Como Criar um Relatório de Fluxo de Caixa: Um Guia Completo
Um relatório de fluxo de caixa responde a uma pergunta: quanto dinheiro entrou, quanto saiu e quanto sobrou. Para criar um, exporte suas transações bancárias e de pagamento de um período fixo. Em seguida, classifique cada linha como operacional, de investimento ou de financiamento, calcule o saldo líquido por mês e concilie o saldo final com o seu extrato bancário.
A parte difícil não é a aritmética. É decidir qual data conta como a data oficial, e essa decisão altera todos os números do relatório.
Este guia aborda o que faz parte de um relatório de fluxo de caixa e as duas escolhas que você deve fazer antes de começar. Em seguida, mostra como criar o relatório a partir de uma exportação.
O que é e o que não é um relatório de fluxo de caixa
O relatório gerencial de que você provavelmente precisa não é a demonstração financeira exigida para empresas de capital aberto.
Uma demonstração do fluxo de caixa obrigatória é preparada a partir das suas contas sob uma estrutura contábil e se concilia com a sua demonstração de resultados. Esse é o trabalho do seu contador, não uma tarefa de planilha.
O que uma equipe geralmente precisa a cada mês é algo mais focado e útil. Responde se o dinheiro realmente entrou, para onde foi e quanto tempo de runway isso garante.
| Elemento | Por que está lá |
|---|---|
| Saldo de caixa inicial | O relatório não tem valor se não bater com um saldo real |
| Entradas de caixa, por origem | Recebimentos de clientes, reembolsos deduzidos, financiamentos separados |
| Saídas de caixa, por categoria | Folha de pagamento, fornecedores, impostos, serviço da dívida |
| Movimentação líquida do período | O número principal que todos querem ver |
| Saldo de caixa final | Deve bater com o extrato bancário até os centavos |
| Uma base de data definida | Em qual data cada linha foi contabilizada |
| Um escopo definido | Quais contas e entidades estão incluídas |
Esse último par é o que separa um relatório de um amontoado de números. Duas pessoas podem extrair a mesma exportação e divergir em milhares de reais sem que nenhuma delas tenha cometido um erro.
Este artigo aborda o relatório de caixa que já se movimentou. Se você precisa de projeções, nosso resumo de ferramentas de previsão de fluxo de caixa cobre essa categoria, e a parte de ferramentas é diferente.
Decisão um: regime de caixa ou regime de competência
Defina isso antes de criar qualquer coisa, pois os dois regimes respondem a perguntas diferentes.
A IRS define ambos claramente na Publicação 538. Sob o método de caixa, "geralmente você declara a receita no ano fiscal em que a recebe". As despesas são deduzidas "no ano fiscal em que você as paga".
O regime de competência altera o momento do registro. Nele, "geralmente você declara a receita no ano fiscal em que a fatura, independentemente de quando o pagamento é recebido", e as despesas são deduzidas quando incorridas.
Para um relatório de fluxo de caixa, o regime de caixa é a escolha natural. Você está descrevendo o dinheiro que se movimentou, portanto, uma fatura emitida e não paga não pertence ao total.
A armadilha é misturá-los sem perceber. Extrair recebimentos do banco e despesas do livro de competência do seu sistema de contabilidade gera um número que não descreve nada.
Note que esta é uma escolha de relatório, não um conselho fiscal. Qual método sua empresa usa para declaração de impostos é uma questão para o seu contador.
Decisão dois: qual data considerar
É aqui que a maioria dos relatórios de fluxo de caixa erra silenciosamente, e os processadores de pagamento são o exemplo mais claro do porquê.
A documentação de repasses da Stripe separa os dois eventos. Ela afirma que "o tempo para os fundos ficarem disponíveis depende do seu prazo de liquidação". O banco "pode levar um tempo adicional para disponibilizar os fundos após recebê-los".
A diferença pode ser grande no início. A Stripe "geralmente agenda seu repasse inicial para ser concluído em 7 a 14 dias" após o primeiro pagamento real. Ela observa que isso "pode levar mais tempo dependendo do seu setor, país de operação e nível de risco".
Portanto, uma única venda gera pelo menos três datas candidatas. O cliente pagou em um dia, o processador liquidou em outro e o banco creditou na conta em um terceiro.
Um relatório de fluxo de caixa baseado na data da cobrança mostrará um dinheiro que você ainda não tem. Um relatório baseado na data do crédito bancário corresponderá ao seu saldo e terá um atraso em relação às suas vendas.
