูงสุดจะอยู่ด้านบนสุด ซึ่งการจัดเรียงลำดับนี้จะทำให้การคำนวณยอดสะสมในขั้นตอนถัดไปมีความหมาย
ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มเปอร์เซ็นต์สะสม
ในคอลัมน์ F ให้เพิ่มยอดสะสมของสัดส่วน โดยในเซลล์ F3 ให้ป้อนสูตร =SUM($E$3:E3) แล้วลากสูตรลงมา ส่วนแรกของช่วงข้อมูลจะถูกตรึงไว้ ในขณะที่ส่วนที่สองจะขยายเพิ่มขึ้นทีละหนึ่งแถวในแต่ละครั้ง
แถวสุดท้ายควรแสดงผลลัพธ์เป็น 100 เปอร์เซ็นต์ หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ตรวจสอบว่ามีเซลล์ว่างหรือค่าที่เป็นข้อความในคอลัมน์ D และ E หรือไม่
คอลัมน์นี้คือหัวใจสำคัญของการวิเคราะห์แบบ ABC เนื่องจากจะแสดงให้เห็นว่าสินค้าในแถวด้านบนทั้งหมดรวมกันคิดเป็นสัดส่วนเท่าใดของมูลค่ารวมทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 5: จัดกลุ่มสินค้าเป็นประเภท A, B และ C
ในคอลัมน์ G ให้ใช้สูตรเพื่อระบุกลุ่มของสินค้าแต่ละรายการ หากใช้เกณฑ์การแบ่งกลุ่มที่ 80 และ 95 เปอร์เซ็นต์ ให้ป้อนสูตรนี้ในเซลล์ G3 แล้วลากสูตรลงมา:
=IFS(F3<=0.8,"A",F3<=0.95,"B",TRUE,"C")
ฟังก์ชัน IFS จะตรวจสอบแต่ละเงื่อนไขตามลำดับและส่งคืนค่าแรกที่ตรงตามเงื่อนไข ตัวอย่างของ Microsoft เองก็ใช้รูปแบบเดียวกันนี้ โดยใช้ TRUE เป็นเงื่อนไขสุดท้ายสำหรับกรณีที่เหลือทั้งหมด สินค้าที่มีเปอร์เซ็นต์สะสมไม่เกิน 80 เปอร์เซ็นต์จะจัดอยู่ในกลุ่ม A, สินค้าที่ไม่เกิน 95 เปอร์เซ็นต์จะจัดอยู่ในกลุ่ม B และส่วนที่เหลือจะจัดอยู่ในกลุ่ม C
สุดท้าย ให้ตรวจนับจำนวนสินค้าในแต่ละกลุ่มด้วยสูตร =COUNTIF(G3:G12,"A") และทำแบบเดียวกันสำหรับกลุ่ม B และ C จากนั้นเปรียบเทียบจำนวนที่ได้กับช่วงสัดส่วนทั่วไปข้างต้น คุณสามารถปรับเปลี่ยนเกณฑ์การแบ่งกลุ่มได้หากพบว่าสินค้ากลุ่ม A มีจำนวนมากหรือน้อยเกินกว่าที่ทีมงานของคุณจะบริหารจัดการได้ไหว
ตัวอย่างการคำนวณจริง
นี่คือตารางตัวอย่างสำหรับสินค้า 10 รายการที่จัดเรียงตามมูลค่ารายปีเรียบร้อยแล้ว ตัวเลขเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่างสมมติ ไม่ใช่ข้อมูลจริงจากบริษัทใดๆ
| สินค้า | จำนวนหน่วยรายปี | ต้นทุนต่อหน่วย | มูลค่ารายปี | สัดส่วน | ยอดสะสม | กลุ่ม |
|---|---|---|---|---|---|---|
| SKU-01 | 1,200 | $45.00 | $54,000 | 36.00% | 36.00% | A |
| SKU-02 | 3,000 | $12.00 | $36,000 | 24.00% | 60.00% | A |
| SKU-03 | 500 | $40.00 | $20,000 | 13.33% | 73.33% | A |
| SKU-04 | 8,000 | $1.50 | $12,000 | 8.00% | 81.33% | B |
