Как составить отчет о движении денежных средств: полное руководство

Отчет о движении денежных средств отвечает на один вопрос: сколько денег поступило, сколько ушло и сколько осталось. Чтобы составить его, экспортируйте выписки по банковским счетам и платежным операциям за определенный период. Затем классифицируйте каждую строку как операционную, инвестиционную или финансовую деятельность, рассчитайте чистый поток по месяцам и сопоставьте конечный баланс с выпиской из банка.

Самое сложное — это не арифметика. Сложность заключается в том, какую дату считать расчетной, ведь это решение меняет каждую цифру в отчете.

В этом руководстве рассказывается о том, что должно входить в отчет о движении денежных средств, и о двух решениях, которые необходимо принять перед началом работы. Затем мы разберем, как составить этот отчет на основе экспортированных данных.

Чем является и чем не является отчет о движении денежных средств

Управленческий отчет, который вам, скорее всего, нужен, — это не тот официальный отчет о движении денежных средств, который публикуют публичные компании.

Официальный (бухгалтерский) отчет о движении денежных средств составляется на основе ваших счетов в соответствии со стандартами учета и согласуется с отчетом о прибылях и убытках. Это работа бухгалтера, а не задача для электронных таблиц.

То, что обычно требуется команде каждый месяц, проще и полезнее. Этот отчет показывает, поступили ли деньги на самом деле, куда они ушли и на сколько месяцев работы (runway) их хватит.

Элемент	Зачем он нужен
Начальный остаток денежных средств	Отчет бесполезен, если он не сходится с реальным балансом
Поступления по источникам	Поступления от клиентов, возвраты за вычетом, финансирование отдельно
Расход по категориям	Фонд оплаты труда, поставщики, налоги, обслуживание долга
Чистое изменение за период	Главная цифра, ради которой все и делается
Конечный остаток денежных средств	Должен совпадать с банковской выпиской до копейки
Указанный принцип определения даты	Какая дата использовалась для учета каждой строки
Указанные рамки отчета	Какие счета и юридические лица включены

Именно последние два пункта отличают отчет от простой кучи цифр. Два человека могут взять один и тот же экспорт данных и получить результаты, различающиеся на тысячи, при этом никто из них не допустит ошибки.

В этой статье рассматривается отчетность по уже совершенным движениям денежных средств. Если же вам нужны прогнозы, наш обзор инструментов для прогнозирования движения денежных средств охватывает эту категорию, но там используются другие инструменты.

Решение первое: кассовый метод или метод начисления

Определитесь с этим до того, как начнете что-либо составлять, поскольку эти два метода отвечают на разные вопросы.

IRS четко определяет оба метода в Publication 538. При кассовом методе «вы обычно отражаете доход в том налоговом году, в котором вы его получили». Расходы вычитаются «в том налоговом году, в котором вы их оплатили».

Метод начисления меняет временные рамки. При нем «вы обычно отражаете доход в том налоговом году, в котором вы его заработали, независимо от того, когда была получена оплата», а расходы вычитаются по мере их возникновения.

Для отчета о движении денежных средств кассовый метод подходит идеально. Вы описываете деньги, которые уже переместились, поэтому выставленный, но неоплаченный счет не должен учитываться в общей сумме.

Ловушка заключается в том, чтобы смешать их, не заметив этого. Если брать поступления из банка, а расходы — из книги учета по методу начисления вашей бухгалтерской системы, получится цифра, которая ничего не отражает.

Обратите внимание, что это выбор для управленческой отчетности, а не налоговая консультация. Какой метод использует ваш бизнес для подачи налоговой отчетности — это вопрос к вашему бухгалтеру.

Решение второе: какую дату учитывать

Именно здесь большинство отчетов о движении денежных средств незаметно искажаются, и платежные системы — самый наглядный тому пример.

В документации по выплатам Stripe эти два события разделены. Там указано, что «время, когда средства становятся доступными, зависит от графика расчетов». Банку «может потребоваться дополнительное время, чтобы сделать средства доступными после их получения».

В самом начале этот разрыв может быть значительным. Stripe «обычно планирует первую выплату в течение 7–14 дней» после первого реального платежа. Отмечается, что это «может занять больше времени в зависимости от вашей отрасли, страны деятельности и уровня риска».

Таким образом, одна продажа создает как минимум три возможные даты. Клиент заплатил в один день, платежная система провела расчет в другой, а банк зачислил средства на счет в третий.

Отчет о движении денежных средств, построенный по дате списания средств у клиента, покажет деньги, которых у вас еще нет. Отчет, построенный по дате зачисления на банковский счет, будет соответствовать вашему балансу, но отставать от продаж.

Выбирайте дату зачисления на банковский счет, если отчет должен сходиться с балансом. Выберите ее один раз, зафиксируйте в отчете и используйте для каждой строки.