Escolha a data do crédito bancário quando o relatório precisar bater com o saldo. Escolha-a uma vez, registre-a no relatório e use-a para cada linha.
A mesma escolha surge nas contas a pagar. Um cheque emitido no dia 30 e compensado no dia 3 pertence a meses diferentes sob regras diferentes.
O que pertence a cada uma das três categorias
A classificação é mais simples do que parece, uma vez que você aceita que existem linhas ambíguas.
Operacional. Entrada de caixa de clientes, pagamentos a fornecedores e funcionários, impostos pagos e juros (caso sua política os coloque aqui). Esta é a categoria que diz se a empresa se autofinancia.
Investimento. Compras e vendas de ativos de longo prazo e movimentações de dinheiro para dentro ou para fora de investimentos. Equipamentos, veículos e softwares capitalizados entram aqui.
Financiamento. Captação e pagamento de empréstimos, captação de recursos próprios (equity), dividendos e distribuições pagas. Dinheiro que vem de ou retorna para os financiadores, em vez de vir das operações.
Duas categorias causam a maioria das discussões. Os juros de empréstimos e as retiradas dos sócios têm justificativas válidas para estarem em mais de uma categoria. Registre sua escolha na aba de definições em vez de decidir novamente a cada mês.
Transferências internas não pertencem a nenhuma delas. Movimentar dinheiro entre suas próprias contas tem resultado líquido zero, e contar os dois lados infla as entradas e saídas brutas ao mesmo tempo.
Como fazer isso manualmente
Opção 1: Uma aba por origem, depois um resumo
Exporte cada conta bancária, cartão e processador separadamente e mantenha-os em suas próprias abas antes de combiná-los.
Adicione uma coluna de classificação e uma coluna de data normalizada em cada aba. Em seguida, use SUMIFS em relação a uma série de fim de mês criada com EOMONTH para consolidar tudo em uma única grade.
A Microsoft descreve a EOMONTH como a função que retorna "o número de série do último dia do mês". Isso torna os limites do seu mês explícitos, em vez de implícitos pela formatação da célula.
O limite é a conciliação. Nada aqui verifica se o seu saldo final combinado bate com o banco, então você mesmo precisa fazer isso, todo mês.
Opção 2: Classifique com uma tabela de busca, não manualmente
Crie uma tabela de mapeamento de duas colunas relacionando a descrição da transação à categoria e, em seguida, faça a busca de cada linha em vez de classificar as linhas individualmente.
Isso torna a classificação auditável. Quando alguém perguntar por que as renovações de software ficaram no operacional, você aponta para a tabela em vez de tentar se lembrar.
Espere que a tabela falhe em alguns casos. Deixe as linhas não correspondidas visíveis em uma categoria "não classificada" em vez de defini-las como operacional por padrão, pois um padrão silencioso é como os erros sobrevivem.
O limite é o desvio de dados. As descrições dos fornecedores mudam, novos parceiros surgem e a tabela precisa de manutenção no momento em que deixa de identificar os itens.
Opção 3: Uma linha de conciliação no topo
Coloque o saldo inicial, a movimentação líquida, o saldo final calculado e o saldo final bancário real em quatro células adjacentes, com uma célula de diferença ao lado delas.
Se essa diferença não for zero, nada abaixo dela vale a pena ser lido. Criar essa verificação primeiro impede que você apresente um relatório que não foi verificado.
Nosso guia sobre como conciliar transações em uma planilha aborda a parte de correspondência disso com mais detalhes.
A limitação é que uma diferença zero comprova os totais, não a classificação. Você pode conciliar perfeitamente com o banco e ainda assim ter a folha de pagamento na categoria de financiamento.
O limite comum. Todas as três opções pressupõem que cada origem cubra o mesmo intervalo de datas na mesma base de data. Intervalos incompatíveis entre as abas é o erro silencioso mais comum neste relatório.
O que faz o caminho manual ficar lento
O primeiro relatório de fluxo de caixa leva uma tarde. O quarto leva mais tempo, porque os dados de entrada mudaram.
Um novo processador de pagamento surge, gerando uma quarta exportação com um layout de coluna diferente. Um cartão é substituído, as descrições mudam e a tabela de busca começa a perder linhas.
Depois, a questão da base de data retorna. Alguém pergunta por que o valor das vendas não bate com o valor do caixa, e a resposta honesta exige explicar o atraso na liquidação novamente.
Há um quarto custo que só aparece sob pressão. Um membro do conselho pergunta o que motivou a movimentação, e a resposta exige refazer três meses de classificações que você já não lembra mais como fez.
