Como responder a perguntas sobre dados em uma apresentação (sem adivinhar)

Quase toda pergunta que você recebe sobre um gráfico se divide em três tipos. O que este número significa, o que está por trás dele e se outra coisa poderia explicá-lo. Prepare uma resposta para cada tipo e você lidará com a maior parte da sala.

O fracasso raramente se deve à ignorância. É que a apresentação contém conclusões, enquanto as perguntas são sobre a camada logo abaixo, e essa camada foi fechada horas atrás.

Este guia aborda por que perguntas ao vivo são difíceis, as três maneiras como as pessoas se preparam e onde a preparação deixa de ser suficiente.

Por que perguntas sobre dados são difíceis de responder ao vivo

Um slide é uma compressão. Você passou uma tarde decidindo qual recorte importava e depois mostrou o resultado. O raciocínio ficou na sua cabeça ou em um arquivo no seu notebook.

As perguntas chegam na camada comprimida. Alguém pergunta se aquilo inclui períodos de teste, ou como seria o mesmo gráfico apenas para o segmento corporativo, ou se a queda é apenas sazonalidade. Cada pergunta exige que você descomprima algo que já havia guardado.

O tempo torna tudo pior. Você tem poucos segundos, um público assistindo e nenhuma maneira de rodar novamente uma análise enquanto as pessoas esperam.

Há também uma armadilha social. Dizer "não sei" uma vez é aceitável e soa honesto. Dizer isso três vezes soa como despreparo. As pessoas então começam a fazer estimativas em voz alta, e uma estimativa que se mostra errada custa mais caro do que a pausa custaria.

Há um quarto motivo pelo qual as pessoas subestimam isso. Perguntas sobre dados não são realmente sobre o gráfico; são sobre se o apresentador entende seus próprios números. O público está testando o analista tanto quanto a análise.

O que isso custa para você

A decisão é adiada. O resultado mais comum não é o desacordo. É o "volte quando tiver esse número", o que transforma uma reunião decisiva em mais uma reunião.

Seus outros números perdem credibilidade. Uma resposta hesitante muda a forma como a sala interpreta o restante da apresentação, incluindo as partes que estavam sólidas.

Você herda pendências que não planejou. Cada promessa improvisada se torna uma tarefa. Três perguntas podem gerar um dia de trabalho que ninguém pediu por escrito.

Os três custos estão interligados. Uma decisão adiada gera uma pendência, e a pendência chega com menos credibilidade do que a reunião original tinha.

As soluções improvisadas que as pessoas tentam

Todas as três abordagens abaixo tentam resolver o mesmo problema: transformar perguntas sobre dados de uma improvisação ao vivo em algo que você já deixou anotado.

Opção 1: Faça um "pre-mortem" dos três tipos de perguntas

Antes da reunião, escreva a resposta para cada tipo de pergunta de cada gráfico que você irá mostrar.

Para definições, anote exatamente o que a métrica inclui e exclui. Para profundidade, conheça o nível logo abaixo: quais segmentos, quais contas, quais semanas compõem o número. Para explicações alternativas, aponte a única história concorrente que um cético levantaria e diga se você a verificou.

Esta é a preparação de maior valor disponível e custa pouco. Seu limite é a cobertura, pois você está adivinhando quais recortes serão solicitados e acabará deixando passar alguns.

Opção 2: Mantenha uma folha única de definições e premissas

Coloque cada definição de métrica, filtro e exclusão em uma única página ao seu lado. Intervalo de datas, moeda, se os reembolsos são deduzidos, quais registros foram descartados e por quê.

Ler uma definição em uma folha é mais rápido e confiável do que reconstruí-la de cabeça. Isso também evita aquele desvio sutil em que você responde à mesma pergunta de duas maneiras diferentes em uma única reunião.

O limite é que uma folha de definições responde bem ao primeiro tipo de pergunta, mas quase nada aos outros dois.

Opção 3: Traga a camada que está por trás

Deixe os detalhes por trás de cada gráfico abertos em outra janela: a tabela, a tabela dinâmica, a extração no nível da linha. Quando alguém perguntar o que está dentro do número, você mostra em vez de descrever.

Quando bem feita, esta é a opção mais forte, pois transforma um questionamento em uma análise conjunta dos dados. Nosso guia sobre como construir uma apresentação de revisão mensal de negócios aborda como reunir esse material junto com os slides.

Decide com antecedência até onde você vai descer. Um nível abaixo do gráfico geralmente é suficiente, e dois níveis transformam uma reunião em uma sessão de depuração.

Seu custo é o tempo de preparação, e ainda assim cobre apenas os recortes que você previu. Uma pergunta genuinamente nova exige uma nova análise, e esse é o obstáculo contra o qual as três opções colidem.

O limite comum. Cada método acima depende de prever a pergunta. A previsão funciona para talvez quatro em cada cinco perguntas, e a quinta geralmente é aquela de que depende a decisão.