Тот же выбор возникает и при работе с кредиторской задолженностью. Чек, выписанный 30-го числа и обналиченный 3-го числа, при разных правилах будет относиться к разным месяцам.

Что входит в каждую из трех категорий

Классификация проще, чем кажется, если смириться с тем, что всегда будут спорные строки.

Операционная деятельность. Деньги от клиентов, выплаты поставщикам и сотрудникам, уплаченные налоги и проценты (если это предусмотрено вашей учетной политикой). Эта категория показывает, окупает ли бизнес сам себя.

Инвестиционная деятельность. Покупка и продажа долгосрочных активов, а также движение средств в инвестиции или из них. Сюда относятся оборудование, транспортные средства и капитализированное программное обеспечение.

Финансовая деятельность. Получение и погашение кредитов, привлечение акционерного капитала, выплата дивидендов и распределение прибыли. Деньги, которые поступают от инвесторов/кредиторов или возвращаются им, а не генерируются в ходе операционной деятельности.

Больше всего споров вызывают две категории. Проценты по кредитам и изъятия средств владельцами могут быть обоснованно отнесены к разным корзинам. Запишите свой выбор на вкладке с определениями, чтобы не принимать решение заново каждый месяц.

Внутренние переводы не относятся ни к одной из них. Перемещение денежных средств между собственными счетами дает в сумме ноль, а учет обеих сторон операции одновременно раздувает валовые показатели притока и оттока.

Как сделать это вручную

Вариант 1: По одной вкладке на каждый источник, затем сводная таблица

Экспортируйте данные по каждому банковскому счету, карте и платежной системе отдельно и храните их на собственных вкладках перед объединением.

Добавьте на каждую вкладку столбец классификации и столбец с нормализованной датой. Затем используйте функцию SUMIFS для сопоставления с датами конца месяца, полученными с помощью EOMONTH, чтобы свести все данные в одну таблицу.

Microsoft описывает функцию EOMONTH как возвращающую «порядковый номер последнего дня месяца». Это делает границы месяцев явными, а не просто подразумеваемыми форматированием ячеек.

Главное ограничение — это сверка. Ничто в этом процессе не проверяет, совпадает ли ваш итоговый конечный баланс с банковским, поэтому вам придется делать это вручную каждый месяц.

Вариант 2: Классификация с помощью таблицы соответствия, а не вручную

Создайте двухколоночную таблицу соответствия описания транзакции и категории, а затем сопоставляйте каждую строку автоматически, вместо того чтобы размечать их вручную.

Это делает классификацию проверяемой. Если кто-то спросит, почему продление лицензий на ПО оказалось в операционных расходах, вы просто покажете таблицу, а не будете пытаться вспомнить причину.

Будьте готовы к тому, что таблица распознает не все. Оставляйте несовпавшие строки видимыми в категории «неклассифицировано», а не отправляйте их по умолчанию в операционную деятельность, так как автоматическое присвоение категории по умолчанию маскирует ошибки.

Ограничение здесь — постоянные изменения. Описания транзакций у продавцов меняются, появляются новые поставщики, и таблицу приходится обновлять, как только она перестает распознавать новые строки.

Вариант 3: Строка сверки в самом верху

Поместите начальный остаток, чистое изменение, расчетный конечный остаток и фактический конечный остаток по банку в четыре соседние ячейки, а рядом добавьте ячейку для разницы.

Если эта разница не равна нулю, все, что написано ниже, не имеет смысла читать. Создание такой проверки в первую очередь убережет вас от презентации непроверенного отчета.

В нашем руководстве по сверке транзакций в электронных таблицах этот процесс описан более подробно.

Ограничение в том, что нулевая разница доказывает правильность итоговых сумм, а не классификации. Вы можете идеально сойтись с банком, но при этом выплата зарплаты у вас окажется в финансовой деятельности.

Общее ограничение. Все три варианта предполагают, что каждый источник охватывает один и тот же диапазон дат на одной и той же основе. Несовпадение диапазонов на разных вкладках — самая распространенная незаметная ошибка в таких отчетах.

В каких случаях ручной способ становится неэффективным

Составление первого отчета о движении денежных средств займет полдня. Четвертый займет больше времени, потому что изменятся исходные данные.

Появляется новая платежная система, а значит, и четвертый файл экспорта с другой структурой колонок. Корпоративную карту заменяют, из-за чего меняются строки описания транзакций, и таблица соответствия начинает пропускать строки.

Затем снова возникает вопрос о принципе определения даты. Кто-то спрашивает, почему показатель продаж не совпадает с суммой поступивших денег, и для честного ответа приходится снова объяснять задержку в расчетах.

Есть и четвертая проблема, которая проявляется в самый ответственный момент. Член совета директоров спрашивает, чем вызвано то или иное движение средств, и для ответа приходится заново восстанавливать классификацию за последние три месяца, которую вы уже не помните.