| SKU-05 | 2,000 | $4.00 | $8,000 | 5.33% | 86.67% | B |
| SKU-06 | 600 | $10.00 | $6,000 | 4.00% | 90.67% | B |
| SKU-07 | 1,000 | $5.00 | $5,000 | 3.33% | 94.00% | B |
| SKU-08 | 1,500 | $3.00 | $4,500 | 3.00% | 97.00% | C |
| SKU-09 | 700 | $5.00 | $3,500 | 2.33% | 99.33% | C |
| SKU-10 | 400 | $2.50 | $1,000 | 0.67% | 100.00% | C |
มูลค่ารายปีรวมทั้งหมดคือ $150,000 โดยสินค้าสามรายการ (คิดเป็น 30 เปอร์เซ็นต์ของรายการทั้งหมด) มีมูลค่ารวมกันถึง 73.33 เปอร์เซ็นต์ของมูลค่าทั้งหมด และจัดอยู่ในกลุ่ม A ส่วนสินค้าอีกสี่รายการจัดอยู่ในกลุ่ม B และสามรายการสุดท้ายซึ่งมีมูลค่ารวมกันเพียง 6 เปอร์เซ็นต์ของมูลค่าทั้งหมด ตกอยู่ในกลุ่ม C
มีรายละเอียดสองจุดที่น่าสนใจ จุดแรกคือ SKU-04 มีจำนวนหน่วยมากที่สุดอย่างเห็นได้ชัด แต่เนื่องจากมีต้นทุนต่ำจึงจัดอยู่ในกลุ่ม B จุดที่สองคือ ด้วยจำนวนสินค้าเพียง 10 รายการ สัดส่วนของแต่ละกลุ่มจึงอาจไม่ตรงกับช่วงสัดส่วนทั่วไป ซึ่งถือเป็นเรื่องปกติสำหรับรายการสินค้าจำนวนน้อย
วิธีการสร้างแผนภูมิแสดงผลลัพธ์
แผนภูมิจะช่วยให้แสดงรูปแบบข้อมูลในที่ประชุมได้ง่ายขึ้น MSH แนะนำให้พล็อตเปอร์เซ็นต์สะสมเทียบกับลำดับสินค้า ซึ่งจะทำให้ได้เส้นโค้ง ABC ที่คุ้นเคยกันดี
Excel มีแผนภูมิสำเร็จรูปสำหรับงานนี้ โดย Microsoft อธิบายว่า แผนภูมิพาเรโต (Pareto chart) คือแผนภูมิที่ "ประกอบด้วยทั้งคอลัมน์ที่จัดเรียงจากมากไปน้อยและเส้นที่แสดงเปอร์เซ็นต์สะสมรวม" วิธีการสร้างคือ ให้เลือกชื่อสินค้าและมูลค่ารายปี จากนั้นเลือก แทรก (Insert), แทรกแผนภูมิสถิติ (Insert Statistic Chart) และเลือก พาเรโต (Pareto)
เพิ่มเส้นแนวนอนหรือป้ายกำกับสองเส้นที่เกณฑ์การแบ่งกลุ่มของคุณ เช่น ที่ 80 และ 95 เปอร์เซ็นต์ เพื่อให้ผู้ดูสามารถมองเห็นจุดเริ่มต้นของแต่ละกลุ่มได้อย่างชัดเจน คู่มือการสร้าง Pareto chart with AI ของเราจะอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับตัวแผนภูมินี้อย่างเจาะลึกยิ่งขึ้น
การเลือกเกณฑ์การแบ่งกลุ่มของคุณ
ไม่มีเกณฑ์การแบ่งกลุ่มที่ถูกต้องเพียงหนึ่งเดียว MSH อธิบายว่าการเลือกเกณฑ์นั้น "ขึ้นอยู่กับว่าปริมาณและมูลค่ามีการกระจายตัวอย่างไรในรายการสินค้า" และยังขึ้นอยู่กับ "วิธีการที่จะนำผลลัพธ์ของการวิเคราะห์แบบ ABC ไปใช้งาน" อีกด้วย
