Как отвечать на вопросы о данных в презентации (без догадок)

Практически любой вопрос по графику относится к одному из трех типов: что означает это число, что за ним скрывается и можно ли объяснить это как-то иначе. Подготовьте по одному ответу на каждый тип, и вы легко справитесь с большинством вопросов из зала.

Провал редко происходит из-за незнания. Дело в том, что презентация содержит выводы, в то время как вопросы касаются более глубокого уровня данных, работа с которым была завершена еще несколько часов назад.

В этом руководстве мы разберем, почему на вопросы вживую так трудно отвечать, какие три способа подготовки используют люди и в какой момент подготовки становится недостаточно.

Почему на вопросы по данным трудно отвечать вживую

Слайд — это сжатая информация. Вы потратили полдня, решая, какой срез данных важен, а затем показали результат. Сами же рассуждения остались у вас в голове или в файле на ноутбуке.

Вопросы же поступают именно к этому сжатому слою. Кто-то спрашивает, включены ли сюда пробные версии, как выглядит тот же график только для сегмента enterprise или не связано ли падение с сезонностью. Каждый такой вопрос требует от вас распаковать то, что вы уже отложили в сторону.

Фактор времени только усугубляет ситуацию. У вас есть всего несколько секунд, на вас смотрит аудитория, и вы никак не можете запустить анализ заново, пока люди ждут.

Существует также социальная ловушка. Сказать «Я не знаю» один раз — вполне нормально и воспринимается как честность. Сказать это трижды — выглядит как неготовность. В итоге люди начинают строить предположения вслух, а ошибочная оценка обходится гораздо дороже, чем пауза на размышление.

Есть и четвертая причина, которую люди недооценивают. Вопросы по данным на самом деле касаются не графика; они о том, понимает ли докладчик свои собственные цифры. Аудитория оценивает аналитика в той же степени, что и сам анализ.

Чего вам это стоит

Принятие решения откладывается. Самый частый исход — это вовсе не несогласие. Это фраза «вернитесь, когда у вас будет эта цифра», которая превращает встречу, где должно было быть принято решение, в еще одну встречу.

Доверие к остальным цифрам падает. Один неуверенный ответ меняет то, как аудитория воспринимает всю остальную презентацию, включая те части, которые были безупречны.

Вы получаете незапланированные задачи (follow-ups). Каждое импровизированное обещание превращается в задачу. Три вопроса могут вылиться в целый день работы, о которой никто не просил в письменном виде.

Все три последствия взаимосвязаны. Отложенное решение порождает задачу на доработку, а результаты этой доработки встречаются с меньшим доверием, чем было на самой первой встрече.

Обходные пути, которые пытаются использовать

Все три описанных ниже подхода призваны решить одну и ту же задачу: превратить ответы на вопросы по данным из живой импровизации в то, что у вас уже записано.

Вариант 1: Проведите «премортем» (pre-mortem) для трех типов вопросов

Перед встречей запишите ответ на каждый тип вопроса для каждого показываемого вами графика.

Для определений четко распишите, что метрика включает, а что исключает. Для глубины — знайте следующий уровень детализации: какие сегменты, какие аккаунты, какие недели формируют это число. Для альтернативных объяснений — назовите одну конкурирующую версию, которую мог бы выдвинуть скептик, и укажите, проверяли ли вы ее.

Это самый ценный и при этом наименее затратный способ подготовки. Его ограничение — полнота охвата, ведь вы лишь угадываете, какие именно срезы данных потребуются, и что-то обязательно упустите.

Вариант 2: Держите под рукой шпаргалку с определениями и допущениями

Выпишите все определения метрик, фильтры и исключения на один лист бумаги рядом с собой. Диапазон дат, валюта, учитываются ли возвраты, какие записи были исключены и почему.

Прочитать определение с листа быстрее и надежнее, чем восстанавливать его по памяти. Это также предотвращает незаметные расхождения, когда на один и тот же вопрос в ходе одной встречи вы отвечаете по-разному.

Предел этого метода в том, что шпаргалка с определениями отлично отвечает на первый тип вопросов и практически никак не помогает со вторыми двумя.

Вариант 3: Подготовьте нижележащий слой данных

Откройте детальные данные по каждому графику в другом окне: таблицу, сводную таблицу, выгрузку на уровне строк. Когда кто-то спросит, из чего складывается число, вы сможете показать это, а не описывать на словах.

При правильном подходе это самый сильный вариант, поскольку он превращает каверзный вопрос в совместный анализ данных. В нашем руководстве по созданию презентации для ежемесячного бизнес-отчета рассказывается, как подготовить эти материалы вместе со слайдами.

Заранее решите, насколько глубоко вы готовы погружаться. Одного уровня под графиком обычно достаточно, а два уровня превращают встречу в сессию отладки.

Минус этого подхода — время на подготовку, и он все равно охватывает только те срезы, которые вы предусмотрели. Действительно новый вопрос требует нового анализа, и это та стена, в которую упираются все три варианта.

Общий предел возможностей. Каждый из перечисленных методов зависит от прогнозирования вопросов. Прогнозирование работает примерно в четырех случаях из пяти, а пятый вопрос обычно оказывается тем самым, от которого зависит решение.