Como se preparar para perguntas sobre dados com o Powerdrill Bloom

Passo 1: Faça o upload dos seus dados

Faça o upload do arquivo a partir do qual a apresentação foi criada, não de um resumo dele. O Powerdrill Bloom analisa o perfil das colunas ao recebê-las, de modo que as definições sobre as quais você será questionado fiquem visíveis, em vez de dependerem da memória.

Passo 2: Faça as perguntas prováveis em linguagem natural

Interrogue sua própria conclusão antes que a sala o faça. Pergunte como seria o mesmo gráfico excluindo os períodos de teste e quais segmentos impulsionam o total. Em seguida, pergunte se o padrão se manteve no mesmo período do ano passado.

Anote as respostas, pois respostas ensaiadas para perguntas sobre dados soam diferentes de respostas improvisadas.

Depois, faça diretamente a pergunta do cético. Pergunte com qual explicação alternativa os dados são compatíveis e o que precisaria ser verdade para que a conclusão oposta se sustentasse.

Passo 3: Exporte o gráfico, relatório ou apresentação

Extraia os gráficos de apoio, uma breve nota escrita de definições e ressalvas, ou slides extras para um apêndice.

Por que isso é melhor do que adivinhar na hora

	Preparação manual	Powerdrill Bloom
Recortes previstos	Criar cada um manualmente	Solicitar vários de uma só vez
Um recorte não previsto	Prometer um retorno posterior	Perguntar ao vivo no mesmo arquivo
Definições de métricas	Manter uma folha separada	Visíveis a partir dos dados analisados
Apresentação do próximo mês	Repetir a preparação	Fazer o upload da nova exportação

A terceira linha importa mais do que parece, pois uma disputa de definição pode encerrar uma reunião mais rápido do que um número errado.

A segunda linha é a que muda o rumo de uma reunião. Quando uma nova pergunta custa apenas uma frase em vez de um e-mail de acompanhamento, a decisão acontece enquanto todos ainda estão na sala.

Erros comuns

Estimar em voz alta. Um número de que você se lembra vagamente será cobrado de você mais tarde. Diga que vai confirmar, anote e siga em frente.

Responder a uma pergunta que você não entendeu. Pergunte o que a pessoa quer dizer com o termo antes de responder. Se duas pessoas usarem "usuário ativo" de formas diferentes, ambas sairão da reunião equivocadas.

Defender-se em vez de anotar. Se o questionamento for válido, admitir isso gera mais credibilidade do que tentar se salvar. Registre o ponto e continue.

Esconder a ressalva até ser questionado. Declare a exclusão ao mostrar o gráfico. Uma ressalva apresentada voluntariamente soa como rigor, enquanto a mesma ressalva extraída sob pressão soa como ocultação.

Trazer o arquivo bruto sem um mapa. Abrir uma planilha na qual você não sabe navegar diante de um público é pior do que não tê-la. Saiba onde a resposta está.

Tratar perguntas sobre dados como um ataque. A maioria são tentativas genuínas de entender. Responder defensivamente transforma uma sala curiosa em uma sala cética.

Prometer retornos que você não vai cumprir. Três promessas casuais se tornam um dia de trabalho. Comprometa-se com uma e diga que as outras precisam de definição de escopo.

Conclusão

Perguntas sobre um gráfico vêm em três tipos, e cada uma exige uma preparação diferente. Escreva a definição, conheça a camada que está por trás e aponte a explicação concorrente antes que outra pessoa o faça.

Pratique os três tipos de perguntas em voz alta uma vez antes. Ensaiar perguntas sobre dados custa menos do que respondê-las de surpresa.

O que a preparação não consegue cobrir é a pergunta que ninguém previu, e essa geralmente é a que mais importa. Se você prefere respondê-la ao vivo em vez de prometer um retorno posterior, experimente o Powerdrill Bloom no arquivo por trás da sua próxima apresentação. Veja também nossos guias sobre como contar histórias com dados e como transformar um arquivo CSV em um gráfico, além da página de auto insights.

Frequently asked questions

Como me preparo para perguntas sobre dados em uma apresentação?

Escreva três respostas para cada gráfico: o que a métrica inclui, o que o próximo nível de detalhe mostra e qual explicação alternativa você descartou. Essas três cobrem a maior parte do que costuma ser perguntado.

O que devo dizer quando não sei um número?

Diga que vai confirmar e anote a pergunta. Estimar em voz alta cria um valor que será cobrado de você mais tarde, e um valor errado custa mais caro do que uma pausa.

Devo colocar as ressalvas no slide ou esperar que me perguntem?

Coloque as ressalvas no slide, ao lado do número que elas afetam. Uma exclusão declarada soa como rigor, enquanto uma que surge sob questionamento parece algo que você esperava evitar.

Quanto detalhe de apoio devo trazer?

O suficiente para mostrar um nível abaixo de cada gráfico que você apresentar, e nada mais. O objetivo não é o volume; é ser capaz de encontrar a resposta rapidamente.

E se alguém questionar meu método?

Reconheça abertamente se o ponto for justo, registre-o e continue. Tentar defender um método ao vivo geralmente custa mais credibilidade do que aceitar uma crítica válida.