ขีดความสามารถในการบริหารจัดการคือข้อจำกัดในทางปฏิบัติ MSH ระบุไว้อย่างตรงไปตรงมาว่า "การจัดสรรสินค้าให้อยู่ในกลุ่ม A จะต้องขึ้นอยู่กับขีดความสามารถในการบริหารจัดการ" หากทีมงานของคุณสามารถตรวจสอบสินค้าได้อย่างใกล้ชิดเพียงเดือนละ 50 รายการ การมีสินค้ากลุ่ม A ถึง 300 รายการย่อมทำให้ไม่บรรลุวัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์นี้
แนวทางทั่วไปบางประการมีดังนี้:
- แบ่งตามเกณฑ์มูลค่า กลุ่ม A คิดเป็นมูลค่าสะสมไม่เกิน 80 เปอร์เซ็นต์, กลุ่ม B ไม่เกิน 95 เปอร์เซ็นต์ และกลุ่ม C คือส่วนที่เหลือ ซึ่งเป็นวิธีที่ใช้ในตัวอย่างข้างต้น
- แบ่งตามเกณฑ์จำนวนสินค้า สินค้าที่มีมูลค่าสูงสุด 20 เปอร์เซ็นต์แรกจะจัดอยู่ในกลุ่ม A, 30 เปอร์เซ็นต์ถัดมาเป็นกลุ่ม B และส่วนที่เหลือเป็นกลุ่ม C
- กำหนดจำนวนรายการคงที่ บางทีมจะกำหนดให้สินค้าที่มีมูลค่าสูงสุด 25 หรือ 50 รายการแรกเป็นกลุ่ม A โดยไม่คำนึงถึงสัดส่วนมูลค่าของสินค้าเหล่านั้น
ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใด ให้บันทึกไว้และใช้เกณฑ์เดิมทุกครั้ง เนื่องจากการเปรียบเทียบกลุ่มสินค้าของไตรมาสนี้กับไตรมาสที่แล้วจะใช้ได้ผลก็ต่อเมื่อเกณฑ์การแบ่งกลุ่มยังคงเดิมเท่านั้น
สิ่งที่ควรทำกับสินค้าแต่ละกลุ่ม
จุดประสงค์ของการวิเคราะห์แบบ ABC คือการทุ่มเททรัพยากรไปกับสินค้าที่มีมูลค่าสูง โดยบทความของ MSH ได้ระบุวิธีนำผลลัพธ์ไปใช้งานไว้หลายวิธีดังนี้:
- สั่งซื้อสินค้ากลุ่ม A บ่อยครั้งขึ้น MSH ระบุว่า การสั่งซื้อสินค้ากลุ่ม A "บ่อยครั้งขึ้นในปริมาณที่น้อยลง จะช่วยลดต้นทุนในการจัดเก็บสินค้าคงคลังได้"
- เจรจาต่อรองราคาสินค้ากลุ่ม A ก่อนเป็นอันดับแรก บทความระบุว่า "การลดราคาสำหรับสินค้าที่จัดอยู่ในกลุ่ม A จากการวิเคราะห์ สามารถช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมาก"
- ตรวจนับสินค้ากลุ่ม A บ่อยครั้งขึ้น MSH ชี้ว่า "การตรวจนับสต็อกตามรอบควรได้รับแนวทางจากการวิเคราะห์แบบ ABC โดยควรตรวจนับสินค้ากลุ่ม A บ่อยครั้งขึ้น"
- เฝ้าติดตามสถานะการสั่งซื้อสินค้ากลุ่ม A การขาดแคลนสินค้ากลุ่ม A อย่างกะทันหันอาจนำไปสู่การจัดซื้อฉุกเฉินที่มีค่าใช้จ่ายสูงมาก
สำหรับสินค้ากลุ่ม C สามารถใช้กฎเกณฑ์ที่ง่ายกว่าได้ เช่น การสั่งซื้อในปริมาณที่มากขึ้นแต่มีความถี่น้อยลง และการตรวจนับสต็อกที่น้อยครั้งลง ส่วนสินค้ากลุ่ม B จะอยู่ตรงกลางระหว่างสองกลุ่มนี้ หากคุณมีความกังวลเกี่ยวกับสินค้าที่เคลื่อนไหวช้า คู่มือวิธีการ spot slow-moving inventory ของเราก็สามารถนำมาประยุกต์ใช้ร่วมกับการวิเคราะห์นี้ได้เป็นอย่างดี
ทำงานได้เร็วขึ้นด้วย AI
