Como Definir Metas de KPI com Base nos Seus Próprios Dados (Sem Adivinhações)
Uma meta de KPI defensável tem três partes. A primeira é uma linha de base extraída do seu próprio histórico. A segunda é um mecanismo declarado de como o número melhora. A terceira é uma faixa, em vez de um único valor. A maioria das equipes ignora as três e adiciona vinte por cento ao ano anterior.
Esse atalho não é tanto preguiça, mas sim falta de embasamento. Ele gera um número que ninguém consegue defender em uma avaliação e contra o qual ninguém consegue se planejar, porque não há nenhum argumento associado a ele.
Este guia aborda o que coletar primeiro, como construir a meta manualmente e em que ponto o caminho manual deixa de valer a manhã de trabalho.
O que você precisa antes de começar
Você precisa de histórico suficiente para enxergar a variação normal. De oito a doze períodos concluídos é o mínimo prático, e menos de seis transforma o exercício em adivinhação com etapas extras.
Você também precisa que a definição da métrica esteja congelada. Se a definição de um usuário ativo mudou em março, as séries antes e depois de março são duas métricas diferentes usando o mesmo nome.
Vale a pena definir três coisas antes de qualquer cálculo.
O período. Metas semanais e metas trimestrais se comportam de maneira diferente. Números semanais são mais instáveis, portanto, uma meta semanal precisa de uma faixa de tolerância mais ampla ao seu redor.
O direcionador. Uma meta que você não pode influenciar é apenas uma previsão. Escreva o que a equipe realmente faria para mover o número, pois essa ação é o verdadeiro propósito da meta.
O teto. Algumas métricas têm um limite rígido. A taxa de conversão não pode ultrapassar 100 por cento, e uma equipe de suporte não pode fechar mais chamados do que os que chegam.
Mais uma coisa que vale a pena registrar antes dos cálculos: para quem é a meta de KPI. Uma meta usada para alocar orçamento precisa de um nível de confiança diferente de uma usada para motivar uma equipe. A primeira deve ser conservadora, e a segunda pode trazer um valor de superação.
Como fazer manualmente
Opção 1: Estabelecer a linha de base e sua faixa normal
Pegue os últimos oito a doze períodos e registre a mediana em vez da média. A mediana sobrevive a uma semana atípica; a média não.
Em seguida, registre os valores mais alto e mais baixo nessa janela. Essa amplitude é a sua faixa normal, e é o número individual mais útil do exercício. Uma meta dentro da faixa não é uma meta, e uma meta que é o triplo da faixa é apenas um desejo.
Se a série tiver um comportamento sazonal, compare períodos equivalentes. Compare este dezembro com os dezembros anteriores, não com novembro.
Opção 2: Escolha o mecanismo, depois o número
Escolha um dos três mecanismos e declare qual você usou.
Continuação de tendência. Ajuste a inclinação recente e projete-a. Isso funciona quando o direcionador é estável e nada estrutural está mudando.
Capacidade. Trabalhe a partir do que a equipe pode fisicamente fazer. O número de funcionários multiplicado pela produtividade define um teto que nenhuma ambição consegue superar.
Fechamento de lacunas. Pegue o melhor período que você já alcançou e busque atingi-lo de forma mais consistente. Este é o mecanismo mais defensável, pois você tem provas de que o número é alcançável.
Somente após escolher o mecanismo você deve definir o valor. Um número sem um mecanismo é apenas uma preferência.
Opção 3: Faça um teste de estresse antes de se comprometer
Pergunte-se o que precisaria ser verdade para que a meta fosse atingida. Se a resposta honesta envolver um canal que está estagnado há um ano, a meta já nasceu fracassada.
Em seguida, faça a verificação inversa. Olhe para cada período histórico que superou a meta e conte-os. Se nenhum superou, você está pedindo algo inédito, e o plano deve deixar isso bem claro.
Termine definindo uma faixa em vez de um ponto único. Um número de compromisso e um de superação dizem ao leitor muito mais do que um único valor, e eles sobrevivem ao impacto de um mês ruim.
Onde o caminho manual perde o ritmo
A primeira meta leva uma tarde. O problema é que as metas nunca são definidas uma única vez.
Cada segmento multiplica o trabalho. Metas para quatro regiões e três linhas de produtos significam doze linhas de base, doze faixas e doze verificações sazonais. Ninguém refaz isso trimestralmente, então as metas dos segmentos acabam sendo definidas dividindo o total. É assim que uma região acaba com um número do qual nunca chegou perto.
A revisão piora as coisas. Quando o plano muda no segundo mês, cada linha de base precisa ser recalculada de acordo com a nova definição. O trabalho é mecânico e é exatamente a parte que acaba sendo ignorada.
Há também um custo mais silencioso. Como reconstruir dá trabalho, a meta de KPI do trimestre anterior costuma ser mantida sem alterações. O número passa a descrever um negócio que não existe mais, e a avaliação se transforma em uma discussão sobre a meta, em vez de focar no trabalho realizado.
O resultado é previsível. As metas se distanciam dos dados que as justificavam, e a avaliação vira uma discussão sobre se aquele número algum dia foi realista.