Как готовиться к вопросам по данным с помощью Powerdrill Bloom

Шаг 1: Загрузите свои данные

Загрузите исходный файл, на основе которого строилась презентация, а не просто сводный отчет. Powerdrill Bloom профилирует столбцы при загрузке, поэтому определения, о которых вас спросят, будут на виду, и их не придется вспоминать.

Шаг 2: Задайте вероятные вопросы на естественном языке

Подвергните сомнению собственные выводы до того, как это сделают слушатели. Спросите, как выглядит тот же график без учета пробных версий и какие сегменты формируют итоговый показатель. Затем спросите, сохранялась ли эта тенденция в аналогичном периоде прошлого года.

Запишите ответы, потому что отрепетированные ответы на вопросы по данным звучат совсем иначе, чем импровизация.

Затем задайте вопрос прямо с позиции скептика. Спросите, какому альтернативному объяснению не противоречат данные и какие условия должны были бы выполняться, чтобы верным оказался противоположный вывод.

Шаг 3: Экспортируйте график, отчет или презентацию

Подготовьте резервные графики, краткую письменную справку с определениями и оговорками или дополнительные слайды для приложения.

Почему это лучше, чем гадать во время встречи

	Ручная подготовка	Powerdrill Bloom
Ожидаемые срезы	Создавать каждый вручную	Запросить несколько за один раз
Неожиданный срез	Пообещать подготовить позже	Задать вопрос вживую по тому же файлу
Определения метрик	Вести отдельную шпаргалку	Видны в профилированных данных
Презентация на следующий месяц	Повторить всю подготовку	Загрузить новый экспорт

Третья строка важнее, чем кажется, ведь спор об определениях может сорвать встречу быстрее, чем неверная цифра.

Именно вторая строка меняет ход встречи. Когда ответ на новый вопрос требует одного предложения вместо последующего письма на почту, решение принимается прямо на месте, пока все еще в сборе.

Типичные ошибки

Оценки вслух. Число, которое вы помните лишь приблизительно, вам потом обязательно припомнят. Скажите, что уточните его, запишите вопрос и двигайтесь дальше.

Ответ на вопрос, который вы не поняли. Прежде чем отвечать, уточните, что собеседник понимает под этим термином. Если два человека по-разному трактуют понятие «активный пользователь» (active user), оба уйдут со встречи с неверными выводами.

Защита вместо фиксации. Если замечание справедливо, признание этого принесет вам больше доверия, чем попытки оправдаться. Зафиксируйте его и продолжайте.

Утаивание оговорок до тех пор, пока не спросят. Озвучивайте исключения сразу при показе графика. Оговорка, сделанная добровольно, воспринимается как тщательность анализа, а та же оговорка, вытянутая клещами, — как попытка скрыть факты.

Использование исходного файла без четкого плана. Открывать перед аудиторией таблицу, в которой вы сами не можете быстро сориентироваться, хуже, чем не иметь ее вовсе. Вы должны четко знать, где искать ответ.

Восприятие вопросов по данным как нападения. Большинство вопросов — это искренняя попытка разобраться. Оборонительная позиция превращает заинтересованную аудиторию в скептически настроенную.

Обещание доработок (follow-ups), которые вы не сделаете. Три брошенных вскользь обещания превращаются в день работы. Возьмите на себя только одно, а по остальным скажите, что сначала нужно оценить объем работ.

Заключение

Вопросы по графику бывают трех типов, и каждый требует своей подготовки. Запишите определение, знайте нижележащий слой данных и назовите конкурирующее объяснение до того, как это сделает кто-то другой.

Заранее отрепетируйте ответы на эти три типа вопросов вслух хотя бы один раз. Проговорить ответы заранее гораздо проще, чем подбирать слова на ходу в стрессовой ситуации.

Но никакая подготовка не поможет угадать вопрос, который никто не предвидел, а ведь именно он чаще всего оказывается самым важным. Если вы предпочитаете отвечать на такие вопросы вживую, а не обещать прислать ответ позже, попробуйте Powerdrill Bloom для работы с файлом вашей следующей презентации. Читайте также наши руководства по сторителлингу на основе данных и превращению CSV в график, а также страницу auto insights.

Часто задаваемые вопросы

Как подготовиться к вопросам по данным во время презентации?

Подготовьте три ответа для каждого графика: что включает в себя метрика, что показывает следующий уровень детализации и какое альтернативное объяснение вы исключили. Эти три пункта охватывают большинство возможных вопросов.

Что говорить, если я не знаю точную цифру?

Скажите, что уточните этот момент, и запишите вопрос. Попытка угадать число вслух приведет к тому, что вам его потом припомнят, а неверная цифра обходится дороже, чем пауза.

Стоит ли выносить оговорки на слайд или лучше подождать, пока спросят?

Размещайте их прямо на слайде, рядом с числом, к которому они относятся. Четко указанное исключение воспринимается как тщательность анализа, в то время как оговорка, всплывшая только при расспросах, выглядит как то, что вы пытались скрыть.

Сколько вспомогательных данных нужно иметь при себе?

Достаточно иметь данные на один уровень глубже для каждого представленного графика, не более. Цель не в объеме, а в возможности быстро найти нужный ответ.

Что делать, если кто-то ставит под сомнение мою методологию?

Если замечание справедливо, открыто признайте это, зафиксируйте его и двигайтесь дальше. Попытки защитить методологию вживую обычно наносят больший ущерб репутации, чем принятие обоснованной критики.