О том, как анализировать отклонения, читайте в нашем руководстве по составлению отчета о сравнении бюджета с фактическими показателями.

Как составить отчет с помощью Powerdrill Bloom

Шаг 1: Загрузите файлы экспорта из банка и платежных систем

Загрузите выписку из банка, выписку по картам и отчет о выплатах платежной системы вместе. Powerdrill Bloom анализирует столбцы при загрузке, поэтому несовпадающие диапазоны дат, дублирующиеся идентификаторы транзакций и пустые суммы будут обнаружены еще до расчета итогов.

Шаг 2: Опишите отчет на простом языке

Сформулируйте правила вместо того, чтобы настраивать их вручную. Укажите принцип определения даты, период, три категории, входящие в отчет счета и пары внутренних переводов, которые нужно исключить.

Затем задайте вопросы, которые помогут выявить ошибки. Спросите, какие строки не удалось классифицировать. Спросите, какие транзакции дублируются в двух источниках. Спросите, равен ли расчетный конечный остаток предоставленному вами фактическому остатку в банке.

Шаг 3: Экспортируйте график, отчет или презентацию

Выгрузите ежемесячную таблицу движения денежных средств, график чистого изменения баланса по сравнению с конечным остатком или слайды, на которых рядом с итогами указан принцип определения даты.

На странице инструмента AI cash flow analysis описана та же задача с точки зрения функционала.

Распространенные ошибки

Смешивание разных принципов определения дат в разных источниках. Даты списания средств платежной системой и даты зачисления банком нельзя складывать друг с другом.

Учет внутренних переводов. Если учитываются обе стороны перевода, валовые показатели притока и оттока искусственно раздуваются, хотя чистый результат остается верным.

Отнесение неклассифицированных строк к операционной деятельности по умолчанию. Самая важная категория незаметно поглощает все, что вам не удалось распределить.

Пропуск строки сверки. Отчет, который не сходится с банковским балансом, — это просто догадки с красивым форматированием.

Презентация данных только за один месяц. Движение денежных средств неравномерно, и данные за один месяц могут натолкнуть на выводы, которые будут опровергнуты при анализе трех месяцев.

Объединение возвратов в одну строку выручки. Вы теряете возможность увидеть, снизился ли приток средств или выросло количество возвратов.

Использование названия «отчет о движении денежных средств» (в значении официальной формы). Официальный бухгалтерский отчет составляется на основе ваших счетов по определенным стандартам учета, и это различие имеет значение для любого, кто его читает.

Заключение

Зафиксируйте принцип определения даты, определите рамки отчета, классифицируйте данные с помощью таблицы соответствия, исключите внутренние переводы и поставьте проверку сверки превыше всего. Это позволит создать отчет о движении денежных средств, на основе которого можно принимать решения.

Два решения, принятые в самом начале, делают ваш отчет обоснованным. Выбор между кассовым методом и методом начисления, а также определение расчетной даты объясняют практически любые расхождения в цифрах.

Укажите оба этих параметра в самом отчете. Читатель, который видит ваши исходные принципы, может не согласиться с вашим выбором, что гораздо лучше, чем если бы он молча предполагал другие правила.

Если ежемесячное составление отчета отнимает у вас целый день, попробуйте Powerdrill Bloom на своих собственных данных. Также посетите страницу AI report generator.

Часто задаваемые вопросы

В чем разница между управленческим отчетом о движении денежных средств и официальным бухгалтерским отчетом?

Бухгалтерский отчет о движении денежных средств составляется на основе ваших счетов в соответствии со стандартами учета и согласуется с отчетом о прибылях и убытках. Управленческий отчет описывает деньги, которые фактически переместились за период, и строится на основе выгрузок из банка и платежных систем.

Должен ли отчет о движении денежных средств использовать кассовый метод или метод начисления?

Кассовый метод подходит лучше всего, так как отчет описывает движение реальных денег. IRS определяет кассовый метод как отражение доходов при их получении и вычет расходов при их оплате — именно этот принцип необходим для отчета о движении денежных средств.

Какую дату использовать для платежей по картам?

Используйте дату поступления денег на ваш банковский счет, если отчет должен сходиться с балансом. Stripe отмечает, что доступность средств зависит от сроков расчетов, а ваш банк может потребовать дополнительное время после их получения.

Как обрабатывать переводы между собственными счетами?

Исключайте обе стороны операции. Их учет раздувает общий приток и общий отток на одну и за ту же сумму, из-за чего чистый результат остается верным, но все валовые показатели оказываются неверными.

Каковы три раздела отчета о движении денежных средств?

Операционная деятельность включает поступления от клиентов и выплаты поставщикам, сотрудникам и налоги. Инвестиционная деятельность охватывает долгосрочные активы и инвестиции. Финансовая деятельность включает кредиты, акционерный капитал и распределение прибыли.