Jak sporządzić raport przepływów pieniężnych: Pełny przewodnik

Raport z przepływów pieniężnych odpowiada na jedno pytanie: ile gotówki wpłynęło, ile wypłynęło i ile pozostało. Aby go przygotować, wyeksportuj transakcje bankowe i płatnicze za określony okres. Następnie sklasyfikuj każdą pozycję jako działalność operacyjną, inwestycyjną lub finansową, zsumuj je netto w ujęciu miesięcznym i uzgodnij saldo końcowe z wyciągiem bankowym.

Trudność nie tkwi w arytmetyce. Polega ona na podjęciu decyzji, która data jest tą właściwą, a ta decyzja zmienia każdą liczbę w raporcie.

Ten przewodnik wyjaśnia, co powinno znaleźć się w raporcie z przepływów pieniężnych oraz jakie dwie decyzje należy podjąć przed rozpoczęciem pracy. Następnie opisuje, jak krok po kroku przygotować taki raport na podstawie wyeksportowanych danych.

Czym jest, a czym nie jest raport z przepływów pieniężnych

Raport zarządczy, którego prawdopodobnie potrzebujesz, to nie to samo, co sprawozdanie finansowe w dokumentach spółki giełdowej.

Ustawowe sprawozdanie z przepływów pieniężnych jest sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych zgodnie z określonymi standardami rachunkowości i uzgadniane z rachunkiem zysków i strat. To zadanie dla księgowego, a nie praca w arkuszu kalkulacyjnym.

To, czego zespół zazwyczaj potrzebuje każdego miesiąca, ma węższy zakres i jest bardziej użyteczne. Odpowiada na pytania, czy gotówka rzeczywiście wpłynęła, na co została przeznaczona i na jak długo jeszcze wystarczy (tzw. runway).

Element	Dlaczego się tu znajduje
Saldo początkowe środków pieniężnych	Raport jest bezwartościowy, jeśli nie zgadza się z rzeczywistym saldem
Wpływy gotówkowe według źródeł	Wpływy od klientów, zwroty ujęte netto, wyodrębnione finansowanie
Wydatki gotówkowe według kategorii	Wynagrodzenia, dostawcy, podatki, obsługa zadłużenia
Zmiana stanu środków netto w okresie	Ta jedna kluczowa liczba, dla której czyta się raport
Saldo końcowe środków pieniężnych	Musi zgadzać się z wyciągiem bankowym co do grosza
Określona metoda datowania	Na podstawie której daty ujęto każdą pozycję
Określony zakres	Które konta i podmioty są uwzględnione

Te dwa ostatnie elementy odróżniają rzetelny raport od zwykłego zbioru liczb. Dwie osoby mogą pobrać ten sam plik eksportu i uzyskać wyniki różniące się o tysiące, nie popełniając przy tym żadnego błędu.

Ten artykuł dotyczy raportowania gotówki, która już przepłynęła. Jeśli zamiast tego potrzebujesz prognoz, nasze zestawienie cash flow forecasting tools obejmuje tę kategorię, a same narzędzia działają inaczej.

Decyzja pierwsza: metoda kasowa czy metoda memoriałowa

Określ to przed przystąpieniem do pracy, ponieważ te dwie metody odpowiadają na zupełnie inne pytania.

IRS jasno definiuje obie metody w Publication 538. W metodzie kasowej „zazwyczaj wykazuje się dochód w roku podatkowym, w którym został on otrzymany”. Wydatki są odliczane „w roku podatkowym, w którym zostały opłacone”.

Metoda memoriałowa przesuwa ten moment w czasie. W tym przypadku „zazwyczaj wykazuje się dochód w roku podatkowym, w którym został wypracowany, niezależnie od tego, kiedy otrzymano płatność”, a wydatki są potrącane w momencie ich poniesienia.

W przypadku raportu z przepływów pieniężnych naturalnym wyborem jest metoda kasowa. Opisujesz pieniądze, które faktycznie przepłynęły, więc wystawiona, ale nieopłacona faktura nie powinna być wliczana do sumy.

Pułapką jest ich nieświadome mieszanie. Pobieranie wpływów z banku i wydatków z księgi memoriałowej systemu księgowego daje liczbę, która nic nie mówi.

Pamiętaj, że jest to wybór na potrzeby raportowania, a nie porada podatkowa. To, z której metody korzysta Twoja firma przy rozliczeniach podatkowych, to kwestia dla Twojego księgowego.