ขั้นตอนใน Excel จะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีเมื่อข้อมูลได้รับการทำความสะอาดเรียบร้อยแล้ว แต่การทำความสะอาดข้อมูลที่ส่งออกมาและการทำงานเดิมซ้ำๆ ในทุกไตรมาสอาจใช้เวลานานกว่านั้นมาก
พื้นที่ทำงานของ AI สามารถคำนวณทางคณิตศาสตร์และจัดเรียงข้อมูลได้ในการสั่งงานเพียงครั้งเดียว เพียงอัปโหลดไฟล์ข้อมูลสินค้าคงคลังหรือข้อมูลการจัดซื้อที่ส่งออกมาไปยัง Powerdrill Bloom แล้วสั่งงานด้วยภาษาธรรมชาติเพื่อขอให้ทำการวิเคราะห์แบบ ABC ตามเกณฑ์ที่คุณต้องการ โดยขอให้แสดงมูลค่ารายปี, สัดส่วน, เปอร์เซ็นต์สะสม และกลุ่มสำหรับสินค้าแต่ละรายการ พร้อมทั้งแผนภูมิพาเรโต
จากนั้นให้ตรวจสอบผลลัพธ์เหมือนกับการตรวจสเปรดชีตทั่วไป โดยยืนยันมูลค่ารายปีรวมเทียบกับผลรวมที่คุณคำนวณเอง และสุ่มตรวจสินค้าสองรายการในแต่ละกลุ่ม หน้า Excel AI assistant ของเราจะอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับงานสเปรดชีตประเภทนี้อย่างเจาะลึกยิ่งขึ้น และสำหรับภาพรวมของเครื่องมือคาดการณ์ที่กว้างขึ้น โปรดดูบทความรวบรวม AI tools for inventory and demand forecasting นี้
ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง
- การปะปนช่วงเวลา การใช้ข้อมูล 12 เดือนสำหรับสินค้าชิ้นหนึ่งและ 6 เดือนสำหรับอีกชิ้นหนึ่งจะทำให้สัดส่วนที่ได้ไม่มีความหมาย
- การใช้จำนวนหน่วยแทนมูลค่า การจัดกลุ่มสินค้าขึ้นอยู่กับจำนวนหน่วยคูณด้วยต้นทุน ไม่ใช่จำนวนหน่วยเพียงอย่างเดียว
- การลืมจัดเรียงข้อมูลก่อนคำนวณยอดสะสม การคำนวณเปอร์เซ็นต์สะสมในรายการที่ไม่ได้จัดเรียงจะทำให้สินค้าถูกจัดอยู่ในกลุ่มที่ผิดพลาด
- การคิดว่ากลุ่มสินค้าเป็นสิ่งถาวร ควรทำการวิเคราะห์ซ้ำในทุกไตรมาสหรือทุกปี เนื่องจากสินค้าสามารถย้ายกลุ่มไปมาได้
- เกณฑ์การแบ่งกลุ่มที่ละเลยขีดความสามารถ รายการสินค้ากลุ่ม A ที่ยาวเกินกว่าจะบริหารจัดการได้อย่างใกล้ชิด จะไม่ได้รับการดูแลที่แตกต่างจากสินค้ากลุ่ม B เลย
- การละเลยสินค้าสำคัญที่มีราคาถูก สินค้าที่มีมูลค่าต่ำก็ยังสามารถทำให้การทำงานหยุดชะงักได้หากสินค้าหมดคลัง บทความของ MSH จึงแนะนำให้จับคู่การวิเคราะห์แบบ ABC ร่วมกับการประเมินความสำคัญแยกต่างหาก เช่น สินค้าที่จำเป็นอย่างยิ่ง (vital), สินค้าที่จำเป็น (essential) และสินค้าที่ไม่จำเป็น (nonessential)
หากรายการสินค้าของคุณมาจากไฟล์ส่งออกที่ยุ่งเหยิง คุณสามารถ try Powerdrill Bloom เพื่อสร้างตารางและแผนภูมิ ABC แรกของคุณได้
คำถามที่พบบ่อย
การวิเคราะห์แบบ ABC ในการบริหารจัดการสินค้าคงคลังคืออะไร