Para a análise de variação dessa mesma tarefa, consulte nosso guia sobre como criar um relatório de orçamento versus realizado.
Como criar com o Powerdrill Bloom
Passo 1: Faça o upload das suas exportações bancárias e de pagamentos
Faça o upload da exportação do extrato bancário, da exportação do cartão e da exportação de repasses do processador juntos. O Powerdrill Bloom analisa as colunas ao recebê-las, de modo que intervalos de datas incompatíveis, IDs de transações duplicados e valores em branco aparecem antes que qualquer total seja gerado.
Passo 2: Descreva o relatório em linguagem natural
Defina as regras em vez de criá-las manualmente. Indique a base de data, o período, las três categorias, as contas no escopo e os pares de transferência interna a serem eliminados.
Em seguida, faça as perguntas que identificam os erros. Pergunte quais linhas não foram classificadas. Pergunte quais transações aparecem em duas origens. Pergunte se o saldo final calculado é igual ao saldo final bancário que você forneceu.
Passo 3: Exporte o gráfico, relatório ou apresentação
Extraia a grade mensal de fluxo de caixa, um gráfico de movimentação líquida em relação ao saldo final ou slides que mostram a base de data ao lado dos totais.
A página da ferramenta de análise de fluxo de caixa com IA cobre o mesmo trabalho sob a perspectiva da ferramenta.
Erros comuns
Misturar bases de datas entre origens. Datas de cobrança do processador e datas de crédito do banco não podem ser somadas.
Contar transferências internas. Ambas as pontas são contadas, inflando as entradas e saídas brutas, enquanto o valor líquido permanece correto.
Definir linhas não classificadas como operacional por padrão. A categoria mais importante absorve silenciosamente tudo o que você não conseguiu mapear.
Pular a linha de conciliação. Um relatório que não bate com o saldo bancário é apenas um palpite com formatação.
Apresentar apenas um único mês. O fluxo de caixa é irregular, e um único mês pode levar a uma conclusão que três meses contradizeriam.
Deduzir reembolsos diretamente em uma única linha de receita. Você perde a capacidade de ver se as entradas caíram ou se as devoluções aumentaram.
Chamar de demonstração do fluxo de caixa. A versão oficial (DFC) é preparada a partir das suas contas sob uma estrutura contábil, e essa distinção é importante para quem lê o documento.
Conclusão
Defina a base de data, defina o escopo, classifique a partir de uma tabela, elimine as transferências internas e coloque a verificação de conciliação acima de tudo. Isso gera um relatório de fluxo de caixa útil para a tomada de decisões.
As duas decisões iniciais são o que tornam o relatório consistente. Regime de caixa ou competência, e qual data considerar, explicam quase todas as divergências sobre um valor de caixa.
Declare ambos no próprio relatório. Um leitor que consegue ver sua base de cálculo pode questionar sua escolha, o que é muito melhor do que presumir silenciosamente uma base diferente.
Se refazer isso todo mês consome um dia inteiro, experimente o Powerdrill Bloom com sua própria exportação. Veja também a página do gerador de relatórios com IA.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre um relatório de fluxo de caixa e uma demonstração do fluxo de caixa?
Uma demonstração do fluxo de caixa (DFC) é preparada a partir das suas contas sob uma estrutura contábil e se concilia com a demonstração de resultados (DRE). Um relatório gerencial de fluxo de caixa descreve o dinheiro que realmente se movimentou em um período, criado a partir de exportações bancárias e de pagamentos.
Um relatório de fluxo de caixa deve usar o regime de caixa ou o regime de competência?
O regime de caixa é o mais adequado, pois o relatório descreve o dinheiro que se movimentou. A IRS descreve o método de caixa como a declaração de receitas quando recebidas e a dedução de despesas quando pagas, que é o mesmo critério temporal de que um relatório de caixa precisa.
Qual data devo usar para um pagamento com cartão?
Use the date the money reached your bank when the report must tie to a balance. Stripe notes that fund availability depends on settlement timing and that your bank may add further time after receiving them.
Como lidar com transferências entre minhas próprias contas?
Exclua as duas pontas. Contá-las infla a entrada total e a saída total pelo mesmo valor, fazendo com que o saldo líquido permaneça correto, mas todos os valores brutos fiquem errados.
Quais são as três seções de um relatório de fluxo de caixa?
Operacional cobre o caixa de clientes e pagamentos a fornecedores, funcionários e impostos. Investimento cobre ativos de longo prazo e investimentos. Financiamento cobre empréstimos, recursos próprios (equity) e distribuições.