Decyzja druga: którą datę brać pod uwagę

To właśnie tutaj większość raportów z przepływów pieniężnych po cichu zawiera błędy, a procesory płatności są tego najlepszym przykładem.

Dokumentacja Stripe dotycząca payouts rozróżnia te dwa zdarzenia. Stwierdza ona, że „czas, w którym środki stają się dostępne, zależy od harmonogramu rozliczeń”. Bank „może potrzebować dodatkowego czasu na udostępnienie środków po ich otrzymaniu”.

Na początku ta różnica może być znaczna. Stripe „zazwyczaj planuje pierwszą wypłatę w ciągu 7–14 dni” od pierwszej rzeczywistej płatności. Zaznacza również, że „może to potrwać dłużej w zależności od branży, kraju prowadzenia działalności i poziomu ryzyka”.

Zatem jedna sprzedaż generuje co najmniej trzy potencjalne daty. Klient zapłacił jednego dnia, procesor rozliczył płatność innego, a bank zaksięgował środki na koncie jeszcze innego dnia.

Raport z przepływów pieniężnych oparty na dacie obciążenia pokaże gotówkę, której jeszcze nie masz. Raport oparty na dacie zaksięgowania w banku będzie zgodny z Twoim saldem, ale będzie opóźniony w stosunku do sprzedaży.

Wybierz datę zaksięgowania w banku, jeśli raport musi zgadzać się z saldem. Wybierz ją raz, zapisz w raporcie i stosuj do każdej pozycji.

Ten same wybór pojawia się przy zobowiązaniach. Czek wystawiony 30. dnia miesiąca, a rozliczony 3. dnia kolejnego miesiąca, przy różnych zasadach trafi do różnych miesięcy.

Co trafia do każdego z trzech koszyków

Klasyfikacja jest prostsza niż się wydaje, gdy zaakceptujesz fakt, że istnieją niejednoznaczne pozycje.

Działalność operacyjna. Gotówka od klientów, płatności dla dostawców i pracowników, zapłacony podatek oraz odsetki (jeśli tak zakłada Twoja polityka). To jest koszyk, który mówi, czy firma sama się finansuje.

Działalność inwestycyjna. Zakup i sprzedaż aktywów trwałych oraz przepływy środków do lub z inwestycji. Trafiają tu sprzęt, pojazdy i skapitalizowane oprogramowanie.

Działalność finansowa. Zaciąganie i spłata pożyczek, pozyskany kapitał, wypłacone dywidendy i udziały w zyskach. Pieniądze, które pochodzą od finansujących lub do nich wracają, a nie z działalności operacyjnej.

Dwie kategorie budzą najwięcej kontrowersji. Odsetki od kredytów i wypłaty dla właścicieli można uzasadnić w więcej niż jednym koszyku. Zapisz swój wybór w zakładce z definicjami, zamiast decydować o tym na nowo każdego miesiąca.

Przelewy wewnętrzne nie należą do żadnego z nich. Przesuwanie gotówki między własnymi kontami daje sumę netto równą zero, a liczenie obu stron sztucznie zawyża jednocześnie wpływy i wydatki brutto.

Jak zrobić to ręcznie

Opcja 1: Jedna zakładka na źródło, a następnie podsumowanie

Wyeksportuj dane z każdego konta bankowego, karty i procesora płatności osobno i umieść je w osobnych zakładkach przed połączeniem.

Dodaj kolumnę klasyfikacji i kolumnę ze znormalizowaną datą w każdej zakładce. Następnie użyj funkcji SUMIFS w odniesieniu do serii dat końca miesiąca utworzonych za pomocą EOMONTH, aby zebrać wszystko w jedną tabelę.

Microsoft opisuje funkcję EOMONTH jako zwracającą „liczbę seryjną reprezentującą ostatni dzień miesiąca”. Dzięki temu granice miesięcy są wyraźnie określone, a nie tylko sugerowane przez formatowanie komórek.

Głównym ograniczeniem jest uzgadnianie sald. Nic tutaj nie sprawdza, czy Twoje połączone saldo końcowe zgadza się z bankiem, więc musisz to robić samodzielnie, co miesiąc.

Opcja 2: Klasyfikuj za pomocą tabeli wyszukiwania, a nie ręcznie

Stwórz dwukolumnową tabelę mapowania przypisującą opisy transakcji do kategorii, a następnie wyszukuj każdą pozycję, zamiast ręcznie oznaczać każdy wiersz.

