Hoe maak je een PowerPoint-sjabloon: Een volledige gids

Om een PowerPoint-sjabloon te maken, opent u het diamodel, bewerkt u het model en de bijbehorende indelingen, en slaat u het bestand vervolgens op als .potx. Microsoft stelt het heel duidelijk: door een presentatie op te slaan als een PowerPoint-sjabloonbestand kunt u deze "delen met uw collega's en opnieuw gebruiken." De hele klus duurt ongeveer een uur als u eenmaal weet welke indelingen u nodig heeft.

Dat levert u een presentatie op met een consistente uitstraling. Het zorgt er echter niet voor dat u sneller klaar bent. Deze gids behandelt beide helften: het sjabloon dat Microsoft documenteert, en de terugkerende inhoud die een sjabloonbestand niet bevat.

Wat een PowerPoint-sjabloon eigenlijk is

Een sjabloon is een opgeslagen bestand dat uw diamodel, uw dia-indelingen, uw thema en uw tijdelijke aanduidingen bevat. Open hieruit een nieuwe presentatie en elke dia is direct vooraf ingedeeld. De juiste lettertypen, de juiste positie van het logo en de juiste lege vakken staan al op hun plek.

De ondersteuningspagina van Microsoft noemt de vereiste direct: "Als u een sjabloon wilt maken, moet u een diamodel en een set dia-indelingen wijzigen." Sla het diamodel over en u heeft een mooi opgemaakte presentatie, geen sjabloon.

De .potx-bestandsextensie

Een PowerPoint-sjabloon wordt opgeslagen als .potx, niet als .pptx. Dit verschil is in de praktijk belangrijk. Het openen van een .potx-bestand maakt een nieuwe presentatie op basis daarvan, zodat niemand per ongeluk het moederexemplaar overschrijft tijdens het maken van de presentatie van deze maand.

Sjabloon versus thema

Deze termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze zijn niet hetzelfde.

Een thema is de set kleuren, lettertypen en effecten die u toepast vanaf het tabblad Diamodel. De instructies van Microsoft beschrijven het toevoegen hiervan als het kiezen van "een kleurrijk thema met speciale lettertypen en effecten" uit de galerie.

Een sjabloon is het opgeslagen bestand dat een thema bevat, plus uw diamodel, uw indelingen en uw tijdelijke aanduidingen. Een thema past de stijl van een presentatie aan. Een sjabloon geeft u het skelet van de presentatie.

Welk diaformaat u moet gebruiken

Stel dit als eerste in, want als u dit later wijzigt, verschuift elke indeling die u heeft opgebouwd. Selecteer op het tabblad Ontwerpen de optie Diaformaat > Aangepast diaformaat en kies de gewenste paginarichting en afmetingen. Breedbeeld is geschikt voor het delen van schermen; staand is geschikt voor documenten die mensen willen afdrukken of op een telefoon willen lezen.

Microsoft merkt op dat u de richting voor alle dia's ook vanaf dezelfde plek kunt instellen, onder Richting, met Staand of Liggend.

Wat u nodig heeft voordat u begint

Drie dingen, en geen daarvan is ontwerptalent.

• Een presentatie die u al twee keer heeft gemaakt. Twee cycli zijn voldoende om te zien welke dia's terugkeren en welke eenmalig waren.
• De databron erachter. Meestal een export: een CRM-rapport, een financieel werkboek, een productanalyse-CSV.
• Een beslissing over wat vast blijft staan. Indeling, sectievolgorde en grafiektypen kunnen worden vastgelegd. Cijfers en commentaar niet.

Schrijf de sectievolgorde van uw laatste presentatie op voordat u PowerPoint opent. Die lijst is de echte waarde, en de meeste teams slaan het maken ervan over.

Stap voor stap een PowerPoint-sjabloon maken

De eigen instructies van Microsoft zijn kort en het waard om exact op te volgen.

Optie 1: start met een leeg bestand en stel het canvas in. Open Bestand > Nieuw > Lege presentatie. Selecteer op het tabblad Ontwerpen de optie Diaformaat > Aangepast diaformaat en kies uw richting en afmetingen.

Optie 2: open de modelweergave. Selecteer op het tabblad Beeld, in de groep Modelweergaven, de optie Diamodel. Microsoft beschrijft wat u voor u ziet: "Het diamodel is de grootste dia-afbeelding bovenaan de lijst met diaminiaturen, links van uw dia's. De bijbehorende dia-indelingen bevinden zich onder het diamodel."