Como definir metas de KPI com o Powerdrill Bloom
Passo 1: Faça o upload dos seus dados históricos
Faça o upload do arquivo que contém o seu histórico período a período. O Powerdrill Bloom analisa o perfil das colunas logo na entrada, de modo que lacunas nas séries e rótulos de períodos inconsistentes aparecem antes de distorcerem a linha de base.
Passo 2: Descreva a lógica da meta em linguagem natural
Peça os componentes em vez da resposta direta. Solicite a mediana e a faixa dos últimos doze períodos, detalhados por segmento, com qualquer padrão sazonal sinalizado.
Em seguida, faça a pergunta sobre o mecanismo diretamente. Pergunte quais segmentos já superaram o número proposto e com que frequência, para que uma meta de fechamento de lacunas tenha evidências que a sustentem.
Passo 3: Exporte o gráfico, relatório ou apresentação
Extraia a tabela de linha de base, um gráfico de tendência mostrando a faixa de tolerância ou uma breve justificativa por escrito que você possa anexar ao plano.
Por que isso é melhor do que reconstruir linhas de base a cada trimestre
| Caminho manual | Powerdrill Bloom | |
|---|---|---|
| Linha de base por segmento | Uma etapa de cada vez, manualmente | Solicite todos os segmentos de uma vez |
| Comparação sazonal | Reconstruir a janela de comparação equivalente | Solicite a comparação com o mesmo período |
| Verificar se uma meta é alcançável | Analisar o histórico manualmente | Perguntar com que frequência ela já foi superada |
| Próximo trimestre | Repetir todo o exercício | Fazer o upload dos novos períodos |
A linha que muda o comportamento é a terceira. Quando verificar a viabilidade custa apenas uma pergunta, você verifica todos os segmentos. Quando custa uma hora, você verifica apenas aquele do qual já desconfia, e o restante passa sem análise.
Erros comuns
Adicionar uma porcentagem redonda ao ano anterior. Isso não traz nenhum mecanismo, então ninguém sabe dizer o que faria isso acontecer. Além disso, herda tudo o que houve de atípico no ano anterior.
Publicar um número único. Uma meta pontual esconde a incerteza real que você tem. Um valor de compromisso e um de superação comunicam a mesma ambição e sobrevivem a um mês ruim.
Ignorar a faixa normal. Uma meta dentro da variação histórica será atingida sem que se faça nada, o que ensina à equipe que as metas são apenas enfeite.
Definir metas apenas para métricas tardias (lagging). Metas de receita são indiscutíveis, mas não acionáveis. Combine cada uma delas com algo que a equipe possa mover esta semana. Nossa nota sobre o que é significância estatística aborda a armadilha de superinterpretar pequenas variações.
Mudar a definição da métrica no meio do período. A comparação se quebra silenciosamente, e a meta perde o sentido sem que ninguém perceba. Congele a definição ou recalcule todo o histórico.
Definir uma meta de KPI que você não pode medir semanalmente. Se o número só chega no fim do trimestre, ninguém consegue corrigir a rota. Escolha algo observável dentro do período, mesmo que seja um indicador indireto (proxy).
Dividir uma meta da empresa pelo número de funcionários. Parece justo, mas ignora que os segmentos têm linhas de base diferentes. Uma região com metade da taxa de conversão precisa de um número diferente, não do mesmo.
Conclusão
Uma meta é um argumento, não um número. Pegue a mediana e a faixa do seu próprio histórico. Nomeie o mecanismo que a melhora. Verifique com que frequência o valor já foi superado e, em seguida, publique uma faixa de tolerância em vez de um ponto único.
O que quebra essa prática é a reconstrução a cada trimestre, especialmente quando os segmentos se multiplicam. Se é aí que você gasta seu tempo de planejamento, experimente o Powerdrill Bloom no seu arquivo de histórico. Veja também nossos guias sobre como construir um painel de KPI a partir de uma planilha, o que é um painel de dados, como executar estatísticas descritivas e a página de auto insights.
Perguntas frequentes
Como defino uma meta de KPI sem dados históricos?
Use um mecanismo de capacidade em vez de uma tendência. Calcule o que a equipe pode entregar fisicamente, defina uma faixa deliberadamente ampla e trate os dois primeiros períodos como medição, e não como desempenho.
De quanto histórico eu preciso para definir uma linha de base?
De oito a doze períodos concluídos é o mínimo prático. Menos de seis torna impossível estimar a variação normal, o que significa que qualquer meta definida será indistinguível de um palpite.
Uma meta de KPI deve ser um único número ou uma faixa?
Uma faixa. Um valor de compromisso e um de superação expressam a mesma ambição, ao mesmo tempo em que mostram a incerteza. Eles também resistem melhor quando um período apresenta resultados baixos.
Por que "ano anterior mais 20%" é uma meta ruim?
Não há nenhum mecanismo por trás disso, então ninguém sabe dizer qual ação a alcançaria. Além disso, carrega tudo o que houve de atípico no ano anterior, incluindo picos pontuais.
Com que frequência as metas devem ser revisadas?
Revise a linha de base a cada trimestre e a meta em si sempre que a definição da métrica ou o plano mudarem. Revisar com mais frequência transforma as metas em previsões e anula seu valor de planejamento.