Dzięki temu klasyfikacja jest łatwa do zweryfikowania. Gdy ktoś zapyta, dlaczego odnowienia licencji na oprogramowanie znalazły się w działalności operacyjnej, wskazujesz na tabelę, zamiast próbować sobie przypomnieć powód.

Licz się z tym, że tabela nie dopasuje wszystkiego. Pozostaw niedopasowane pozycje widoczne w koszyku „niesklasyfikowane”, zamiast domyślnie przypisywać je do działalności operacyjnej – ciche przypisywanie domyślnych wartości to najprostsza droga do przeoczenia błędów.

Ograniczeniem są zmiany w danych. Opisy dostawców się zmieniają, pojawiają się nowi kontrahenci, a tabela wymaga aktualizacji, gdy tylko przestaje poprawnie wychwytywać transakcje.

Opcja 3: Wiersz uzgodnienia na samej górze

Umieść saldo początkowe, zmianę netto, obliczone saldo końcowe i rzeczywiste saldo końcowe z banku w czterech sąsiadujących komórkach, a obok nich komórkę z różnicą.

Jeśli ta różnica nie wynosi zero, nic poniżej nie jest warte czytania. Stworzenie tej weryfikacji na samym początku zapobiega przedstawieniu raportu, który nie został sprawdzony.

Nasz przewodnik po uzgadnianiu transakcji w arkuszu kalkulacyjnym omawia ten proces dopasowywania bardziej szczegółowo.

Ograniczeniem jest to, że zerowa różnica potwierdza sumy, a nie klasyfikację. Możesz idealnie uzgodnić saldo z bankiem, podczas gdy wynagrodzenia będą błędnie przypisane do działalności finansowej.

Wspólne ograniczenie. Wszystkie trzy opcje zakładają, że każde źródło obejmuje identyczny zakres dat przy użyciu tej samej metody datowania. Niezgodne zakresy dat w różnych zakładkach to najczęstszy cichy błąd w tego typu raportach.

Gdzie proces ręczny zaczyna spowalniać

Przygotowanie pierwszego raportu z przepływów pieniężnych zajmuje jedno popołudnie. Czwarty zajmuje już więcej czasu, ponieważ zmieniły się dane wejściowe.

Pojawia się nowy procesor płatności, co oznacza czwarty plik eksportu o innym układzie kolumn. Karta zostaje wymieniona, przez co zmieniają się opisy transakcji, a tabela wyszukiwania zaczyna pomijać wiersze.

Następnie powraca pytanie o metodę datowania. Ktoś pyta, dlaczego dane dotyczące sprzedaży nie pokrywają się z danymi gotówkowymi, a szczera odpowiedź wymaga ponownego wyjaśnienia opóźnienia w rozliczeniach.

Istnieje też czwarty koszt, który ujawnia się dopiero pod presją. Członek zarządu pyta, co wpłynęło na daną zmianę, a odpowiedź wymaga ponownego przeanalizowania klasyfikacji z ostatnich trzech miesięcy, których już nie pamiętasz.

Jeśli chodzi o analizę odchyleń, zobacz nasz przewodnik po tworzeniu raportu budżetu w porównaniu z wykonaniem.

Jak zbudować raport za pomocą Powerdrill Bloom

Krok 1: Prześlij wyeksportowane dane bankowe i płatnicze

Prześlij jednocześnie wyciąg bankowy, dane z kart oraz historię wypłat z procesora płatności. Powerdrill Bloom analizuje kolumny przy imporcie, dzięki czemu niezgodne zakresy dat, zduplikowane identyfikatory transakcji i puste kwoty zostaną wykryte przed wyliczeniem jakichkolwiek sum.

Krok 2: Opisz raport językiem naturalnym

Zamiast budować reguły, po prostu je opisz. Podaj metodę datowania, okres, trzy koszyki, uwzględnione konta oraz pary przelewów wewnętrznych do wyeliminowania.

Następnie zadaj pytania, które pozwolą wykryć błędy. Zapytaj, których pozycji nie udało się sklasyfikować. Zapytaj, które transakcje pojawiają się w dwóch źródłach. Zapytaj, czy obliczone saldo końcowe jest równe podanemu saldu końcowemu z banku.

Krok 3: Wyeksportuj wykres, raport lub prezentację

Pobierz miesięczną tabelę przepływów pieniężnych, wykres przedstawiający zmianę netto w stosunku do salda końcowego lub slajdy zawierające metodę datowania obok podsumowań.