Alles wat u op het model wijzigt, wordt doorgevoerd in de onderliggende indelingen. Alles wat u op een afzonderlijke indeling wijzigt, is alleen van toepassing op dia's die die indeling gebruiken. Het goed krijgen van deze hiërarchie is het verschil tussen een sjabloon dat u op één plek onderhoudt en een sjabloon dat u op negen plekken moet aanpassen.

Optie 3: geef de indelingen vorm en voeg tijdelijke aanduidingen toe. Op het tabblad Diamodel kunt u een thema uit de galerie toepassen, de achtergrond wijzigen met Achtergrondstijlen en tijdelijke aanduidingen toevoegen. Microsoft merkt op dat een tijdelijke aanduiding "tekst, een afbeelding, grafiek, video, geluid en andere objecten" kan bevatten.

Om er een toe te voegen, selecteert u de indeling in het miniaturenvenster, kiest u Tijdelijke aanduiding invoegen, selecteert u een type en sleept u om deze te tekenen. Sleep een hoek om de grootte aan te passen, sleep de rand om te verplaatsen, en selecteer de rand en druk op Delete om er een te verwijderen die u niet wilt.

Sla het bestand vervolgens op als een PowerPoint-sjabloon. Het verschijnt de volgende keer dat iemand een nieuwe presentatie opent naast de ingebouwde opties.

Een sjabloon maken van een bestaande presentatie

De meeste mensen beginnen met een bestaande presentatie in plaats van een leeg bestand, en de route is hetzelfde met één extra stap vooraf. Open de presentatie die u wilt standaardiseren en verwijder elke dia waarvan de inhoud specifiek was voor die maand. Bewaar één voorbeeld van elk terugkerend diatype. Open vervolgens het diamodel en zet die voorbeelden om in indelingen.

Two gewoontes zorgen ervoor dat dit sneller gaat. Verwijder de inhoud maar behoud de geometrie, zodat de tijdelijke aanduiding op de plek terechtkomt waar de grafiek daadwerkelijk stond. En weersta de verleiding om elf indelingen te behouden omdat er ooit elf diavormen bestonden. Drie tot van vijf indelingen zijn voldoende voor de meeste terugkerende zakelijke presentaties.

U kunt ook beginnen met iets dat al is ontworpen. Ons overzicht van gratis PowerPoint-sjablonen voor data-analyse bevat kant-en-klare presentaties die u kunt terugbrengen tot een model. Dat is een kortere weg voor het stylinggedeelte, niet voor het inhoudelijke gedeelte.

Waar het sjabloon stopt met helpen

Lees de officiële pagina aandachtig en let op wat deze behandelt. Diaformaat, richting, thema's, achtergrondstijlen, tijdelijke aanduidingen, modellen, indelingen. Elke instructie gaat over de container.

De documentatie stopt bewust bij de container. Er staat niet in welke acht dia's uw maandelijkse zakelijke evaluatie nodig heeft, in welke volgorde, of wat elke dia moet beweren. Dat deel is geen opmaakbeslissing, en geen enkele indelingsinstelling kan die beslissing voor u nemen.

Dus de tweede helft van het werk blijft handmatig. Elke cyclus opent iemand het bestand van vorige maand opnieuw, verwijdert de oude cijfers, plakt nieuwe, herschrijft elke titel en hoopt dat er niets is vergeten. Het sjabloon zorgde ervoor dat de presentatie er consistent uitzag. Het maakte het maken van de presentatie niet sneller.

Er is een tweede nadeel dat gemakkelijk over het hoofd wordt gezien. Elke cyclus die begint met het kopiëren van het bestand van vorige maand, kopieert ook de fouten van vorige maand. De voetnoot die niemand heeft bijgewerkt, de grafiekas die iemand hard gecodeerd heeft, de dia die eigenlijk maar één keer relevant was. Een sjabloon dat is gebouwd op basis van een kopie, erft dit allemaal over.

De inhoudelijke helft bouwen met Powerdrill Bloom

De oplossing is om de terugkerende inhoud als een eigen sjabloon te behandelen. Genereer deze elke cyclus vanuit het bronbestand en giet deze vervolgens in het visuele sjabloon dat u zojuist heeft gebouwd.

Stap 1: Upload de export waarop de presentatie is gebaseerd

Open Powerdrill Bloom en upload het bestand waarvan uw presentatie afhankelijk is. Excel, CSV, PDF en documenten worden allemaal vermeld als ondersteunde uploads in het gratis abonnement. Gebruik dezelfde export als de vorige cyclus, zodat de vergelijking eerlijk is.