การวิเคราะห์แบบ ABC คือการจัดกลุ่มสินค้าออกเป็นสามกลุ่มตามมูลค่าการใช้งานรายปี โดยสินค้ากลุ่ม A คือสินค้าจำนวนน้อยที่มีมูลค่าสูงที่สุด สินค้ากลุ่ม C คือสินค้าจำนวนมากที่มีมูลค่าน้อย และสินค้ากลุ่ม B จะอยู่ตรงกลางระหว่างสองกลุ่มนี้ ซึ่งจะช่วยให้ทีมงานสามารถมุ่งเน้นความพยายามในการควบคุมไปยังจุดที่มีมูลค่าสูงได้
วิธีคำนวณการวิเคราะห์แบบ ABC ใน Excel ทำอย่างไร
คูณจำนวนหน่วยรายปีด้วยต้นทุนต่อหน่วยสำหรับสินค้าแต่ละรายการ จากนั้นหารด้วยยอดรวมเพื่อหาสัดส่วนของสินค้าแต่ละชิ้น จัดเรียงตามมูลค่าจากมากที่สุดไปหาน้อยที่สุด เพิ่มยอดสะสมของสัดส่วน และจัดกลุ่มสินค้าด้วยสูตร เช่น IFS โดยเกณฑ์การแบ่งกลุ่มที่ 80 และ 95 เปอร์เซ็นต์จะอยู่ภายในช่วงสัดส่วนทั่วไปที่ระบุไว้ในบทความของ MSH
เปอร์เซ็นต์สำหรับการวิเคราะห์แบบ ABC คือเท่าใด
แนวทางทั่วไปคือ สินค้ากลุ่ม A จะมีจำนวนสินค้าคิดเป็น 10 ถึง 20 เปอร์เซ็นต์ และมีมูลค่าคิดเป็น 75 ถึง 80 เปอร์เซ็นต์ของมูลค่าทั้งหมด สินค้ากลุ่ม B จะมีจำนวนสินค้าคิดเป็น 10 ถึง 20 เปอร์เซ็นต์ และมีมูลค่าคิดเป็น 15 ถึง 20 เปอร์เซ็นต์ของมูลค่าทั้งหมด และสินค้ากลุ่ม C จะมีจำนวนสินค้าคิดเป็น 60 ถึง 80 เปอร์เซ็นต์ และมีมูลค่าคิดเป็น 5 ถึง 10 เปอร์เซ็นต์ของมูลค่าทั้งหมด
สูตรสำหรับการจัดกลุ่มแบบ ABC ใน Excel คืออะไร
เมื่อเปอร์เซ็นต์สะสมอยู่ในคอลัมน์ F และข้อมูลเริ่มต้นในแถวที่ 3 ให้ใช้สูตร =IFS(F3<=0.8,"A",F3<=0.95,"B",TRUE,"C") โดยคุณสามารถเปลี่ยนค่า 0.8 และ 0.95 ให้ตรงกับเกณฑ์การแบ่งกลุ่มของคุณเองได้ ทั้งนี้ การใช้สูตร IF ซ้อนกัน (Nested IF) ก็สามารถทำงานนี้ได้เช่นเดียวกัน
ทำไมการวิเคราะห์แบบ ABC จึงมีความสำคัญ
การวิเคราะห์นี้จะแสดงให้เห็นว่างบประมาณสินค้าคงคลังส่วนใหญ่ถูกใช้ไปกับสิ่งใด เพื่อให้ทีมงานสามารถดูแลสินค้าเหล่านั้นได้อย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้น การใช้งานทั่วไป ได้แก่ การสั่งซื้อสินค้ากลุ่ม A บ่อยครั้งขึ้น, การเจรจาต่อรองราคาของสินค้ากลุ่มนี้ก่อน และการตรวจนับสต็อกบ่อยครั้งขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยแจ้งเตือนเมื่อมีการใช้จ่ายที่ไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ด้วย
แหล่งที่มา: Management Sciences for Health, MDS-3 Chapter 40: Analyzing and controlling pharmaceutical expenditures · Ravinder and Misra, ABC Analysis for Inventory Management (2014) · Microsoft Support, SORT function · Microsoft Support, IFS function · Microsoft Support, Create a Pareto chart.