Strona narzędzia AI cash flow analysis opisuje to samo zadanie od strony technicznej.

Najczęstsze błędy

Mieszanie metod datowania w różnych źródłach. Dat obciążenia z procesora płatności i dat zaksięgowania z banku nie można do siebie dodawać.

Uwzględnianie przelewów wewnętrznych. Obie strony transakcji są zliczane, co sztucznie zawyża wpływy i wydatki brutto, podczas gdy wynik netto pozostaje prawidłowy.

Domyślne przypisywanie niesklasyfikowanych pozycji do działalności operacyjnej. Koszyk, który ma największe znaczenie, po cichu wchłania wszystko, czego nie udało się dopasować.

Pomijanie wiersza uzgodnienia. Raport, który nie zgadza się z saldem bankowym, to tylko sformatowane domysły.

Prezentowanie tylko jednego miesiąca. Przepływy gotówki bywają nieregularne, a pojedynczy miesiąc może prowadzić do wniosków, którym zaprzeczyłyby dane z trzech miesięcy.

Ujmowanie zwrotów netto w jednej linii przychodów. Tracisz możliwość sprawdzenia, czy spadły wpływy, czy wzrosła liczba zwrotów.

Nazywanie go sprawozdaniem z przepływów pieniężnych. Wersja ustawowa jest sporządzana na podstawie ksiąg rachunkowych zgodnie z określonymi standardami, a to rozróżnienie ma znaczenie dla każdego, kto czyta raport.

Podsumowanie

Ustal metodę datowania, określ zakres, klasyfikuj na podstawie tabeli, wyeliminuj przelewy wewnętrzne i postaw weryfikację uzgodnień ponad wszystkim innym. W ten sposób powstanie raport z przepływów pieniężnych, na podstawie którego można podejmować decyzje.

Dwie decyzje podjęte na samym początku sprawiają, że raport jest wiarygodny. Metoda kasowa czy memoriałowa oraz to, która data się liczy, wyjaśniają niemal każdą rozbieżność w danych gotówkowych.

Określ jedno i drugie w samym raporcie. Czytelnik, który widzi Twoje założenia, może dyskutować z Twoim wyborem, co jest znacznie lepsze niż ciche zakładanie innych reguł.

Jeśli ponowne tworzenie raportu co miesiąc zabiera Ci cały dzień, wypróbuj Powerdrill Bloom na własnych danych. Zobacz także stronę AI report generator.

Najczęściej zadawane pytania

Jaka jest różnica między raportem z przepływów pieniężnych a sprawozdaniem z przepływów pieniężnych?

Sprawozdanie z przepływów pieniężnych jest sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych zgodnie z określonymi standardami i uzgadniane z rachunkiem zysków i strat. Zarządczy raport z przepływów pieniężnych opisuje gotówkę, która faktycznie przepłynęła w danym okresie, i jest tworzony na podstawie wyeksportowanych danych bankowych i płatniczych.

Czy raport z przepływów pieniężnych powinien korzystać z metody kasowej czy memoriałowej?

Metoda kasowa jest odpowiednia, ponieważ raport opisuje pieniądze, które faktycznie przepłynęły. IRS opisuje metodę kasową jako wykazywanie dochodu w momencie jego otrzymania i odliczanie wydatków w momencie ich opłacenia, co odpowiada potrzebom raportu gotówkowego.

Którą datę należy przyjąć dla płatności kartą?

Użyj daty, w której pieniądze wpłynęły do Twojego banku, jeśli raport musi zgadzać się z saldem. Stripe zaznacza, że dostępność środków zależy od harmonogramu rozliczeń, a Twój bank może potrzebować dodatkowego czasu po ich otrzymaniu.

Jak traktować przelewy między własnymi kontami?

Wyklucz obie strony transakcji. Ich uwzględnienie zawyża łączną kwotę wpływów i wydatków o tę samą wartość, przez co wynik netto pozostaje prawidłowy, ale wszystkie kwoty brutto są błędne.

Jakie są trzy sekcje raportu z przepływów pieniężnych?

Działalność operacyjna obejmuje gotówkę od klientów oraz płatności dla dostawców, pracowników i podatki. Działalność inwestycyjna obejmuje aktywa trwałe i inwestycje. Działalność finansowa obejmuje pożyczki, kapitał własny i wypłaty dla właścicieli.