Behoud de rommelige kolommen. Het vrije-tekstveld voor opmerkingen is meestal de plek waar de verklaring voor een verschuiving verborgen zit. Dit verwijderen voordat u begint, betekent dat u de nuttigste kolom in het bestand weggooit.

Stap 2: Beschrijf de terugkerende secties in natuurlijke taal

Geef uw eerder gemaakte sectielijst op in één prompt. Ieps als: belangrijkste resultaat, trend ten opzichte van de vorige periode, top drie stijgers/dalers, één risico, één verzoek. Vraag om een grafiek waar een grafiek hoort en een korte kernboodschap onder elke dia.

Wees specifiek over de vergelijkingsperiode en de afronding. Die twee details zorgen ervoor dat twee cycli daadwerkelijk vergelijkbaar zijn, en het zijn de twee dingen die een mens die de presentatie handmatig opnieuw opbouwt, stilletjes aanpast.

Omdat elk cijfer wordt geleverd met de achterliggende rij, kunt u een verrassend groot aantal cijfers controleren voordat ze op een dia terechtkomen in plaats van achteraf.

Stap 3: Exporteer de secties en plaats ze in uw sjabloon

Exporteer het resultaat naar dia's en pas vervolgens uw opgeslagen sjabloon toe, zodat de indelingen, het thema en de tijdelijke aanduidingen het overnemen. De AI-canvas-pagina noemt PowerPoint, afbeeldingen en Notion als exportdoelen.

Upload de volgende cyclus de nieuwe export en voer dezelfde prompt uit. Het visuele sjabloon bepaalt hoe het eruitziet. De opgeslagen prompt bepaalt wat er staat.

7 tips voor terugkerende presentaties

1. Zet de sectievolgorde vast vóór het ontwerp. Een stabiele volgorde zorgt ervoor dat een presentatie vertrouwd aanvoelt. Lettertypen zijn secundair.
2. Geef elke terugkerende dia een vaste vraag. Niet "Omzet" maar "Heeft de omzet de prognose overtroffen, en waarom?" De titel verandert elke maand; de vraag niet.
3. Bouw één indeling per terugkerend diatype. Grafiek-plus-kernboodschap, tabel-plus-opmerking en sectiescheiding dekken de meeste zakelijke evaluaties.
4. Plaats de tijdelijke aanduiding voor de kernboodschap boven de grafiek. Als de zin nergens kan staan, zullen mensen deze niet schrijven.
5. Houd een bijlage-indeling achter de hand die u eventueel leeg kunt laten. Ondersteunende details horen op een voorspelbare plek thuis, niet tussen de hoofdlijn van het verhaal gepropt.
6. Beheer de versie van de prompt samen met het sjabloon. De prompt is de helft van het sjabloon. Sla deze op dezelfde plek op, niet in iemands chatgeschiedenis.
7. Laat een dia vervallen zodra niemand er meer naar vraagt. Een sjabloon verzamelt ongemerkt dia's die alleen overleven omdat ze er nu eenmaal al in staan.

Hoe lang dit de eerste keer duurt

Trek hier een middag voor uit, ongelijk verdeeld. Het model en de indelingen kosten ongeveer een uur als u eenmaal weet welke indelingen u nodig heeft. Het opschrijven van de sectievolgorde en dit omzetten in een prompt duurt langer, want dat is waar de discussiepunten liggen.

De terugverdientijd is zichtbaar in cyclus drie, niet in cyclus twee. Cyclus twee bewijst dat de indelingen standhouden. In cyclus drie kan iemand anders de presentatie maken zonder u te vragen hoe deze is opgebouwd.

Wat dit over een jaar gezien verandert

Werkzaamheid	Alleen indelingssjabloon	Indelingssjabloon plus een opgeslagen prompt
Dia-styling	Eenmalig geregeld	Eenmalig geregeld
Sectievolgorde	Onthouden door een persoon	In de prompt geschreven
Cijfers van deze cyclus ophalen	Handmatig elke cyclus	Opnieuw gegenereerd uit de nieuwe export
Kernboodschappen herschrijven	Handmatig elke cyclus	Als concept opgesteld, daarna bewerkt
Risico op een verouderd cijfer	Aanwezig bij elke plakactie	Verminderd, omdat cijfers opnieuw worden gegenereerd
Overdracht aan een collega	Het bestand wordt overgedragen, de routine niet	Beide worden overgedragen

Het sjabloon uitrollen naar een team

Een sjabloon loont alleen als andere mensen het gebruiken, en dat is eerder een distributieprobleem dan een ontwerpprobleem.

Zet het daar neer waar een nieuwe presentatie begint. Een bestand op een gedeelde schijf dat niemand opent, is geen sjabloon. Het moet het bestand zijn dat verschijnt wanneer iemand voor Nieuw kiest.

Geef de indelingen duidelijke namen. Grafiek + kernboodschap is beter dan Titel en object 3. Mensen kiezen de indeling waarvan de naam aansluit bij wat ze gaan doen.

Schrijf maximaal één pagina met richtlijnen. Welke indeling voor welke dia, waar de kernboodschap moet staan en bij wie men terechtkan. Alles wat langer is, wordt niet gelezen.

Evalueer het eens per kwartaal, niet nooit. Tien minuten controleren welke indelingen daadwerkelijk zijn gebruikt, laat u zien welke twee u kunt verwijderen.

Veelgemaakte fouten

Het sjabloon als de volledige oplossing zien. Een .potx-bestand standaardiseert het uiterlijk. Het bevat niet de argumentatie die uw publiek daadwerkelijk leest.

Te veel vergrendelen. Teams verwijderen soms elke bewerkbare tijdelijke aanduiding om het ontwerp te beschermen. De volgende persoon bouwt zijn dia vervolgens in een tekstvak dat er los bovenop zweeft, waardoor het sjabloon zijn waarde verliest.

Beginnen met een presentatie die u één keer heeft gemaakt. Eén cyclus is geen patroon. Wacht tot de tweede en bouw het sjabloon op basis van wat er daadwerkelijk is herhaald.

De gegevensverversing vergeten. Een sjabloon toont met alle plezier de cijfers van vorig kwartaal in de indeling van dit kwartaal. Opnieuw genereren vanuit het bronbestand is de enige betrouwbare bescherming daartegen.

Twee versies in omloop houden. Iemand slaat een persoonlijke kopie op, bewerkt daarin het model, en nu gebruikt de helft van het team een ander sjabloon. Sla één bestand op één plek op en verwijs iedereen daarnaar.

Ontwerpen voor de ideale presentatie. Indelingen die zijn gebouwd rond één nette grafiek, lopen spaak zodra een sectie er twee nodig heeft. Zorg voor een gesplitste indeling voordat u deze daadwerkelijk nodig heeft.

Conclusie

Maak het PowerPoint-sjabloon zoals Microsoft het documenteert: stel het diaformaat in, open het diamodel, bouw uw indelingen en tijdelijke aanduidingen, en sla het op als .potx. Dat regelt de container, en dat is echt een middag werk waard.

Pak dan de andere helft aan. Bewaar de sectielijst, bewaar de prompt en genereer de inhoud elke cyclus opnieuw vanuit de bronexport in plaats van deze over te typen. Probeer Powerdrill Bloom op de presentatie die u het vaakst opnieuw opbouwt en ontdek hoeveel daarvan eigenlijk nooit echt nieuw was.

Veelgestelde vragen

Wat is de bestandsextensie van een PowerPoint-sjabloon?

Een PowerPoint-sjabloon wordt opgeslagen als een .potx-bestand. Het openen hiervan maakt een nieuwe presentatie op basis van het sjabloon, waardoor het moederexemplaar niet per ongeluk wordt overschreven.

Hoe maak ik een PowerPoint-sjabloon van een bestaande presentatie?

Open de presentatie, verwijder de inhoud die specifiek was voor die cyclus en bewaar één voorbeeld van elk terugkerend diatype. Open vervolgens het diamodel, zet die voorbeelden om in indelingen en sla het bestand op als sjabloon.

Moet ik het diamodel bewerken om een sjabloon te maken?

Ja. Microsoft stelt duidelijk dat "als u een sjabloon wilt maken, u een diamodel en een set dia-indelingen moet wijzigen." Het diamodel bevindt zich bovenaan het miniaturenvenster met de bijbehorende indelingen eronder.

Wat is het verschil tussen een PowerPoint-sjabloon en een thema?

Een thema is de set kleuren, lettertypen en effecten die u toepast vanaf het tabblad Diamodel. Een sjabloon is het opgeslagen bestand dat een thema bevat, samen met uw diamodel, indelingen en tijdelijke aanduidingen.

Kan een sjabloon mijn cijfers up-to-date houden?

Nee. Een sjabloon slaat de indeling, het thema en de tijdelijke aanduidingen op. Het verversen van cijfers is een aparte stap. Daarom bespaart het koppelen van het sjabloon aan een herhaalbare manier om de inhoud opnieuw te genereren pas echt tijd.